Вексель - бұл сатылған тауарлардың немесе көрсетілген қызметтердің бағаларының тізімі. Microsoft Word қолданыстағы үлгілермен немесе жеке дизайнмен шот -фактуралар жасауға мүмкіндік береді. Төмендегі қадамдар Word 2003, 2007 және 2010 -де шот -фактуралар жасауға көмектеседі.
Қадам
1-ші әдіс 1: Дайын шаблондарды жүктеу
Қадам 1. Жаңа құжат жасаңыз
Дайын үлгі жаңа құжат болмаса да, есепті жаңа құжат жасағандай бастаңыз.
- Word 2003 бағдарламасында Файл мәзірінен «Жаңа» таңдаңыз.
- Word 2007 бағдарламасында терезенің сол жақ жоғарғы бұрышындағы Office батырмасын шертіңіз, содан кейін Файл мәзірінен «Жаңа» таңдаңыз.
- Word 2010 бағдарламасында Файл қойындысын нұқыңыз, содан кейін терезенің сол жағындағы параметрлер тізімінен Жаңа опциясын таңдаңыз.
- Word 2003 бағдарламасындағы Жаңа құралдар тақтасын немесе Word 2007/2010 бағдарламасындағы жылдам қатынас құралдар тақтасындағы Жаңа түймесін баспаңыз. Батырмасы Normal.dot немесе Normal.dotx үлгісімен жаңа құжат жасауға мүмкіндік береді. Егер бос құжаттан есепшот жасағыңыз келсе, осы әдісті қолданыңыз.
Қадам 2. Қажетті үлгіні табыңыз
- Word 2003 және 2007 бағдарламаларында Жаңа құжат тапсырмалар тақтасының сол жағындағы «Қол жетімді кеңсе үлгілері» опциясынан Шот -фактураларды таңдаңыз. Ортаңғы терезеде тізімнен үлгі түрін таңдаңыз, содан кейін пайда болатын есепшот үлгілерінің бірін таңдаңыз.
- Word 2010 бағдарламасында Office.com үлгілерінің қол жетімді офис үлгілері бөлімінен Шот -фактураларды таңдаңыз. Жасағыңыз келетін үлгі қалтасын екі рет шертіңіз, содан кейін пайда болатын есепшот үлгілерінің бірін таңдаңыз.
Қадам 3. Үлгіні экранның ортасындағы «Жүктеу» түймесін басу арқылы жүктеңіз
Содан кейін, сіз осы мақаланың төменгі жағында ақпарат бар шотқа өзгерістер енгізе аласыз. Өзгерістер енгізгеннен кейін, төлемді сақтаңыз.
Сондай-ақ, Word және Excel үшін есепшот үлгілеріне https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1 мекен-жайы бойынша Microsoft веб-сайтынан кіруге болады. Сәйкесін таңдағаныңызға көз жеткізіңіз. Word нұсқасымен шот -фактура
Қадам 4. Екінші әдіс:
Бос құжаттардан шот -фактураларды құру
Қадам 5. Есепшоттың басын жасаңыз
Компанияның атауын жазып, сәйкес «Есепшот» сипаттамасын енгізіңіз. Мысалы, егер құжат есепшот емес, тек баға ұсынысы ретінде қызмет етсе, «Ұсыныстарды» тізімге қосуға болады.
- Сіз тақырыпты беттің жоғарғы жағына қоса аласыз немесе Word бағдарламасының үстіңгі деректеме функциясын қолдана аласыз. Егер сіз Word бағдарламасының үстіңгі деректеме функциясын қолдансаңыз және шот бір парақтан асатынын болжасаңыз, бірінші беттегі толық тақырыптарды және келесі беттердегі жиынтық тақырыптарды тізімдеу үшін әр түрлі бірінші бет опциясын қолдануға болады.
- Компанияның атауы сіздің басқа фирмалық материалдармен бірдей қаріппен жазылуы керек.
- Есеп айырысу құжаты құжатты алушы оны анықтай алатындай үлкен көлемде жазылуы керек.
Қадам 6. Есеп айырысу күнін құжаттың жоғарғы жағына, шот -фактураның оң жағына жазыңыз
Дегенмен, сипаттама сияқты үлкен күнді енгізудің қажеті жоқ.
Word бағдарламасында сіз үшін бүгінгі күнді енгізе алатын автоматты күн мүмкіндігі бар. Пайдалы болғанымен, бұл мүмкіндікті электронды түрде жіберілген шот -фактуралар үшін қолданбаңыз, себебі құжат ашылған кезде күн өзгеріп отырады. Сақтау мерзімі өзгермесе де, шот сізге төленген уақытты білу үшін шоттағы күнге қарайды
Қадам 7. Вексельді нөмірлеу
Бұл сан шоттың жоғарғы жағында да көрсетілуі керек. Вексельді нөмірлеу сізге бірнеше вексель ашық болған жағдайда сіздің шоттарыңызды бақылауды жеңілдетеді. Сіз шотты келесі екі жолмен нөмірлей аласыз:
- Клиентке қатысы жоқ жаһандық нөмірлеу. Осылайша сіз барлық есеп айырысу құжаттарын бір қалтада сақтай аласыз.
- Әр клиент үшін арнайы нөмірлеу. Егер сіз әр клиент үшін бөлек қалта жасағыңыз келсе, осы нөмірлеуді қолданыңыз. Сіз клиент атауының бір бөлігін есеп нөміріне қосқыңыз келуі мүмкін, мысалы «Swithin1».
Қадам 8. Жіберуші мен алушының мекенжайын көрсету
Есепшотқа сіздің мекен -жайыңыз бен атыңызды, сондай -ақ клиенттің мекен -жайын қосыңыз.
Сіздің байланыс ақпаратыңызда компанияның аты, бенефициардың аты, клиенттің мекенжайы, қажет болған жағдайда телефон, факс және электрондық пошта мекенжайы болуы керек
9 -қадам. Төлем туралы ақпаратты жазыңыз
Microsoft Word бағдарламасындағы кесте мүмкіндігі сізге тауарлар саны, тауар/қызмет сипаттамасы, бірлік бағасы/қызмет ақысы және сатып алынған заттың жалпы бағасы сияқты биллингтік ақпарат үшін жолдар мен бағандар құруды жеңілдетеді.
Word бағдарламасындағы кесте мүмкіндігі есептеулер жүргізуге де мүмкіндік береді. Сатып алынған заттың жалпы бағасын қолмен есептеудің орнына, оның мөлшерін бағаға көбейтуге болады. Осыдан кейін сіз жалпы шотты табу үшін барлық қосалқы сомаларды есептей аласыз
10 -қадам. Вексельдің жалпы сомасын вексельдің оң жағына бір заттың бағасынан төмен жазыңыз
Қарап шығуды жеңілдету үшін жалпы шотты қоюға болады.
Егер сіз сату салығын алсаңыз, барлық тауарлардың/қызметтердің қосалқы жиынтығын көрсетіңіз, содан кейін есептелген салықты жазыңыз және салық мөлшерін сол жаққа салыңыз. Осыдан кейін оның астына жалпы шотты жазыңыз
11 -қадам. Төлем ережелерін қосыңыз
Төлем ережелерін шот туралы ақпараттың жоғарғы немесе төменгі жағында көрсетуге болады. Әдетте төлем ережесі - «вексель келген кезде төлеу». «14 күнде», «30 күнде» немесе «60 күнде».
Есепшоттың төменгі жағына қалай төлеу керектігін түсіндіретін жадынама, жалпы ақпарат немесе қызметіңізді пайдаланғаны үшін клиентке алғыңыз келуі мүмкін
Қадам 12. Есепшотты түсінуге оңай және вексель түрін сипаттайтын атаумен сақтаңыз
Сіз сондай -ақ компанияның атауын, төлем нөмірін және клиенттің атын қоса аласыз.
Кеңестер
- Шот -фактуралық құжатты сақтағаннан кейін, жаңа шот -фактураны жасау кезінде «Бар болудан жаңасы» функциясын қолдану арқылы құжатты басқа шот -фактураны құру үшін үлгі ретінде пайдалануға болады. Болашақта пайдалану үшін шот -фактураларды.dot немесе.dotx үлгісінде сақтауға болады.
- Шот -фактуралар мен басқа ақпаратты қараудың тағы бір тәсілі - Microsoft Excel жұмыс кітабын құру және шоттағы файлға сілтемені Word форматында қою. Жұмыс кітабын жаңартқанда, енгізілген жұмыс парағын тінтуірдің оң жақ түймесімен басып, өзгерістерді көру үшін «Сілтемені жаңарту» таңдаңыз.
