Электрондық поштаның танымалдығы хаттардың рөліне жеңіл, арзан және жылдам балама ретінде өскен сайын, үйлену тойларына, туған күнді тойлауға, тіпті осы әлеуметтік медиа арқылы жіберілетін әлеуметтік жиындарға шақырулар саны да артады. Әдетте шақырылғандар RSVP жүйесімен электрондық поштаны жіберіп, шараға қатыса алатын қонақтардың санын өлшейді. Өкінішке орай, RSVP жүйесі Индонезияда онша танымал емес, сондықтан сізге жауап беру қиын болады. Уайымдама! Бұл мақалада жауап берудің дұрыс жолы мен уақытын анықтауға, дұрыс жауап беруге және шақырылушы сіздің жауабыңызды алғанын немесе қабылдамағанын тексеруге қатысты әр түрлі кеңестер бар.
Қадам
3 бөлімнің 1 бөлігі: Жауап берудің дұрыс жолы мен уақытын анықтау
Қадам 1. Шешім қабылдаңыз
Бірінші қадам - шақыруда көрсетілген шараға қатысу немесе қатыспау туралы шешім қабылдау. RSVP электрондық поштасын алғаннан кейін бұл туралы ойланыңыз.
- Іс -шара өтетін орын туралы ойланыңыз және қаладан тыс жерге саяхаттау қажет пе, жоқ па, соны қарастырыңыз. Мысалы, қала сыртында өтетін іс -шараға қатысу үшін, әрине, ұшақ билетін алу үшін көп ақша жұмсау керек, иә?
- Оқиға кезінде басқа шараға қатысудың қажеті жоқ екеніне көз жеткізіңіз.
- Сіздің серіктесіңіз бен жақын туыстарыңыз да қатыса алатынына көз жеткізіңіз. Есіңізде болсын, сізге жақын адамдардың болуы сіздің шешім қабылдау процесіне әсер етеді.
Қадам 2. Оқиға сипатын анықтаңыз
Шынында да, әр түрлі оқиғалардың сипаты әр түрлі реңктер мен формальдылық деңгейлерін қажет етеді. Сондықтан, қажетсіз қателердің пайда болуын болдырмау үшін жауап жібермес бұрын, алдымен оқиғаның сипатын түсіну қажет.
- Егер оқиға бейресми болса, мысалы, көршінің үйінде барбекюге шақыру болса, сізге әдетте бейресми жауап беру қажет болады. Сонымен қатар, сізге жауап беру уақыты қысқарады.
- Егер оқиға ресми түрде болса, мысалы, үйлену тойына, туған күніне немесе басқа да маңызды мерекеге шақыру, сіз әдетте ресми түрде жауап беруіңіз керек.
Қадам 3. Тиімді жауап беріңіз
Оқиғаның егжей -тегжейін оқып, шешім қабылдағаннан кейін бірден тиімді жауап беріңіз. Басқаша айтқанда, сіз берген жауап арқылы шақыруды орындағаныңызды немесе орындамайтындығыңызды растаңыз.
- Шақырушы ұсынған RSVP күнін оқыңыз. Есіңізде болсын, сіз белгіленген мерзімге дейін жауап беруіңіз керек!
- Мүмкіндігінше тезірек жауап беріңіз. Шақырушы сізге жауап беруге бір -екі ай уақыт берсе де, бұл сізге жауап беру үшін тоқтап қалу керек дегенді білдірмейді! Оның орнына шақыруды қабылдау немесе қабылдамау туралы шешім қабылдағаннан кейін бірден жауап беріңіз.
3 -тің 2 -бөлігі: Жауаптарды дайындау
Қадам 1. Электрондық поштаның тақырыбын көрсетіңіз
Қалай және қашан жауап беру керектігін анықтағаннан кейін, хабарды құрылымдаңыз. Бастау үшін электрондық поштаға сіздің жауабыңызды көрсететін және оқиғаның сипатына сәйкес келетін тақырыпты енгізіңіз.
- Ресми шақырулар үшін формалды сөйлемдерді қолданыңыз. Мысалы, «Роджер мен Анна 11 мамырдағы бал мен кешкі асқа шақырудан бас тартады» деп жазыңыз.
- Бейресми шақырулар үшін, мысалы, сіздің күрделі көршілеріңізге қатырылған шақырулар үшін, «11-ші барбекюге келуге болмайды» деп жазыңыз.
Қадам 2. Сәлемдесуді қосыңыз
Электрондық поштаны дұрыс сәлемдесу арқылы ашу маңызды, себебі бұл сәлемдесу сіздің жауап беру тонусын орнатады. Сонымен қатар, дұрыс сәлемдесу сіздің шақырылушыға деген сезімдеріңіз бен көзқарастарыңызды көрсетеді.
- Сәйкес сәлемдесудің кейбір мысалдары: «Кімге», «Менің ең жақын досыма» немесе «Қайырлы таң/түстен кейін/кешке/кешке» сияқты қарапайым сәлемдесу.
- Бейресми оқиғалар үшін «Джон мен Марсиге» сияқты қысқа және қарапайым сәлемдесуді айт.
3 -қадам. Электрондық поштаның негізгі бөлігіне хабарлама жазыңыз
Электрондық поштаның негізгі бөлігінде жазылған хабарлама сіздің жауабыңыздың ең маңызды бөлігі болуы мүмкін, әсіресе ол сіздің жауабыңызды аяқтайды және оқиғаның сипатын көрсетеді. Шақыруды қабылдау немесе қабылдамау үшін қолдануға болатын сөйлемдердің кейбір мысалдары:
- Мұндай шақыруға бейресми жауап беріңіз. Мысалы, «Барбекю шақыруына рахмет, Том. Өкінішке орай, біз қатыса алмадық, себебі біз сол күні қала сыртында болуымыз керек еді ».
- Мұндай сипаттағы шақыруға ресми жауап беріңіз. Мысалы, «Хиггинсондар 2019 жылдың 5 қарашасында Джош пен Белинда үйлену тойына шақыру алды». Тағы бір мысал: «Джон мен Сара Эпплби Марта Родригестің туған күніне шақыруыңызды қабылдауға қуанышты».
- Ресми түрде бас тарту үкімінің мысалы: «Паркер отбасы 2019 жылдың 5 қарашасында Джош пен Белинда үйлену тойына келе алмады».
Қадам 4. Қорытынды құттықтау сөзін жазып, өз атыңызды енгізіңіз
Хабарламаны жазғаннан кейін жауапты тиісті сәлемдемемен аяқтаңыз. Шындығында, сәлемдесу - бұл жай ғана формальдылық емес, сонымен бірге ол адаммен қарым -қатынас түрін және оларға деген көзқарасыңызды білдіруі мүмкін.
- «Сәлемдесу» немесе «Рахмет» сияқты ресми жабылу сәлемін таңдаңыз.
- «Сәлемдесу» немесе «Сәлемдесу» сияқты бейресми жабылу сәлемін таңдаңыз.
- Сіздің жауабыңызға соңғы сәлемдемені сәйкестендіріңіз. Мысалы, егер сіз шақырудан бас тартсаңыз, «Өкінішпен» деп жазыңыз немесе шақыруды қабылдайтын болсаңыз «Рахмет» деп жазыңыз.
- Хаттың соңына өз атыңызды жазыңыз. Бейресми оқиғалар үшін өзіңіздің және басқа шақырылған адамдардың лақап атын жазыңыз. Алайда, ресми шара үшін өзіңіздің және басқа шақырылған қонақтардың толық атын жазған дұрыс. Егер сіз және шақырылған адам өте жақын қарым -қатынаста болсаңыз, жай ғана «Смит отбасы» деп жазыңыз.
3 -ші бөлімнің 3 -ші бөлігі: Автоматтандырылған электрондық хаттармен жұмыс және ықтимал ақауларды жою
Қадам 1. Электрондық поштада автоматты түйме болса, «қабылдамау» немесе «қабылдау» түймесін басыңыз
Бүгінде көптеген адамдар ресми шақырулар үшін электрондық пошта түрінде жіберілетін RSVP автоматтандырылған қызметін пайдалануға қызығушылық танытады. Сірә, RSVP автоматтандырылған электрондық поштасы үшінші тарап арқылы жіберілген және онда «қабылдамау немесе қабылдау» опциясы бар батырмасы бар.
- Егер сіз осындай хат алсаңыз, шақырылушыға жеке электрондық поштаны жіберудің қажеті жоқ.
- Шақыру қабылданғаннан немесе қабылданбағаннан кейін жауап үшінші тарапқа жіберіледі және шақырушыға жіберіледі.
- Автоматты электрондық пошта қызметтері көбінесе туған күн кештері, кездесулер, әлеуметтік кездесулер және т.б. сияқты жартылай ресми оқиғаларға қолданылады.
Қадам 2. Электрондық поштаның негізгі бөлігіндегі «қайтару түбіртегі» опциясын басыңыз
Мұны сіздің электрондық пошта провайдеріңіз сізге сұрақтың жауабын алғанын немесе ашқанын растайтын электрондық поштаны жіберуі үшін жасаңыз. Осылайша сіз хабарламаның жіберілгенін білесіз.
- Әр түрлі электрондық пошта провайдерлерінің «қайтару түбіртегі» опциясына қатысты әр түрлі саясаты болуы мүмкін екенін біліңіз.
- Кейбір электрондық пошта провайдерлері бұл опцияны да бермейді.
Қадам 3. Егер сіздің жоспарларыңыз өзгерсе, келесі электрондық поштаны жіберіңіз
Іс жүзінде, жоспарларды өзгерту - бұл сөзсіз мүмкіндік. Егер сізге бұрын қабылданған шақырудан бас тарту қажет болса немесе керісінше болса, өзгертушіге жауап ретінде тікелей шақырушыға жеткізгеніңізге көз жеткізіңіз.
- Егер сіз автоматтандырылған электрондық поштаның «Қабылдау» опциясын кездейсоқ бассаңыз, қатені мүдделі адамға жеке электрондық пошта арқылы түсіндіріңіз.
- Егер сіз бұрын алған шақырудан бас тартқыңыз келсе, бас тартуды шақырушыға тікелей жеткізіңіз. Мысалы, «RSVP өзгерістері» тақырыбындағы электрондық поштаны жіберіңіз: «Өкінішке орай, Сара екеуміз 14 -ші күні үйлену тойының 20 жылдығына қатыса алмадық. Жақын арада тағы да кездесеміз деп үміттенемін, жарайды! »
- Егер сіз бұрын бас тартқан шақыруды қабылдағыңыз келсе, өзгерістерді шақырушыға тікелей хабарлаңыз. Мысалы, «RSVP өзгерістері» тақырыбымен «Сәлеметсіз бе! Егер шақыру квотасы әлі де бар болса, мен сіздің іс -шараға қатысуға қуаныштымын» деп жазылған электрондық хат жіберіңіз.
- Жауаптағы өзгерістер туралы мүмкіндігінше тезірек хабарлау керек. Егер алдағы оқиға бейресми немесе жартылай ресми болса, сіз өзіңіздің жауабыңызды біраз уақыт бұрын өзгерткен боларсыз. Алайда, егер іс -шара ресми түрде болса (мысалы, үйлену тойы), жауапқа өзгерістер алдын ала, кем дегенде бір ай бұрын енгізілуі керек.
