Егер сіз кеңседен біраз уақыт кетуге мәжбүр болсаңыз немесе демалысқа кетуді жоспарлап отырсаңыз, сіз адамдарға сізден алыс екеніңізді электрондық пошта арқылы жіберуге рұқсат беруіңіз мүмкін. Егер сізде Exchange тіркелгісі болса, Outlook кірістірілген функциялармен бірге келеді. Егер сізде Exchange тіркелгісі болмаса, сіз бірнеше ережелерді жасау арқылы электрондық пошталарға автоматты түрде жауап бере аласыз. Exchange есептік жазбаңыз бар ма, жоқ па, оған автоматты түрде жауап беру үшін осы нұсқаулықты орындаңыз.
Қадам
4 -ші әдіс 1: Outlook 2010/2013
Қадам 1. Автоматты жауаптарды қосыңыз
Exchange қалтасын таңдаңыз. Хабарлар дүкенінен қалтаны таңдаңыз. Автоматты жауаптар опциясын көру үшін Exchange қалтасын таңдау керек. Автоматты жауаптар (қызметтен тыс) мәзірін ашыңыз. Бұл мәзірді Файл қойындысын шертіп, содан кейін Ақпарат қойындысын таңдау арқылы табуға болады.
Қадам 2. Жауапты конфигурациялаңыз
Автоматты жауаптар мәзірінде Автоматты жауаптарды жіберу деген құсбелгіні қойыңыз. Сіз құсбелгіні қойып, уақыт пен күн диапазонын орнату арқылы көмекшінің белсенді уақытын орната аласыз.
3 -қадам. Жауабыңызды жазыңыз
Алмасу серверінен жіберілген электрондық пошта үшін «Менің ұйымым» қойындысын пайдаланыңыз. Басқа адамдардан алынған электрондық хаттарға жауап беру үшін «Менің ұйымымнан тыс» қойындысын пайдаланыңыз. Жауабыңызға қанағаттанған соң, ОК түймесін басыңыз.
Қадам 4. Автоматты жауаптарды өшіру
Егер сіз автоматты түрде жауап беру үшін күндер ауқымын орнатсаңыз, ассортимент күндер ауқымы аяқталған кезде автоматты түрде аяқталады. Егер сіз күндер ауқымын орнатпаған болсаңыз, ол Автоматты жауаптар мәзірін ашып, «Автоматты жауаптарды жібермеуді» таңдағанша жалғасады.
2 -ші әдіс 4: Outlook 2007
Қадам 1. Office көмекшісін қосыңыз
Құралдар қойындысын нұқыңыз. Құралдар мәзірінде Кеңседе емес көмекшіні таңдаңыз. «Офистен тыс автоматты жауаптарды жіберу» деген құсбелгіні қойыңыз. Сіз құсбелгіні қойып, уақыт пен күн диапазонын орнату арқылы көмекшінің белсенді уақытын орната аласыз.
Қадам 2. Жауабыңызды жазыңыз
Алмасу серверінен жіберілген электрондық пошта үшін «Менің ұйымым» қойындысын пайдаланыңыз. Басқа адамдардан алынған электрондық хаттарға жауап беру үшін «Менің ұйымымнан тыс» қойындысын пайдаланыңыз. Жауабыңызға қанағаттанған соң, ОК түймесін басыңыз.
Қадам 3. Офистен тыс көмекшіні ажыратыңыз
Егер сіз автоматты түрде жауап беру үшін күндер ауқымын орнатсаңыз, ассортимент күндер ауқымы аяқталған кезде автоматты түрде аяқталады. Егер сіз күндер ауқымын орнатпаған болсаңыз, ол Автоматты жауаптар мәзірін ашып, «Автоматты жауаптарды жібермеуді» таңдағанша жалғасады.
3 -ші әдіс 4: Outlook 2003
Қадам 1. Office көмекшісін қосыңыз
Құралдар мәзірінде Кеңседе емес көмекшіні таңдаңыз. «Мен қазір кеңседен тыспын» деген құсбелгіні қойыңыз.
Қадам 2. Жауабыңызды жазыңыз
«Әр жіберушіге келесі мәтінмен бір рет автоматты түрде жауап беру» деген жолаққа электрондық поштаға жауап ретінде пайдаланғыңыз келетін жауапты енгізіңіз.
Қадам 3. Ережелерді қосыңыз
Сіз көмекшіңізге белгілі бір жіберушілерден хабарларды басқа алушыларға жіберу сияқты ережелерді қоса аласыз. Сіз анықтаған ережені конфигурациялау үшін Ережені қосу … түймесін басыңыз. Мысалы, сіз жоқ кезде маңызды электрондық поштаны жіберіп алмау үшін белгілі бір клиенттен әріптестеріңізге электрондық поштаны жіберетін ереже жасай аласыз.
Қадам 4. Офистен тыс көмекшіні ажыратыңыз
«Автоматты жауаптар» мәзірін ашып, «Офистен тыс автоматты жауаптарды жібермеу» опциясын таңдағанға дейін, офистен тыс көмекші жалғасады.
4 -ші әдіс 4: Авто жауаптарды биржалық шотсыз жіберу
Қадам 1. Үлгіні жасаңыз
Exchange тіркелгісі болмаса, Автоматты жауап опциясы қол жетімді емес. Үлгіні және кейбір ережелерді қолдана отырып, автоматты жауаптарды орнатуға болады. Жаңа электрондық поштаны жасаудан бастаңыз. Бұл сіздің автоматты түрде жауап беру үлгісі болады.
- Жағдайды қысқаша сипаттайтын тақырыпты таңдаңыз. Мысалы, «Жұмыстан шыққанға дейін». Сондай-ақ, тақырып бойынша «автоматты түрде жауап беру» сөздерін жазуға болады, осылайша алушылар алған жауаптары автоматты жауап екенін бірден біледі.
- Қысқа хабарлама жазыңыз. Электрондық поштаның негізгі бөлігінде оны алатын кез келген адамға қолдануға болатын жалпы хабарлама жазыңыз. Алушыға сізбен қалай хабарласу керектігін немесе олар хабарласа алатын басқа адамға айтыңыз.
Қадам 2. Үлгіні сақтаңыз
Хабарға қанағаттанған соң, Басқаша сақтау … түймесін басыңыз. «Түр ретінде сақтау» ашылмалы мәзірінде Outlook үлгісін таңдаңыз. Бұл файлды Outlook бағдарламасына жүктелген үлгі ретінде сақтайды.
Қадам 3. Ереже жасаңыз
Автоматты жауап дұрыс жұмыс істеуі үшін процесті автоматтандыру үшін кейбір ережелерді анықтау қажет. Office 2003/2007 бағдарламасында Құралдар мәзірін басып, Ережелер мен ескертулерді таңдаңыз. Office 2010/2013 бағдарламасында Файл қойындысын нұқыңыз, Ақпаратты таңдаңыз, содан кейін Ережелер мен ескертулерді таңдаңыз. Бұл электрондық пошта ережелері мәзірін ашады.
- Жаңа ереже түймесін басыңыз. Сізден үлгіні таңдау сұралады. «Бос ережеден бастау» бөлімінен «Хабарлар келген кезде оларды тексеру» таңдаңыз. Келесі түймесін басыңыз.
- Қай хабарламаға жауап беру керектігін шешіңіз. Егер сіз кіріс жәшігіңізге келген әрбір хабарламаға жауап бергіңіз келсе, «Менің атым қайда» ұяшығына белгі қойыңыз. Электрондық поштаның тақырыбында немесе негізгі бөлігінде белгілі бір жеткізілім немесе электрондық поштаны белгілеу арқылы сіз оны қысқарта аласыз. Таңдауды жасағаннан кейін Келесі түймесін басыңыз.
- Үлгіні жүктеңіз. Бұрын жасаған хабарды жүктеу үшін келесі терезеде «нақты үлгіні пайдаланып жауап беру» жолағын таңдаңыз. Сипаттама өрісіндегі «нақты үлгі» сілтемесін нұқыңыз. Бұл үлгіні қайда сақтау керектігін сұрайтын диалогтық терезені ашады. «Файлдық жүйеде пайдаланушы үлгілерін» таңдаңыз. Бұрын жасаған хабарды ашыңыз.
- Ерекшеліктерді орнатыңыз. Үлгі жүктелгеннен кейін, егер сіз нақты алушыларға немесе хабарлардың белгілі бір түрлеріне жауап берілуін қаламасаңыз, инстанцияларды көрсете аласыз. Таңдауды жасағаннан кейін Келесі түймесін басыңыз.
- Ережеңізге атау беріңіз. Аяқтамас бұрын, ережеге ат қою керек. Болашақта ережені тез өшіру үшін есте сақтау оңай нәрсені қолданыңыз. Ережені қосу үшін «Осы ережені қосу» құсбелгісін қойыңыз, содан кейін Аяқтау түймешігін басыңыз.
Қадам 4. Ережені өшіріңіз
Жұмысқа оралғаннан кейін ережелер мен ескертулер мәзірін қайта ашу арқылы ережені өшіруге болады. Белсенді ережелер тізімінен өзіңіз жасаған офистен тыс ережені таңдап, Жою түймешігін басыңыз.
Кеңестер
- Ұйым әдетте сіздің компания ретінде анықталады және сіздің электрондық пошта жүйесінде Exchange Server тіркелгілері бар адамдарды қамтиды.
- Құралдар мәзірі Outlook бағдарламасының негізгі терезесінде пайда болады. Негізгі терезе - бұл Outlook іске қосылған кезде пайда болатын және Файл, Өңдеу, Көру, Өту, Құралдар, Әрекеттер мен Анықтама мәзірлерін қамтитын терезе. Электрондық пошта хабарлары, контактілер немесе тапсырмалар сияқты элементтерді жасау немесе қарау үшін пайдаланатын терезеде Құралдар мәзірі жоқ.
- Егер сіз менің ұйымымнан тыс адамдарға автоматты түрде ойнату құсбелгісін қойсаңыз, қойынды атауының жанында Менің ұйымымнан тыс қойындысы (Қосулы) көрсетіледі.
- Контакт Exchange Server Contacts қалтасында болуы керек. Егер контакт жеке қалталар (.pst) файлының бөлігі болып табылатын қалтада болса, автоматты түрде жауап беру жөнелтілмейді.
