Кездесуді жоспарлау кезінде сіз барлық тиісті ақпаратты нақты және қысқа түрде жеткізуіңіз керек. Сіз талқылаудың уақыты, орны мен тақырыбының сипаттамасын беруіңіз керек. Кездесу үшін қандай да бір дайындық немесе материалдар қажет болса, сізге жазбалар қажет болуы мүмкін. Электрондық поштаны немесе Outlook бағдарламасын қолданатын қандай құрал болмасын, маңызды ақпарат жіберілгеніне көз жеткізіңіз, осылайша барлық шақырылушылар оны біледі және олар немен айналысатынын болжай алады.
Қадам
3 -ші әдіс 1: Күшті тақырыптарды жазу
Қадам 1. Кездесудің күні мен тақырыбы бар қысқа, өзекті тақырыпты жазыңыз
Мұны тақырыптық терезеге жазу шақырылушыларға электрондық поштаны ашпай -ақ кездесудің уақыты мен тақырыбын түсінуге мүмкіндік береді. Мысалы, сіз «01/03 кездесуі: есеп берудің жаңа нұсқаулары» деп жаза аласыз.
Ескерту:
Егер сіз кездесу тақырыбын жазбасаңыз, адамдар бұл кездесу олардың бөліміне сәйкес келе ме, жоқ па деп сұрауға жауап беруі мүмкін. Сондықтан кездесудің тақырыбын міндетті түрде жазыңыз!
Қадам 2. Тақырып жолағына қатысуды растауды сұраңыз
Егер сіз кімнің келетінін білуіңіз керек болса, тақырып жолағында растауды сұраңыз. Осылайша, оқырмандар электрондық поштаны ашпаса да, мүмкіндігінше тез жауап беру керектігін біледі. Сіз жаза аласыз: «Жұма 10/06 HR кездесуі, тез арада растаңыз».
Сіз сондай -ақ жаза аласыз: «Жауап беріңіз: HR кездесуі 10/06»
3 -қадам. Егер кездесу шұғыл болса, оны тақырып өрісіне жазыңыз
Егер жиналыс тақырыбы шұғыл болса немесе жиналыс тез арада өтуі үшін тез шешімді қажет етсе, тақырып жолағына төтенше жағдай белгісін қойыңыз. Мысалы, сіз: «Дүйсенбі 31/02 төтенше кездесу: киберқауіпсіздік» деп жаза аласыз.
Оқырман не талқыланатынын болжай алатындай кездесу тақырыбын түсіндіру өте маңызды
4 -қадам. Жиналыс міндетті түрде ме, әлде ұсыныс па екенін жазыңыз
Егер сіз үлкен компанияда жұмыс жасасаңыз, белгілі бір адамдардың қатысуы әрқашан қажет болмауы мүмкін. Тиісті бөлімдерді тақырыптар қорабына жазыңыз немесе олар қатысуы керек болса, оларға хабарлаңыз. Мысалы, сіз «Міндетті маркетингтік кездесу 6/10» деп жаза аласыз.
Егер оқырманның қатысуы қажет болмаса, сіз «тиімді маркетинг тактикасы бойынша 10/6 жиналысқа қатысу ұсынылады» деп жаза аласыз
Қадам 5. Шатаспау үшін тақырып жолағында толық сөздерді қолданыңыз
Қысқартулар тиімді болып көрінуі мүмкін, бірақ олар толық сөздерге қарағанда нақты емес және шатасуға әкелуі мүмкін. Мысалы, «KK» сіздің жеке тіліңізді кім түсінетініне немесе түсінбейтініне байланысты «Отбасы картасы» немесе «Несие картасы» дегенді білдіруі мүмкін.
Дегенмен, сіз «RSVP», «HR» және «KTP» сияқты жалпы қысқартуларды қолдана аласыз
3 әдіс 2: Электрондық пошта мазмұнын жазу
Қадам 1. Мейірімді, қысқаша кіріспе және қысқаша жазбалар жазыңыз
Егер сіз ірі компанияда жұмыс жасасаңыз немесе барлығын білмесеңіз, өзіңізді таныстыру қажет. Бұл қысқаша кіріспеде сіз жиналысқа толтырылуы/әкелуі қажет құжаттар немесе материалдар бар екенін көрсетуіңіз керек.
Мейірімді немесе жұмысқа қатысты кіріспе жасаңыз. Мысалы, «Сәлем, Тим! Келесі аптада жаңа бағдарламаның басталуын күте алмаймын! »
Кеңес:
Оқырмандарға белгілі бір тапсырманы орындауға немесе кездесуге бірдеңе әкелуге тура келетінін ескертіңіз. Мысалы, «Жеткізушілермен байланыс тізімінің 4 көшірмесін алып келуді ұмытпаңыз.»
Қадам 2. Күн мен уақытты ерекшеленетін етіп бөлек жолға жазыңыз
Бұл қонақтар үшін маңызды ақпарат. Сонымен, оны анықтап, айналасындағы басқа сөйлемдерден ерекшеленіңіз. Оның үстінде және астына екі жолды қойыңыз немесе қалың қаріппен жазыңыз.
- Мысал: «6 қазан 2020 жыл, 10.30 - 11.45 WIB»
- Егер кездесу онлайн режимінде өтіп жатса, уақыт белдеуінің ақпаратын беріңіз, осылайша әр түрлі уақыт белдеуіндегі адамдар қате байланыс салдарынан артта қалмайды. Мысалы, сіз жаза аласыз: «6 қазан 2020 ж. 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)»
Қадам 3. Күн мен уақыттан кейін орынды жазыңыз
Орналасқан жері күн мен уақыт сияқты маңызды түрде жазылғанына көз жеткізіңіз, әсіресе егер кездесу жаңа жерде өтіп жатса, табу қиын болса немесе шақырылғандардың кейбірі бұл жермен таныс емес екенін білсеңіз. Виртуалды кездесулер үшін (тікелей форумдар немесе бейне чат арқылы) шақырылғандарға форумға немесе бейне сілтемеге оңай кіру үшін тікелей сілтеме беріңіз.
Нұсқау бергенде мүмкіндігінше егжей -тегжейлі болыңыз. Мысал: «Sasana Widya Sarwono ғимаратындағы 592 жиналыс залына келіңіз (No10 Jalan Gatot Subroto). 592 бөлме ғимараттың 2 -қабатында орналасқан. Сондықтан сіз бірінші қабаттан лифт алып, 12 -ші қабатқа тоқтап, 59 -қабатқа көтерілу үшін ғимараттың оңтүстік жағындағы (сол жақта) лифтпен жүруіңіз керек »
4 -қадам. Кездесудің мақсатымен бөлісіңіз
Шақырылған адамға кездесудің мақсаты туралы хабарлаңыз. Қысқа күн тәртібін айту шақырылушыларға қандай тапсырмаларды алдын ала орындау керектігін түсінуге көмектеседі. Сіз тақырыпты атай аласыз (мысалы, «киберқауіпсіздікті жаңарту») немесе жоспарлай аласыз:
- 10.30 - 10.45 Жобаның күйі туралы соңғы ақпаратты беріңіз
- 10.45 - 11.10 Салыстырыңыз және лайықты ұсыныстарды таңдаңыз
- 11.10 - 11.30 «Миға шабуыл» және ұшыру нысандары
Қадам 5. Грамматикалық немесе ақпараттық қателер үшін электрондық поштаны екі рет тексеріңіз
Қайталап тексерудің ең маңыздысы - кездесудің күні, уақыты мен орны. Осы үш нәрсенің дұрыс екеніне көз жеткізіңіз! Сіз сонымен қатар кіріспені, күн тәртібін немесе кез келген басқа ескертулерді қайта оқып, барлық қажетті ақпаратты ұсынғаныңызға сенімді бола аласыз.
Электрондық поштаны жібермес бұрын жазбаңыздың анық және қысқа екеніне көз жеткізу үшін дауыстап оқыңыз
3 -ші әдіс 3: Outlook немесе біріктірілген күнтізбе қосымшасын пайдалану
Қадам 1. Outlook бағдарламасының негізгі мәзіріндегі «Жаңа кездесу» түймесін басыңыз
Егер сіздің компания Outlook сияқты интеграцияланған күнтізбесі бар байланыс дерекқорын қолданса, оны жиналыстарды жоспарлау үшін пайдаланыңыз. Бұл орта әдетте сіз жұмыс істейтін адамдар таңдаған байланыс арнасы болып табылады.
Егер сіздің компания Outlook немесе ұқсас қызметті пайдаланбаса, шақыру жіберу үшін агенттік берген электрондық поштаны пайдаланыңыз
Қадам 2. «Жоспарлау көмекшісі» терезесінен уақыт пен күнді таңдаңыз
Жаңа кездесуді жасағаннан кейін күнтізбе терезесі пайда болады. «Жоспарлау көмекшісін» нұқыңыз және жиналыстың қолжетімді уақыты мен күнін бөлектеңіз.
Шақырылғандардың келуі үшін дұрыс уақытты таңдағаныңызға көз жеткізіңіз. Компанияның қосымшасына байланысты, дисплей параметрлерін әркімнің (және сіздің) кестеңіз экранда пайда болатындай етіп өзгертуге тура келуі мүмкін
Қадам 3. Шақырылғандардың атын теру немесе мекенжай кітабын пайдалану арқылы қосыңыз
Атауды қолмен енгізу үшін мәтін жолағын нұқыңыз немесе мекенжай кітабын жылжытыңыз және тізімнен шақырылушының атын таңдаңыз. Шақыру уақытының бар -жоғын тексеру үшін «Жоспарлау көмекшісі» функциясын қолданыңыз.
Егер шақырылушылардың бос уақыты болмаса, олардың есімдері бөлектеледі. Жоспарлаушының көмекшісі сіздің кестеңізге және басқа шақырылғандарға сәйкес келетін уақытты ұсынады
Қадам 4. Жиналыстың басталу және аяқталу уақытын орнатыңыз
Күн бұрын орнатылған күнге сәйкес келетініне көз жеткізіңіз. Егер оны өзгерту қажет болса, күнтізбе түймесін басыңыз. Сәйкес жиналыс уақытын таңдау үшін уақыт тізімінің оң жағындағы төмен көрсеткіні пайдаланыңыз.
Кездесудің аяқталу уақытын жазу - бұл басқа адамның уақытын құрметтеу әдісі, сондықтан олар не болатынын болжап, сапарларды немесе бір күндік жұмысты жоспарлай алады
Қадам 5. Экранның жоғарғы жағындағы «Кездесу» астындағы «Кездесу» түймесін басыңыз
Сіз кесте экранына ораласыз және кездесудің жоспарланғанын көре аласыз. Осыдан кейін сіз тақырыпты, орынды және жазбаларды қоса аласыз.
Егер кесте экранында жиналыс жазбасын көрмесеңіз, алдыңғы қадамдарға оралыңыз және жиналыс кестесі пайда болғанша қайталаңыз
Қадам 6. Тақырыпты, орынды және нақты ескертпелерді жазыңыз
Бірнеше сөзбен кездесу тақырыбын хабарлаңыз (Мысал: «Жаңа өнім сынағы»). Белгілі бір орынды айтыңыз. Егер орын кездесулерге жиі пайдаланылмаса немесе оған қол жеткізу қиын болса, орналасу туралы нұсқауларды жазыңыз. Кездесуге қатысы бар қосымша ескертулер беріңіз (мысалы, дайындықтар).
- Шақырылған адам оны білетін болса да, мекен -жайын көрсетіңіз.
- Аяқтағаннан кейін «жіберу» түймесін басыңыз.
Кеңес:
«Миға шабуыл» сияқты тым кең тақырыпты қолданбаңыз, себебі мұндай сөздер кездесудің мақсаты туралы нақты ақпарат бермейді. Сіз оны «жаңа өнімге сатушы туралы ойлаңыз» деген сөзбен алмастыра аласыз.
Кеңестер
- Электрондық поштаны немесе шақыруды қайта оқығанда, оның қысқа және ұқыпты екеніне көз жеткізіңіз.
- Достық және кәсіби реңкті қолданыңыз.
- Барлық мақсаттар шақырылғанына көз жеткізу үшін алушылар тізімін екі рет тексеріңіз.
- Электрондық пошта мекенжайын алушылардан жасырғыңыз келсе, электрондық пошта мекенжайын «bcc» өрісіне енгізіңіз.
Ескерту
- Күні, уақыты және орналасқан жері жоқ шақыруларды немесе электрондық хаттарды жазбаңыз. Шақырылғандар абдырап қалады және сіз осы сұрақтар бойынша ондаған жауап аласыз.
- Бас әріппен жазуға болмайды, себебі бұл айқай ретінде түсіндіріледі және бұл өте кәсіби емес.
