Атауынан көрініп тұрғандай, жауап хат - бұл біреудің сұрағына немесе сұрауына жауап беру үшін жазылған хат, ол әдетте хат арқылы жазбаша түрде жеткізіледі және әдетте іскерлік әлемде ақпарат алмасу құралы ретінде қолданылады. Мінсіз жауап хатын алу үшін бірінші кезекте сіз алған сұрақ немесе сұрау салынған хаттың мазмұнын қарап шығу қажет. Содан кейін, хатқа жауап беру үшін қажет кез келген қосымша ақпаратты іздеңіз. Екеуін де жасағаннан кейін, сыпайы, қарапайым, түсінікті және түпнұсқада көрсетілген барлық сұрақтарға немесе сұрауларға жауап бере алатын сөйлемдермен жауап хат жазуды бастаңыз. Сонымен қатар, хаттың алушының қанағаттанушылығын қанағаттандыратынына сенімді болу үшін сөйлемнің үні мейірімді және ақпараттық екеніне көз жеткізіңіз.
Қадам
3 -ші әдіс 1: Түпнұсқа хаттың мазмұнын қарау
Қадам 1. Хатты жіберуші сұраған немесе сұраған ақпаратты анықтаңыз
Жауап хаттары жіберуші білуі керек барлық нәрсені қамтамасыз ету үшін болғандықтан, хаттың мазмұнын мұқият қарап шығуға уақыт бөліңіз. Атап айтқанда, хат жіберушіге оған қандай ақпарат бере алатындығыңызды білу қажеттілігін түсініңіз.
- Кейде әріптің мағынасын анықтау алақанды айналдыру сияқты оңай емес, әсіресе хат жазушының жазу стилі анық болмаса. Сондықтан, жауап хатын жасамас бұрын, хат жіберушінің қажеттілігін түсінуге әрқашан уақыт бөліңіз.
- Қажет болса, жіберушінің ниетін жақсы түсіну үшін хатта табылған кейбір маңызды нәрселерді жазып алыңыз. Атап айтқанда, жіберуші сұраған нәрсені қорытындылаңыз және әр сұраққа немесе сұрауға жауап беріңіз.
Қадам 2. Хатты жіберуші сұраған ақпарат туралы көбірек біліңіз
Егер хат жөнелтуші бірдеңе туралы ақпарат сұраса, онда сіз оны біліп, оған бірден жауап бере аласыз немесе керісінше. Егер сіз сұралған ақпаратты түсінбесеңіз, хатқа жауап бермес бұрын ақпаратты жинауға мүмкіндігінше көп уақыт бөліңіз.
Мысалы, хат жөнелтуші сіздің компанияңыздағы жұмысқа орналасу туралы өтініштің мәртебесін растағысы келуі мүмкін. Егер жаңа қызметкерді жалдау сіздің мамандығыңыз емес болса, жауап бермес бұрын жіберушінің өтінішінің күйін тексеруге көмектесу үшін кадрлар бөлімінің қызметкерімен хабарласыңыз
Қадам 3. Хатты қойылған сұраққа жауап беруге қабілетті басқа адамға жіберіңіз
Әсіресе іскерлік әлемде, кейде тұтынушылар интернеттен тапқан компанияның мекен -жайына немесе байланыс телефонына хат жібереді. Сондықтан, егер сіз хат алсаңыз, бірақ ондағы сұрақтарға жауап бере алмайтыныңызды сезсеңіз, оны тиісті адамға жіберіңіз. Хат жіберушіге ең дәл және пайдалы жауапты алу үшін осылай жасаңыз.
Егер адам жауап беруге ұзақ уақыт кетсе, жіберушіге оның сұрақтарына жауап беру мүмкіндігі бар адамға хат жібергеніңізді хабарлауға тырысыңыз. Кем дегенде, хатты жіберуші өзінің жіберген хатының қабылданғанын және өңделгенін біледі
3 -ші әдіс 2: Жауаптарды құрастыру
1 -қадам. Ақпаратты сұрайтын немесе хаттың түпнұсқасында сұрақ қоятын адамға хат жазыңыз
Әрқашан «Бұл хатты алушыға» сияқты тым жалпылама сөйлемді қолданудың орнына «Қымбаттым» сияқты сыпайы сәлемдесуді бастаңыз. Сөйлем жеке дыбыстан басқа, жауап хатын компьютер жазған сияқты әсер береді. Сондықтан, сіздің жауап хатыңыз өте мұқият және ризашылықпен жазылғанын көрсету үшін әрқашан алушымен атымен амандасыңыз.
- Егер сіз хат жөнелтушіні жеке білмесеңіз, сәлемдесуді мырза немесе ханымның артынан фамилиясын қолданыңыз. Алайда, егер хат жіберушінің белгілі бір атауы болса, онда бұл атауды мырза немесе ханымның орнына қолданыңыз.
- Егер сіз шынымен де хат жіберушіні білмесеңіз немесе жынысын білмесеңіз, оның атын ғана қолданыңыз.
- Жалпы, сіз бастапқы хатта көрсетілген жіберушінің атын пайдалана аласыз. Мысалы, егер хат жіберуші «Dr. Джонсон »өз хатында жауап хатыңызды ашыңыз, сәлемдесу:« Құрметті. Доктор Джонсон ».
Қадам 2. Бұл хат ол жіберген түпнұсқа хатқа жауап ретінде жазылғанын көрсетіңіз
Хаттың басында оқырманға хаттың мақсатын жеткізуді ұмытпаңыз, ол хатқа жауап беру. Осылайша, хатты алушы хаттың оқылғанын және өңделгенін, сондай -ақ сіз жіберген хаттың ниетін біледі.
- «Бұл хат сіз 13 маусымда жіберген хатқа жауап» деген қарапайым сөйлем жауап хатын ашуға өте ыңғайлы.
- Егер сіз бірінші хатты алушы болмасаңыз, сізге хатты берген адамның жеке басын көрсетіңіз. Мысалы, сіз: «Біздің клиенттерге қызмет көрсететін қызметкерлеріміздің бірі Мишель Харрис сіз маған жіберген хатты жіберді», - деп жаза аласыз.
Қадам 3. Жіберушінің сұрақтарына бірден жауап беріңіз
Сәлемдесуді жазғаннан кейін бірден хаттың жүрегіне өтіңіз. Хаттың негізінде түпнұсқалық хатта көрсетілген кез келген сұрақтарға және/немесе шағымдарға мүмкіндігінше толық жауап беріңіз. Хат алушы оны оқыған кезде қанағаттанарлық сезінуі үшін ештеңе жіберілмегеніне көз жеткізіңіз.
- Жауапта түпнұсқалық хаттың мазмұнын қысқаша қайталаңыз. Мысалы, сіз айта аласыз: «Біздің компанияның БАҚ -пен тікелей байланысы бар қызметкерлеріне қатысты сіздің сұрағыңызға жауап ретінде, қызметкерлердің аты -жөні Джанет Уолтерс екенін хабарлаймыз. Міне, оның электрондық поштасы мен телефон нөмірі ».
- Ұзағырақ сұрақтарға жауап беру үшін әр сұраққа нақты жауап беру үшін нөмірлеу жүйесін қолданыңыз. Бұл әдіс оқуға жеңіл болудан басқа, оқырманның көңілінен шығады, өйткені олар барлық сұрақтарға толық жауап берілгенін сезеді.
- Ұзын емес сөйлемдерде мүмкіндігінше толық ақпарат беріңіз. Жалпы, бір сұраққа бірнеше қысқа сөйлеммен жауап беру жақсы жауап деп айтуға болады.
Қадам 4. Сіз орындай алмайтын кез келген сұрауларға адал болыңыз
Кейде сіз жауап бере алмайтын сұрақтарға жауап бере алмайсыз. Осындай жағдайға тап болғанда, әрқашан шынайы жауап беріңіз. Басқаша айтқанда, хат жіберушінің теріс пікірлерін басу үшін жай сөйлемдерді қолданбаңыз. Маған сеніңіз, хат жөнелтуші тікелей және түсінікті жауапты әлдеқайда жоғары бағалайды. Ең бастысы, ақпарат әрқашан сыпайы түрде жеткізілгеніне және хатты жіберуші ренжігендей сезілмеуі үшін кешірім сұралатынына көз жеткізіңіз.
- Хатты жіберушінің сұрауынан бас тартқан кезде әрқашан қатаң, бірақ түсінікті тонды қолданыңыз. Мысалы, сіз: «Өкінішке орай, біз сіздің өтінішіңізді қанағаттандыра алмаймыз. Қазіргі уақытта бізде сізге қажет ақпарат жоқ және ол қашан қолжетімді болатынын айта алмаймыз ».
- Егер сіз егжей -тегжейлі ақпарат бере алатын болсаңыз, былай деп айтып көріңіз: «Сіздің сұрағыңызға жауап бермес бұрын, алдымен растауым қажет бірнеше нәрсе бар. Егер уақыт рұқсат етсе, өтініш берген күнді және сіз хабарласқан офицердің аты -жөнін көрсетіңіз. Растау процесі аяқталғаннан кейін мен сізге тез арада хабарласамын ».
Қадам 5. Жіберілген хат үшін рахмет
Сіз сұранысты қанағаттандыра аласыз ба, әлде сұраққа жауап бере аласыз ба, оған ризашылығыңызды білдіріп, әрқашан ризашылығыңызды білдіріңіз. Сіз олардың назарын бағалайтындығыңызды және олармен оң қарым -қатынасты сақтағыңыз келетінін көрсетіңіз.
Кейбір адамдар өз хаттарын ризашылықпен ашуды жөн көреді. Сөйлеудің орналасуы маңызды емес. Ең бастысы, оны бір сәтте айтқаныңызға көз жеткізіңіз
Қадам 6. Толық атыңызды және атыңызды жазу арқылы хатты аяқтаңыз
Хатты «Құрметпен» сияқты ресми құттықтаумен жабыңыз, содан кейін толық аты -жөніңіз. Егер хат іскерлік мақсаттарға арналған болса, сонымен қатар сіздің позицияңызды толық атымен жазыңыз.
Терілген немесе қолмен жазылған хатта болсын, әрқашан толық аты -жөніңізді енгізгеннен кейін қол қоюға орын қалдырыңыз. Алайда, егер хат электрондық пошта арқылы жіберілсе, әдетте толық аты -жөніңізді қолтаңбасыз енгізу жеткілікті
Қадам 7. Барлық сұрақтарға жауап берілгеніне көз жеткізу үшін жауап хатының мәтінін қайта оқыңыз
Есіңізде болсын, хат алушы оның сұрағына жауап бермейтін жауап алса, ашулануы немесе ашулануы мүмкін. Сонымен қатар, наразылық оған келесі хатты жіберіп, сіздің жұмысыңызға қосылу қаупін тудырады! Оқырмандардың қанағаттанушылығын қамтамасыз ету үшін барлық сұрақтарға немесе сұрауларға мүмкіндігінше толық жауап беріңіз. Жібермес бұрын, сұраныстар мен сұрақтар жіберілмегеніне көз жеткізу үшін хатты қайта оқыңыз.
Қажет болса, хатты оқу үшін досыңыздың немесе әріптесіңіздің көмегіне жүгініңіз. Атап айтқанда, өзіңізді алушының орнына қоюды және сіздің хатты оқығаннан кейін олардың қанағаттанушылығын өлшеуін сұраңыз
3 -ші әдіс 3: кәсіби реңкті қолдану
Қадам 1. Іскерлік хаттың стандартты форматын қолданыңыз
Іскерлік қарым -қатынас құралы ретінде қолданылатын жауап хаттарының әр түрін түсіну. Содан кейін кәсіби жауап беретін хатты жазуға қай формат қолайлы деп ойлайсыз.
- Хаттың сол жақ жоғарғы бұрышында сіздің атыңызды, лауазымыңызды, компания атыңызды (қажет болса) және сіздің компанияңыздың мекен -жайын жазыңыз. Оның астына хатты жазған күнді, хатты алушының толық аты -жөнін және мекен -жайын енгізіңіз.
- Егер сіз жауап хатын тергіңіз келсе, әрқашан қағаздың әр жағында 2,5 см жиекті қолданыңыз. Сондай -ақ, хат жолдар арасында 1 бос орын мен абзацтар арасында 2 бос орынмен жазылғанын тексеріңіз.
- Егер жауап хаты қолмен жазудың орнына терілсе, әрқашан стандартты 12-шрифт пен жазу пішімін қолданыңыз. Алайда, егер хат қолмен жазылса, қолданылған қолжазбаның ұқыпты және оқуға оңай екеніне көз жеткізіңіз.
Қадам 2. Жіберілген сұрау немесе сұрақ сізді бақытты етеді деген әсер беріңіз
Бұл әдіс әсіресе іскер адамдар үшін немесе тұтынушыларға негізделген қызмет көрсетушілер үшін міндетті болып табылады. Есіңізде болсын, тапсырыс беруші - патша. Бұл сіз хатты жазуға уақыт пен ойды бағалағаныңызды көрсетуіңіз керек дегенді білдіреді. Сондықтан олардың өтініштері немесе сұрақтары үшін оларға алғыс айтуды ұмытпаңыз және жауап хаттарында әрқашан жылы және жылы сөйлемдерді қолданыңыз.
- Қарапайым сөйлем: «Бізге хабарласқаныңыз үшін рахмет. Біз сіздің пікіріңізді шынымен бағалаймыз, «бұл хаттың үнін жағымды бағытта айтарлықтай өзгерте алады! Сондықтан жауап хаттарыңызға осындай сөз тіркестерін үнемі енгізуді әдетке айналдыруға тырысыңыз.
- Оның өтініші немесе сұрағы сізді тітіркендіреді және ашуландырады деген әсер қалдырмаңыз. Маған сеніңіз, алушыға ренжідіңіз немесе ренжідіңіз деп ойлаудан гөрі, тым мейірімді болу жақсы.
Қадам 3. Хатты алушы тез оқи алатындай тым ұзақ хат жазудың қажеті жоқ
Бос уақытты бағалаңыз! Егер 3 беттен тұратын хат жібермеңіз, егер шын мәнінде сұраққа немесе сұрауға 1 абзацта жауап беруге болады. Сондықтан тиісті жауаптар беріңіз, содан кейін хатты дереу жіберіңіз. Ол білуі қажет емес басқа ақпаратты қоспаңыз.
- Бұл әдісті енгізу өте маңызды, әсіресе егер жауап хат сіздің клиенттеріңіздің немесе бизнес серіктестеріңіздің сұрақтарына жауап беруге арналған болса. Әрине, сіз жарты сағатқа қысқартылуы керек жауапты оқу үшін бірнеше сағат жұмсап, тұтынушының көңілін қалдырғыңыз келмейді, иә?
- Екінші жағынан, хатта көрсетілген сұрауға немесе сұраққа жауап бере алмайтындай қысқа жазба. Егер сұраққа ұзақ түсіндірумен жауап беру қажет болса, оны еркін түрде беріңіз. Ең бастысы, ұсынылған барлық ақпарат оқырмандар үшін өте маңызды екеніне көз жеткізіңіз.
Қадам 4. Хат алушы сіздің жауабыңызды түсінуі үшін мүмкіндігінше анық жазыңыз
Ұзын немесе күрделі сөйлемдерді қолданбаңыз! Оның орнына қарапайым, түсінікті және оқырманды шатастыратын мүмкіндігі жоқ дикцияны қолданып жазыңыз. Жазуыңыз неғұрлым қысқа және тығыз болса, нәтиже соғұрлым жақсы болады.
Елестетіп көріңізші, хат алушының хатыңыздың мазмұнын егжей -тегжейлі оқып шығуға уақыты жоқ. Егер ол тек хаттың мазмұнын сканерлесе де, ол сіздің не айтқыңыз келетінін түсіне алар ма еді? Олай болмаған жағдайда, өз пікіріңізді түсінікті ету үшін пайдаланатын дикцияны түзетіңіз
Қадам 5. Оқырмандар түсінбейтін жаргонды және техникалық терминдерді қолданудан аулақ болыңыз
Сіздің хатыңыздың оқылатындығы мен мазмұнын түсінікті ету үшін бұл аспект орындалуы керек. Сондықтан, егер хат алушы техникалық терминдерді түсіне алатын кәсіби маман болмаса, оны қолданбаңыз. Оның орнына жаргонды немесе техникалық терминдерді қарапайым адамдар түсінетін басқа дикциямен алмастырып көріңіз.
Хатты редакциялау үшін келесі сұрақты қойыңыз: «Менің жұмысымды түсінбейтін адам менің хатымның не туралы екенін түсіне алады ма?» Олай болмаған жағдайда, адамдардың көпшілігі түсінуі үшін хатта қолданылатын тілді өзгертіңіз. Шын мәнінде, бұл сіздің хаттарыңызда техникалық жаргонды қолдануды азайтатын қуатты әдіс
6 -қадам. Хаттың негізгі бөлігін қайта оқыңыз
Сіздің хатыңыз кәсіби емес болып көрінуі мүмкін қателерді жазудан аулақ болу үшін, хатты қайта оқып, емле, грамматикалық, пішімдеу және ағындық қателерді түзетуді ұмытпаңыз. Маған сеніңіз, хаттың мазмұнын тексеру үшін бірнеше минут кетсе, хат кәсіби түрде көрінуі мүмкін.
- Поштаңыздағы қателерді тексеру үшін тек компьютерлік бағдарламаға сенбеңіз. Әдетте, мұндай бағдарламалар грамматикалық қателерді емес, орфографиялық және пунктуациялық қателерді анықтай алады. Сондықтан, компьютер анықтай алмайтын қателерді табу үшін хатта жазылған әрбір сөзді қайта оқыңыз.
- Егер сіздің хатыңыздың мазмұны өте маңызды болса, мысалы, хат әріптеске жазылса, оны басқа біреуден оқуын сұраңыз. Кейде басқа адамдар сіз бұрын білмеген кемшіліктерді таба алады.
