Табиғаты бойынша электрондық пошта жазбаша хат сияқты ресми емес. Дегенмен, электрондық поштаны жазу кезінде формальды тонды қолдану қажет болатын кездер болады. Алушының кім екенін қарастырыңыз, содан кейін сәлемдесуді таңдаңыз. Осыдан кейін сіз сәлемдесу форматы туралы ойланып, кіріспе сөйлем жаза аласыз.
Қадам
3 -тің 1 -бөлігі: Алушыларды ескеру
Қадам 1. Сізге қаншалықты формальды болу керектігін шешіңіз
Сіз «ресми» электрондық поштаны жазсаңыз да, формальдылық деңгейі оны алатын адамға байланысты. Мысалы, оқытушыға жіберілетін электронды хаттың формальдылық деңгейі жұмысқа өтінімге арналған электрондық поштамен бірдей емес.
Алғашқы контактіде қауіпсіз болу үшін ресми тонды қолданыңыз
Қадам 2. Алушының атын табыңыз
Сіз білмейтін алушыларды іздеу үшін біршама зерттеулер жүргізіңіз. Атын білу сізге ресми техниканы қолдансаңыз да сәлемдесуді жеке етеді.
Қадам 3. Алушының мысалын орындаңыз
Егер алушы сізге бірінші хат жіберсе, сіз оның сәлемдесуін көшіре аласыз. Мысалы, егер ол «Сәлем» мен сіздің атыңызды қолданса, сіз «Сәлем» мен оның атын пайдаланып сол стильде жауап бере аласыз.
3 бөлімнің 2 бөлігі: Сәлемдесуді таңдау
Қадам 1. «Қымбаттым» қолданыңыз
Сәлем «қымбаттым». (кейін алушының аты -жөні) қандай да бір себептермен өте жиі қолданылады. Бұл сәлемдесу ешқандай формальды емес, сондықтан онша таныс емес, сондықтан оған көп назар аударылмайды, және бұл жақсы. Сізге сәлемдесу қажет емес, себебі ол орынсыз.
Қадам 2. Егер сіз алушының атын білмесеңіз, «Құрметпен» әрекетін орындап көріңіз
Бұл сәлемдесу іскерлік хаттарда салыстырмалы түрде ресми түрде қолданылады, әсіресе егер сіз алушының атын білмесеңіз. Дегенмен, мүмкіндігінше атауды іздеген дұрыс.
Егер сіз электронды пошта өте ресми болса және алушының атын білмесеңіз, «Кімге қатысты болуы мүмкін» дегенді пайдалана аласыз. Алайда, бұл сәлемдесу жеке емес болғандықтан, кейде адамдарды ренжітеді
3 -қадам. «Сәлем» немесе «Сәлеметсіз бе» ресми емес электрондық поштаны қарастырыңыз
Электрондық хаттар, әдетте, хаттарға қарағанда формальды емес болып көрінеді. Сонымен, сіз сәлемдесуді сәлемдесуді пайдалана аласыз. Мысалы, егер сіз лекторға хат жазсаңыз, әсіресе сізге таныс болса, сәлемдесу орынды болады.
Қадам 4. «Эй» қолданбаңыз
«Сәлем» жартылай ресми электрондық пошталарда қолайлы болса, «Эй»-бұл бөлек әңгіме. Бұл сәлемдесу кездейсоқ, тіпті тікелей сөйлеуде. Сондықтан сіз одан аулақ болуыңыз керек. Егер сіз бастығыңызды жақсы білсеңіз де, оған жіберілген электрондық пошталарда «Эй» сөзін пайдаланудан аулақ болыңыз.
Қадам 5. Қажет болса, атаудың орнына атауды қолданыңыз
Кейде сіз біреуге хат жазғанда, сіз оның компаниядағы немесе ұйымдағы орнын білесіз. Бұл жағдайда атаудың орнына атауды қолданыңыз, мысалы, «Құрметті. HR менеджері, «Құрметті. Жұмысқа қабылдау комитеті »немесе« Құрметті. Профессор ».
Қадам 6. Электрондық поштаны ресми ету үшін сәлемдесуді қосыңыз
Мүмкін болса, «Сэр», «Әке», «Ана», «Доктор» сөздерін қосыңыз. немесе «профессор» ресми әсер алу үшін алушының аты -жөнінің алдында. Сондай -ақ, тек атыңызды емес, фамилияңызды немесе толық атыңызды қолданыңыз.
3 бөлімнің 3 бөлігі: Электрондық поштаны жазыңыз және бастаңыз
Қадам 1. Сәлемдесуді бірінші жолға қойыңыз
Жоғарғы қатарда сіз таңдаған сәлемдесу, содан кейін алушының аты жазылады. Мүмкіндігінше «Мистер», «Ана» немесе «Доктор» сияқты атауды немесе атауды қолданыңыз, содан кейін сіздің аты -жөніңіз.
Қадам 2. Үтірлерді қолданыңыз
Әдетте сәлемдесуден кейін үтірді қолдану керек. Ресми хатта қос нүктені қолдануға болады, бірақ бұл әдетте электрондық пошта үшін тым формальды. Үтір жеткілікті болады, бірақ егер сіз электрондық поштаға кіріспе хат жазсаңыз, қос нүктені қолдануға болады.
3 -қадам. Келесі жолға өтіңіз
Саламның жоғарғы жағында өз орны бар. Осыдан кейін келесі жолға өту үшін Enter пернесін басыңыз. Егер сіз жаңа абзацтар үшін бос орындарды қолдансаңыз, сөйлемдерді шегіндірудің орнына сәлемдесу мен бірінші абзацтың арасына бос жол қойыңыз.
Қадам 4. Қажет болса, кіріспе сөйлеммен таныстырыңыз
Алғашқы электрондық пошта үшін алушыны нақты өмірде білсеңіз де, өзіңізді таныстырыңыз. Жеке ақпаратты ұсына отырып, алушыларға сіздің электрондық поштаңызды оқуға шақырылады.
- Мысалы, «Менің атым Джессика Хартоно, мен ABC компаниясының маркетинг жөніндегі директорымын». Сіз сондай -ақ өзіңізді алушымен таныстыра аласыз, мысалы: «Менің атым - Рама Сусанто, мен сіздің маркетинг сабағыңызға қатысамын (маркетинг 101 әр сейсенбі мен бейсенбіде түстен кейін)».
- Егер сіз алушыны бұрыннан білсеңіз және оған электрондық хат жіберген болсаңыз, бірінші сөйлемді сәлемдесу ретінде қолданыңыз. Мысалы, «тез жауап бергеніңіз үшін рахмет» немесе «сізге зор денсаулық тілеймін».
Қадам 5. Электрондық поштаның мәтінін жазыңыз
Ресми электрондық хаттардың көпшілігі мәселенің өзегіне жетеді. Бұл бірінші және екінші сөйлемдерде сіз алушыға не үшін жазғаныңызды көрсетуі керек дегенді білдіреді. Есіңізде болсын, мақсатыңыз туралы мүмкіндігінше қысқа болыңыз.
