Хаттың дұрыс форматын таңдау, негізінен, сіз жазғыңыз келетін хат түріне және хатты кімге қаратуға байланысты. Досыңызға хат жазу кезінде қолдануға болатын әріптердің форматы ресми әріптерді жазу форматынан мүлде өзгеше болады. Сонымен қатар, пошта арқылы жіберілетін дәстүрлі хат форматы электрондық пошта үшін қолданылатын форматтан өзгеше. Келесі хатты жазу үшін қолдануға болатын хатты қалай дұрыс пішімдеу керектігін білу үшін оқуды жалғастырыңыз.
Қадам
4 -ші әдіс 1: Кәсіпорын немесе ресми хатты пішімдеу
Қадам 1. Хаттың жоғарғы жағына атыңыз бен мекен -жайыңызды жазыңыз
Көше мекенжайларын, қалаларды, провинцияларды және пошталық индекстерді блоктарға, солға және бір интервалға енгізіңіз.
- Қала, провинция және пошталық индекс бір жолға жазылады, ал көше мекенжайлары бөлек жолға жазылады.
- Егер сіз осы ақпаратты қамтитын бланк арқылы хат жіберетін болсаңыз, бұл қадамды өткізіп жіберіңіз. Қайтарылатын мекенжайды екі рет қоспаңыз.
Қадам 2. Күнді мекенжайдың астына жазыңыз
Хаттың жазылған күнін немесе хаттың аяқталған күнін жазыңыз, бұл сізге байланысты.
- Күн сол жақта жазылады, дәл оның үстінде орналасқан мекенжайды жазады.
- Күнді «ай-күн-жыл» форматында жазыңыз. Айды әріптермен жазыңыз, бірақ күн мен жылды жазу үшін сандарды қолданыңыз. Мысалы: 9 ақпан 2013 ж.
Қадам 3. Күн мен хаттың келесі бөлігі арасында бос жол қалдырыңыз
Бұл мекенжайды келесі бөлімнен бөліп, оқуды жеңілдетеді.
Қадам 4. Қажет болса, сілтеме жолын жазыңыз
Егер хат белгілі бір нүктеге сілтеме жасай отырып жазылса, ол оқырманға «Re:» деп басталатын сілтеме жолын жазуға көмектеседі.
- Анықтамалық жолдар солға реттелген түрде жазылады және тек бір жолдан тұруға тырысады.
- Хаттарға, бос орындарға немесе ақпарат сұрауға жауап бергенде анықтама жолын жазыңыз.
- Егер сіз сілтеме жолын жазсаңыз, сілтеме жолын хаттың қалған бөлігінен ажырату үшін одан кейін бос жол қалдырыңыз.
Қадам 5. Алушының мекенжайын жазыңыз
Алушының аты мен лауазымын, сондай -ақ компанияның атауын, көше мекенжайын, қаланы, штат пен пошталық индексті жазыңыз.
- Бұл ақпараттың бәрі бір қатарда және бір интервалда қалдырылған. Алушының аты -жөні жеке жолда жазылады, алушының атауы, фирмалық атауы және көше мекенжайы. Қала, провинция және пошталық индекс бір жолға жазылады.
- Егер басқа елге хат жіберсеңіз, алушының мекен -жайының астына бөлек жолға елдің атын бас әріппен жазыңыз.
- Мүмкіндігінше белгілі бір адамға хат жазыңыз және оның атын «Мистер» немесе «Ана» сияқты сәйкес атаумен жазыңыз. Егер сіз алушының жынысын білмесеңіз, тақырыпты жазудың қажеті жоқ.
- Алушының толық мекенжайының астына бос жол қалдырыңыз.
6 -қадам. Хаттың негізгі бөлігін сыпайы сәлемдеуден бастаңыз
Әдетте сәлемдесу «Құрметті мырза» деп басталады, содан кейін алушының аты мен фамилиясы жазылады. Алушының фамилиясынан кейін үтір қойыңыз.
- Құттықтаулар солға реттелген түрде жазылады.
- Егер сіз алушының жынысын білмесеңіз, сіз алушыға толық аты -жөнімен хабарласа аласыз немесе алушының лауазымдық атағын жазып, фамилиясын жаза аласыз.
- Сәлемдесуден кейін бос жол қалдырыңыз.
Қадам 7. Қажет болса, тақырып жолын жазыңыз
Тақырып жолын сәлемдеменің астына бас әріппен жазыңыз, солға реттелген.
- Тақырып жолын қысқа, бірақ сипаттамалы етіп сақтаңыз. Бір ғана жолдан тұруға тырысыңыз.
- Айта кету керек, бұл дәстүрлі емес және оны жиі қолдануға болмайды.
- Егер сіз сілтеме жолын қосқан болсаңыз, тақырып жолын қоспаңыз.
- Егер тақырып жолын қоссаңыз, тақырып жолынан кейін бос жол қалдырыңыз.
Қадам 8. Хаттың негізгі бөлігін хаттың мақсатын түсіндіретін қысқаша кіріспеден бастаңыз
Хаттың абзацтары солға қарай жазылады, бірақ әр абзацтың басы шегініспен жазылады.
Қадам 9. Әріптің ұзын мәтіні бар кіріспе сөзді орындаңыз
Бұл бөлімде хаттың мақсаты түсіндірілуі керек, сонымен қатар хатта жазылғандардың барлығын қорытындылайтын қорытынды болуы керек.
Хаттың мәтінін қысқаша жазыңыз. Әр абзац бір интервалмен, бірақ әр абзац арасында және соңғы абзацтан кейін бір бос жол қалдырыңыз
Қадам 10. Хатты сыпайы жабылу сәлемімен аяқтаңыз
Сыпайы жабылу сәлемдемелерінің мысалдары: «Шын жүректен», «Сәлемдесу» немесе «Рахмет». Сәлемдесуді солға туралап, үтірмен жазуды ұмытпаңыз.
Қорытынды құттықтаудың бірінші сөзінің бірінші әрпі ғана бас әріппен жазылады
11 -қадам. Сіздің атыңызбен соңғы құттықтауды орындаңыз
Алайда, толық атыңызды жазбас бұрын, сәлемдесудің астына үш бос жолды қалдырыңыз, одан кейін төмендегі жолда сіздің лауазымыңыздың атауы.
Қадам 12. Хаттың соңындағы қосымшаларды тізімдеңіз
Егер сіз тіркемені тіркеп жүрсеңіз, атыңыздың және атыңыздың астына бір жолда «Қоршаулар» / «Тіркеме» деп жазыңыз және әріпке енгізілген қосымшаларды жазыңыз.
- Назар аударыңыз, егер сізде тіркемелер болмаса, бұл міндетті емес.
- Қосымшалар солға реттелген және бір интервалмен орналастырылған.
Қадам 13. Қажет болса, машинисттің инициалдарын енгізіңіз
Егер басқа біреу хатты теріп жатса және сіз диктант жазсаңыз, хаттың төменгі жағындағы машинисттің аты мен тегін, қосымшаның астына бір жолды жазыңыз.
Қадам 14. Басып шығарғаннан кейін хатқа қол қойыңыз
Қатысу хаты мен атыңыздың арасына қаламмен қол қойыңыз. Қаламмен хатқа қол қою алушыға осы хатты жіберуге уақыт бөліп жатқаныңызды және бұл маңызды екенін көрсетеді.
2 -ші әдіс 4: жақын досқа немесе туысқа хатты пішімдеу (жеке хат)
Қадам 1. Күнді жазыңыз
Хаттың жазылған күнін немесе хаттың аяқталған күнін хаттың жоғарғы оң жағына қосыңыз.
- Күнді «ай-күн-жыл» форматында жазыңыз. Айды әріптермен жазу әдетте стандартты формат болып табылады, бірақ хаттың бұл түрі үшін барлық күнді сандармен жазуға болады.
- Күні тура реттелген түрде жазылады.
Қадам 2. Достық сәлемдесуді жазыңыз
«Қымбатты» сәлемдесу әлі де ең жиі қолданылатын сәлемдесу болып табылады, бірақ алушымен қарым -қатынасыңызға байланысты сіз алушының атын ешқандай формальды түрде жаза аласыз.
- Сәлемдесу солға қарай жазылады және үтірмен жазылады.
- Досыңызға немесе әріптесіңізге хат жазғанда, әдетте олардың атын ғана жаза аласыз. Мысалы: «Құрметті Джейн».
- Одан да жеке хат үшін сіз «Қымбатты» сөзін «Сәлем», «Сәлем» немесе «Эй» сияқты кездейсоқ құттықтаумен ауыстырғыңыз келуі мүмкін.
- Егер сіз ата -анаңызға немесе шынымен құрметтеу керек адамға жазсаңыз, алушының жеке атауы мен фамилиясын қосыңыз. Мысалы: «Құрметті ханым Робертс»
- Сәлемдесу мен хаттың негізгі мәтіні арасында бос жол қалдырыңыз.
3 -қадам. Хаттың негізгі мәтініне кіріспе, негізгі мәтін/қорытынды мен қорытынды жазыңыз
Кіріспе мен қорытынды әрқайсысы бір ғана абзацтан тұруы керек, бірақ әдетте хаттың мәтіні әлдеқайда ұзағырақ.
- Хаттың негізгі мәтіні солға реттелген, бірақ әр абзацтың бірінші жолында шегініс бар.
- Хаттың барлық негізгі мәтіні бір интервалдан тұрады. Сіз әдетте параграфтар арасында абзацтарды жеке хатта қалдырмайсыз, бірақ егер бұл сіздің хатыңызды оқуды жеңілдетсе.
- Негізгі мәтінді соңғы құттықтаудан ажырату үшін негізгі мәтіннің соңғы сөйлемінен кейін бос жол қалдырыңыз.
Қадам 4. Сәйкес соңғы сәлемдесу арқылы жабыңыз
«Құрметпен» әлі де жиі қолданылады, тіпті жеке хаттар үшін де. Егер хат жеткілікті кездейсоқ болса, онда сіз сәл сәлемдесуді қоса аласыз. «Кейін кездескенше!» Сияқты нәрсені қолданып көріңіз. немесе «Кейін кездескенше!» егер сіз жақын досыңызға жазсаңыз.
- Сәлемдесу аяқталғаннан кейін үтір қойыңыз, бірақ одан кейін атыңызды енгізбеңіз.
- Қорытынды құттықтау әріп басына параллель жазылады.
5 -қадам. Хатыңызға қол қойыңыз
Хатқа соңғы сәлемдесудің астына қол қойыңыз. Әдетте сіздің атыңыз принтерде емес, қолмен жазылады.
Егер сіз әдетте хат алушымен бір -біріңіздің есімдеріңізді атайтын болсаңыз, онда сіз өзіңіздің атыңызды жазып, оны аяқтай аласыз. Алайда, егер сіздің атыңыздан алушы сіздің кім екеніңізді білмесе, фамилияңызды енгізгеніңізге көз жеткізіңіз
3 -ші әдіс 4: Ресми немесе іскери электрондық поштаны пішімдеу
Қадам 1. Электрондық поштаның мақсатының қысқаша, бірақ нақты сипаттамасын жазудан бастаңыз
Бұл сипаттама электрондық поштаның негізгі бөлігінде емес, сіздің электрондық поштаңыздың тақырыбында орналасқан.
Егер сіздің электрондық поштаңызды алушы күткен болса, бұл сипаттама тек талқыланып жатқан тақырыпқа сілтеме болуы мүмкін. Егер бұл электрондық пошта күтілмесе, сипаттаманы жазу сәл қиын болуы мүмкін. Сипаттаманы жазудың мақсаты - оқырмандар сіздің электрондық поштаңызды ашып, оқыған кезде сіздің электрондық поштаңыздың не екенін болжай алады. Бұл сипаттама оқырмандарды сіздің электрондық поштаны ашуға және оқуға ынталандыруы керек дегенді білдіреді
Қадам 2. Ресми сәлемдесу арқылы электрондық хат жазуды бастаңыз
Ол әдетте «Құрметті» деп басталады және одан кейін электрондық поштаны алушының немесе сіз жіберіп отырған компанияның ресми атауы болады.
- Мүмкін болса, хатты белгілі бір алушыға жіберіңіз. Анонимді алушыларға хат жіберуден аулақ болыңыз. «Кімге қатысты болуы мүмкін» дегенді басқа нұсқа болмаса ғана қолданыңыз.
- Шындығында, сәлемдеуден кейін қолданылатын ең қолайлы тыныс белгісі әлі де қос нүкте болып табылады. Алайда, қазіргі кезде адамдардың көпшілігі сәлемдесуден кейін үтірді ресми хаттарды жазуда қолданады.
- Егер сіз алушыны «мама» немесе «әке» деп құттықтауды білмесеңіз, алушының толық атын жазыңыз.
- Ресми сәлемдеуден кейін бос жолды қалдырыңыз.
Қадам 3. Хаттың негізгі мәтінін қысқа, бірақ мазмұнды етіп жазыңыз
Кез келген хат түрі сияқты, негізгі мәтін кіріспе, негізгі бөлім мен қорытындыдан тұруы керек. Барлық бөліктерді, соның ішінде дене бөліктерін мүмкіндігінше қысқа және дәл ұстаңыз.
- Негізгі мәтін солға реттелген.
- Әр абзацтың басына шегініс қажет емес.
- Негізгі мәтін бір интервалды, бірақ әр абзац арасында және соңғы абзацтан кейін бос жол қалдырыңыз.
Қадам 4. Сыпайы жабылу сәлемін қолданыңыз
Хатыңыздың негізгі мәтінінің соңына «Құрметпен» немесе басқа да сыпайы сәлемдесу сөзін енгізіңіз және оны үтірмен орындаңыз.
- Сәлемдесуді солға қарай жазуды ұмытпаңыз және сәлемдесудің бірінші сөзінің бірінші әрпі бас әріппен жазылады.
- Басқа ресми жабылу құттықтауларына «Рахмет», «Сәлемдесу» және «Сәлемдесу» жатады.
Қадам 5. Қорытынды сәлемдеменің астына өз атыңызды енгізіңіз
Қағазға жазылған/басылған хаттардан айырмашылығы, сіз электрондық поштаңызға қаламмен қол қоя алмайсыз.
Сіздің атыңыз реттелген
Қадам 6. Байланыс ақпаратын төменгі жағына жазыңыз
Атыңыздан кейін бос жолды қалдырыңыз, содан кейін физикалық мекен -жайыңызды, телефон нөміріңізді, электрондық пошта мекен -жайыңызды, егер бар болса веб -сайтыңызды немесе блогыңызды енгізіңіз.
Барлық ақпарат солға реттелген және бір интервалмен жазылады. Әрбір байланыс ақпараты бөлек жолға жазылады
4 -ші әдіс 4: Достар үшін электрондық поштаны пішімдеу
Қадам 1. Электрондық пошта тақырыбы бөліміне электрондық пошта тақырыбының қысқаша, бірақ нақты сипаттамасын жазудан бастаңыз
Бұл сипаттама алушыларға электрондық поштаны ашпас бұрын оның тақырыбын бірден білуге мүмкіндік береді және оларға сіздің электрондық поштаңыздың не туралы екенін болжау үшін жеткілікті ақпарат береді.
Қадам 2. Электрондық поштаның мәтін бөліміне сыпайы сәлемдесу немесе сәлемдесуді бастаңыз
Сіз өзіңізге ұнайтын кез келген сәлемдесуді жаза аласыз, мысалы, «Қымбаттым». Бұл әрекетті алушының атымен орындаңыз.
- Сәлемдесу солға реттелген түрде жазылады.
- Егер сіз жақын досыңызға хат жазып жатсаңыз, сәлемдесуді мүлде тастап кете аласыз және олардың есімінен бастап үтірмен бастай аласыз.
- Құттықтау хат пен электрондық пошта мәтінінің арасында бос жол қалдырыңыз.
Қадам 3. Электрондық поштаның мәтінін енгізіңіз
Хаттардың барлық түрлері сияқты, сіздің электрондық поштаңызда кіріспе, негізгі бөлім және қорытынды болуы керек. Алайда, егер сіз жақын досыңызға хат жазсаңыз, форматтың бұл түрі қажет болмауы мүмкін.
Қадам 4. Электрондық поштаны соңғы сәлемдесу арқылы аяқтаңыз
Досыңызға арналған электрондық поштаны жапқан кезде, сәлемдесу ресми түрде болуы міндетті емес, бірақ бұл сіздің электрондық поштаңыздың аяқталуының белгісі болуы керек.
Егер сіз өте жақын досыңызға хат жазсаңыз, кейде сәлемдесудің орнына электрондық поштаны атыңызбен аяқтаған дұрыс
Кеңестер
- Айта кету керек, АҚШ -тағы ресми хаттар мен Ұлыбританиядағы (Ұлыбритания) ресми хаттардың арасында шамалы айырмашылықтар бар. Ұлыбританияда қайтару мекенжайы мен күні дұрыс реттелген және егер бар болса, тақырып жолы ортасында орналасқан. Сонымен қатар, күн «күн-ай-жыл» форматында жазылады, ал үтір сәлемдеуден кейін қос нүкте емес, жазылады.
- Егер сізге мұнда сипатталған пішім ұнамаса, оны кейде блок пішімі деп те атайды, сонымен қатар өзгертілген блок пішімі мен жартылай блок пішімін қолдануға болады. Бұл форматтар негізінен бірдей ақпаратты қамтиды және тек орналасуы әр түрлі.
