Сіз жаңадан мүше болып табылатын комитеттің хатшысы болып сайландыңыз немесе тағайындалдыңыз. Қауіпсіз! Сіз минуттарды құруды, дайындауды және ұсынуды білесіз бе? Заң шығарушы органның «Роберт тәртібінің ережелерін» ұстану немесе ресми емес жағдайда минут алу - мұнда маңызды әдістер бар.
Қадам
4 -тің 1 -бөлігі: Алғашқы дайындық
Қадам 1. Ұйымыңыздың жиналыс саясатын түсініңіз
Егер хатшы ресми минут алады деп күтілсе, топ Роберттың бұйрық ережелеріне немесе басқа нұсқауларға сәйкес келетінін сұраңыз. Неғұрлым бейресми жағдайда хаттамаға не кіргізу керектігін немесе олардың қалай қолданылатынын сұраңыз.
- Ескерткіш ретінде сіз Тапсырыс ережелері бетімен толық таныс болудың қажеті жоқ. Дегенмен, кітаптың көшірмесін алу (немесе төрағадан қарыз алу) нақты сұрақтарға жауап беру үшін пайдалы болуы мүмкін.
- Өз рөліңізді жақсы түсініңіз. Хаттаманы қабылдаған кейбір хатшылар отырысқа қатыспады, ал басқалары хаттаманы алып, талқылауға өз үлестерін қосты. Екі жағдайда да хатшы жиналыс жетекшісі немесе көмекші сияқты басқа негізгі рөлі бар адам болмауы керек.
Қадам 2. Үлгіні алдын ала дайындаңыз
Кездесудің әр хаттамасында бірдей ақпарат болады. Үлгілер сілтеме жасау үшін дәйекті форматты жасайды. Келесі ақпарат үшін бос орындарды қосыңыз.
- Ұйым атауы.
- Кездесу түрі. Бұл апта сайынғы немесе жылдық жиналыс, комитеттің кіші отырысы ма, әлде арнайы мақсатта өткізілген отырыс па?
- Күні, уақыты мен орны. Кездесудің басталуы мен аяқталуына орын ашыңыз (ашу және тарату).
- Жиналыс төрағасының немесе төрағасының аты -жөні және хатшының аты (немесе олардың мұрагері).
- «Қатысушылардың» тізімі және «қатыспағаны үшін кешірім сұрау». Бұл келушілер тізімі үшін керемет термин. Кворумға қол жеткізілгеніне назар аударыңыз (дауыс беруге жеткілікті адам саны).
- Қолтаңбаңызға орын қалдырыңыз. Ескерткіш ретінде сіз әрқашан жазбаңызға қол қоюыңыз керек. Хаттама бекітілген кезде сіздің ұйымның саясатына сәйкес қосымша қол қою қажет болуы мүмкін.
- Егер бар болса, күнтізбелік кітап. Егер төраға немесе жиналыс жетекшісі сізден күн тәртібін дайындауды сұрамаса, ол сұраныс бойынша қол жетімді болуы керек. Анықтама үшін күн тәртібі жиналыс хаттамасын ұйымдастыруға көмектеседі.
Қадам 3. Ноутбукті немесе ноутбукты өзіңізбен бірге алыңыз
Сіз әкелгеннің бәрі сізге ыңғайлы екеніне көз жеткізіңіз. Егер сіз жиі жазбалар жазып отыратын болсаңыз, осы мақсатта жазу кітапшасын сақтаңыз немесе компьютерде қалта жасаңыз.
- Егер сіз мақұлданбаған алдыңғы кездесуге хаттама алсаңыз, оларды өзіңізбен бірге алыңыз.
- Дыбыс жазу құрылғысы минуттарды транскрипциялауға көмектессе де, олар минуттарды алмастырмайды. Егер сіз кездесуді жазып жатсаңыз, барлық қатысушылардың келісетініне көз жеткізіңіз және сөзбе-сөз транскрипт жасауға азғырылмаңыз.
- Стенографияны үйрену жазбаларды тездетеді, бірақ жазу үшін әр сөзді жазып алудың қажеті жоқ. Шындығында, сіз одан аулақ болуыңыз керек.
- Егер сізден жиналыста ашық түрде хаттама сұралса, OHP немесе презентация тақтасын пайдаланыңыз. Жазбаларды теру үшін стенографиялық теруді қолдана отырып, сіз сияны жоймай -ақ, кейін үйде жазбалар жаза алатындығыңызға көз жеткізіңіз.
4 -тің 2 -бөлігі: Жиналыс хаттамасын жасау
Қадам 1. Қатысушылар тізімімен бөлісіңіз
Барлығы қатыса салысымен, адамдарға өз есімдері мен байланыс ақпаратын жазуға жеткілікті орын бар қағазды (үлкен кездесулер үшін) беріңіз. Сіз бұл құжатты кездесуден кейін шаблонның қатысушылар тізімінің бөлімін толтыру үшін немесе осы тізімді аяқталған минутқа қою үшін қолдана аласыз.
Егер сіз қатысушылардың көптігімен таныс болмасаңыз, отыруға арналған кестені сызыңыз және әркім өзін таныстыруды сұрағанда оны толтырыңыз. Мүмкіндігінше адамдарды атымен атау үшін (төменде талқыланғандай) минуттарыңызды жазған кезде осы кесте парағын дайындаңыз
Қадам 2. Қол жетімді шаблондарды мүмкіндігінше толтырыңыз
Кездесудің басталуын күту кезінде ұйымның атауын, жиналыстың күні мен орнын және жиналыс түрін (апта сайынғы басқарма отырысы, арнайы комитеттің отырысы және т.б.) ескеріңіз. Кездесу басталған кезде, оның басталу уақытын ескеріңіз.
- Егер сізде үлгі жоқ болса, бұл ақпаратты жазбаның жоғарғы жағына қойыңыз.
- Егер кездесу арнайы мақсатта немесе оқиғаға арналған болса, мүшелерге хабарлау үшін жіберілген хабарландыруларды сақтаңыз. Сіз оны көшірмеден кейін ескертпеге қоюыңыз керек.
3 -қадам. Бірінші қозғалыстың нәтижелерін жазыңыз
Көптеген ресми кездесулер күн тәртібін қабылдаудан басталады, сондықтан бұл қадам мысал ретінде пайдаланылады. Егер кездесу басқа қозғалыспен басталса, барлық тиісті ақпаратты жазуды ұмытпаңыз:
- Қозғалыстың басталуына сәйкес тұжырым - «Мен ұсыныс жасаймын». Бұл әдетте «Мен бұл күн тәртібін қабылдауды ұсынамын» сияқты сөйлемдерге қатысты.
- Ұсынушының аты -жөні (өтініш білдіруші).
- Дауыс беру нәтижелері. Егер дауыс беру сәтті болса, «ұсыныс қабылданды» деп жазыңыз. Егер ол сәтсіз болса, «өтініш қабылданбады» деп жазыңыз.
- Егер сіз дәл жаза алмасаңыз, жазбаша түрде ұзақ ұсыныс жасай аласыз. Егер бұл қайталанатын болса, жиналыс кезінде осы мақаладағы ұсыныстарды белгілі бір сөз саны бар ұсыныстарға ресми саясат ретінде қолдануға болатынын сұраңыз.
- Егер сіз күн тәртібін жасасаңыз, сіз бұл ұсыныстың жақтаушысы және хаттаманың хатшысы бола аласыз. Мұны жасауға болады; Егер сіз объективті болсаңыз, өзіңіздің трюктеріңізді жазуда ешқандай проблема болмауы керек.
4 -қадам. Жиналыс кезінде басқа ұсыныстарды жазыңыз
Барлық талқылауды мұқият тыңдаңыз, бірақ (егер басқаша нұсқау болмаса!) Оны жазбаңыз. Жаңа қозғалыс болған кезде тиісті ақпаратты жазыңыз.
- Есіңізде болсын, әр ұсыныста нақты тұжырым, ұсынушының аты -жөні және дауыс беру нәтижесі болуы керек.
- Кейбір ұсыныстар дауыс беруге барар алдында ұсыныстардың жақтаушыларын талап етеді. Егер біреу «мен бұл қозғалысты қолдаймын» немесе соған ұқсас сөздер айтса, жақтаушы ретінде оның атын ескеріңіз.
- Егер сіз ұсынушының атын білмесеңіз немесе ұсынысты қайталау қажет болса, сыпайы түрде отырысты үзіңіз. Кішкене үзілістерді ақтау үшін ақпаратты дәл жазу маңызды.
- Егер қозғалыс түзетілсе, жазбадағы қозғалыстың сөзін өзгертіңіз. Егер өзгеріс қарама -қайшылық тудырмаса және ұзақ талқылауға себеп болмаса, бұл өзгерістің кездесуде болғанын ескертудің қажеті жоқ.
Қадам 5. Есепті тыңдаңыз және есептің көшірмесін алыңыз
Есеп, жаңалықтар бюллетені немесе ұқсас ақпарат дауыстап оқылған сайын, есептің тақырыбына және оны оқыған адамға (немесе оны дайындаған кіші комитеттің атауына) назар аударыңыз. Егер қозғалыс тіркелсе, оны кез келген басқа қозғалыс сияқты жазыңыз.
- Есептің көшірмесін жиналыс соңында алу ең тиімді. Кездесуден кейін оқырманнан немесе жиналыс жетекшісінен (төрағадан немесе президенттен) көшірмесін сұрау үшін ескертпе жасаңыз. Сіз әр есептің көшірмесін бұрын көшірілген минуттарға дейін қоса аласыз.
- Егер көшірме жоқ болса, түпнұсқа қайда сақталғанын жазып алыңыз. Кездесуден кейін сізге бұл ақпаратты сұрау қажет болуы мүмкін.
- Егер мүшелер ауызша есеп берсе (және құжатты оқымаса), есептің қысқаша және объективті түйінін жазыңыз. Арнайы мәліметтерді немесе спикердің тырнақшасын сөзбе -сөз енгізбеңіз.
Қадам 6. Жасалған немесе берілген әрекеттерді жазыңыз
Бұған өткен кездесулердегі тапсырмаларды, сондай -ақ жаңа әрекеттерді «тексеру» кіреді. Хат жазуға біреу тағайындалды ма? Олардың аттары мен нұсқауларын жазыңыз.
- Кездесудің қаншалықты формальды болуына байланысты, бұл әрекеттердің көпшілігі «қозғалыстар» санатына жатады. Ресми емес кездесулер үшін сізге нақты емес шешімдерді қадағалау қажет болуы мүмкін.
- Шешімнің себептері туралы қысқаша ұсынысты қосыңыз.
Қадам 7. Барлық нұсқаулар мен шешімдерді жазыңыз
Кез келген қарсылық рәсімге енгізілген кезде, қарсылықты және оның негізін, сондай -ақ Төраға қабылдаған толық шешімді жазыңыз.
Роберт тәртіп ережелеріне, ішкі ұйымдастыру ережелеріне немесе компания хаттамаларына сілтемелерді қосуды ұмытпаңыз
Қадам 8. Тек сұралған кезде талқылаудың қысқаша мазмұнын жазыңыз
Ресми түрде, минуттар-бұл не айтылғанын емес, «не істелгенін» есепке алу. «Дегенмен, сізге берілген ұйымға қатысты барлық сұраныстарды орындаңыз.
- Талқылауды жазған кезде мүмкіндігінше объективті болыңыз. Пікірлерді емес, нақты ойларды қосыңыз және сын есімдер мен үстеулерді қолдануды азайтыңыз. Құрғақ, нақты және скучно жазу - сіздің мақсатыңыз!
- Талқылау қорытындысында адамдарды атымен атамаңыз. Бұл, әсіресе, проблемаларды тудыруы мүмкін ыстық дәлелдерде маңызды.
Қадам 9. Жиналыстың соңында жабыңыз
Жиналыс тоқтатылған уақытты жазыңыз. Есептің көшірмесін сұрауды немесе біреуге сізге жіберуді еске салуды ұмытпаңыз.
Жазбаларды сканерлеп, ештеңені жіберіп алмағаныңызды немесе түсініктеме қажет екенін біліңіз. Егер сізге біреуге сұрақ қою қажет болса, оны кетер алдында дәл қазір жасаңыз
4 -тің 3 -бөлігі: Көшіру минуттары
Қадам 1. Бұл процесті мүмкіндігінше тезірек бастаңыз
Оқиға сіздің жадыңызда әлі сақталған кезде, ресми хаттаманы кездесуден кейін бірден көшірген дұрыс.
Қадам 2. Жиналыс хаттамасын теру үшін компьютерді пайдаланыңыз
Егер сіз ноутбукты кездесуде қолдансаңыз, сіз мұны жасаған шығарсыз. Жазбаларыңызды сақтап, бірнеше минут ішінде жаңа құжат жасаңыз, сонда сіз жазбалар мен жазбаларды қатар қоя аласыз.
3 -қадам. Жазбаларды ұқыпты абзацтарға пішімдеңіз
Әрбір жаңа ұсыныс, шешім немесе нұсқау бөлек абзацқа енгізілуі тиіс. Пішімді жасаған кезде, сіз мынаны тексеріңіз:
- Дұрыс емле мен грамматиканы қолданыңыз. Қажет болса, емле тексерушіні қолданыңыз.
- Есеп беру кезінде тілдің бір түрін қолданыңыз. Өткен немесе қазіргі шақты қолданыңыз, бірақ оларды бір құжатта ешқашан өзгертпеңіз.
- Мүмкіндігінше объективті түрде жазыңыз. Сіздің пікіріңізді хаттамадан шығаруға болмайды. Сіз бәріне қолдануға болатын объективті жазбаны жасауға тырысасыз.
- Қарапайым және нақты тілді қолданыңыз. Белгісіз тілді белгілі сөздермен алмастыру керек. Гүлдің сипаттамасы мүлдем алынып тасталуы керек.
- Талқылауды емес, қабылданған әрекетті тізімдеңіз. Егер сізден талқылауды жазу сұралмаса, сіз не нәрсеге назар аударуыңыз керек жасалды, не емес айтты.
- Анықтама алу үшін бет нөмірлерін беріңіз.
4 -қадам. Өз хаттамаңыздың жобасын мүшелермен бөлісіңіз
Қатысу тізіміндегі байланыс ақпаратын пайдаланып, әр мүшеге көшірмені жіберіңіз. Егер сізде олардың байланыс ақпараты болмаса, жиналыс жетекшісі олармен хабарласа алады.
Қадам 5. Бекіту үшін минуттарыңызды әкеліңіз
Сізден келесі отырыста хаттаманы дауыстап оқып, бекітуге ұсыну сұралуы мүмкін. Егер қозғалыс сәтті болса, хаттаманың қабылданғанын белгілеңіз.
- Егер хаттама қабылданғанға дейін ақталған болса, құжаттағы өзгерістерді жазыңыз және хаттаманың соңында түзетілгенін көрсетіңіз. Түзетуді нақты сипаттамаңыз.
- Егер олар қабылданғаннан кейін хаттамаларды түзету туралы ұсыныс жасалса, тиісті хаттамаға қозғалыстың нақты тұжырымын және ұсыныстың мақұлданғанын немесе бекітілмегенін енгізіңіз.
4/4 бөлігі: Жиналыс хаттамасының шаблондарын пайдалану
Қадам 1. Жиналыс үлгісі агрегаторының сайтына кіріңіз
Бұл дайын үлгі жиналыс хаттамаларын дайындау кезінде уақытты үнемдеуге көмектеседі, сонымен қатар жазба қателерін болдырмайды.
Қадам 2. Осы сайттарды зерттеуге біраз уақыт бөліңіз
Сізге қолайлы нұсқаны табу үшін іздеу мүмкіндігін қолданыңыз және қол жетімді опцияларды зерттеңіз.
Егер сізге арнайы үлгі, жалпы немесе стандарт қажет болса, сайтты шолып, сіздің қажеттіліктеріңізге сәйкес келетінін табыңыз, содан кейін «жүктеу» немесе «үлгіні пайдалану» түймесін басу арқылы жүктеңіз. Жоғалтып алмау үшін оны оңай табылатын жерде сақтаңыз
Қадам 3. Үлгі файлын ашыңыз
Жүктелгеннен кейін zip файлын ашыңыз, содан кейін оны Microsoft Word немесе Excel көмегімен ашыңыз. Ең жоғары сапалы үлгіні алу және оны пайдалануды жеңілдету үшін Microsoft Word бағдарламасының соңғы нұсқасын қолданыңыз. Соңғы нұсқаны пайдалану сіздің жұмысыңызды жеңілдетеді, сонымен қатар жаңа мүмкіндіктерді пайдалануға мүмкіндік береді.
Қадам 4. Үлгінің басына компания логотипін және авторлық құқық белгісін қосыңыз
Үлгі логотипін алып тастаңыз, бірақ шаблонның бастапқы торабын пайдалану шарттарын оқыңыз. Қажет емес құқықтық қиындықтарға тап болғыңыз келмейді, солай ма?
Қадам 5. Тақырыпты өзгертіңіз
Тақырып бөлімінде «Жиналыс/Топ» сөзін бөлектеңіз, содан кейін кездесу хаттамасына тақырып енгізіңіз.
Қадам 6. Тақырыпты өзгерту (міндетті емес)
Кездесу минуттарын әдемі әрі кәсіби ету үшін түстерді өзгертуді немесе алдын ала дайындалған тақырыпты таңдауды қарастырыңыз. Бұл амал қарапайым, «Бет орналасуын» іздеңіз, содан кейін «Түстер мен тақырыптар» бөлімін ашыңыз. Бұл бөлімде шаблонның сыртқы түрін орнатуға болады. Сіз тіпті түсін компания логотипінің түсіне сәйкес реттей аласыз.
Қадам 7. Үлгі бөліктерін атаңыз
Үлгіде бірнеше бөлімдер болуы керек. Сізге көп немесе аз қажет болуы мүмкін, немесе сізге бұл атау ұнамайды. Сіз оны қажеттіліктеріңізге сәйкес өзгерте аласыз.
Қадам 8. Бұл үлгіні ноутбукке сақтаңыз, осылайша жиналыс хаттамасын өзіңізбен бірге ала аласыз
Егер сіз әлі де Microsoft Office қолдансаңыз, бұл жұмысты орындау оңай және жылдам болады. Сіз сондай -ақ кездесулерге бұрынғыға қарағанда жиі және дәл келуіңіз керек. Сонымен қатар, сіз шаблонды басып шығарып, минутты қолмен жаза аласыз. Дегенмен, қажет болғанша ақпаратты қосу үшін бөлімдерді жеткілікті кең етіп жасағаныңызға көз жеткізіңіз.
Қадам 9. Үлгіні тексеріңіз
Қауіпсіз! Сіз жиналыс хаттамасының үлгісін құруды аяқтадыңыз. Кездесулер кезінде сіздің өнімділігіңіз бен жұмыс дәлдігі айтарлықтай жақсаруы керек, себебі сізде жиналыс жазбаларын ұйымдастыруға арналған нұсқаулық үлгісі бар. Кез келген басқа жұмыс сияқты, бірдеңе жетіспейтінін немесе түсініксіз екенін білу үшін шаблондағы мәліметтерді оқыңыз. Бәрі дұрыс екеніне көз жеткізгеннен кейін, бұл үлгіні қолдануға болады және сіз келесі кездесуге жақсы дайындаласыз.
Кеңестер
- Жиналыс аяқталғаннан кейін минуттарыңызды енгізіңіз. Бұл оқиғалар сіздің жадыңызда әлі сақталған кезде мұны жасаған дұрыс. Қатысушылардың жиналыстан кейін мүмкіндігінше тезірек әрекет элементінің көшірмесін алуы маңызды.
- Жиналыс жетекшісіне мүмкіндігінше жақын отырыңыз. Бұл сізге дауысты көтерместен бәрін естуге және түсініктеме сұрауға мүмкіндік береді.
- Адамдардан олардың қозғалысын жазуды сұраңыз, сонда сіз жазуды қажет етпейсіз.
- Протоколды қауіпсіз файлда сақтаңыз.
Кез келген уақытта үзіліс жасаудан және түсініктеме сұраудан қорықпаңыз.
- Ескертпелер өте маңызды. Бұл жазбалар сақталады және болашақта анықтама ретінде пайдаланылуы мүмкін. Құқықтық мәселелерге келетін болсақ, мысалы, біреудің беделі сіздің минуттарыңызға байланысты болуы мүмкін.
- Роберт тәртіп ережелеріндегі бөлімдерді оқыңыз, әсіресе хатшылық мамандығы туралы.
- Олар сөйлескен кезде маңызды нәрселерді жазыңыз. Егер бір тақырып екі рет көтерілсе, оларды біріктірмеңіз.
Ескерту
- Хаттамаға көп мәліметтерді енгізбеңіз. Егер сізден талқылауды жазу сұралса да, оны мүмкіндігінше қысқа және тікелей сақтаңыз. Маңызды ойларды жазумен шектеліңіз, әйтпесе хаттаманы қажетсіз мәліметтермен толтырып жібересіз.
- Жазбаны қабылдаушының жеке түсіндірмелері мен сезімдері жазбаларға енгізілмеуі керек.
- Егер жиналыстың бір бөлігі адвокат-клиенттің құпиялылығы санатына жатса, істемеу сол бөлікті жазыңыз. Назар аударыңыз «Кеңесші бұл талқылау адвокат-клиенттің құпиялылығын қамтитынын хабарлайды. Бұл талқылау тіркелмеген».
- Егер сізден заңгерлер мен клиенттер арасындағы құпия талқылауларды тіркеу сұралса, «әр түрлі» минуттар жасаңыз және оларды қарапайым хаттамалардан бөлек ұстаңыз. Құпия деп белгілеңіз және құжатқа кім кіре алатынын көрсетіңіз.
