Кәсіби жетістікке жетуде кәсіби болу қабілеті маңызды рөл атқарады. Барлық қызметкерлер дерлік компаниядағы лауазымына қарамастан телефон қоңырауларына жауап беруі керек. Қоңырау шалушыларға өздерін жайлы сезіну үшін жағымды әсер ету үшін жақсы қоңырау шалуды үйреніңіз және қойылған сұрақтарға жауап беруге дайын болыңыз.
Қадам
2 бөлімнің 1 бөлігі: телефон қоңырауларын қабылдау
Қадам 1. Телефонды тезірек алыңыз
Кеңсе телефоны шырылдаған кезде, қоңырау шалушыны күту әдепті емес. Үшінші қоңырауға дейін бірден телефонды алып, қоңырау шалушыға сәлем айтыңыз.
Қадам 2. Тұтқаны бетіңіздің алдында ұстаңыз
Сіз бірден сөйлескіңіз келуі мүмкін, бірақ алдымен телефондағы ресивер сіздің алдыңызда екеніне көз жеткізіңіз. Қабылдағыш дұрыс жағдайда болғанда сөйлеңіз, осылайша қоңырау шалушы толық ақпаратты алады.
Қадам 3. Сөйлемес бұрын терең тыныс алыңыз
Телефонды бет алдыңызға қойғаннан кейін, сәлем айтпас бұрын, өзіңізді тыныштандырып, ойыңызды шоғырландыру үшін терең тыныс алыңыз. Осылайша сіз шоғырлану кезінде тыныш сөйлесе аласыз.
Қадам 4. Компанияның атауын және атауын айтыңыз
Бұл әдіс қоңырау шалушыға қоңырау шалғысы келетін компанияға қосылғанын айтады. Сондықтан сіздің компания атыңызды және сіздің атыңызды білетініне көз жеткізіңіз. Алдымен компанияның атауын көрсетіңіз. Сіз қоңырау шалған кезде айтқыңыз келетін сөздерді жаза аласыз, сондықтан телефон шырылдаған кезде не айту керектігін ойламайсыз. Мәтін сіз жұмыс істейтін жағдай мен жағдайға бейімделуі мүмкін.
- Егер сіз ресепшн болып жұмыс жасасаңыз, компания туралы толық ақпарат беріңіз, себебі қоңырау шалушы үшін сізге қажет нәрсені алуға болады. Мысалы, қоңырау шалушыға «Қайырлы таң/түстен кейін/кеш. WikiHow штаб -пәтері осында. Мен Никитаға көмектесу үшін осындамын» деп сәлемдеңіз. Бұл ақпарат арқылы қоңырау шалушы сіздің компанияның атын және сіздің атыңызды біледі, сондықтан ол сөйлесуді жалғастыруға ыңғайлы болады. Егер сіз жеке хатшы болсаңыз, жұмыс берушінің атын көрсетіңіз (мысалы, «Миллер мырзаның кеңсесі осында. Мен Никита.»), Себебі қоңырау шалушы сіздің бастығыңызбен байланысқысы келеді.
- Егер сіз белгілі бір бөлімнің мүшесі болсаңыз, оған өзекті сұрақтарды қоя алатындай етіп өз позицияңызды хабарлаңыз, мысалы: «Қайырлы таң. Мен Есика бөліміндемін». Осылайша, қоңырау шалушы оның бөлімге және қоңырау шалатын адамға қосылғанын немесе басқа біреумен сөйлесу қажет екенін біледі.
Қадам 5. Телефонның жанында кеңсе тауарлары мен ноутбук дайындаңыз
Осылайша, егер қоңырау шалушы хабарлама қалдырғысы келсе немесе ақпарат бергісі келсе, сіз бірден ескертулер жасай аласыз. Оны күтпеңіз, себебі сізге қағаз мен қалам қажет болады.
2 бөлімнің 2 бөлігі: телефонмен сөйлесу
Қадам 1. Сөйлескенде жымиыңыз
Сіз ренжіген болсаңыз да, жалған күлімсіреу сіздің дауысыңызды қоңырау шалушыға жағымды етеді. Бұл әдіс мәжбүр болса да, көңіл -күйді жақсарта алады.
Қадам 2. Таза және кәсіби түрде сөйлеңіз
Кәсіби ортада жұмыс жасағанда, сіз және қоңырау шалушы анық және тура сөйлесе алатындығына көз жеткізіңіз. Баяу қарқынмен сөйлеңіз және әр сөзді анық артикуляциямен айтыңыз, сонда сіз берген ақпаратты қоңырау шалушы түсінеді.
- Стандартты емес сөздерді айтпаңыз, мысалы, «жоқ», «жұту» немесе «жоқ». Екі жақ та айтылған нәрсені жақсы түсінуі үшін әр сөзді «иә» немесе «жоқ» сияқты анық айтыңыз. Қажет болған жағдайда «рахмет» және «қош келдіңіз» деп сыпайы болыңыз.
- Егер сізге сандар немесе әріптермен бөлісу қажет болса, мысалы, атау немесе телефон нөмірін беру, фонетикалық алфавитті (сөйлеу дыбыстарын айту) үйреніңіз. Осылайша, сіз В және П әріптері сияқты дыбысталуы бірдей әріптерді айтқаныңызда, қоңырау шалушылар шатаспайды, Будидің атын жазғанда, «Балин сөзінің В» сөзін түсіндіріп, В әрпін айтыңыз.
Қадам 3. Қоңырау шалушыларды кәсіби түрде қарсы алыңыз
Қоңырау шалушыға атымен сәлем берудің орнына, олардың есімін айтпас бұрын «әке» немесе «ана» деп айтқаныңызға көз жеткізіңіз, мысалы, «Джон мырза», әсіресе егер сіз қоңырау шалушыны жеке білмесеңіз. Есімді есте сақтауға тырысыңыз және оны әңгіме барысында айтыңыз.
Ұмытпау үшін қоңырау шалушының атын жазған соң, оның атын жазыңыз
Қадам 4. Қажет болса, қоңырау шалушыларды басқа адамдармен қосыңыз
Компанияға немесе кеңсеге қоңырау шалатын адамға әдетте көмек қажет, себебі олар ақпарат іздейді немесе проблемаға тап болады. Егер сіз сұраққа жауап бере алмасаңыз немесе шешім таба алмасаңыз, ол көмектесетін адаммен сөйлескісі келетінін сұраңыз. Бұл қадам қоңырау шалушыға қамқорлық жасайтындығыңызды және мәселені тез шешуге көмектескіңіз келетінін көрсетеді.
- Кеңсе телефондары әдетте жүйені қоңырауларды тасымалдау үшін пайдаланады. Сіздің кеңседегі телефондардың ауысуға болатынын біліңіз және олардың қалай жұмыс істейтінін біліңіз. Егер олай болмаса, сізге қоңырау шалу керек адамның телефон нөмірін біліп, оны қоңырау шалушыға жіберіңіз.
- Қоңырау шалушыдан оны басқа біреуге қосуға болатынын сыпайы түрде сұраңыз. Мысалы, «Кешіріңіз, мен сіздің сұрағыңызға жауап бере алмаймын. Пак Бамбангпен тікелей сөйлесу үшін телефон желісін ауыстырсам қалай болады? Ол шешімді ұсына алады». Телефон желісін бермес бұрын қоңырау шалушының келісетініне көз жеткізіңіз.
- Егер көмек көрсете алатын адам кеңседе болмаса, қоңырау шалушы хабарлама қалдырғысы келетінін сұраңыз. Хабарды білікті адамдарға жеткізуді ұмытпаңыз.
Қадам 5. Әңгімені кәсіби түрде аяқтаңыз
«Рақмет» немесе «Қайырлы таң/түстен кейін/кеш» деп айту - бұл қоңырау шалушыға әңгіме аяқталғанын және телефонды қоя алатынын хабарлау әдісі. Әңгіме әлі де жалғасуда ма, жоқ па деп шатастырмаңыз.
Қоңырау шалушының телефон тұтқасын қоятынын күтіңіз. Егер сіз телефон қоңырауын қабылдайтын болсаңыз, қоңырау шалушы айтқысы келгеннің бәрін олар аяқталғанша айтсын. Сіз дөрекі сөйлесуіңіз мүмкін, егер ол сөйлемей қалса, телефонды қоясыз
Кеңестер
- Жұмыс кезінде жеке телефон қоңырауларын қабылдамаңыз. Сіз кеңседе жұмыс үшін, достарыңызбен сөйлесуге емес. Егер сіз досыңызбен сөйлескіңіз немесе жазғыңыз келсе, оны түскі үзіліс немесе жұмыс уақыты аяқталғанша кейінге қалдырыңыз.
- Алаяқтықтан аулақ болыңыз. Қоңырау шалушыға қамқорлық сезіну үшін, аяқталмаған жұмысты кейінге қалдырып, қоңырау шалушыға назар аударыңыз. Сұрақтарға жауап беру немесе көмек көрсету үшін алаңдамаңыз немесе тым бос болып көрінбеңіз.
- Телефонмен сөйлесу кезінде тамақ ішкенде, сағыз шайнағанда сөйлемеңіз, себебі сіздің сөйлеуіңізді түсіну қиын болады және қоңырау шалушы өзін бағаламайды.
- Қоңырау шалушы шағым түсірсе де немесе дөрекі болса да, эмпатияны көрсетіңіз, сабырлы болыңыз және кәсіби жауап беріңіз.
