Алфавит бойынша мұрағаттау - бұл жеке өмірде де, кәсіби өмірде де маңызды құжаттарды жүйелеу әдісі. Алфавиттік архивтеу жеке файлдарды жылдам табуға және қалпына келтіруге мүмкіндік береді. Бұл барлық құжаттардың сақталуын және әрқашан қолда болуын қамтамасыз етеді. Ақылға қонымды жүйені сақтау үшін индонезиялық алфавит бойынша толтырудың көптеген ережелері бар.
Қадам
2 бөлімнің 1 бөлігі: Алфавит бойынша мұрағаттау
Қадам 1. Қандай алфавиттік жүйені қолдану керектігін шешіңіз
Қарапайым болып көрінгенімен, алфавиттік жүйеде таңдаудың бірнеше нұсқасы бар. Сіз бір жүйені таңдап, оны жүйелі түрде қолдануыңыз керек.
- Әріптерді беру әр сөздегі әр әріпке олардың орын тәртібіне негізделеді және сөздер арасындағы бос орындарды елемейді.
- Сөзді мұрағаттау арқылы әрбір файлды әр сөздің бірінші әрпіне сәйкес сұрыптау арқылы жүзеге асады.
- Бірлік бойынша есепке алу әрбір сөзді, аббревиатураны және инициалды ескереді және оларды сұрыптайды. Бұл әдетте енгізуге ұсынылатын жүйе.
Қадам 2. Файлдарды топтастырыңыз
Мұрағаттау қажет барлық файлдар болған соң, оларды қалай топтастыру керектігін шешіңіз. Сіз файлдың түріне немесе ондағы файлдардың түріне қарамастан бәрі алфавит бойынша сұрыпталған сөздік форматын қолдана аласыз. Сіз сондай -ақ файлдарды түрі немесе тақырыбы бойынша топтастыратын энциклопедия форматын қолдана аласыз, содан кейін оларды алфавиттік ретпен сұрыптай аласыз.
Егер сізде мұрағатталатын әр түрлі файлдар болса (түбіртектер, салықтық слиптер, хаттар және т.б.), біз энциклопедия форматын қолдануды ұсынамыз. Алдымен файлдарды түрі бойынша топтастырыңыз, содан кейін оларды алфавит бойынша сұрыптаңыз. Құжаттарды ажырату үшін жиек немесе түс кодын қолданыңыз
Қадам 3. Мұрағатталған файлдарды индекстеңіз
Индекстеу - бұл файл атауының әр бөлімін сәйкес бірліктерге топтастыру. Файлдарды мұрағаттаудан бұрын индекстеу үшін әр файл атауының элементтерін бөліп, алфавиттік реттелген және әдепкі атауынан өзгеше жаңа атау құру қажет. Мысал ретінде:
- Келесі файлдарды индекстеу және мұрағаттау қажет екенін айтыңыз: аноа туралы «Аноа жеу тәртібі» мақаласы, жетекші аноа -сарапшы Жасмин А. Далия өмірбаяны және Джакарта хайуанаттар бағындағы аноа көрмесінің жарнамалық брошюрасы.
- Жасмин А. Далия өмірбаяны «Dahlia, Jasmin A.» индекстеледі, себебі файлды толтыруда фамилия бірінші болуы керек, сондықтан файлдар «D» әріптер тобында мұрағатталады.
- Егер сіз сөздік сияқты жіктеу әдісін таңдасаңыз, сәйкесінше «Anoa Eating Behavior» мақаласы индекстелуі керек. Тиісінше, оны «P» әріптер тобында мұрағаттаңыз («Мінез» үшін).
- Әйтпесе, сіз аноаға қатысты файлдарды мұрағаттаудың орнына, энциклопедиямен пішімделген топтаманы қолдансаңыз, «Anoa Eating Behaviors» -ті «Anoa, Eating Behaviors» деп индекстеуге болады. Содан кейін бұл файл «А» әріптер тобында мұрағатталады.
- Егер сіз аноа көрмесінде көптеген материалдар болады деп болжасаңыз, жарнамалық брошюраны «Anoa, көрме (Джакарта хайуанаттар бағы)» деп индекстеуге болады. Мысалы, сіз басқа файлды «Anoa, көрме (Бандунг хайуанаттар бағы) деп индекстеуге болады.
- Әйтпесе, егер сіз Джакарта хайуанаттар бағына қатысты бірнеше файлды алатын болсаңыз немесе географиялық орналасуы бойынша файлдарға энциклопедиялық форматты қолданғыңыз келсе, жарнамалық брошюраны «Джакарта хайуанаттар бағында (Anoa көрмесі)» индекстеуге болады.
Қадам 4. Файлдарды индекс атына сәйкес алфавит бойынша сұрыптаңыз
Алфавит бойынша толтырудың жалпы ережесі - файлдарды A (біріншіден) Z -ге дейін (соңғы) реттеу. Файлдарды ажырату үшін айырмашылық пен ретті анықтау үшін арнайы ақпаратты пайдаланыңыз. Мысал ретінде:
- Алдыңғы қадамда индекстелген тапсырыс келесідей болуы мүмкін (қолданылған жүйеге байланысты): «Dahlia, Jasmin A.», «Джакарта хайуанаттар бағы (Anoa көрмесі)» және «Anoa жеу тәртібі» НЕМЕСЕ «Аноа, көрме (Джакарта) Зоопарк)) »,« Аноа, тамақтану тәртібі »және« Далия, Жасмин А. ».
- «Кенгуру» файлдары «Піл» файлдарынан кейін сұрыпталады. «Жираф» файлдары арасында болады, ал «Аноа» файлдары «Аю» мен «Қойға» дейін реттелген. Осылайша, тапсырыс: «Аноа», «Аю», «Қой», «Піл», «Жираф», «Кенгуру».
- Егер сіз кейінірек «Armadillo» файлдарын қоссаңыз, олар «Anoa» -дан кейін болады. Екеуі де «А» әрпінен басталатындықтан, ретті анықтау үшін А -дан кейінгі әріпке қарау керек (аноа үшін «N», «армадилло» сөзінде «R»). Осылайша, жаңа тәртіп: «Аноа», «Армадилло», «Аю», «Қой», «Піл», «Жираф», «Кенгуру».
Қадам 5. Файл қалтасын белгілеңіз
Табуды жеңілдету үшін әрбір мұрағат қалтасындағы файлдың индексінің атауын белгілеңіз. Бұл әдіс сонымен қатар жаңа файлдарды ретімен мұрағаттауды жеңілдетеді.
- Мұрағатты өз қалтасына салыңыз.
- Егер сіз қалтаны пайдалануды жақсарту үшін түспен кодтасаңыз, оңай болар еді. Мысалы, егер сіз энциклопедиялық форматты топтауды қолдансаңыз, әр топқа өзінің түсі беріледі және әр топтағы әрбір файл түсіне қарай таңбаланады.
6 -қадам. Индекстеу мен тіркеу жүйесін құжаттаңыз
Сіздің индекстеу және тіркеу жүйесі дәйекті түрде енгізілуі керек. Файлға қол жеткізе алатындардың бәрі оның жұмыс істейтін жүйені білетініне көз жеткізіңіз. Мысалы, сіз файлдық жүйе ережелерінің мәліметтерін қамтитын құжатты жасай аласыз немесе бөлісе аласыз. Бұл әркімге файлдық жүйені тиімді пайдалануға көмектеседі.
Қадам 7. Жаңа файлды дұрыс мұрағаттаңыз
Файлдарды жүйеге сәйкес индекс атауы мен алфавиттік тәртіп бойынша шкафқа орналастырыңыз. Қажет болса, жаңа файлды дұрыс орнына қосу үшін ағымдағы файлды жылжытыңыз.
2 бөліктің 2 бөлігі: Арнайы істерді қарау
Қадам 1. Файлдарды маңызды шарттарға сәйкес мұрағаттаңыз
Кейде файлдардың атауын немесе атауын емес, оларды кілт сөз бойынша мұрағаттау оңайырақ. Бұл файлдарды логикалық терминдердің көмегімен индекстеуге және іздеуге мүмкіндік береді. Мысал ретінде:
«Джакартадағы бірінші банк» индекстеліп, мұрағатталуы мүмкін «Джакарта, бірінші банк». «Джакарта» - бұл жазбаның негізгі термині, «Бірінші» немесе «Банк» орнына, әсіресе егер сізде ұқсас атауы бар басқа файлдар болса, мысалы, «Бандунгтағы бірінші банк» немесе «Медандағы бірінші банк»
Қадам 2. Есімдерді фамилиясы бойынша сұрыптаңыз
Стандартты мұрағат адамдардың фамилияларын индекстеуді ұсынады, себебі олар маңызды терминдер болып саналады.
- Сондықтан, «Жасмин А. Далия» индекстеледі және «Dahlia, Jasmin A.» ретінде мұрағатталады.
- Соңында тақырыпты (доктор, Ир және т.б.) қосыңыз. Мысалы, «Доктор. Jasmin A. Dahlia »индексі мен мұрағаты« Dahlia, Jasmin A., Dr. »болып табылады.
- Әдетте есімдер әріптік әріптеріне қарай сұрыпталады. Мысалы, «MacDonald» «McDonald» алдында болады. Сондықтан «D '», «L'», «Le», «de» және т.б. жеке бірлік емес, атаудың бөлігі ретінде қарастырылады. Бұл әдетте шетелдік атауларға қолданылады. Мысалы, «Heinlein», «Le Guin» «L'Engle» және «Wolfe» файлдары дұрыс сұрыпталған («L'Engle», «Le Guin», «Heinlein», «Wolfe» ЕМЕС).
- Бұл ережеден ерекшелік әдетте адамның аты кәсіпорын немесе ұйым атауының бір бөлігін құраған кезде қолданылады. Бұл жағдайда адамның атын фирмалық атаудың бірлігі ретінде қарастырыңыз. Мысалы, «Jasmin A. Dahlia зиянкестермен күресу қызметтері» «J» әрпі тобында берілген және «Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services» ретінде индекстелмейді.
3 -қадам. Мақалаларды, жалғауларды және предлогтарды елемеңіз
Мақалалар (мысалы, ағылшын тіліндегі «а», «ан» және «the»), жалғаулықтар (мысалы, «және», «бірақ» және «немесе») және предлогтар (мысалы, «бірге», «бастап» және « to ») әдетте алфавит бойынша индекстеу мен мұрағаттау кезінде өткізіп жіберіледі, себебі ол маңызды термин болып саналмайды. Бұл мақалалар, жалғаулар немесе предлогтар файл атауын құраса да дұрыс. Мысал ретінде:
- «Эму тамақтандыру тәжірибесін зерттеу» деп аталатын файл «Е» әрпінде, «эму» (файл атауындағы маңызды сөз) үшін мұрағатталған, себебі бұл «а» әріпінен «А» әрпінің орнына. Ағылшын мақаласы.
- «Dahlia және Soetono, зиянкестермен күресу қызметтері» «Dahlia, Jasmin A.» тізімінен кейін берілген. Индекс атаулары екеуі де «Dahlia» әріптерінен басталады, осылайша тапсырысты анықтау келесі маңызды мерзімге ауыстырылады (бұл жағдайда «Soetono» және «Jasmin») тапсырыс беру тәртібін анықтау үшін. «Және» сөзіне мән бермеңіз, себебі ол маңызды емес.
4 -қадам. Қысқарған сөздерді айтылғандай ұстаңыз
Өтініш беру кезінде сіз «Tbk» сияқты қысқартуларды кездестіре аласыз. («Ашық» деген сөздің қысқасы). Әдетте, сіз әріптерді ғана емес, файлды сөз сияқты индекстеп, мұрағаттайсыз.
Мысалы, «Jasmin A. Dahlia Mining Company» «Jasmin A. Dahlia Tbk» кейін мұрағатталған
Қадам 5. Сандарды әдеттегідей жазыңыз
Файлдарды алфавит бойынша мұрағаттаған кезде сандары бар файлдарды көресіз. Әдетте бұл файлдар жазылғандай емес, әдеттегідей мұрағатталады. Сандар әріптен бұрын мұрағатталады.
- Мысалы, «100 күндік кеңеске» дейін «3 күн мәңгі» мұрағатталады (себебі «3» «100» алдында келеді).
- «Сауда бойынша кеңестер» мен «Акцияға қатысты кеңестер» «100 іскерлік кеңестен» кейін мұрағатталады, себебі сандар әріптердің алдында реттелген.
- Жазылған сандар сандардың орнына сөздер ретінде қарастырылады. Мысалы, «Іскерлік әлемдегі 100 ұлы көшбасшы», «Бизнесті жүргізуге екі жүз күшті кеңес» және «Бизнес жүргізу бойынша кеңестер» файлдары реттелген.
- Алайда, егер бұл сіздің тапсыруыңызды жеңілдетсе, ерекше жағдай жасаңыз және әрқашан сандар жазылғандай сұрыптаңыз.
Қадам 6. Арнайы таңбалармен жұмыс жасаңыз
Индекстеу кезінде кездесетін барлық алфавиттік немесе сандық емес таңбаларды ескеру қажет. Дегенмен, байланысты таңбаларды өңдеу түріне байланысты:
- Тыныс белгілері (апострофтар, нүктелер мен үтірлер сияқты) әдетте еленбейді. Мысалы, «Вашингтонның ең жақсы кофесі» және «Вашингтон штатының жәрмеңкесі» файлдары ретімен мұрағатталған.
- Әдетте, диакритиктер еленбейді және байланысты әріптер ретінде қарастырылады. Мысалы, «клейр» «Эклер», ал «бер» - «Uber» ретінде мұрағатталады. Алайда, егер сіз файлды алфавит бойынша диакритика қолданатын тілде мұрағаттасаңыз, бұл тілдің қалыпты алфавиттік тәртібіне бағыну қажет болса, бұл әдіс қолданылмайды.
Қадам 7. Қажет болса, «ештеңеден бұрын ештеңе жоқ» ережесін қолданыңыз
Әдетте, алфавит бойынша мұрағаттау кезінде бос орындар (тыныс белгілерін және басқа элементтерді қосқанда) ескерілмейді. Алайда, егер сіз ұқсас түрде басталатын файлдарды кездестірсеңіз, мұрағаттағы ретті көрсету үшін бос орын немесе «ештеңеден бұрын ештеңе жоқ» ережесін қолданыңыз.
- Мысалы, «Банк Джакарта», «Банк Бандунг» және «Банк Медан» файлдары осы тәртіппен мұрағатталады.
- Осылайша, файл «Dahlia, Jasmin A.» бұрын «Dahlia, Jasmin A., Dr.» болды.
Қадам 8. Қажет болса, файлды толығырақ ақпаратпен ажыратыңыз
Сирек жағдайларда файлдардың орналасу ретін анықтау үшін алфавиттік ақпарат жеткіліксіз. Олай болса. Файлдарды индекстеу және мұрағаттау үшін қосымша ақпаратты пайдаланыңыз. Әр файлға қосымша ақпаратты белгілеу үшін оларды ажыратыңыз. Мысал ретінде:
- Егер сізде Жасмин А. Далия есімді екі адамға арналған файлдар болса, оларды туған күні бойынша сұрыптаңыз. «Dahlia, Jasmin A. (1853 ж.т.)» файлы «Dahlia, Jasmin A. (1967 ж.т.) алдында келеді.
- Файлдарды географиялық орналасуы бойынша да сұрыптауға болады. Егер сізде үш түрлі банктен үш түрлі жерден файлдар болса және әр банктің аты «Банк Мандири» болса, оны келесі мысал бойынша сұрыптаңыз: «Банк Мандири (Бандунг)», «Банк Мандири (Джакарта)» және «Банк Мандири (Медан) ».
- Сондықтан, егер сізде аюлар мен аюлардың екі файлдары болса, оларды түрлерге, географиялық орналасуына және т.б. Мысалы, «Аю, шоколад» және «аю, поляр» файлдары (ретімен) немесе «аю (Еуропа)» және «аю (Солтүстік Америка)» файлдары (ретімен).
9 -қадам. Барлық ерекшеліктер мен арнайы ережелерді хабарлаңыз
Сіздің файлдарыңызды пайдаланатындардың барлығы файлдық жүйенің стандартты нұсқауларынан ерекшеліктер туралы білетініне көз жеткізіңіз. Бұл әркімнің файлдық жүйені дұрыс және тиімді пайдалануына кепілдік береді.
