Файлдарды сақтау жүйесі - бұл кеңсе әкімшілігін басқарудың маңызды аспектілерінің бірі. Құжатты алуға рұқсаты бар кез келген адам болсын, басқа біреу болсын, өзіңіз болсын, сізге қажет құжатты оңай табуы үшін файлдарды сақтау жүйесінің ең жақсы қондырғысын анықтаңыз. Жеткіліксіз жүйе құжаттарды өңдеуді қиындатады, себебі олар жұмыс үстелінде көптеген файлдарға толып қалатындай жиі жиналады немесе жоғалады.
Қадам
Қадам 1. Қолданғыңыз келетін файлдарды сақтау жүйесін анықтаңыз
Қандай жүйені таңдасаңыз да, әр құжатты қайда сақтау керектігін біліңіз, мысалы:
- Әліппе. Бұл жүйе файлды сақтауды клиент, пациент немесе тұтынушы аты жасаған кезде жақсы қолданылады.
- Пән немесе санат. Жалпы, тақырып немесе санат бойынша ұйымдастырылған файлдарды сақтау жүйесі дұрыс басқарылса өте пайдалы, бірақ егер құжаттар ұқыпты ұйымдастырылмаса, өте шатасуы мүмкін.
- Нөмір немесе хронологиялық. Бұл опция, егер құжат серияланған немесе күні болса, мысалы, сатып алу шот -фактурасы немесе төлем түбіртегі.
Қадам 2. Файл тартпасында ілулі қалтаны орнатыңыз
Аспалы қалтаны тартпадан алудың қажеті жоқ, себебі ол Манила картон қалтасын салатын орын ретінде қызмет етеді. Бұл қалта ілулі қалтаға қосылады және қажет болған жағдайда шығарылады.
Қадам 3. Құжаттарды санаттар бойынша стектерге сұрыптаңыз
Құжаттар жинағы 3-4 см-ге жеткенде, оларды ішкі санаттарға бөліңіз. Бірнеше жұқа құжаттар бумасын біріктіруге болады, содан кейін жаңа санат атауын анықтауға болады. Құжаттарды сұрыптауды жеңілдететін атауды таңдаңыз.
4 -қадам. Әр буманы манила картон қалтасына салыңыз және оны анық белгілеңіз
Ұқыпты көріну үшін, сапта тұрудың орнына, ортасында белгілерді жазуға орын беретін қалтаны пайдаланыңыз.
Қадам 5. Манила картон қалтасын ілулі қалтада сақтаңыз
Құжаттардың жұқа бумаларын сақтау үшін кәдімгі ілгіш қалтаны пайдалануға болады. Дегенмен, қалың құжаттар жинағын немесе ішкі санаттарға бөлінгендерді сақтау үшін түбі төртбұрышты ілулі қалтаны пайдаланыңыз. Бұл жағдайда файлдарды қалауынша сұрыптауға болады, бірақ жиі қолданылатын тәртіп алфавиттік болып табылады.
Қадам 6. Аспалы қалтаны манила картон қалтасында көрсетілген белгіге сәйкес белгілеңіз
Пластикалық жапсырманы қалтаның сол жақ шетіне қойыңыз, егер қалтаны файлдық шкафқа тік күйде кірістіру қажет болмаса, қалталар алдыңғыдан артқа емес, солдан оңға қарай орналастырылады. Бұл жағдайда пластикалық жапсырманы оңға қойыңыз.
Қадам 7. Аспалы қалталар мен манила картон қалталарын дайындаңыз, осылайша таңбаланған қалталарға топтастыруға болмайтын құжаттар болса, қалталарды қосуға болады
Қалтаға тым көп немесе тым аз құжаттарды салмаңыз. Құжаттарды жаңа санаттарға топтастыру қажет болғандықтан, қалта белгілерін өзгерту және қайта сұрыптау қажет пе екенін қарастырыңыз.
Қадам 8. Жыл соңында файлдар шкафынан барлық қалталарды алып тастаңыз, жаңа манила картон қалталарын категорияға сәйкес белгілеңіз, содан кейін оларды ілулі қалталарға салыңыз
Бұрыннан бар қалталарда біріктіру қажет құжаттар бар -жоғын білу үшін барлық файлдарды тексеріңіз, содан кейін басқа құжаттарды мұрағат ретінде сақтаңыз.
Кеңестер
Егер сіз түрлі -түсті жапсырмалар жасағыңыз келсе, оларды компьютер арқылы басып шығарыңыз немесе қалтаны тартымды ету үшін басқа әдісті қолданыңыз. Алайда, жаңа қалта қосу сияқты өзгерістер енгізу қажет болғанда, түсініксіз болуы мүмкін, себебі түстерді таңдау қиын немесе оларды қолмен белгілеу керек. Сондықтан қарапайым әдісті қолданыңыз
Ескерту
- Белгілі бір санаттарға топтастыруға болмайтын құжаттар үшін әр түрлі санаттар жасамаңыз, себебі бұл әдіс құжаттарды жинақтауды жалғастырады.
- Файлдарды сақтау жүйесін анықтағаннан кейін құжаттарды жүйелі түрде басқаруды әдетке айналдырыңыз. Жұмыс үстеліндегі файлдарды күн сайын сақтауға уақыт бөліңіз. Құжаттарды үлкен себетке салуға азғырылмаңыз, себебі себет тез толып, жаңа файлдар үймесіне айналады.
