Microsoft Access - кез келген адамға мәліметтер қорын құруға және басқаруға мүмкіндік беретін мәліметтер қорын құруға арналған бағдарлама. Бұл бағдарлама ірі бизнеске арналған шағын жобалар үшін жарамды және өте көрнекі түрде жұмыс істейді. Бұл деректерді енгізуге өте ыңғайлы, себебі кестелермен немесе жұмыс парақтарымен жұмыс істеудің қажеті жоқ. Microsoft Access бағдарламасын барынша тиімді пайдалануды бастау үшін төмендегі бірінші қадамдарды қараңыз.
Қадам
6 -дан 1 -бөлім: Жаңа мәліметтер қорын құру
Қадам 1. Файл қойындысын нұқыңыз және «Жаңа» таңдаңыз
Деректер базасы - бұл сіздің мәліметтеріңіз әр түрлі формада сақталатын орын. Сіз бос дерекқорды құруды немесе бұрыннан бар үлгіні таңдай аласыз.
- Бос мәліметтер базасы Access стандартты дерекқор болып табылады және жергілікті қолдануға ұсынылады. Жергілікті мәліметтер қорын құру кестені қамтиды.
- Веб -мәліметтер қоры Access веб -құрылғыларымен үйлесімді болуға арналған. Веб -мәліметтер қорын құру кестені қамтиды.
- Үлгілер - бұл әр түрлі мақсаттарға арналған мәліметтер базасы. Деректер базасын жобалауға уақыт бөлгіңіз келмесе, үлгіні таңдаңыз.
Қадам 2. Мәліметтер қорын атаңыз
Деректер қорының түрін таңдағаннан кейін, оның мазмұнын көрсететін атау беріңіз. Бұл, әсіресе, егер сіз әр түрлі мәліметтер базасымен жұмыс жасасаңыз пайдалы болады. «Файл атауы» өрісіне мәліметтер базасының атауын енгізіңіз. Мәліметтер қорының жаңа файлын жасау үшін «Жасау» таңдаңыз.
6 -дан 2 -бөлім: Деректер базасына мәліметтер қосу
Қадам 1. Деректеріңіз үшін ең жақсы құрылымды анықтаңыз
Егер сіз бос мәліметтер базасын құрсаңыз, сіз өзіңіздің деректеріңізді қалай жүйелеу керектігін ойластырып, сәйкес деректер құрылымын қосуыңыз керек. Access бағдарламасында деректерді пішімдеудің және олармен өзара әрекеттесудің әр түрлі әдістері бар:
- Кестелер - Кестелер - бұл мәліметтер қорында деректерді сақтаудың негізгі әдісі. Кестелерді Excel бағдарламасындағы жұмыс парақтарымен салыстыруға болады: деректер бағандар мен кестелерде реттелген. Сондықтан Excel -ден және сандарды өңдеуге арналған басқа бағдарламалардан деректерді импорттау оңай процесс.
- Пішіндер - Пішіндер - бұл дерекқорға деректерді қосу әдісі. Деректерді дерекқорға кестелерде тікелей қосуға болатынына қарамастан, формаларды қолдану деректердің визуалды түрде енгізілуін тездетеді.
- Есептер - Есептер дерекқордағы деректерді жинақтау және көрсету үшін пайдалы. Есептер деректерді талдауға және қанша пайда табылғанына немесе клиенттердің көптігі сияқты нақты сұрақтарға жауап беруге қолданылады. Есептер басып шығаруға арналған.
- Сұрау - сұрау - бұл деректерді алу және сұрыптау әдісі. Сіз оны әр түрлі кестелерден арнайы жазбаларды көрсету үшін пайдалана аласыз. Деректерді қосу және жаңарту үшін сіз сондай -ақ сұрауларды пайдалана аласыз.
Қадам 2. Бірінші кестені жасаңыз
Егер сіз бос дерекқорды бастасаңыз, бос кестеден бастайсыз. Бұл кестеге деректерді енгізуді қолмен немесе басқа көзден көшіру арқылы бастауға болады.
- Мәліметтердің әрқайсысы өз бағанында (өрісінде) сақталуы керек, ал мәліметтер өз жолында орналасуы керек. Мысалы, әрбір тұтынушының деректері бір қатарда сақталады, ал қол жетімді өрістер - бұл тұтынушы туралы әр түрлі ақпарат (аты, тегі, электрондық пошта мекенжайы және т.б.).
- Әр өрістің атауын білуді жеңілдету үшін баған белгілерін атауға болады. Баған атауын өзгерту үшін оны екі рет нұқыңыз.
Қадам 3. Деректерді басқа көздерден импорттаңыз
Егер сіз қолдау көрсетілетін файлдан немесе жерден импорттағыңыз келсе, Access бағдарламасын ақпаратты қабылдауға және оны дерекқорға қосуға орнатуға болады. Бұл веб -серверлерден немесе басқа ортақ көздерден деректерді алу үшін пайдалы.
- Сыртқы деректер қойындысын нұқыңыз
- Импорттағыңыз келетін файл түрін таңдаңыз. «Импорт және сілтеме» бөлімінде сіз деректер түрлерінің бірнеше нұсқасын көресіз. Қосымша опцияларды көру үшін Қосымша түймесін басуға болады. ODBC Open Database Connectivity дегенді білдіреді және SQL сияқты мәліметтер базасын қамтиды.
- Деректердің орналасуын шолыңыз. Егер деректер серверде болса, сізге сервер адресін енгізу қажет.
- Келесі терезеде «Ағымдағы дерекқорда деректерді қалай және қайда сақтағыңыз келетінін көрсетіңіз» таңдаңыз. «OK» таңдаңыз. Деректерді импорттау үшін қадамдарды орындаңыз.
Қадам 4. Басқа кесте қосыңыз
Әр түрлі дерекқорларда әр түрлі жазбаларды сақтағыңыз келеді. Бұл сіздің мәліметтер базаңыздың біркелкі жұмыс істеуін қамтамасыз етеді. Мысалы, сізде тұтынушы туралы ақпарат кестесі және ақпаратқа тапсырыс беруге арналған басқа кесте болуы мүмкін. Содан кейін сіз тұтынушылар туралы ақпарат кестесін тапсырыс туралы ақпарат кестесіне байланыстыра аласыз.
Басты қойындысының «Жасау» бөлімінде «Кесте» түймесін басыңыз. Дерекқорда жаңа кесте пайда болады. Ақпаратты бірінші кестедегідей енгізуге болады
6 -ның 3 -бөлігі: Кестелер арасындағы қатынастарды басқару
Қадам 1. Құлыптардың қалай жұмыс істейтінін түсініңіз
Әр кестеде әр енгізу үшін бірегей бастапқы кілт болады. Бастапқыда, Access әрбір жазба сайын саны артып, идентификатор бағанын жасайды. Бұл баған «бастапқы кілт» ретінде әрекет етеді. Кестелерде «сыртқы кілт» өрістері де болуы мүмкін, олар дерекқордағы басқа кестелердің байланыстырылған өрістері болып табылады. Байланыстырылған өрістерде бірдей деректер болады.
- Мысалы, Тапсырыстар кестесінде тұтынушы тапсырыс берген нәрсені жазу үшін Customer ID өрісі болуы мүмкін. Клиенттер кестесіндегі идентификатор өрісімен сол өріс үшін қатынас жасауға болады.
- Кестелер арасындағы қатынастарды қолдану деректердің бірізділігіне, тиімділігіне және қол жеткізудің қарапайымдылығына көмектеседі.
Қадам 2. Мәліметтер қоры құралдары қойындысын нұқыңыз, содан кейін Қатынастар бөліміндегі Қатынастар түймешігін басыңыз
Бұл дерекқордағы барлық кестелердің алдын ала қаралуы бар жаңа терезені ашады. Әр өріс әр кестенің атымен көрсетіледі.
Қарым -қатынас жасамас бұрын «сыртқы кілт» өрісін жасау керек. Мысалы, егер сіз Тапсырыстар кестесінде Customer ID қолданғыңыз келсе, кестеде Customer деп аталатын өрісті құрыңыз және өрісті бос қалдырыңыз. Пішім сіз байланыстыратын өріспен бірдей екеніне көз жеткізіңіз (мысалы, сандар)
Қадам 3. Сыртқы кілт ретінде пайдаланғыңыз келетін өрісті сыртқы кілт үшін жасаған өріске апарыңыз
Өрістер арасындағы байланысты орнату үшін пайда болған терезеде Жасау түймешігін басыңыз. Екі өрісті қосатын екі кесте арасында сызық пайда болады.
Қарым -қатынас жасау кезінде «Анықтамалық тұтастықты қолдану» құсбелгісін қойыңыз. Бұл дегеніміз, егер деректер бір өрісте өзгертілсе, басқа өрістердегі мәліметтер де өзгереді. Бұл сіздің деректеріңізді дәлірек етеді
6 -дан 4 -бөлім: Сұрау құру
Қадам 1. Сұраулардың рөлін түсіну
Сұраулар - бұл мәліметтер қорындағы деректерді жылдам қарауға, қосуға және өңдеуге мүмкіндік беретін әрекеттер. Сұраулардың көптеген түрлері бар, олар қарапайым іздеуден бастап қолданыстағы деректерге негізделген жаңа кестелер құруға дейін. Есеп шығаруда сұраулар маңызды.
Сұраулар екі негізгі түрге бөлінеді: Таңдау және Әрекет. Бірінші сұрау кестеден деректерді шығарады және оны есептей алады, ал екіншісі кестеден деректерді қосады, өңдейді және жоя алады
Қадам 2. Негізгі таңдау сұранысын жасау үшін Сұрау шеберін пайдаланыңыз
Таңдаудың негізгі сұрауын қолданғыңыз келсе, қадамдар бойынша сізге бағыттау үшін Сұрау шеберін пайдаланыңыз. Сұрау шеберіне Жасау қойындысынан кіруге болады. Бұл кестеден белгілі бір өрістерді көрсетуге мүмкіндік береді.
Критерийлері бар таңдаулы сұрауды құру
Қадам 1. Сұраныстар дизайны ашыңыз
Таңдау сұрауын азайту үшін критерийлерді қолдана аласыз және тек қажетті ақпаратты көрсете аласыз. Бастау үшін Жасау қойындысын нұқыңыз және Сұрау дизайны таңдаңыз.
Қадам 2. Кестені таңдаңыз
Кестені көрсету терезесі ашылады. Қолданғыңыз келетін кестені екі рет шертіңіз және Жабу түймешігін басыңыз.
Қадам 3. Деректер шығарылатын өрістерді қосыңыз
Сұрауға қосқыңыз келетін кестенің әр өрісін екі рет шертіңіз. Өріс Дизайн тізіміне қосылады.
Қадам 4. Критерийлерді қосыңыз
Мәтін немесе функциялар сияқты әр түрлі критерийлерді қолдануға болады. Мысалы, егер сіз Баға өрісінен 50 доллардан жоғары бағаны көрсеткіңіз келсе, енгізіңіз
=50
критерийлер бойынша. Егер сіз тек Ұлыбританиядан келген клиенттерді көрсеткіңіз келсе, енгізіңіз
Ұлыбритания
критерийлер қорабында.
Әр сұрауда бірнеше критерийлерді қолдануға болады
Қадам 5. Нәтижені көру үшін «Іске қосу» түймесін басыңыз
Бұл түйме Дизайн қойындысында. Сіздің сұрауыңыздың нәтижелері терезеде көрсетіледі. Сұрауды сақтау үшін Ctrl+S пернелер тіркесімін басыңыз.
Параметрлермен таңдау сұранысын құру
Қадам 1. Сұраныстар дизайны ашыңыз
Параметрлері бар сұрау сұрауды іске қосқан сайын қандай деректерді алғыңыз келетінін орнатуға мүмкіндік береді. Мысалы, егер сізде әр түрлі қалалардан келген тұтынушылар туралы мәліметтер базасы болса, сіз деректерді қай қалада көрсеткіңіз келетінін сұрау үшін параметрлері бар сұранысты пайдалана аласыз.
Қадам 2. Select сұрауын құрыңыз және кестені анықтаңыз
Кестені алдын ала қарауды екі рет басу арқылы сұрауда деректерді алғыңыз келетін өрістерді қосыңыз.
Қадам 3. Критерийлер бөліміне параметрлерді қосыңыз
Параметрлер айналасында «» таңбаларымен белгіленеді. Жақшадағы мәтін сұрау орындалған кезде пайда болатын сұрауда көрсетіледі. Мысалы, қаланы енгізуді сұрау үшін Қала өрісінің критерийлері ұяшығын басып, енгізіңіз
[Қай қала?]
Параметрлерді аяқтай аласыз ба? немесе:, бірақ онымен емес! немесе
Қадам 4. Көптеген параметрлері бар сұранысты құрыңыз
Сұрау нәтижелерінде реттелетін аралықты құру үшін бірнеше параметрлерді қолдануға болады. Мысалы, егер сіздің таңдаған өрісіңіз Күн болса, сіз кодты> [Басталу күні:] және [Аяқталу күні:] арасында кодты енгізу арқылы белгілі бір күндер арасында нәтиже алуға болады. Сұрауды орындаған кезде сіз екі шақыруды аласыз.
Кесте құру сұранысын құру
Қадам 1. Жасау қойындысын нұқыңыз және Сұрау дизайны таңдаңыз
Сұрауды қолданыстағы кестеден нақты деректерді алу және сол деректермен жаңа кесте құру үшін пайдалануға болады. Егер сіз дерекқордың белгілі бір бөлігін бөлгіңіз келсе немесе дерекқордың белгілі бір бөлігіне форма жасағыңыз келсе, бұл өте пайдалы. Сіз алдымен кәдімгі Таңдау сұрауын жасайсыз.
Қадам 2. Деректерді шығарғыңыз келетін кестені таңдаңыз
Кестелерді екі рет шертіңіз. Қажет болса, бірден бірнеше кестені таңдауға болады.
Қадам 3. Деректерді шығарғыңыз келетін өрісті таңдаңыз
Кестенің алдын ала қарауынан қосқыңыз келетін әр өрісті екі рет шертіңіз. Бұл өріс сұраулар тізіміне қосылады.
Қадам 4. Критерийлерді орнатыңыз
Егер сіз өрісте белгілі бір деректерді көрсеткіңіз келсе, оны орнату үшін Критерийлер бөлімін пайдаланыңыз. Мәліметтер алу үшін «Критерийлермен таңдалған сұрау құру» бөлімін қараңыз.
Қадам 5. Нәтижелер сіздің қажеттіліктеріңізге сәйкес келетініне көз жеткізу үшін сұрауды тексеріңіз
Кестені жасамас бұрын, оның дұрыс деректерді алатынына көз жеткізу үшін сұрауды орындаңыз. Дұрыс деректер алынғанша критерийлер мен өрістерді реттеңіз.
Қадам 6. Ctrl+S пернелерін басу арқылы сұранысты сақтаңыз
Сұрау экранның сол жағындағы шарлау шеңберінде пайда болады. Қайта таңдау үшін сұрауды нұқыңыз және Дизайн қойындысын нұқыңыз.
Қадам 7. «Сұраныс түрі» бөлімінде «Кесте жасау» түймесін басыңыз
Кестенің жаңа атауын сұрайтын терезе пайда болады. Кесте атауын енгізіп, OK түймесін басыңыз.
Қадам 8. Іске қосу түймешігін басыңыз
Сіздің жаңа кесте сіз жасаған сұрау негізінде жасалады. Кесте экранның сол жағындағы шарлау шеңберінде пайда болады.
Қосымша сұрауды құру
Қадам 1. Бұрын жасалған сұрауды ашыңыз
Бар кестеге деректерді басқа кестеден қосу үшін Append сұрауын пайдалануға болады. Егер кесте құру сұранысы арқылы жасалған кестеге деректерді қосу қажет болса, бұл пайдалы.
Қадам 2. Дизайн қойындысындағы Қосу түймесін басыңыз
Бұл Қосу терезесін ашады. Деректерді қосқыңыз келетін кестені таңдаңыз.
Қадам 3. Сұрау критерийлерін қалағаныңызша өзгертіңіз
Мысалы, егер сіз «Жыл» өрісінде «2010» критерийлері бар кесте жасасаңыз, оны қосқыңыз келетін жылға өзгертіңіз, мысалы «2011».
Қадам 4. Деректерді қосқыңыз келетін орынды орнатыңыз
Деректерді қосатын әрбір баған үшін дұрыс өрістерді орнатқаныңызға көз жеткізіңіз. Мысалы, жоғарыдағы өзгерістерді қолдана отырып, деректерді «Қосу» жолындағы Жыл ұяшығына қосу керек.
Қадам 5. Сұрауды іске қосыңыз
Дизайн қойындысында «Іске қосу» түймесін басыңыз. Сұрау орындалады және деректер кестеге қосылады. Содан кейін деректердің дұрыс енгізілгенін тексеру үшін кестені қосуға болады.
6 -дан 5 -бөлім: Пішіндерді құру және қолдану
Қадам 1. Пішінді жасағыңыз келетін кестені таңдаңыз
Пішіндер әр өрістегі деректерді қарауға және жазбалар арасында ауысуға және жаңа жазбаларды тез және оңай жасауға мүмкіндік береді. Егер сіз деректерді ұзақ уақыт бойы енгізсеңіз, формалар өте маңызды, себебі көптеген адамдарға кестелерге қарағанда пайдалану оңайырақ.
Қадам 2. Жасау қойындысындағы Пішін түймешігін басыңыз
Бұл автоматты түрде кестедегі өрістерге негізделген пішінді жасайды. Access жеткілікті мөлшердегі өрістерді жасайды, бірақ сіз пішіннің элементтерін өз қалауыңыз бойынша өзгертуге және жылжытуға болады.
- Егер формада белгілі бір өрістердің пайда болуын қаламасаңыз, тінтуірдің оң жақ түймешігімен шертіп, Жою пәрменін таңдауға болады.
- Егер сіздің кестеде байланыс болса, байланыстырылған деректерді көрсететін әрбір жазбаның астында деректер қатары пайда болады. Бұл байланыстырылған деректерді оңай өңдеуге мүмкіндік береді. Мысалы, сіздің дерекқорыңыздағы әрбір сатушыда тұтынушының деректері олардың жазбасына байланысты болуы мүмкін.
Қадам 3. Пішінге өтіңіз
Төменгі жағындағы бағыттауыш түймелер жазбалар арасында жылжу үшін пайдалы. Жазбалар арасында жылжу кезінде пішіндегі ұяшықтар сіздің деректеріңізбен толтырылады. Бірінші немесе соңғы жазбаға өту үшін бұрыштағы түймелерді пайдалануға болады.
Қадам 4. Кестені пайдалану үшін «Мәліметтер кестесі» түймесін басыңыз
Бұл түйме сол жақ жоғарғы жағында орналасқан және сіздің деректеріңіздің мазмұнын пішінмен өзгертуге мүмкіндік береді.
Қадам 5. Жасалған жазбаларды өзгертіңіз
Кестедегі бар деректерді өзгерту үшін әр жазба үшін мәтінді бүкіл өрісте өңдеуге болады. Өзгертулер кестеде және байланыстырылған деректерде бірден пайда болады.
Қадам 6. Жаңа жазбаны қосыңыз
Жолдың соңында жаңа жазба жасау үшін шарлау түймелерінің жанындағы «Жазба қосу» түймесін басыңыз. Кестедегі бос ұяшықтарға деректерді енгізу үшін ұяшықтарды пайдалануға болады. Бұл кесте көрінісін пайдаланудың орнына ақпаратты қосудың қарапайым әдісі.
Қадам 7. Аяқтағаннан кейін пішінді сақтаңыз
Пішінді Ctrl + S пернелер тіркесімін басу арқылы сақтағаныңызға көз жеткізіңіз, сонда сіз оған кейінірек қол жеткізе аласыз. Пішін экранның сол жағындағы шарлау шеңберінде пайда болады.
6 -дан 6 -бөлім: Есеп шығару
Қадам 1. Кестені немесе сұранысты таңдаңыз
Есептер сіздің деректеріңіздің қысқаша мазмұнын көрсетуге мүмкіндік береді. Есептер көбінесе жалақы мен жеткізу туралы есептер үшін қолданылады және оларды кез келген пайдалану үшін теңшеуге болады. Есептер сіз жасаған кестелерден немесе сұраулардан деректерді шығарады.
Қадам 2. Жасау қойындысын нұқыңыз
Жасағыңыз келетін есеп түрін таңдаңыз. Есеп шығарудың бірнеше әдістері бар. Access сізге автоматты түрде есептер шығара алады, сонымен қатар реттелетін есептерді жасай аласыз.
- Есеп - Бұл сіздің көзіңіздегі барлық деректермен автоматты есеп шығарады. Бұл жерде деректерді топтастыру жоқ, бірақ шағын мәліметтер базасы үшін есептің бұл түрі сіздің қажеттіліктеріңізге сәйкес келуі мүмкін.
- Бос есеп - бұл деректерді өз қалауыңыз бойынша толтыруға болатын бос есеп жасайды. Арнайы есепті жасау үшін қол жетімді өрістерді таңдауға болады.
- Есеп беру шебері - Есепті құру шебері сізге деректерді таңдауға және топтауға және деректерді пішімдеуге мүмкіндік беретін есепті құру процесі бойынша нұсқау береді.
Қадам 3. Бос есеп үшін деректер көзін таңдаңыз
Егер сіз бос есеп құруды таңдасаңыз, деректер көзін таңдауыңыз қажет. Алдымен, Реттеу қойындысын нұқыңыз және Сипаттар парағын таңдаңыз. Немесе Alt+Enter пернелер тіркесімін басуға болады.
Жазу көзі жанындағы төмен көрсеткіні басыңыз. Кестелер мен сұраулардың тізімі пайда болады. Кестені немесе сұранысты таңдаңыз, сонда сіздің параметрлеріңіз есеп үшін таңдалады
Қадам 4. Есепке өрістерді қосыңыз
Дереккөздер болғаннан кейін сіз есепке өрістерді қоса аласыз. «Пішімдеу» қойындысын нұқыңыз және «Бар өрісті қосу» түймесін басыңыз. Оң жақта өрістер тізімі пайда болады.
- Дизайн жақтауына қосқыңыз келетін өрістерді шертіңіз және сүйреңіз. Жазба сіздің есебіңізде пайда болады. Қосымша өрістерді қосқанда, олар бар өрістермен автоматты түрде орнатылады.
- Өрістің өлшемін оның бұрышына шертіп, тышқанмен апару арқылы өзгертуге болады.
- Есептегі өрісті алып тастаңыз, оның тақырыбын шертіп, Жою түймесін басыңыз.
5 -қадам. Есептеріңізді топтастырыңыз
Топтастыру есептерден ақпаратты тез өңдеуге мүмкіндік береді, себебі байланысты деректер қазірдің өзінде реттелген. Мысалы, сіз сатуды аймақ бойынша немесе сатушы бойынша топтастырғыңыз келуі мүмкін. Топтастыру дәл осылай жасауға мүмкіндік береді.
- Дизайн қойындысын нұқыңыз және «Топтау және сұрыптау» түймесін басыңыз.
- Топтастырғыңыз келетін өрістің кез келген жерін тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз. Мәзірден «Топқа қосуды» таңдаңыз.
- Топқа басшы құрылады. Сіз тақырыптардың тақырыптарын топтарды таңдай аласыз.
Қадам 6. Есепті сақтаңыз және бөлісіңіз
Есеп аяқталғаннан кейін оны басқа құжаттар сияқты сақтауға, бөлісуге немесе басып шығаруға болады. Өнімділік туралы есептерді инвесторлармен бөлісу үшін есептерді пайдаланыңыз, жұмысшылар туралы байланыс ақпаратын және т.б.
Кеңестер
Microsoft Access «Backstage View» режимінде ашылады, ол дерекқорды ашуға, жаңа мәліметтер қорын құруға немесе дерекқорды өңдеу үшін қол жеткізуге мүмкіндік беретін мәзір опцияларын ұсынады
Ескерту
Access -тегі кейбір мүмкіндіктер сіз жасайтын мәліметтер қорының түріне байланысты әрқашан қол жетімді бола бермейді. Мысалы, сіз Интернетте жұмыс үстелі дерекқорымен бөлісе алмайсыз және жұмыс үстелінің кейбір мүмкіндіктері, мысалы, сұраулар саны, веб -дерекқорда жоқ
== Дереккөз ==
- https://office.microsoft.com/kz-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
