Жаднамалар әдетте белгілі бір ақпаратты адамдар тобына жеткізу үшін қолданылады, мысалы, әрекеттер, саясат немесе қолда бар ресурстар туралы және олардан әрекет етуін сұрау үшін. «Меморандум» сөзі есте сақтау немесе назар аудару қажет нәрсені білдіреді. Сіз бұл кеңестерді зерттей отырып, жақсы, түсінікті мемо жаза аласыз.
Қадам
4 -ші бөліктің 1 -ші бөлімі: Memo Heads жазу
Қадам 1. Жазбаны жазу үшін қағаздың жоғарғы жағына «MEMORRANDUM» теріңіз
Біріншіден, бұл құжат меморандум екенін түсіндіріңіз. Қағаздың жоғарғы шетінен 3 см қашықтықта «MEMORDUM» сөзін бірінші әріп ретінде қалың әріптермен жазыңыз. Бұл сөзді үлкен әріптің ортасына немесе сол жағына қоюға болады.
Келесі жолды жазар алдында екі бос жолды өткізіп жіберіңіз
2 -қадам. Жазбаны алушының атын дұрыс жазыңыз
Жазба іскерлік қарым -қатынастың ресми құралы болғандықтан, алушы да ресми түрде тізімделуі керек. Жазбаны алушының толық аты мен атауын жазыңыз.
Егер бұл жадынама барлық қызметкерлерге арналса, «Кімге: Барлық қызметкерлерге» деп жазыңыз
3 -қадам. «CC» жолына басқа алушыларды да жазыңыз
«CC» сызығы (ол «Сыпайылық көшірмесі» дегенді білдіреді) жазбаның көшірмесін алатын адамның немесе адамдардың атын жазуға арналған, бұл жазбаны кім жіберетінін емес. «CC» жолында көрсетілген атау - бұл жазбада сипатталған саясат немесе мәселе туралы хабарлануы тиіс тарап.
Қадам 4. «Кімнен» жолына өз атыңызды жазыңыз
Жазбаның тақырыбында автор мен жіберушінің аты -жөні болуы керек. Осы жолға толық аты -жөніңіз бен атыңызды жазыңыз.
Қадам 5. Күнді енгізіңіз
Пішіннің дайындалған күнін, күнін, айын, жылын толық жазыңыз. Мысалы: «Күні: 9 желтоқсан 2015 жыл» немесе «12/9/2015».
Қадам 6. Ескертпенің тақырыбын анықтаңыз және оны «туралы» тақырыбымен бөлек жол ретінде жазыңыз
Жазбаның тақырыбы сізге жазбада не талқыланатыны туралы түсінік береді. Нақты, бірақ қысқа тақырыпты таңдаңыз.
Мысалы, «Құмырсқаларды» тақырып ретінде жазудың орнына неғұрлым нақты нәрсені таңдаңыз, мысалы: «Офистегі құмырсқалар мәселесі»
Қадам 7. Жад тақырыбының форматын жақсы біліңіз
Жазба тақырыбы сол жақ жоғарғы жағында болуы керек. Сіз «Кімге:», «Кімнен:», «Күні:» және «туралы:» сөздері үшін үлкен немесе кіші әріптерді қолдана аласыз.
-
Жазба тақырыбы келесі мысалға ұқсас болады:
Кімге: алушының аты -жөні
Кімнен: Сіздің атыңыз бен лауазымыңыз
Күні: жазбаны жазу күні
Тақырып: Жазбада қамтылған тақырыптар (маңызды деп санайтын нәрселер үшін қалың немесе белгілі бір түсті пайдаланыңыз).
- Ескертпе тақырыбын жазғанда, оны ұқыпты етіп көрсету үшін қос нүктеден кейін бос орын қойыңыз.
- Ескертпе тақырыбын жазуды аяқтағаннан кейін, жазбаның негізгі бөлігін меморандумнан ажырату үшін жазбаны жалғастыруды бастамас бұрын жолды өткізіп жіберіңіз.
4 -тің 2 -бөлігі: Ескертпе мәтінін жазу
Қадам 1. Жазбаны алатын аудиторияны қарастырыңыз
Адамдардың оқуға және жауап беруге қызығушылығын тудыратын жадынама жазу үшін сіз оны оқитын аудиторияға сүйене отырып, жазбаның негізгі бөлігінде түсіндіру стилін, ұзақтығын және формалдылығын анықтауыңыз керек. Ол үшін сіз бұл жазбаны кім алатынын және оқитынын білуіңіз керек.
- Жазбаны алушының басымдықтары мен алаңдаушылығы неде екенін біліңіз.
- Ескертпе оқырмандар қоятын сұрақтарды алдын ала білуге тырысыңыз. Оқырманға әсер етуі мүмкін кейбір мысалдар, дәлелдер немесе басқа ақпарат беру арқылы түсініктемені қолданыңыз.
- Жазбаны оқитын аудиторияны ескере отырып, сіз жазбадағы дұрыс ақпаратты немесе пікірді жеткізе аласыз.
Қадам 2. Ресми сәлемдесуді жасамаңыз
Жазбаны «Құрметті Анвар мырза» сияқты құттықтаудан бастаудың қажеті жоқ. Оның орнына, сіз ашқыңыз келетін тақырыпты түсіндіру үшін жай сөйлем жазыңыз.
Қадам 3. Бірінші абзацта мәселені немесе мәселені айтыңыз
Қажетті әрекеттің астарын қысқаша сипаттаңыз. Диссертациялық мәлімдеме берудегідей, тақырыпты түсіндіріңіз және бұл әрекеттің маңыздылығын түсіндіріңіз. Сіз бұл кіріспе сөйлемді реферат немесе жадынама ретінде пайдалана аласыз.
Жалпы нұсқаулық ретінде ашылатын бөлім бір абзацта жазылуы керек
4 -қадам. Мысалы, жазбаның басында сіз жаза аласыз:
«2016 жылдың 1 қаңтарынан бастап PT XYZ денсаулық сақтаудың жаңа саясатын енгізеді. Барлық қызметкерлер мен олардың отбасы мүшелері ай сайын BPJS 1 дәрежелі сауықтыру жәрдемақысын алады ».
Қадам 5. Жазбада көтерген мәселенің контекстін сипаттаңыз
Оқырмандар сіз ұсынып отырған мәселенің астары туралы ақпарат қажет болуы мүмкін. Мәтінмәтінді қысқаша түсіндіріп, тек маңызды нәрсені айтыңыз.
Қажет болса, бұл саясатты неге қолданғыңыз келетінін түсіндіретін жадынама жазуды жалғастырыңыз. Мысалы, жазыңыз: «Үкімет әрбір компания қызметкерлерді және олардың отбасы мүшелерін BPJS Kesehatan қатысушылары ретінде тіркеуге міндетті деген ереже шығарды»
Қадам 6. Талқылау бөлімінде түсініктеме беру арқылы өз жоспарыңызды қолданыңыз
Сіз жасайтын әрекетті қысқаша сипаттаңыз. Ұсынысты қолдау үшін дәлелдер мен логикалық себептерді келтіріңіз. Ең маңызды ақпаратты жеткізуден бастаңыз, содан кейін нақты немесе растайтын фактілерді беріңіз. Оқырман сіз ұсынған әрекеттен қандай пайда көретінін немесе егер бұл әрекет жасалмаса қандай зиян келтіретінін айтыңыз.
- Егер сіз ұзақ жазба жасағыңыз келсе, сонымен қатар сәйкес және сенімді графиктерді, тізімдерді немесе диаграммаларды көрсетіңіз.
- Ұзақ жазбалар үшін сіз әр бөлімнің мазмұнын сипаттайтын қысқа тақырып бере аласыз. Мысалы, «Саясат» тақырыбын құрудың орнына «Барлық қызметкерлерге арналған жаңа саясат» деп жазыңыз. Жазбадағы маңызды нәрселерді оқырман бірден білуі үшін тақырыпты нақты және қысқа етіп жасаңыз.
Қадам 7. Оқырманға жасалатын әрекеттерді ұсыныңыз
Ескертпе арқылы сіз басқалардан белгілі бір мәселе бойынша әрекет етуін сұрайсыз, мейлі ол жаңа өнім туралы хабарландыру болсын, шығындар туралы есеп берудің жаңа саясаты немесе компания мәселені қалай шешетіні туралы мәлімдеме болсын. Қорытынды абзацта немесе сөйлемде қандай әрекет жасау керектігін түсіндіріңіз.
- Мысалы: «Барлық қызметкерлер 2016 жылдың 1 наурызынан бастап жаңа есеп жүйесін қолдануы тиіс» деп жазыңыз.
- Сондай -ақ, сіздің ұсынысыңызды растайтын дәлелдемелер беріңіз.
Қадам 8. Позитивті және қолдау көрсететін резюме беру арқылы жазбаны жабыңыз
Соңғы абзац мәселені шеше алатын келесі қадамды сипаттауы керек. Сондай -ақ ұйымдық ынтымақтастық туралы қолдау туралы хабарлаңыз.
- Сіз айта аласыз: «Мен бұл ұсынысты әрі қарай талқылап, біз өзара келіскен шешімді орындауға дайынмын».
- Немесе жазбаны былай жабуыңызға болады: «Біз өндірістік желіні қосу жоспарына өте қуаныштымыз. Біз бұл жоспар компанияны дамытады және біздің қызметіміздің үздіксіздігін қамтамасыз етеді деп ойлаймыз ».
- Жазбаны бір -екі сөйлеммен жабыңыз.
4 -тің 3 -бөлігі: жадынаманы аяқтау
Қадам 1. Жазбаның форматын жақсы біліңіз
Оқуды жеңілдету үшін стандартты жад форматын қолданыңыз. Ескертпені Times New Roman немесе Arial шрифтінде 12 см, солға, оңға және төменгі жиектерге 3 см етіп теріңіз.
Параграфтың солға реттелген пішімін қолданыңыз. Абзац соңындағы екі бос жолды өткізіп жіберіңіз және абзацтың басында бос орын қалдырудың қажеті жоқ
Қадам 2. Жазбаны тексеріңіз
Дұрыс, түсінікті, қысқа және сенімді екеніне көз жеткізу үшін жазбаны қайта оқып, өңдеңіз. Дұрыс жазу стилін қолданғаныңызға көз жеткізіңіз. Қажет емес ғылыми терминдерді немесе жаргонды жою.
- Емле, грамматика және талқылау қателері әлі де бар -жоғын білу үшін қайтадан тексеріңіз. Есімдерді, күндерді және сандарды жазуға назар аударыңыз.
- Сіздің жазбаңыздың жеткілікті қысқа екеніне көз жеткізіңіз және артық ақпаратты жойыңыз.
Қадам 3. Өз атыңыздың қасында инициализациялаңыз
Жазбаға қол қоюдың қажеті жоқ, бірақ оны өз атыңыздың жанындағы жазбаның басында шарикті қаламмен инициалдау қажет. Бастапқы нұсқау бұл жазбаны мақұлдағандығыңызды көрсетеді.
Қадам 4. Бланкісі бар қағазды қолданыңыз
Жазбалар үшін арнайы жасалған бланкпен басып шығарылатын немесе кәдімгі хат қағазын пайдаланатын хат қағаздары бар.
Егер сіз жазбаны компьютерде жасаған болсаңыз (және оны электронды пошта арқылы жіберген болсаңыз), компания логотипі мен байланыс ақпараты көрсетілген Word бағдарламасын қолдана отырып, жеке бланкіңізді жасаңыз. Келесі жазбаларды жіберу үшін осы жад үлгісін пайдаланыңыз
Қадам 5. Жазбаны қалай жіберу керектігін шешіңіз
Жазбаны таратудың ең жақсы әдісін таңдаңыз. Сіз оны басып шығарып, бөлісе аласыз немесе электрондық пошта арқылы жібере аласыз.
Жазбаларды электрондық пошта арқылы жіберу үшін сіз Word құжатындағы жазбаны HTML немесе PDF форматына түрлендіріп, электрондық пошта қосымшасы ретінде жібере аласыз
4/4 бөлігі: жад үлгілерін пайдалану
Қадам 1. Жазба үлгісін іздеңіз
Жазбаларды оларды нөлден құрудың орнына шаблондар арқылы жасауға болады. Ол үшін интернеттен жақсы жазбалар үлгілерін іздеңіз, мысалы, Microsoft Word. Қолданылатын форматтар әдетте бірдей, бірақ қаріп өлшемі, ұзындығы мен дизайны әр түрлі болуы мүмкін.
- Сіздің қажеттіліктеріңізге сәйкес келетін үлгіні жүктеңіз.
- Кез келген веб -сайт шаблондарын қолданбас бұрын ережелерді оқығаныңызға көз жеткізіңіз.
Қадам 2. Компьютерден жүктелген үлгіні ашыңыз
Жүктеу түймесін басқаннан кейін шаблон компьютерге тікелей жүктеледі немесе сізге бірнеше қадамдар қажет. Егер нәтиже қысылған файл болса, алдымен бұл файлды ашып, содан кейін оны Microsoft Word бағдарламасында ашу керек.
Сізге Microsoft Word бағдарламасының соңғы нұсқасын пайдалануды ұсынамыз, сондықтан сізде қиындықтар болмайды және бұл үлгі сізге жақсы жұмыс істейді. Егер сіз әлі де Microsoft Word бағдарламасының бұрынғы нұсқасын қолдансаңыз, файлдарды жүктемес бұрын оны жаңартыңыз
3 -қадам. Өзіңіздің фирмалық бланкіңізді анықтаңыз
Барлық шаблондарды өзгертуге болады. Жазба үлгісінің әр бөлігін сіз өзіңіздің қажеттіліктеріңізге қарай баптай аласыз. Мысалы, логотипті және тауарлық белгіні тіркеу белгісін бланк бөліміндегі үлгіге қосыңыз. Компания туралы ақпаратты енгізу үшін бланк бөлімін басыңыз.
Қадам 4. Жазба тақырыбындағы үлгі өрістерін толтырыңыз
Сіз «Кімге», «Кімнен», «КК» және «туралы» өрістерін толтыруыңыз керек. Бұл бөлімде шатаспау, жіберіп алмау немесе қате жібермеу үшін әр өрісті толтыру кезінде абай болыңыз.
Қадам 5. Хабарды теріңіз
Жазбаның негізгі бөлігіне кіріспе, контекст, талқылау және қысқаша жазыңыз. Ақпаратты жеткізу үшін тізім түрінде жазбалар жазуға болады.
- Жазбадағы барлық абзацтарды оң жақ жиектермен және қаріп өлшемдерімен ұқыпты ұйымдастыру үшін сол үлгі пішімін қолданыңыз.
- Қажет болса, кестені көрсету үшін жад үлгісін пайдалануға болады. Бұл пайдалы болуы мүмкін, әсіресе тізімде немесе басқа форматта дайындалған жадынама қисық немесе оқуға қиын болып көрінсе.
- Үлгіде бар сөздерді жоюды ұмытпаңыз. Жібермес бұрын мұқият тексеріңіз.
Қадам 6. Сондай -ақ, сынық аяқтарын тексеріңіз
Жазбаның төменгі жағы жазбаның төменгі жағында орналасқан, ол әдетте қосымша ақпарат беру үшін пайдаланылады, мысалы, сіздің компанияңыздың ақпаратын немесе телефон нөмірін жазу үшін. Бұл ақпараттың дұрыс жазылғанын мұқият тексеріңіз. Әрине, сіз дұрыс емес байланыс ақпараты немесе ақпарат жоқ жақсы жазбаны жібергіңіз келеді.
Қадам 7. Дисплейді реттеңіз
Үлгіден алуға болатын артықшылықтардың бірі - құжат түсін өзгерту мүмкіндігі. Жазбаның дисплейі жеке басына қарай реттеліп, оны тартымды етіп көрсетуге болады. Сонымен қатар, сіз назар аударатын, бірақ әлі де кәсіби болу үшін қазіргі жағдайға сәйкес келетін түсті таңдай аласыз.
Қадам 8. Жазбаны жаңа құжат ретінде сақтаңыз
Сізде болған кез келген іскерлік қарым -қатынастың дәлелі ретінде цифрлық резервтік көшірме болуы үшін осы меморандум файлының көшірмесін сақтағаныңызға көз жеткізіңіз.
Қадам 9. Бұл үлгіні сақтаңыз, сонда сіз оны қайтадан пайдалана аласыз
Сізге сәл өзгеше тақырыппен жазбаны жасау қажет болған кезде, ондағы ақпаратты жібергіңіз келетін жазбаның тақырыбымен ауыстырыңыз. Уақытты үнемдеуден басқа, сіз кәсіби болып көрінуі үшін дәйекті форматта жазбалар жасай аласыз. Осылайша, оқырмандар назар аударады және сіз жіберген жазбаны мұқият оқиды.
Кеңестер
- Көп себеп келтірмеңіз. Неліктен кейбір әрекеттерді жасау керектігін түсіндіру керек, бірақ оны асыра алмаңыз.
- Жазбада жазылған түсініктеме/ақпарат қысқаша ұсынылуы керек.
Қатысты мақала
- Іскерлік жадынама қалай жазылады
- Хатты қалай жазуға болады
- Қалай тиімді қарым -қатынас жасау керек
- Оқырман хатын қалай жазу керек
