Жақсы хатты қалай жазу керектігін түсіну - бұл әр түрлі салаларда қолдануға болатын негізгі дағдылардың бірі, ол бизнес саласында да, академиктерде де, жеке қарым -қатынаста да. Өздеріңіз білетіндей, хаттар - бұл ақпаратты, ізгі ниетті немесе жөнелтушінің хат алушыға деген сүйіспеншілігін жеткізу үшін қолданылатын қарапайым байланыс әдісі. Жақсы және дұрыс хатты қалай жазу керектігін білу үшін осы мақаланы оқып көріңіз!
Қадам
2 -ші әдіс 1: Ресми хат жазу
Қадам 1. Ресми тонды немесе ресми хатты жазудың дұрыс уақытын түсініңіз
Әдетте, ресми хаттар сіздің жеке қарым -қатынасыңыз бар адамдарға емес, іскери серіктестіктерге немесе белгілі бір мемлекеттік бөлімдерге кәсіби қарым -қатынасыңыз бар адамдарға ғана жіберіледі.
- Содан кейін ресми хатты Microsoft Word, OpenOffice немесе Text Edit сияқты мәтіндік өңдеу бағдарламалық жасақтамасы арқылы теріп, жібермес бұрын басып шығаруға болады. Егер хатты дереу алу қажет болса немесе алушы электрондық поштаны алғысы келсе, хатты электрондық пошта арқылы жіберуді ұсынамыз.
- Егер алушы сіздің қазіргі бастығыңыз немесе әріптесіңіз болса, сіз қатаң форматты қолданғыңыз келуі мүмкін. Әдетте, мұндай хаттарды электронды пошта арқылы жіберуге болады және оларға хаттың жоғарғы жағындағы мекен -жай қажет емес.
Қадам 2. Хаттың жоғарғы жағына мекен -жайыңызды және хаттың жазылған күнін жазыңыз
Атап айтқанда, хаттың сол жақ бұрышына атыңыз бен мекен -жайыңызды енгізіңіз. Егер бұл ресми іскерлік хат болса, онда компанияның атауын және мекен -жайын енгізіңіз немесе компанияның фирмалық бланкісін сол жерге жапсырыңыз. Осыдан кейін, хаттың жазылу күнін жазар алдында екі жолдың арасын беріңіз.
- Толық күнді 2021 жылдың 19 қыркүйегі сияқты дұрыс форматта енгізіңіз. 19-қыркүйек-2021 немесе 19/9/21 сияқты формальды форматтан аулақ болған дұрыс.
- Электрондық пошта арқылы жіберілген хатқа күнді қосудың қажеті жоқ.
Қадам 3. Хатты алушының аты мен мекенжайын енгізіңіз
Егер хат электрондық пошта арқылы жіберілмесе, екі жолдық үзіліс қалдырыңыз және алушының байланыс ақпаратын бос орынға енгізіңіз. Атап айтқанда, осы ақпараттың әрқайсысын бөлек жолға жазыңыз:
- Хат алушының толық аты -жөні мен атауы
- Ұйым мен компанияның атауы, егер бар болса
- Хатты алушының толық мекен -жайы (қажет болған жағдайда екі немесе одан да көп жолды қосыңыз)
Қадам 4. Сәлемдесуді қосыңыз
Бір жолды кідіртіңіз, содан кейін «Қымбатты» сияқты сәлемдесуді енгізіңіз, содан кейін хат алушы ретінде сіздің атыңыз. Қаласаңыз, толық атыңызды, фамилияңызды немесе тек атыңызды қоса аласыз. Қажет болса, адамның ресми мекенжайын немесе титулын қосыңыз.
- Егер сіз адамның кеңседегі орнын ғана білсеңіз, бірақ атын білмесеңіз, «Құрметті, денсаулық сақтау менеджері:» немесе соған ұқсас фразаны жазыңыз. Алайда, әдетте, бұл орынды толтырған адамның аты Интернеттен іздедіңіз, сондықтан сіз алдымен көріңіз.
- Егер сіз шынымен де хат алушыны білмесеңіз немесе оның позициясын білмесеңіз, жай ғана «Құрметті мырза/ханым:» немесе жай ғана «Құрметті:» деп жазып қойыңыз. және мүмкіндігінше аулақ болу керек.
5 -қадам. Хатыңызды жазыңыз
Ресми хаттар мақсатын анық көрсетумен ашылуы керек. Атап айтқанда, қысқартудан аулақ болыңыз және «Сізді қызықтырады ма?» Орнына «Сізді қызықтырады ма …» сияқты ресми сұрақтарды қолданыңыз. Содан кейін емле немесе грамматикалық қателер жоқ екеніне көз жеткізу үшін басқа адамның көмегінсіз немесе көмегінсіз хаттың мәтінін қайта оқыңыз.
Егер сіз ресми іскерлік хат жазатын болсаңыз, хаттың мәтіні әрқашан қысқа және нақты екеніне көз жеткізіңіз. Сонымен бірге, егер хат туыстарына немесе жақын досына жаңалықтармен алмасу үшін жіберілген болса, жеңілірек және/немесе ағынды сөйлемді қолданыңыз. Дегенмен, сіздің хатыңыздың ұзындығы бір беттен аспайтынына көз жеткізу жақсы
Қадам 6. Қорытынды құттықтауды қосыңыз
Хатты позитивті түрде аяқтау және хат алушымен терең байланыс орнату үшін жабық сәлемдесу кіреді. Сондықтан, соңғы абзацты жазғаннан кейін, әріп түріне сәйкес келетін соңғы құттықтау сөзін қосыңыз. Ресми хат үшін «Ізгі ниетпен», «Сәлемдесу» немесе «Сәттілік» сияқты соңғы сәлемдесуді енгізуге тырысыңыз. Содан кейін төмендегі нұсқаулықта көрсетілгендей толық атыңызды қойыңыз:
- Ресми түрде жазылған әріптер үшін соңғы сәлемдесу мен толық аты -жөніңіздің арасында шамамен төрт бос орын қалдырыңыз. Содан кейін хатты басып шығарыңыз және бос орынға көк немесе қара сиямен қолтаңбаңызды қойыңыз.
- Ресми электрондық пошталарда соңғы атаудың астына толық атыңызды енгізіңіз.
- Қаласаңыз, сәлемдесуді атыңыздың алдына, әсіресе ресми хатқа қосуға болады. Мысалы, егер сіз үйленген болсаңыз, соңғы сәлемдесу астына «Bu Amanda Surya» атауын енгізіңіз.
Қадам 7. Әріпті бүктеңіз (міндетті емес)
Егер хат поштада болса, оны үштен біріне бүктеп көріңіз. Алаң - төменгі жартысын әріп аймағының 2/3 бөлігін жауып тастағанша ортасына дейін бүктеу, содан кейін ашық әріптер аймағы қалмайынша жоғарғы жартысын ортасына дейін бүктеу. Осылайша, әріп өлшемі нарықтағы көптеген конверттерге сәйкес келеді.
Қадам 8. Конверттің алдыңғы бетіне алушының мекенжайын жазыңыз (міндетті емес)
Конверттің ортасын табыңыз, содан кейін алушының толық мекен -жайын жазыңыз:
- Джоко Сусило мырза
- Jl. ABC нөмірі 123
- Джакарта, 12345 ж
Қадам 9. Конверттің артқы жағына қайтарылатын пошталық мекенжайды жазыңыз (міндетті емес)
Бұл әдісті қолдана отырып, пошта бөлімшесі қандай да бір себептермен сіздің мекенжайыңызға жібере алмайтын поштаны қосымша ақысыз қайтара алады. Сіз хатты алушының мекен -жайын жазған кездегі әдісті қолданыңыз, бірақ сол жерде толық атыңыздың орнына лақап атыңызды енгізіңіз.
2 -ші әдіс 2: Бейресми хаттар жазу
Қадам 1. Хаттың ресми деңгейін анықтаңыз
Негізінде, хаттың үні сіздің хат алушымен қарым -қатынасыңыздың жақындық деңгейіне байланысты болады. Сіздің хатыңыздың формалдылығын анықтау үшін мына нұсқауларды орындап көріңіз:
- Егер хат алыс туысқандарға, қарт туыстарға немесе әлеуметтік серіктестерге арналса, жартылай формальды тонды қолданып көріңіз. Егер адам сізге электронды поштаны жіберген болса, оны электронды поштаға жіберіңіз. Олай болмаған жағдайда, қолмен хат жазу - ең қауіпсіз нұсқа.
- Егер хат жақын досыңызға немесе туысқаныңызға жіберілсе, оны қолмен жазыңыз немесе электрондық пошта арқылы жіберіңіз.
Қадам 2. Хатты сәлемдеуден бастаңыз
Қолданылатын сәлемдесу сіз бен хат алушы арасындағы тығыз қарым -қатынасқа, сондай -ақ хаттың формалдылығына байланысты. Қарастыруға болатын кейбір мүмкіндіктер:
- Егер хат жартылай ресми болса, «Сәлем» сияқты сәлемдесуді қолданыңыз. Содан кейін, егер сіздің жасыңыз бір -бірінен алшақ болмаса, алушының лақап атымен сәлемдесуді немесе алушының аты сізден әлдеқайда үлкен болса, «мырза» немесе «ханым» сияқты сәлемдеуден бастаңыз.
- Егер хат бейресми болса, сіз «Сәлем» сияқты сәлемдесуді немесе «Сәлем» немесе «Эй» сияқты кездейсоқ сәлемдесуді қолдануға болады. Алушының атымен сәлемдесуді орындаңыз.
Қадам 3. Хаттың негізгі бөлігін жазуды бастаңыз
Келесі жолға өтіп, жаза бастаңыз. Егер хат жеке байланыс құралы ретінде арналған болса, алушының ақпаратын растау арқылы бастауға тырысыңыз. Мысалы, сіз «жақсы жүресіз деп үміттенемін» сияқты ресми сөйлемдерді немесе «қалайсыз?» Сияқты бейресми сөйлемдерді қолдана аласыз, атап айтқанда, егер хат алушы алдында болса, сіз айтатын сөздерді қолданыңыз. сен
4 -қадам. Байланысты қажет ететін заттарды тізімдеңіз
Хаттың негізгі рөлі қарым -қатынас құралы болғандықтан, сіздің ойыңызша хатты алушы білуі қажет нәрселерді, мысалы, сіздің өміріңізде болған оқиғалардың мәліметтерін қосыңыз. Мысалы, егер хат әжеңізге болса, «сыйлық үшін рахмет!» Оның орнына сыйлықтың сіз үшін қаншалықты маңызды екенін көрсетіңіз, мысалы: «Кеше түнде менің достарым мен ұйықтай алмадық, өйткені біз әже жіберген ойынды ойнадық. Рақмет сізге!» Хаттың тақырыбы қандай болмасын, ақпарат алмасуға деген ұмтылысқа басты назар аударылуы керек.
Қосылмауы керек ақпаратты түсініңіз. Негізінде ашулану немесе мейірім сұрау әрекеті ретінде жазылған хат жіберілмеуі керек. Егер сіз бұрыннан осындай хат жазған болсаңыз, бірақ оны жіберу -жібермеуді білмесеңіз, оны бірнеше күнге қалдырыңыз. Мүмкін, бұл бірнеше күн сіздің шешіміңізді өзгерте алады
Қадам 5. Хатты аяқтаңыз
Бейресми хатты аяқтау үшін алушымен қарым -қатынасыңыздың тығыздығын көрсететін соңғы сәлемдесуді қолданыңыз. Егер хат жұбайына, досына немесе жақын туысына арналса, «Сәлемдесу», «Махаббат сәлемі» немесе жай «Қымбаттым» сияқты соңғы сәлемдесуді қолданыңыз. Сонымен қатар, жартылай ресми хат үшін «сәлемдесу» немесе «сәлемдесу» сияқты жылы, бірақ әлі де ресми түрде жабылатын сәлемдесуді қолданыңыз.
- Сіз «валидация» термині туралы естідіңіз бе? Шын мәнінде, валидация - бұл ежелгі уақытта сәлемдесу хаты ретінде жиі қолданылатын ағылшын тіліндегі ресми өрнек. Егер сіз досыңызға ағылшын тілінде хат жазсаңыз және оны ақымақ стильде жапқыңыз келсе, бұл әдісті қолданыңыз. Мысалы, сіздің есіміңізбен аяқталатын «Мен бұрынғыдай сіздің адал қызметшіңіз болып қала беремін» сияқты бағалау түрінде қорытынды сәлемдемені қойыңыз.
- Егер сіз хат жазылғаннан кейін ақпарат қосқыңыз келсе, P. S жазуын қолданыңыз, бұл ағылшын тілінде Postscript дегенді білдіреді («жазғаннан кейін»).
Қадам 6. Хатты жіберіңіз
Хатты конвертке салыңыз, мөртабан қойыңыз, алушының мекен -жайын көрсетіңіз, содан кейін бірден пошта арқылы жіберіңіз.
Кеңестер
- Хаттың негізгі бөлігін алушыны қызықтыратын тақырыпқа аударуға тырысыңыз.
- Әдетте сәлемдеуден кейін үтір қойылады. Алайда, ресми әріптерде әдетте тыныс белгісі үтірдің орнына нүкте қойылады.
- Шағым хат жазу кезінде әрқашан сыпайы тіл мен орынды дәлелдерді қолданыңыз. Бұл сіздің оң жауап алу мүмкіндігін арттырады.
- Егер сіз ресми хатты басып шығарғыңыз келсе, стандартты көшірме қағаздан сәл ауыр қағазды пайдалануды ұсынамыз.
- Егер сіз ресми немесе жартылай ресми электрондық пошта жібергіңіз келсе, әрқашан кәсіби дыбыстық электрондық пошта мекенжайын қолданыңыз. «Sweetstar189» жіберген хаттар, әрине, «jeni.sandra» жіберген электрондық пошталар сияқты маңызды болып саналмайды, иә?
- Әрқашан көк немесе қара сиялы қаламмен әріптер жазыңыз.
- Көрсетілген мекен -жайдың дұрыс екеніне көз жеткізіңіз.
- Әрқашан абзацты шегініспен жазылған немесе терілген сөйлеммен бастаңыз.
- Хатыңыздың мазмұнын кем дегенде екі рет тексеріңіз.
- Егер хат қолмен жазылса, сия ағып кетпейтін шарикті қалам қолданғаныңызға көз жеткізіңіз.
