Стандартты жұмыс процедурасы (SOP) - бұл тапсырманы орындау қадамдары туралы ақпараттан тұратын құжат. Қолданыстағы SOP -ті өзгерту немесе жаңарту қажет болуы мүмкін, немесе сіз нөлден бастап жазу керек сценарийде болуыңыз мүмкін. Бұл көп жұмыс сияқты көрінуі мүмкін, бірақ бұл шынымен де өте «өте» толық тізім. Жұмысты бастау үшін 1 -қадамды қараңыз.
Қадам
3 бөлімнің 1 бөлігі: SOP форматын құру
Қадам 1. Пішіміңізді таңдаңыз
SOP жазуда дұрыс не бұрыс болмайды. Дегенмен, сіздің компанияңызда тапсырманы орындаудың таңдаулы әдісін көрсете отырып, пішімдеу бойынша нұсқаулық ретінде қолдануға болатын бірқатар SOP болуы мүмкін. Егер бұл сіздің жағдайыңыз болса, бар SOP -ті үлгі ретінде пайдаланыңыз. Егер бұлай болмаса, сізде бірнеше нұсқа бар:
- Қарапайым қадамдар форматы. Бұл қысқа, бірнеше ықтимал нәтижелері бар және дәл нүктеге дейін болатын әдеттегі процедураға арналған. Қажетті құжаттамадан және қауіпсіздік нұсқаулығынан басқа, бұл құжат оқырманға орындалатын бұйрықтары бар қарапайым үкімдердің тізімі.
- Қадамдық формат. Бұл әдетте ұзақ процедуралар үшін - шешім қабылдауға, түсіндіруге және терминологияға қатысты он қадамнан асатын процедуралар. Бұл тізім, әдетте, белгілі бір ретпен ішкі қадамдары бар негізгі қадамдар болып табылады.
- Блок -схема форматы. Егер рәсім нәтижесі шексіз болатын картаға ұқсас болса, онда блок -схема сіздің ең жақсы ставкаңыз болуы мүмкін. Нәтижелер әрқашан болжанбайтын болса, дәл осы форматты таңдау керек.
Қадам 2. Оқырмандарыңызды қарастырыңыз
SOP жазбас бұрын үш негізгі факторды ескеру қажет:
- Сіздің оқырмандарыңыздың алдыңғы білімдері. Олар сіздің ұйыммен және оның процедураларымен таныс па? Олар терминологияны біледі ме? Сіздің тіліңіз оқырманның білімі мен инвестициясына сәйкес келуі керек.
- Сіздің оқырманның тілдік дағдылары. Сіздің тіліңізді түсінбейтін адамдардың сіздің СОП -ты «оқуына» мүмкіндік бар ма? Егер бұл мүмкін болса, суреттер мен диаграммаларды субтитрлермен қосқан дұрыс.
- Сіздің оқырмандарыңыз. Егер көптеген адамдар сіздің SOP -іңізді бірден оқып жатса (әрқайсысының рөлі әр түрлі), құжатты пьесадағы әңгіме сияқты пішімдеу қажет: 1 -пайдаланушы әрекетті орындайды, одан кейін 2 -пайдаланушы және т.б. Осылайша, әрбір оқырман олардың қалай жұмыс істейтін қозғалтқыштың ажырамас бөлігіне айналғанын көре алады.
3 -қадам. Өз біліміңізді ескеріңіз
Қорытынды: сіз оны жазуға лайықты адамсыз ба? Сіз білесіз бе, бұл процесс нені қамтиды? Қате болу мүмкіндігі бар ма? Оны қалай қауіпсіз етуге болады? Олай болмаған жағдайда, оны басқа біреуге берген дұрыс болар. Нашар жазылған SOP - немесе тіпті дәл емес - өнімділікті төмендетіп қана қоймайды және ұйымдық сәтсіздікке әкелуі мүмкін, сонымен қатар олар қауіпті болуы мүмкін және сіздің командаңыздан қоршаған ортаға теріс әсер етуі мүмкін. Қысқаша айтқанда, бұл сіз қабылдауға тиіс тәуекел емес.
Егер бұл сізге берілген жоба болса және сіз оны орындауыңыз керек (немесе міндетті) деп ойласаңыз, күнделікті рәсімдерді аяқтағандардан көмек сұраудан ұялмаңыз. Сұхбаттасу SOP құру процесінің жалпы бөлігі болып табылады
Қадам 4. Қысқа немесе ұзақ SOP арасындағы шешімді таңдаңыз
Егер сіз хаттамаларды, терминологияны және т.б. білетін және бақылау тізіміне сәйкес келетін қысқа, қысқа SOP -тың пайдасын көретін адамдар тобына SOP жазсаңыз немесе жаңартсаңыз, оны қысқартылған түрде жаза аласыз.
Негізгі мақсаттар мен тиісті ақпараттан басқа (күні, авторы, жеке куәлік нөмірі және т.б.), бұл қадамдардың қысқаша тізімі. Егер егжей -тегжей немесе түсініктеме қажет болмаса, мұны қалай істеу керек
5 -қадам. СОБ мақсатын есте сақтаңыз
Сіздің ұйымда бірнеше рет қайталанатын процедуралар бар екені түсінікті. Бірақ бұл SOP пайдалы болуының нақты себебі бар ма? Қауіпсіздікке баса назар аудару керек пе? Сәйкестік шаралары? Бұл SOP жаттығуларға немесе күнделікті әрекеттерге қолданылады ма? Міне, сіздің SOP -теріңіз сіздің командаңыздың табысқа жетуінің маңызды екендігінің бірнеше себептері:
- Сәйкестік стандарттарының орындалуын қамтамасыз ету
- Өндірістік талаптарды барынша арттыру үшін
- Процедура қоршаған ортаға зиянды әсер етпейтініне көз жеткізу үшін
- Қауіпсіздікті қамтамасыз ету үшін
- Барлығы кестеге сәйкес жүретініне көз жеткізу үшін
- Өндірістегі сәтсіздіктердің алдын алу үшін
-
Оқу құжаты ретінде пайдалану
Егер сіз SOP -тің нені баса көрсету керектігін білсеңіз, жазбаңызды осы мәселелер бойынша құру оңайырақ болады. Сіздің SOP қаншалықты маңызды екенін көру оңай болады
3 -тің 2 -бөлігі: СОП жазу
Қадам 1. Қажетті материалды жабыңыз
Жалпы техникалық SOP процедураның өзінен «бөлек» төрт элементтен тұрады:
- Титул беті. Бұған 1) процедураның атауы, 2) СОП сәйкестендіру нөмірі, 3) шығарылған немесе қайта қаралған күн, 4) СОП қолданылған агенттіктің/бөлімнің/филиалдың атауы және 5) SOP дайындаған және мақұлдаған адамдардың қолы. Берілген ақпарат анық болған жағдайда, бұл бөлім кез келген форматты қолдана алады.
- мазмұны тізімі. Бұл анықтама үшін SOP жеткілікті ұзақ болған жағдайда ғана қажет. Мұнда сіз қарапайым стандартты негізді таба аласыз.
- Сапаны қамтамасыз ету/Сапаны бақылау. Процедура, егер оны тексеру мүмкін болмаса, жақсы процедура болмайды. Оқырмандар қалаған нәтижеге қол жеткізетініне сенімді болу үшін қажетті материалдар мен мәліметтерді дайындаңыз. Бұл материал өнімділікті бағалау үлгілері сияқты басқа құжаттарды қамтуы мүмкін.
-
Сілтеме. Барлық пайдаланылған немесе маңызды сілтемелерді міндетті түрде жазыңыз. Егер сіз басқа SOP сілтемелерін қолдансаңыз, міндетті түрде қосымшаға қажетті ақпаратты тіркеңіз.
Сіздің ұйымыңызда осы SOP -қа қарағанда басқа хаттама болуы мүмкін. Егер сіз қолдана алатын алдыңғы SOP болса, бұл құрылымды елемеңіз және орындалған процедураны орындаңыз
Қадам 2. Процедураның өзі үшін келесілерді қосқаныңызға көз жеткізіңіз:
- Қолданылуы мен қолданылу аясы. Басқаша айтқанда, ол процестің мақсатын, оның шектеулерін және процестің қалай қолданылатынын сипаттайды. Стандарттарды, нормативтік талаптарды, рөлдер мен жауапкершіліктерді, сондай -ақ кіріс пен шығысты қамтиды.
-
Әдіснамалар мен процедуралар.
Мәселенің мәні - қажетті құрал -жабдықтарды қоса алғанда, маңызды қадамдарды егжей -тегжейлі тізімдеңіз. Кезекті процедуралар мен шешім қабылдау факторларын қосыңыз. «Алдын ала болжамды» және ықтимал кедергі немесе қауіпсіздікті ескеріңіз.
- Терминологияны түсіндіру. Қысқартылған сөздерді, қысқартуларды және жалпы термин емес сөз тіркестерін түсіндіріңіз.
- Денсаулық пен қауіпсіздік туралы ескерту. Бөлек бөлімде және мәселе туындаған кездегі қадамдармен бірге жазылуы керек. Бұл бөлімді өткізіп алмаңыз.
-
Жабдықтар мен жабдықтар.
Қажетті заттардың толық тізімі және жабдықты қашан және қайдан табуға болады, жабдық стандарттары және т.б.
-
Ескертулер мен үзілістер. Негізінде ақаулықтарды жою бөлігі. Мүмкін болатын ақауларды, нені іздеу керектігін және идеалды түпкі өнімге не әсер етуі мүмкін екенін тізімдеңіз.
- Бұл тақырыптардың әрқайсысына жеке бөлімін беріңіз (әдетте цифрлармен немесе әріптермен көрсетіледі), сіздің SOP -да түсініксіз ұзақ сөйлемдер болмауы үшін және сілтеме оңай.
- Бұл толық тізім емес, процедуралық қадамдардың аз ғана бөлігі. Сіздің ұйым назар аударуды қажет ететін басқа аспектілерді айта алады.
3 -қадам. Жазбаңызды қысқа әрі оңай оқыңыз
Мүмкін, сіздің оқырмандарыңыз бұл СОП -ны ермек үшін оқуды таңдаған жоқ. Сіз бұл құжатты қысқа әрі түсінікті етіп сақтағыңыз келеді, әйтпесе олардың назары басқа жаққа аударылады және олар құжатты қорқынышты және түсіну қиын болады. Жалпы, сөйлемдеріңізді мүмкіндігінше қысқа етіп жазыңыз.
- Міне, жаман мысал: Қолданар алдында ауа шығатын жердегі барлық шаңды тазалағаныңызға көз жеткізіңіз.
- Жақсы мысал келесідей: Қолданар алдында ауа шығатын жердегі барлық шаңды алып тастаңыз.
- Жалпы, «сіз» сөзін қолданбаңыз. Бұл сөзді түсіндіру керек. Белсенді дауыспен сөйлеңіз және сөйлемдерді бұйрық етістіктерден бастаңыз.
Қадам 4. Қажет болса, тапсырманы орындау процесіне қатысатын офицерлерден сұхбат алыңыз
Сіз жасағыңыз келетін соңғы нәрсе - мүлдем дәл емес SOP жазу. Сіз команданың қауіпсіздігіне, тиімділігіне, уақытына қауіп төндіресіз және процесті ескерусіз түсіндіресіз - сіздің әріптестеріңіз қорлайтын нәрсе. Қажет болса, сұрақтар қойыңыз! Сіз нақты процедураны жазғыңыз келеді, әрине.
Сіз білмесеңіз, барлық рөлдер мен жауапкершіліктерді жабу үшін әр түрлі көздерден сұрай аласыз. Топтың бір мүшесі стандартты операциялық процедураларды орындамауы мүмкін немесе басқа мүше процедураның бір бөлігіне ғана қатыса алады
5 -қадам. Ұзын мәтінді диаграммалар мен схемаларға бөліңіз
Егер сізді қорқытатын нақты бір -екі қадамды қоссаңыз, оқырмандарға жеңілдету үшін диаграмма немесе диаграмма жасаңыз. Бұл құжатты оқуды жеңілдетеді және бәрін түсінуге тырысқаннан кейін ақылға үзіліс береді. Сонымен қатар, сіздің құжаттарыңыз толығырақ және жақсы жазылған болады.
SOP күшейту үшін диаграммалар мен диаграммаларды қоспаңыз; мұны қажет болғанда немесе тілдік кедергіні жоюға тырыссаңыз ғана жасаңыз
Қадам 6. Әр бетте бақылау құжатының белгісі бар екеніне көз жеткізіңіз
Сіздің SOP, бәлкім, көптің бірі болып табылады - сондықтан сіздің ұйымыңызда белгілі бір анықтамалық жүйемен барлығын каталогтайтын үлкен мәліметтер базасы бар шығар. Сіздің SOP бұл анықтамалық жүйенің бөлігі болып табылады, сондықтан кодтың белгілі бір түрін табуды талап етеді. Бұл жерде сіз пайдалы белгілерді таба аласыз.
Әр бетте қысқа тақырып немесе идентификатор нөмірі, түзету нөмірі, күні және « # беті» жоғарғы оң жақ бұрышта болуы керек (көптеген форматтарда). Ұйымның қалауына байланысты сізге түсіндірме қажет болуы мүмкін (немесе жоғарыда жазуды түсіндірмеде жазыңыз)
3 -тен 3 -ші бөлім: Табыс пен дәлдікті қамтамасыз ету
Қадам 1. Процедураны тексеріңіз
Егер сіз процедураңызды тексергіңіз келмесе, сіз оны жақсы жазбаған шығарсыз. Процесс туралы білімі шектеулі адам (немесе жалпы оқырман өкілі) оларды басқару үшін SOP -ты қолданыңыз. Олар қандай қиындықтарға тап болды? Олай болса, мәселені шешіп, қажетті жөндеуді жасаңыз.
- SOP -ты бірнеше адам тексергені дұрыс. Әр түрлі адамдар әр түрлі жауаптар алуға мүмкіндік беретін әр түрлі проблемаларды бастан кешіреді (олар пайдалы болады деп күтілуде)
- Процедураны бұрын ешқашан жасамаған адамға тексеруді ұмытпаңыз. Бұрынғы білімі бар әрбір адам сіздің біліміңізге сүйенеді, бірақ сіздің мақсатыңыз орындалмайды.
2 -қадам. Процедураны орындайтын адамдар сіздің СӨО -ны тексеруі керек
Ақырында, сіздің бастықтың SOP туралы пікірі маңызды емес. Бұл SOP тиісті жұмыспен айналысатындар үшін маңызды. Сондықтан сіз SOP -ты бастыққа жібермес бұрын, жұмысты тиісті жұмыспен айналысатын (немесе жасаған) адамдарға көрсетіңіз. Олар не ойлайды?
Оларды қатыстыру және оларды процестің бір бөлігі ретінде сезіну олардың SOP -ты қабылдауға мүмкіндік береді. Және оларда тіпті керемет идеялар болуы мүмкін
3 -қадам. Сіздің кеңесшіңіз бен сапаны қамтамасыз ету тобы SOP -ты қарап шығуын сұраңыз
Команда сізге жасыл жарық бергенде, оны кеңесшіңізге жіберіңіз. Нақты мазмұнға олар енгізетін ақпарат аз болуы мүмкін, бірақ олар сіздің SOP формат талаптарына сәйкес келетінін, егер сіз ештеңені жіберіп алмасаңыз, сондай -ақ SOP -ты ресімдеу және оны жүйеге енгізу хаттамасы туралы айтады.
- Құжаттарды басқару жүйесін қолдана отырып, мақұлдау үшін тікелей SOP -тар осы келісімдердің аудиторлық ізін қамтамасыз етеді. Бұл процесс бір ұйымнан екіншісіне қарай өзгеруі мүмкін. Негізінде, сіз нұсқаулар мен ережелерге сәйкес келетін нәрселерді қалайсыз.
- Рұқсат етілген қол қою қажет, дегенмен көптеген ұйымдар қазір электронды қолтаңбаны қабылдауға қарсы емес.
Қадам 4. Рұқсат етілген соң, SOP қызметін орындауды бастаңыз
Бұл қызметкерге арналған ресми дайындық болуы мүмкін (аудиториялық дайындық, компьютерлік оқыту және т. Не болса да, жұмысыңды тарат! Сіз оған жету үшін көп жұмыс жасадыңыз. Комплимент алуға уақыт келді!
SOP -тың жаңартылғанына көз жеткізіңіз. Егер бұл SOP ескірген болса, оны жаңартыңыз, жаңартуларды қайта мақұлдаңыз және құжаттаңыз, содан кейін қажет болған жағдайда SOP қайта таратыңыз. Сіздің командаңыздың қауіпсіздігі, өнімділігі мен табысы осы SOP -қа байланысты
Кеңестер
- Құжатталған процесс нақты процесс болуы үшін мүдделі тараптарды үнемі тартуды ұмытпаңыз.
- Айқындықты тексеріңіз. Қосарлы түсінік жоқ екеніне көз жеткізіңіз. Процедураны үдеріспен таныс емес адамға көрсетіңіз және олардан процедура туралы не ойлайтынын айтуды сұраңыз; Сіз таң қалуыңыз мүмкін.
- Оқырмандар процесті анық көруі үшін блок -схемалар мен кескін ұсыныстарын қолданыңыз.
- Қадамдарды түсіндіру үшін қарапайым индонезия тілін қолданыңыз.
- Адамдардан мақұлдамас бұрын құжатты қарап шығуын сұраңыз.
- Әр нұсқа өзгерісі үшін құжат тарихының жазылуын қамтамасыз етіңіз.
