Ол көбінесе жеке және бейресми мақсаттарда қолданылатындықтан, ресми электрондық поштаны жазу қорқынышты болуы мүмкін. Алайда, егер сіз мұғалімге, бастыққа, іскер серіктеске, мемлекеттік мекемеге немесе формальдылыққа мұқтаж басқа адамға ресми түрде хат жазуға тура келсе, мына қарапайым нұсқауларды орындаңыз. Өз ойыңызды қысқаша және анық жеткізіңіз, жазу ережелерін, стильді және ресми әріп форматын сақтаңыз. Ақырында, электрондық поштаны жібермес бұрын тексеріңіз және түзетіңіз.
Қадам
3 -ші әдіс 1: электрондық поштаны пішімдеу
Қадам 1. Кәсіби электрондық пошта мекенжайын пайдаланыңыз
Ең дұрысы, электрондық пошта мекенжайы - бұл пайдаланушы аты мен лақап аты емес, сіздің нақты атыңыздың өзгеруі. Мүмкіндігінше сандарсыз немесе басқа әріптерсіз нүкте, сызықша немесе асты сызықтарды қолданыңыз.
Мысалы, [email protected] кәсіби емес болып көрінеді. Сонымен қатар, [email protected] қолданған дұрыс болар еді
Қадам 2. Кәсіби қаріпті қолданыңыз
Электрондық поштаның көптеген қызметтері әр түрлі қаріптер мен мәтіндерді жазуға мүмкіндік береді. Алайда, ресми электрондық хаттар үшін Times New Roman және Arial сияқты ресми қаріптерді ұстанған дұрыс. Comic Sans немесе Old English сияқты сәндік қаріптерден аулақ болыңыз. Қосымша ретінде:
- Электрондық поштаны 12 өлшемі сияқты оқуға оңай қаріппен жазыңыз.
- Егер электрондық поштаның мазмұны мен мақсатына сәйкес келмесе, курсив, қою немесе түрлі -түсті қаріптер сияқты арнайы жазудан аулақ болыңыз.
- Электронды поштаны бас әріппен жазуға болмайды. Бұлай жазу сізді алушыға айқайлап тұрғандай әсер қалдырады.
Қадам 3. Электрондық поштаға қысқа және нақты тақырып беріңіз (тақырып)
Тақырыптағы электрондық поштаның мазмұнына қатысты бірнеше кілт сөздерді қолданыңыз. Бұл алушының сіздің электрондық поштаны елемеуін болдырмауға көмектеседі. Тақырыпсыз немесе түсініксіз тақырыпты пайдаланатын электрондық хаттар алушы үшін маңызды емес болып көрінеді.
- «Жылдам сұрақтар», «Сізге хабарласу» немесе «Маңызды мәселелер» сияқты электрондық поштаның атаулары алушыға түсініксіз болып көрінеді.
- Сонымен қатар, «12 наурызға арналған кесте, қонақтар тізімі, түскі асқа шақыру және жиналыстың қысқаша мазмұны» электрондық поштаның атауы тым ұзақ болып көрінеді және бірден бірнеше тақырыпты қамтиды.
- Екінші жағынан, «12 наурызда эскалатордың зақымдануы туралы кездесу» электрондық поштасының атауы өте қысқа және түсінікті. Бұл атау алушыға негізгі тақырыпқа шолу жасауға, сондай -ақ нақты күнді бере алады.
3 әдіс 2: Мазмұнды жазу
Қадам 1. Сәйкес сәлемдесуді қолданыңыз
Әрқашан сәлемдесу арқылы ресми электрондық поштаны бастаңыз. Сіз алушының атын тікелей жаза аласыз (егер білсеңіз). Алушының атын оның титулымен немесе титулымен толықтырыңыз (мырза, ханым, доктор және т.б.). Қаласаңыз, алушының аты мен атауының алдында «Құрметті» деп жаза аласыз.
- Егер сіз электрондық поштаны алушының аты -жөнін білмесеңіз, «Құрметті мырза/ханым» немесе «Мүдделі тараптарға» деп жазыңыз.
- «Сәлем», «Сәлем» немесе басқа бейресми құттықтауларды қолданбаңыз.
Қадам 2. Бірінші абзацта өзіңізді таныстырыңыз (қажет болса)
Егер сіз бұрын хабарласпаған адамға, мысалы, жаңа тұтынушыға, адам ресурстарының менеджеріне немесе мемлекеттік қызметкерге хат жазсаңыз, өзіңізді таныстырыңыз және неге электрондық хат жіберіп жатқаныңызды түсіндіріңіз. Мұны электрондық поштаның бірінші немесе екінші сөйлеміне жазыңыз.
Мысалы, жұмысқа өтінімді электрондық поштаға жіберу кезінде сіз «Менің атым Мария Изабелла. Мен сізбен JobXYZ.com веб -сайтында жарнамаланған әкімшілік көмекші ретінде жұмысқа орналасу үшін хабарласқанмын» деп жаза аласыз
3 -қадам. Ең маңызды ақпаратқа басымдық беріңіз
Өзіңізді таныстырғаннан кейін және электрондық поштаны жіберудің негізгі мақсатын айтқаннан кейін, сіз электрондық поштаның негізгі бөлігін жалғастыра аласыз. Ең маңызды ақпаратты ең жоғарғы жағына жазыңыз. Осылайша, сіз алушының уақытын көбірек бағалайсыз және электрондық поштаның мақсатын түсіндіресіз.
Мемлекеттік қызметкерге хат жазғанда, мысалы, сіз бастай аласыз: «Менің атым Мария Изабелла. Мен сіздің электрондық пошта мекенжайыңызды Салатига қалалық сотының ресми сайтынан алдым. Мен бұл хатты қарсылық білдіру үшін жіберемін. билет 2015 жылдың 29 ақпанында алдым »
4 -қадам. Хаттың нүктесіне тікелей жетіңіз
Ресми хатта сіз өз пікіріңізді тікелей білдіре аласыз. Шағын әңгіме оқырманды шатастырады және олардан сізге не қажет екенін түсіну қиынға соғады.
- Мысалы, кампустағы профессорға хат жазғанда, айналдыра айналып келудің қажеті жоқ: «Мен Мария Изабелла. Мені білесің бе? Химия 221 дәл қазір менің сүйікті курсым, себебі сенің Оқу материалдары өте жақсы ұйымдастырылған. Сондықтан мен әрқашан тексерілетін нәрселерді қадағалай аламын және біле аламын. Емтиханға қатысты мені алдағы емтихан еске түсіреді «.
- Екінші жағынан, мұндай электрондық поштаны жазу: «Мен Мария Изабелла. Мен Химия 221 пәнінің студентімін, мен сізге емтихан кестесінің мүмкін болатын қақтығысы туралы айтқым келді».
Қадам 5. Қысқа электрондық хат жазыңыз
Белгілі бір ұзындық шегі жоқ болса да, бір ноутбук немесе компьютер экраны сияқты электрондық поштаны жіберген дұрыс.
Егер сіздің электрондық поштаңыз жеткілікті ұзақ болса, оны бірнеше қысқа абзацтарға бөліңіз. Әр абзацты шегініспен жазудың орнына бос жол қалдырыңыз
Қадам 6. Ресми тілді қолданыңыз
Ресми электрондық пошталар кәсіби мақсатта жасалғандықтан, сіз жақсы әсер етуіңіз керек. Толық сөйлемдер мен сыпайы сөз тіркестерін қолданыңыз. Келесі жағдайлардан аулақ болыңыз:
- Жаргон
- Қажет емес қысқартулар
- Эмодзи мен эмодзиді қолдану
- Менсінбейтін сөздер
- Әзіл
Қадам 7. Сәйкес соңғы сәлемдесуді қолданыңыз
Құттықтауды ашу сияқты, ресми әріптермен қолдануға болатын сәлемдесуді жабудың бірнеше нұсқасы бар. Толық атыңыз бен атыңызды, сондай -ақ кез келген басқа тақырыптарды (бар болса) енгізуді ұмытпаңыз. Қолдануға болатын сәлемдесу мысалдарына мыналар жатады:
- «Ең жақсы тілектер, »
- «Сізге шын берілген, »
- «Рақмет сізге, »
- «Сәлем»,
- «Сіздің оқушыңыз»
3 -ші әдіс 3: Хаттарды жіберуге дайындау
Қадам 1. Қажетті тіркемелерді қосыңыз
Егер сіз тіркемені қосуыңыз керек болса, оны оқитын адамдар көруі үшін оны электрондық поштаның негізгі бөлігіне енгізуді ұмытпаңыз. Тіркемелер саны мен файл өлшемін шектеуге тырысыңыз және кең таралған және кеңінен қолданылатын файл түрлерін қолданыңыз.
Мысалы, «Мен өз өмірбаяным мен портфолиомның PDF көшірмесін тіркеймін» сияқты хабарламаны қосыңыз
Қадам 2. Электрондық поштаның мазмұнын, емлесін және грамматикасын жақсартыңыз
Емле мен грамматикалық қателерді анықтау үшін тек электрондық пошта қызметтеріне сенбеңіз. Электрондық поштаны дауыстап оқыңыз немесе біреу тексеріп, түзетсін. Осылайша сіз емле қателерін және түсініксіз сөйлемдерді оңай таба аласыз.
Қадам 3. Электрондық поштаңызда құпия ақпарат жоқ екеніне көз жеткізіңіз
Әрқашан есте сақтаңыз, бұл электрондық пошта байланыстың қауіпсіз әдісі емес. Есіңізде болсын, электрондық пошта серверлері бұзылуы мүмкін, немесе алушы сіз ашқыңыз келмейтін ақпаратты әдейі немесе байқаусызда бөлісуі мүмкін.
