Компаниялармен мәміле жасау кезінде, кейде ұсынылатын өнім немесе қызмет қанағаттанарлықсыз болғандықтан, біз шағым хатын беру қажеттілігін сезінеміз. Бұл мақалада wikiHow хатты қалай жазу керектігін түсіндіреді.
Қадам
3 -ші әдіс 1: Шағым хат жазу
Қадам 1. Шағым хатты тұтынушыларға қызмет көрсету бөліміне жіберіңіз
Осылайша, сіз компаниядан жауап алуыңыз ықтимал, себебі сіздің хатыңыз тиімді және тиімді өңделуі үшін клиенттерге қызмет көрсету бөлімі шағымдарға жауап береді.
- Тұтынушыларға қызмет көрсету менеджерінің немесе компания директорының аты -жөнін және оған жеке хаттың мақсатын біліңіз. Хатты «Құрметті мырза/ханым» деп жазудан бастаңыз, содан кейін толық аты -жөніңізді жазыңыз. Егер сіз оның атын білмесеңіз, «Құрметті тұтынушыларға қызмет көрсету менеджері» деп жазыңыз.
- Әдетте, тұтынушыларға қызмет көрсету бөлімінің мекенжайын компанияның веб -сайтында, брошюраларда, жарнамаларда немесе өнімнің қаптамасында табуға болады.
2 -қадам. Хаттың мәнін жазуды жалғастырыңыз
Хаттың себебін түсіндіру және шағым беру үшін бірінші сөйлемді қолданыңыз. Қызметті алған немесе өнімді сатып алған күн, уақыт және орын сияқты сериялық нөмір мен өнімнің үлгісі сияқты тиісті деректермен бірге мүмкіндігінше көп растайтын деректерді келтіріңіз.
- Оқырман хаттың мәнін 5 секундтан аз уақыт ішінде түсінетініне көз жеткізіңіз. Сондықтан ұзақ кіріспе жазудың қажеті жоқ.
- Сәлемдесуді жазғаннан кейін, сіздің мәселеңізді түсіндіру үшін толық ақпарат беріңіз, бірақ бірінші сөйлем оқырманның назарын сіздің шағымыңызға аударатынына көз жеткізіңіз.
- Бірінші сөйлемнің мысалы: «Бұл хат арқылы мен фенді _ бүлінгеніне байланысты шағым бергім келеді. Бұл өнім _ жылы Джаланта _, Джакарта қаласында орналасқан _ дүкенінен сатып алынды».
Қадам 3. Қажетті шешімді немесе әдісті анық айтыңыз
Егер сіз өнімді ауыстыруды, ақшаны қайтаруды, өнімді жөндеуді немесе өтемақыны басқа жолмен сұрасаңыз, бұл туралы екінші абзацта көрсетіңіз. Осылайша, оқырман жауап хатын жіберудің немесе күрделі жауап берудің орнына шешімді ұсынуы керек.
- Шағымды ең жақсы шешімді күтетіндігіңізді және адал тұтынушы болып қалатындығыңызды көрсететін жағымды сөздермен білдіріңіз. Егер сіз ақшаны қайтаруды немесе өтемақының басқа түрін сұрасаңыз, содан кейін бұл мәселені үшінші тарапқа беремін деп айтсаңыз, хатты оқырман шешім табуға мүдделі емес.
- Егер сіз компаниядан мәселелердің кең ауқымын шешетінін күтсеңіз, оларға жазыңыз. Дегенмен, оқырмандарға мұндай сұрақтарға жауап беру үшін әдетте көбірек уақыт қажет.
- Бірінші хатта сотқа беремін деп қорқытпаңыз. Бұл сіз қалаған ең жақсы шешім болуы мүмкін, бірақ бұл жолы сіз жай ғана шағым жазып, жауап күте аласыз.
Қадам 4. Растайтын құжаттардың көшірмелерін тіркеңіз
Қажет болса, төлем түбіртектері, сатып алу шот -фактуралары, кепілдік карталары, чектер немесе аударым куәлігі, фотосуреттер немесе бейнелер сияқты растайтын құжаттардың көшірмелерімен хатты толтырғаныңызға көз жеткізіңіз. Хатқа қосымша ретінде тиісті құжаттарды қосыңыз.
- Жібергеніңізге көз жеткізіңіз көшірме түпнұсқаның орнына құжат қоса беріледі. Осылайша, маңызды ақпаратты немесе құжаттарды басқаларға көрсету қажет болса, жоғалту қаупі жоқ.
- Хатқа қоса берілген құжаттарды қосыңыз. Мысалы: «Бұл хатпен бірге мен төлем түбіртегінің көшірмесін, шаш кептіргішке кепілдік картасын және өнімнің сериялық нөмірінің фотосуретін қоса беремін».
Қадам 5. Мәселені шешудің соңғы мерзімін белгілеңіз
Шешімді хат алушыға жіберудің соңғы мерзімі ретінде белгілі бір күнді енгізу қажет. Бұл қадам сізді тыныштандырады және мәселе тезірек шешіледі.
- Уақыт шектеулері хаттардың жоғалу немесе еленбеу қаупін азайтады, себебі бұл ыңғайсыздық пен тітіркенуді тудыруы мүмкін.
- Нақты уақыт шегін қамтамасыз етіңіз. Әдетте 1-2 апта жеткілікті, бірақ сіз мәселені және күтілетін шешімді ескеруіңіз керек.
Қадам 6. Хатты сыпайы түрде аяқтаңыз
Көрсетілген көмек үшін рахмет айтыңыз. Екі жаққа да көмектесуге көмектесу үшін оқырмандар сізге қалай айтатыны туралы бөлісіңіз, сонда байланыс тиімді болады.
Егер сіз хатты алушының аты -жөнін білсеңіз, «Васаламды» соңғы құттықтау ретінде жазыңыз. Олай болмаған жағдайда, хатпен «Құрметпен» деп аяқтаңыз. Шағымды хатты бейресми жабылу сәлемдемесімен аяқтамаңыз, мысалы: «Болды» немесе «Рахмет»
3 -ші әдіс 2: Дұрыс стиль мен пішімді қолдану
Қадам 1. Сыпайы стильде хат жазыңыз
Сіз ашулануыңыз және өзіңізді қателескендей сезінуіңіз мүмкін, бірақ егер сіз қорлаушы сөздерді қолдансаңыз, хатты оқитын адам ренжігендей болады. Хатты сыпайы түрде жазыңыз және қорқытатын, ашуланатын немесе мысқылдайтын түсініктеме бермеңіз. Есіңізде болсын, хатты оқырман туындаған мәселелерге міндетті түрде жауап бермейді және ол басқаларды ренжіту мен кінәлаудан гөрі мейірімді және сыпайы клиенттерге қызмет көрсетуді жөн көреді.
- Есіңізде болсын, хат жіберілген компания сізге қиындық туғызбайды. Жалпы алғанда, компания клиенттердің қанағаттануына үлкен мән береді.
- Егер сіз хатты оқырманға оның ниеті нашар деп ойламай, оған көмектесуге дайын адам ретінде қарасаңыз, шешім табуға үлкен мүмкіндігіңіз бар.
- Ренжіген кезде хат жазбаңыз. Өзіңізді тыныш сезінгенше күтіңіз. Егер сіз әлі де хат жазғыңыз келсе, оны 1-2 күн сақтап, жібермес бұрын қайтадан оқып шығыңыз. Мүмкін сіз мейірімді стильде жаңа хат жазған шығарсыз.
2 -қадам. Тікелей хат жазыңыз
Клиенттерге қызмет көрсету қызметкерлері күніне жүздеген хаттар ала алады. Сондықтан, сіз оқуға кіріскенде, ол нүктеге жетуі үшін нақты хат жазғаныңызға көз жеткізіңіз. Ұзын немесе егжей -тегжейлі хаттар оқырманға мазмұнды қысқаша айтуға мәжбүр етеді, сондықтан олар сіз нені бастан өткеріп жатқаныңызды түсінбейді.
- Ұзақ мерзімді ақпарат бермеңіз немесе басқаларды ренжітетін ауыр сөздер айтпаңыз.
- Ең көбі 1 бет немесе 200 сөзден тұратын шағым хатын жазғаныңызға көз жеткізіңіз.
Қадам 3. Тілдің беделді стилін қолданыңыз
Бұл қадам оқырман сіздің шағымыңызға байыпты қарау керектігін түсінуі үшін тиімді сөйлемдері бар хатты дайындауға көмектеседі. Беделді тіл маңызды мәселені шешуде маңызды рөл атқарады, мысалы қаржылық.
- Беделді тіл стилі әр түрлі аспектілерден тұрады, мысалы, сөздерді дұрыс таңдай білу, тұтынушылардың құқықтары мен компания міндеттемелерін білу, кәсіби хат жазу дағдылары.
- Бұл аспект сіздің сенімділігіңізді арттырады, сондықтан сіз оң жауап аласыз.
Қадам 4. Әріпті дұрыс жазу мен пішімдеу арқылы жазыңыз
Жоғарыда айтылғандай, кәсіби түрде пішімделген хат оқырмандардың сіздің шағымыңызға қалай жауап беретініне әсер етеді. Жоғарғы оң жақ бұрышқа хаттың күнін енгізіңіз. Бір жолды өткізіп жіберіп, алушының толық атын немесе атауын сол жаққа жазыңыз. Келесі жолға компанияның мекенжайын жазыңыз. Бір жолды өткізіп жіберіңіз, содан кейін сәлемдесу жазыңыз.
- Жазуды ұқыпты әрі оңай оқылатын етіп компьютермен әріптерді теріңіз. Егер сіз қолмен жазуыңыз керек болса, жазбаңыздың ұқыпты екеніне, жолақтар мен сия дақтары жоқ екеніне және оқылатынына көз жеткізіңіз.
- Қол қою үшін «Құрметпен» немесе «Құрметпен» астына бірнеше бос жолдарды дайындаңыз. Оңай оқу үшін толық аты -жөніңізді қолтаңбаның астына анық жазыңыз.
- Нақты, дұрыс орналастырылған әріптерді жазыңыз және барлық параграфтардың ұзындығы шамамен бірдей.
Қадам 5. Орфография мен грамматиканы тексеріңіз
Егер орфографиялық және грамматикалық қателер болса, сіздің шағымыңыз еленбеуі мүмкін. Әріпті басып шығармас бұрын компьютер арқылы емлені тексеретін уақыт. Басқа адамға хатты жібермес бұрын оны оқып беріңіз.
3 -ші әдіс 3: Хаттарды қадағалау
Қадам 1. Көрсетілген мерзім аяқталғанша күтіңіз
Шыдамды болыңыз және көрсетілген мерзімге дейін ешқандай әрекет жасамаңыз. Егер жауап болмаса, сіз қоңырау шала аласыз немесе хат жібере аласыз ба? Хатты алушыға алаяқтық жасамаңыз.
Егер сіз хатқа жауап алмаған болсаңыз немесе жауап қанағаттанарлықсыз болса, шағымды жоғары лауазымды адамға жеткізіңіз
Қадам 2. Жоғары шенеунікке хат жіберіңіз
Егер сіз тұтынушыларға қызмет көрсету директорымен сөйлескеннен кейін шешім таба алмасаңыз, жоғары лауазымды адамды тауып, оған жазыңыз. Сіз жоғары шенді офицерге хат жіберген кезде, қызметкерлерден бастыққа дейін директордың орынбасарына дейін, соңғы хат-хабарды қоса беріңіз. Осылайша, хатты алған адам соңғы мәртебесі бар толық ақпарат алады және қысқа мерзімде ең жақсы шешімді ұсына алады деп күтілуде.
- Бірінші қадам ретінде тікелей президентке барудың орнына, тұтынушыларға қызмет көрсету бөліміне шағымданған дұрыс. Клиенттерге қызмет көрсету қызметкерлері шағымдарды қалай қарау керектігін жақсы түсінеді және директорға жазылған хаттар әдетте осы бөлімге қайтарылады.
- Егер сіз тұтынушыларға қызмет көрсету бөлімін айналып өтсеңіз, сіздің шағымыңыз қарастырылмауы мүмкін.
- Егер сіз директорға немесе бас атқарушы директорға шағым түсірсеңіз, сіз не болғанын алдын ала білмегендіктен, өте анық, қысқа және жүйелі ақпаратпен хат жазғаныңызға көз жеткізіңіз.
Қадам 3. Егер сіз заңды әрекетке барғыңыз келсе, адвокатқа жүгініңіз
Адвокаттар сот арқылы талап арызды қалай беру керектігін түсінеді. Есіңізде болсын, бұл әдіс соңғы нұсқа болуы керек. Заңды арналар тікелей талқыланатын шағым хат хаттың мазмұнын түсініксіз етеді және сіздің өтемақы туралы өтінішіңіз қабылданбайды. Мүмкін, егер сіздің қатеріңізге жауап берілсе, бұл қадам өзін-өзі жеңуі мүмкін.
Кеңестер
- Атыңызды, үй мекенжайын, электрондық пошта мекенжайын және телефон нөмірін (үй, жұмыс, ұялы телефон) қосқаныңызға көз жеткізіңіз. Сонымен қатар, хатты оқырманнан екі тарап шағымдарды қарау барысы туралы хабарлауды жалғастыруы үшін байланыс ақпаратын беруін сұраңыз.
- Хатты жібермес бұрын оны қайтадан оқып шығыңыз және дұрыс және тексерілетін ақпаратты беру арқылы оң болыңыз.
- Шағымды пошта арқылы жіберу электрондық пошта, факс немесе компания блогында/веб -сайтында жазудан гөрі әсерлі. Көптеген компаниялар ресми хаттар арқылы жіберілетін шағымдарға басымдық береді.
- Барлық хат -хабарлардың көшірмелерін сақтаңыз және хаттың жіберілген күнін ескеріңіз.
- Хат жазар алдында не болғанын ойлауға уақыт бөліңіз. Ойланғаннан кейін, сіз қандай шешім қажет екенін және сұрауды қалай қою керектігін білсеңіз, хат жазуға дайынсыз.
- Егер сіз біреудің үстінен шағым түсіргіңіз келсе, оның көңілсіз әрекеті туралы сөйлесіңіз. Компанияны мұқият сынға алмаңыз. Егер сіз компания саясатына қарсылық білдірсеңіз, поштаны оқу құралын немесе басшылықты сынға алмаңыз. Мәселе мен қалаған шешімді сипаттаңыз.
- Тұтынушыларға шағым беруге және белгілі бір компаниялармен проблемалары бар сатып алушылардың бар -жоғын білуге мүмкіндік беретін веб -сайттарды пайдаланыңыз. Осы веб -сайт арқылы жіберілген тұтынушылардың шағымдарының файлын сақтауды ұсынамыз.
- Заңдастырылған куәгерлерден хат жібермеңіз. Егер сіз мәселені сотта шешкіңіз келсе, куәгердің есімі мен есімін сақтағаныңызға көз жеткізіңіз. Есіңізде болсын, сот төлемдері әдетте өте жоғары. Сізге бейресми келісім немесе арбитраждық келісім жасауды ұсынамыз.
- Компанияға сын айтпаңыз. Есіңізде болсын, сіз өтемақы немесе шешім алғыңыз келеді. Егер сіз хатты оқырманға шабуыл жасасаңыз, бұл болмайды. Егер сіз қатаң дыбыспен хат жазғыңыз келсе, пассивті дауыстан аулақ болыңыз, тілдің тікелей және сипаттамалық стилін қолданыңыз. Мысалы, сіз бұл мәселенің нәтижесінде «көңілсіз» немесе «қиын» күйде екеніңізді айтыңыз.
