Егер сізде жеке кәсіп болса, клиенттерге хат жазу қажет болуы мүмкін. Сіз клиенттерге жаңа оқиғалар немесе арнайы оқиғалар туралы хабарлау үшін бірдеңе жаза аласыз немесе компания атынан клиенттердің шағымдарына жауап бере аласыз. Хаттың себебіне қарамастан, сіз әрқашан кәсіби стильді сақтауыңыз керек.
Қадам
2 бөлімнің 1 бөлігі: Іскерлік хатты пішімдеу
Қадам 1. Кәсіби фирмалық бланкті қолданыңыз
Іскерлік хат сіздің компанияңыздың өкілі болады. Сондықтан ол басқаша және сапалы болуы керек. Іскерлік хатта сіздің компанияңыздың логотипі немесе бренді де болуы керек.
Алдын ала жасалған бланкінің түстер үлгілерін пайдаланып Microsoft Word бланкісін құруға болады. Бланктегі логотипті немесе брендті қолданғаныңызға сенімді болыңыз
Қадам 2. Мәтінді өңдеу бағдарламасын ашыңыз
Сіз әрқашан компьютерге іскерлік хаттарды теруіңіз керек.
- Жаңа құжат жасаңыз және құжатқа 2,5 см жиек қойыңыз.
- Times New Roman, Georgia немесе Ariel сияқты серифтік қаріпті қолданыңыз. Әрқашан 12 нүктеден аспайтын және 10 нүктеден кем емес қаріп өлшемін қолданғаныңызға сенімді болыңыз. Іскерлік хатты қаріп таңдауға немесе қаріп өлшеміне байланысты оқу оңай болуы керек.
- Құжаттың бір бос орынға орнатылғанын тексеріңіз.
Қадам 3. Блоктардың пішінін реттеңіз
Блок формасы - іскерлік хаттарда қолданылатын ең кең таралған формат. Бұл пішінді орнату және ұстанудың ең оңай түрі. Әр тақырып туралануы керек және әр тақырып арасында бір бос орын болуы керек. Құжаттың төменгі жағынан басталатын бизнес хатта келесі тақырыптар болуы керек:
- Бүгінгі күн, немесе сіз хатты жіберген күн. Күн маңызды, себебі ол сіздің жазбаңыз ретінде де, алушының жазбасы ретінде де қолданыла алады. Сонымен қатар, даталар заңды түрде қолданыла алады. Сондықтан күннің дәл екеніне көз жеткізіңіз.
- Қайту мекенжайы. Бұл бөлімде сіздің мекенжайыңыз стандартты стильде пішімделген. Егер сіздің мекен -жайыңыз бланкте болса, бұл бөлімді өткізіп жіберуге болады.
- Ішкі мекен -жай. Бұл бөлімде хатты алған адамның аты -жөні мен мекен -жайы көрсетілген. Mr / Ms сөзін қолдану міндетті емес. Мысалы, егер сіз Нина Марлинаға хат жазсаңыз, сіз ханымды жаза аласыз. оның отбасылық жағдайы қандай екеніне сенімді болмасаңыз.
- Құрметпен. Сәлемдесуде «Құрметті Марлина ханым» немесе «Құрметті Нина Марлина» сөздерін қолдануға болады. Егер сіз хатты кім оқитынына сенімді болмасаңыз, «Құрметпен» сөзін қолданыңыз. Сіз сондай -ақ «Қызығушылық танытқандарға» қолдана аласыз, бірақ егер сіздің аудиторияңыздың кім екенін білмесеңіз, соңғы шара ретінде.
- Хат денесі. Біз бұл туралы мақаланың келесі бөлімінде толығырақ талқылайтын боламыз.
- Қосымша хат, қолтаңбасы бар. Сіз «Ізгі ниетпен» немесе «Сәлемдесу» сөздерін қолдана аласыз.
2 -ден 2 -ші бөлім: Іскерлік хат жазу
Қадам 1. Аудиторияңызды анықтаңыз
Аудиторияның кім екеніне қарамастан, хат стилі әрқашан кәсіби болып қалуы керек. Дегенмен, сіз өзіңіздің хатыңызды алатын адамға қарай тіліңізді немесе сөз таңдауыңызды өзгерте аласыз. Егер сіз басқа компанияда кадрлар бөліміне жазсаңыз, сізге ресми тілді қолдану қажет болуы мүмкін. Бірақ егер сіз белгілі бір тұтынушы үшін жазсаңыз, бейресми немесе кездейсоқ тілді қолдануға болады.
- Аудиторияны анықтау сонымен қатар сіздің аудиторияңызды шатастыруға жол бермейтіндігіңізді білдіреді. Оқырмандар түсінбейтін терминдерді қолданудан аулақ болыңыз. Тұтынушылар сіздің компанияңыздың ғарыштық бағдарламасы үшін қолданылатын қысқартуларды білмеуі мүмкін, сондықтан оларды әріптермен пайдаланудан аулақ болыңыз.
- Жақсы іскерлік хат жазудың бірінші ережесі - ол анық, қысқа және сыпайы болуы керек.
Қадам 2. Бірінші жолдағы әріптің мақсатын түсіндіріңіз
Хаттың мақсатын қарастырыңыз. Клиенттерге қаланың жаңа бөлігінде сіздің жаңа орналасқан жеріңіз туралы хабарлау үшін бе? Бұл клиенттерге төленбеген шоттарды немесе қалдықтарды еске салу үшін бе? Немесе тұтынушылардың шағымдарына жауап беру үшін бе? Осы мақсатты ескере отырып, оқырманға хаттың не туралы екенін бірден білуге мүмкіндік беретін бірінші жолды жазыңыз. Түсініксіз хаттың мақсатын жазбаңыз. Нақты нүктеге өтіңіз.
- Егер сіз кәсіп иесі ретінде өз пікіріңізді білдірсеңіз, «Мен» сөзінен бастаңыз. Егер сіз компания немесе ұйым атынан жазсаңыз, «бізді» қолданыңыз.
- «Бұл хат арқылы біз сізге хабарлаймыз» немесе «Біз осы хатпен сұраймыз» сияқты тікелей мәлімдемелерге назар аударыңыз. Егер сіз кәсіп иесі ретінде хат жазатын болсаңыз, сіз «Мен» операторын қолдана аласыз. Мысалы: «Мен сізбен байланысқа шықтым» немесе «Мен жақында … туралы естідім және … туралы көбірек білгім келеді».
- Мысалы, егер сіз (кәсіп иесі) Нина Марлинаға өткен айдан бері төленбеген есепшот туралы жазған болсаңыз, хатты мына сөзбен бастаңыз: «Сізбен 2015 жылдың наурыз айынан бастап сіздің шотыңызда төленбеген қалдық қалды».
- Немесе, егер сіз компанияның қызметкері болсаңыз және клиенттің компанияның ғарыштық бағдарламасы туралы шағымына жауап беру үшін жазсаңыз, хатты: «Біз сіздің Марс ғарыштық бағдарламасы туралы сіздің шағымыңызды алдық» деп бастаңыз.
- Егер сіз оқырмандарға байқауда жеңіске жеткенін немесе магистратурада оқитын орынға ие екендіктерін хабарлау үшін хат жазып жатсаңыз, келесі сөйлемнен бастаңыз: «Мен саған айтуға қуаныштымын …» немесе «Біз Мен сізге мұны айтқым келеді … ».
- Егер сіз жаман жаңалық айтып жатсаңыз, келесі сөйлемнен бастаңыз: «Біз сізге мұны ауыр жүрекпен айтамыз …». Немесе «мұқият қарағаннан кейін мен … шешпеймін деп шештім».
3 -қадам. Енжар сөйлемдерді емес, белсенді сөйлемдерді қолданыңыз
Біз пассивті дауысты үнемі сөйлеуде қолданамыз. Бірақ пассивті дауыс сіздің жазбаңызды нашар немесе шатастыратын етіп көрсетуі мүмкін. Белсенді сөйлемдер іскерлік хаттарда әлдеқайда тиімдірек, себебі олар тілдің неғұрлым сенімді стилін көрсетеді.
- Пассивті сөйлемнің мысалы: «Мен сіз үшін қандай шағымды қарастыра аламын?» Сөйлемнің тақырыбы, атап айтқанда тапсырыс беруші («сіз») сөйлемнің басында емес, сөйлемнің соңында пайда болады.
- Белсенді сөйлемнің мысалы: «Сіздің шағымыңызды шешу үшін не істей аламын?» Сөйлемнің бұл нұсқасы белсенді дауыспен оқырманға әлдеқайда түсінікті және түсінікті.
- Пассивті дауысты қолдану сіздің хабарламаңызды бұрыс немесе жағымсыз нүктелерге аудармай -ақ жеткізудің жақсы әдісі болуы мүмкін. Бірақ пассивті дауысты тек осы жағдайда қолданыңыз. Жалпы алғанда, белсенді дауыс іскерлік хатта әлдеқайда тиімді.
Қадам 4. Алдыңғы оқиғаларға немесе егер бар болса, оқырмандармен бұрынғы байланысқа жүгініңіз
Сіз Нина Марлинаға соңғы айдың басында оның төленбеген төлемі туралы ескертумен хабарласқан боларсыз. Немесе тұтынушылар ғарыштық бағдарламадан көңілі қалғанын өткен айда конференцияда айтқан болар. Егер сіз бұрын оқырмандармен байланыста болсаңыз, мұны айтыңыз. Бұл оқырманға сіздің бұрынғы байланыстарыңызды еске салады және іскерлік хатты шұғыл әрі маңызды етеді.
«Төленбеген шот туралы менің бұрынғы хатым бойынша …» немесе «Наурыздағы төлеміңізге рахмет» сияқты сөйлемдерді қолданыңыз. Немесе «Мамыр айында өткен конференцияда ғарыштық бағдарламамен байланысты мәселелеріңізді есту өте пайдалы болды»
Қадам 5. Көмек сұраңыз немесе ұсыныс жасаңыз
Оқушыға сыпайы сұраныс немесе жұмыс қарым -қатынасы түрінде көмек ұсыну арқылы тілдің жағымды стилін көрсетіңіз.
- Сіз клиенттерді шоттарды төлеуге тырысатын кәсіп иесісіз делік. Мына сөйлемдерді қолданыңыз: «Мен сіздің төленбеген шотқа тез назар аударғаныңызды бағалаймын».
- Сіз өз компанияңыздың атынан жазып отырсыз делік. Мына сөйлемдерді қолданыңыз: «Біз сізбен және біздің кадрлар бөлімінің басшысымен бетпе-бет кездесу ұйымдастырғымыз келеді».
- Сіз сондай -ақ оқырмандар туындауы мүмкін барлық сұрақтарға немесе сұрақтарға жауап беруді ұсынуыңыз керек. «Төлемге қатысты туындауы мүмкін кез келген сұрақтар мен сұрақтарға жауап беруге қуаныштымын» немесе «Сізге осы бағдарлама туралы толығырақ ақпарат беруді қалайсыз ба?» Сияқты тіркестерді қолданыңыз.
Қадам 6. Хатты қорытындылаңыз
Өз тарапыңыздан немесе оқырман тарапынан әрекетке шақыру қосыңыз. Бұл сұраныс белгілі бір күнге төлеу туралы сұраныс немесе оқырманмен ресми кездесу орнату туралы ескерту болуы мүмкін.
- Болашақта хатты алушымен байланысу үшін сөйлем қосыңыз. «Мен сізді келесі аптадағы бюджет жиналысында күтемін». Немесе «Сіз біздің штаб -пәтерге барған кезде сізбен бұл мәселені талқылауды асыға күтемін».
- Хатқа қосылған құжаттарды жазыңыз. «Қосылмаған төленбеген шоттар» немесе «Біздің кеңістікті кеңейту бағдарламасының көшірмесі тіркелді» сияқты сөз тіркестерін қосыңыз.
- Хатты соңғы сөйлеммен аяқтаңыз. Клиент немесе тұтынушы үшін «Құрметпен» немесе «Ізгі ниетпен» пайдаланыңыз.
- Танымайтын адамдарға ресми хаттар үшін «Сәлемдесуді» қолданыңыз.
- Егер сіз жақсы білетін адамға хат жазсаңыз немесе қарым -қатынаста болсаңыз, «Сәлемдесу» немесе «Ізгі ниетпен» пайдаланыңыз.
Қадам 7. Әріпті түзетіңіз
Егер әріп орфографиялық қателермен толтырылса, мұқият форматтау мен жазу жойылады!
- Пассивті дауысты қолданатын әр сөйлемді тауып, сөйлемді белсенді сөйлемге айналдыруға тырысыңыз.
- Ұзақ немесе түсініксіз және тікелей сөйлемдерге назар аударыңыз. Іскерлік хаттарда әдетте жақсырақ болады, сондықтан мүмкіндігінше сөйлемнің ұзақтығын қысқартыңыз.
