Жұмыс пен бизнес, әсіресе кеңсе жағдайында, ынтымақтастықтың белгілі бір деңгейін талап етеді. Мысалы, маңызды шешімдер көбінесе бір адамның тұрғысынан көбірек талап етеді, ал маңызды жұмыстың табысы көптеген адамдардың тәжірибесін қажет етеді. Кездесулер - бұл құрылымдық және ұйымдасқан ынтымақтастық құру әдісі, бірақ мақсатсыз немесе бақылаусыз кездесулер тым ұзақ және тиімсіз болып қалуы мүмкін. Кездесулерді жоспарлауды, дайындауды және жүргізуді білу тиімді кездесу мен уақытты жоғалту арасындағы айырмашылықты жасай алады.
Қадам
3 бөлімнің 1 бөлігі: Жиналысқа дайындық
Қадам 1. Қатысушылармен алдағы кездесуді талқылаңыз
Сіз алдағы жиналысты басқаратындығыңызды білген кезде, сіз бірінші кезекте қатысатын адамдармен (әсіресе маңызды және жоғары деңгейдегі адамдармен) сөйлесуге уақыт бөлуіңіз керек. Кездесуде талқылағысы келетін бірдеңе бар ма деп сұраңыз. Жауаптарын жазыңыз және күн тәртібін жазған кезде оларды нұсқаулық ретінде пайдаланыңыз.
Қатысушылардан не талқылағысы келетінін сұрау - бұл күн тәртібін жазуды жеңілдету үшін ғана емес, сонымен қатар оларды жиналыс басталар алдында да жиналыс процесіне тарту. Адамдар кездесулерде олар үшін маңызды мәселелер талқыланатынын білгенде қатысады және назар аударады
2 -қадам. Күн тәртібін жазыңыз және бөлісіңіз
Кездесудің күн тәртібі жиналыс жетекшісіне ғана емес, сонымен қатар қонақтарға да пайдалы. Күн тәртібіне жиналыс туралы пайдалы ақпарат кіреді, мысалы, қашан, қайда және кім қатысады. Ең бастысы, күн тәртібінде талқыланатын тақырыптар көрсетілген, сондықтан бәрі дайындық жасай алады. Жиналыстың алдында күн тәртібін жіберіңіз - кездесу неғұрлым маңызды болса, күн тәртібін ертерек жіберу керек.
Күн тәртібіне қою керек бір мәселе - әр талқылаудың есептік мерзімі. Бұрын көрсетілген кестенің қатаң болуы жиналысты дұрыс жолға қоюды жеңілдетеді. Сіздің күн тәртібіңіздегі кейбір оқиғалар ұзаққа созылады (ал басқалары тезірек), ал кесте сізге жалпы уақытты ұйымдастыруға және реттеуге мүмкіндік береді
Қадам 3. Алдыңғы талқылаулар мен кездесулер тақырыбы бойынша біраз зерттеулер жүргізіңіз
Кездесуге қатысатын адамдар сіз талқылайтын тақырып бойынша барлық ақпаратты білмеуі мүмкін - кейбіреулер соңғы кездесуге қатыспаған болуы мүмкін, ал басқалары ұмытып кеткен болуы мүмкін. Сіз үшін жиналыс төрағасы ретінде осы уақытқа дейін талқылаудың тарихын білу жақсы. Кездесуде талқылану үшін шешілмеген мәселелерді білу үшін маңызды кездесулерге келген адамдармен сөйлесіп көріңіз. Сіз сондай -ақ жоспарларыңызды ұйымдастыруға көмектесу үшін жазбаларды сақтайтын шенеуніктен соңғы кездесудің хаттамасын алуыңыз керек.
Алдыңғы кездесулерден алынған минуттар сіз үшін көшбасшы ретінде маңызды ресурс бола алады. Хаттамалар соңғы кездесуде болған талқылаулар мен шешімдерді қорытындылайды, осылайша сіз барлық маңызды ақпаратты салыстырмалы түрде тез және оңай таба аласыз. Сізге маңызды күн тәртібімен бірге қатысушылармен маңызды кездесу хаттамасын бөлісу қажет болуы мүмкін
Қадам 4. Кездесу орнын алдын ала дайындаңыз
Жиналыс болатын күні сіз пайдаланылатын бөлменің немесе орынның таза, ұқыпты және жиналысқа қатысушыларды орналастыруға дайын екеніне көз жеткізуіңіз керек. Кездесу технологиясының барлық компоненттерінің (мысалы, презентациялар, проекторлар, визуалды құрылғылар және т.б.) дұрыс жұмыс істеуін және пайдалануға дайын болуын қамтамасыз ету қажет - техникалық тәртіпсіздік уақытты босқа өткізіп, жиналыстың қалыпты жұмысына кедергі келтіруі мүмкін.
Егер сіз электронды презентацияны қолдансаңыз (мысалы, PowerPoint және т.б.), презентацияда қолданылатын қашықтан басқару пультімен немесе шерту құралымен танысуға уақыт бөліңіз. Сіз, әрине, маңызды мәселелерді талқылау кезінде сол контроллерлермен уақыт өткізуді қаламайсыз
3 -тің 2 -бөлігі: Кездесулер кезінде көшбасшы ретінде әрекет ету
Қадам 1. Жиналысты ресми түрде ашыңыз
Жоспарланған уақыт аяқталғанда және барлық қатысушылар (немесе, кем дегенде, барлық маңызды қатысушылар) қатысқан кезде, бөлмедегі барлық адамдарға назар аударыңыз. Өзіңізді көшбасшы ретінде таныстырыңыз және кездесудің мақсаты қандай. Жоспарланған кездесудің қашан аяқталатынын көрсете отырып, уақыт аралығын орнатыңыз - сіз ұзақ немесе қысқа кездесу өткізе аласыз, бірақ мерзімінен бұрын белгілеу кездесуді уақытында өткізуге көмектеседі. Егер кейбір қатысушылар бір -бірін білмесе, қатысушылардың аты -жөнін қысқаша оқып, маңызды қатысушыларды таныстыруға уақыт бөліңіз.
Айта кету керек, кейбір кәсіпорындар мен ұйымдарда кездесулерді ашу мен өткізудің қатаң және тұрақты рәсімдері бар. Мысалы, балғаның соғуымен кездесулер ашатын ұйымдар бар
2 -қадам. Алдыңғы кездесулердің тиісті қорытындыларын беріңіз
Ұзақ уақытқа созылған жобаның бөлігі болып табылатын жиналыстың басында сіз өткен жиналыстың оқиғалары мен шешімдерінің қысқаша мазмұнын бере отырып, жоба туралы қысқаша ақпарат беруіңіз керек. Барлық қатысушылар талқылау тақырыбы туралы сіз сияқты біле бермейді, сондықтан бұл қадам кездесуді тиімді және тиімді етуге көмектеседі.
- Алдыңғы кездесулердің нәтижелерін өзіңіз қорытындылаудың орнына, жиналыс хатшысынан немесе жазбаларды сақтайтын лауазымды адамнан қысқаша түсініктеме беру үшін алдыңғы кездесулердің хаттамаларын оқуды сұрауыңыз мүмкін.
- Сіз сондай -ақ алдыңғы кездесуден кейін болған маңызды хат -хабарларды немесе хабарламаларды оқуды қарастыруыңыз керек.
- Айта кету керек, егер сіз қатысушыларға хаттаманың/хат алмасудың көшірмесін берсеңіз, оларды оқу қажет болмауы мүмкін.
Қадам 3. Маңызды қатысушыларға жалпы жағдай туралы хабарлауға рұқсат етіңіз
Әрі қарай, сізге соңғы кездесуден кейін болған жаңа оқиғалар туралы ақпарат беру үшін тиісті білімі бар адамдарды шақырыңыз. Бұл кез келген нәрсе болуы мүмкін - мысалы, бизнестің немесе ұйымның алдында тұрған жаңа проблемалар, кадрлық құрамның өзгеруі, жобаның дамуы мен стратегияның өзгеруі. Жиналысқа қатысушылар сонымен қатар алдыңғы кездесулер нәтижесінде қабылданған нақты әрекеттердің нәтижелері туралы естігілері келеді.
4 -қадам. Барлық аяқталмаған істі аяқтаңыз
Егер шешілмеген мәселелер мен соңғы кездесуде қабылданбаған шешімдер болса, жаңа мәселелерді талқыламас бұрын оларды шешуге тырысыңыз. Бұрынғы шығарылым неғұрлым ұзақ уақытқа қойылса, қатысушылар оған жауапкершілікті аз қабылдағысы келеді, сондықтан кездесу кезінде аяқталмаған кез келген істі анықтауға және шешуге тырысыңыз. Әдетте, аяқталмаған бизнес алдыңғы кездесу хаттамасында «шешілмеген» немесе «әрі қарай талқылауға ұсынылған» деп белгіленеді.
- Сіз жұмыс істейтін мәдениет пен ережелерге байланысты сіздің бизнесіңізде немесе ұйымыңызда шешімдер қабылдаудың арнайы рәсімдері болуы мүмкін-мысалы, жиналысқа қатысушылар тек көпшілік консенсусқа келуі мүмкін, мүмкін жоғары деңгейдегі адамдар тобы шешім қабылдауы мүмкін. барлық шешімдер.
- Кездесу кезінде аяқтауға болмайтын кейбір нәрселер тым үлкен екенін есте сақтаңыз. Аяқталмаған жобалардың ұзақ мерзімді прогресі туралы ойланудың қажеті жоқ. Дегенмен, сіз дәл қазір әрекет етуді қажет ететін шешім немесе жобаны көтеруіңіз керек.
5 -қадам. Жаңа кәсіпті талқылаңыз
Әрі қарай, кез келген жаңа мәселелерді, алаңдаушылықты және талқылауды қажет ететін мәселелерді шешіңіз. Бұл, әрине, алдыңғы және қазіргі кездесулер арасында болған оқиғалардан туындайды. Қатысушылардан нақты, нақты шешімдер қабылдауға тырысыңыз - сіз жауапсыз қалдырған нәрселер, келесі кездесуге шешілмеген мәселелерді әкеледі.
Қадам 6. Жиналыстың қорытындысын оқыңыз
Барлық ескі және өзекті мәселелерді шешкеннен кейін, жиналыс қорытындысын барлық қатысушыларға оқуға уақыт бөліңіз. Жеке қабылданған барлық шешімдерді тізімдеңіз және қажет болған жағдайда қатысушылардың келесі кездесуге дейін күтетін нақты әрекеттерін сипаттаңыз.
Бұл қадам өте маңызды - бұл жобаның қай жерде екенін және олардан не күтілетінін біле отырып, әркім жиналыстан шығып кететініне сенімді болу үшін сіздің соңғы мүмкіндігіңіз
7 -қадам. Келесі кездесудің негізін белгілеу арқылы қорытынды жасаңыз
Соңында, келесі кездесуде не талқыланатынын айтыңыз және жоспарлауды бастаған кезде, кездесудің қашан және қай жерде өтетінін айтыңыз. Бұл қатысушыларға бір маңызды жобадан немесе келесі шешімге сабақтастық сезімін қалыптастыруға көмектеседі және оларға берілген тапсырманы жалғастыруға немесе орындауға уақыт береді.
Айта кетейік, егер сіз ағымдағы кездесуде барлық ескі және жаңа мәселелерді қамтыған болсаңыз, басқа кездесуді жоспарлаудың қажеті жоқ. Алайда, егер қосымша талқылауды қажет ететін шешілмеген мәселелер жеткілікті болса немесе белгілі бір жобаның барысын көргіңіз келсе, басқа кездесу жақсы идея болуы мүмкін
3 -тің 3 -бөлігі: Кездесулерді тиімді жүргізу
Қадам 1. Талқылауға бағыт беріңіз, бірақ оған үстемдік етпеңіз
Кездесу жетекшісі ретінде сіздің рөліңіздің бірі - талқылауды біркелкі жүргізу. Сіздің рөліңіз - барлық мәселелер бойынша пікір айту немесе талқылаудың белгіленген кесте бойынша өтетініне көз жеткізу емес. Сізде икемділік болуы керек. Басқа қатысушыларға еркін сөйлеуге мүмкіндік беріңіз және олар күн тәртібінде болмаса да жаңа талқылау тақырыптарының шығуына мүмкіндік беріңіз. Талқылауды жалғастыру үшін сізге тақырыпты нәзік аяқтау немесе белгілі бір талқылау тақырыбын өзгерту қажет болуы мүмкін, бірақ сіз кездесудің барлық аспектілерін бақылау қажет деп ойламауыңыз керек. Өйткені, кездесулер - бұл бірлескен процесс.
Кездесу кезінде күн тәртібіне назар аударыңыз. Егер кездесу күн тәртібінен түспесе, сізге кейбір талқылау тақырыптарын өткізіп жіберу немесе кейінге қалдыру қажет болуы мүмкін. Егер талқыланып жатқан тақырып өте маңызды болса, мұны жасаудан қорықпаңыз
Қадам 2. Барлық қатысушыларды қатысуға шақырыңыз
Кездесу жетекшісі ретінде сіздің жұмысыңыз - ашық және нәтижелі кездесуді қамтамасыз ету. Егер сіз талқыланып отырған мәселеге қатысты білімі бар кейбір қатысушылардың топқа ашық еместігін байқасаңыз, оларды сөйлесуге шақырыңыз. Сізге оларға дау айтудың немесе қоңырау шалудың қажеті жоқ-жай ғана «Мита ханымның тәжірибесі осы жерде қажет болады» деп айтыңыз, және бұл белсенділігі төмен мүшелерді кездесуге тартудың тамаша тәсілі.
Қадам 3. Барлығы талқыланып жатқан нәрсені түсінетініне көз жеткізіңіз
Кездесуге қатысатындардың пікірталас тақырыбы бойынша тәжірибесі немесе білімі бірдей екенін есте сақтау қиын. Қатысушылардың уақытты ақылмен өткізуін қамтамасыз ету үшін мүмкіндікті пайдаланып, күрделі мәселені немесе тақырыпты қысқаша жеңілдетуге болады. Бұл ақпаратты білмейтін қатысушылар оны міндетті түрде бағалайды.
Қадам 4. Қиын немесе ыңғайсыз сұрақтарды елемеңіз
Егер мұндай сұрақтарды білікті басшы бақыламаса, онда кездесу нәтижесіз болады. Кездесуде талқылағыңыз келетін барлық маңызды мәселелер талқыланатынына көз жеткізіңіз. Қатысушылардың кінәсін өзгертуге немесе шешілмеген мәселелерге түсініксіз сылтау айтуына жол бермеңіз. Ешкім талқылағысы келмейтін мәселелерді түсіндіруге және жауап алуға тырысыңыз. Қатысушылар мұны қаламаса да, кездесу тиімді болу үшін жауап беру керек.
Барлық маңызды шешімдердің жазылғанына көз жеткізіңіз (егер сізде шенеунік немесе ескерту алушы болса, бұл тапсырманы оларға тапсырыңыз). Егер сізге қиын сұрақ қою қиындықтарынан өтуге тура келсе, сіз жауаптарыңыздың жақсы құжатталғанына көз жеткізгіңіз келеді
5 -қадам. Уақытыңызды қадағалаңыз
Кездесулердің жаман беделге ие болуының себебі бар-көптеген адамдар үшін кездесулер уақытты қажет ететін әрекет болып табылады. Кездесу ұзақ уақытқа созылмауы үшін, талқылауды қозғау үшін көшбасшы ретінде өз күшіңізді пайдаланыңыз. Кездесу сіз күткеннен ұзақ уақытқа созылатын сияқты болса, маңызды емес мәселелерді немесе әңгімелерді келесі талқылауға қалдырудан қорықпаңыз. Сіз қатысушының уақытын босқа өткізбеу үшін кестені түзетуге дайын болуыңыз керек.
