Сіз банктермен, сақтандыру компанияларымен, мемлекеттік органдармен, компаниялардағы жұмыс берушілермен немесе тіпті мектептермен жұмыс істеуіңіз керек. Егер солай болса, сіз біреуді бірдеңе жасауға көндіруге немесе көмектесуге тиіссіз. Нәтиже беретін сендіретін немесе сендіретін хатты қалай жазу керек? Міне, сендіру хатында қолдануға болатын бірнеше негізгі идеялар.
Қадам
4 -тің 1 -бөлігі: Хат жазуға дайындық
Қадам 1. Жақсы идеяларды ынталандыру
Хатты жазар алдында не қалайтыныңызды, не үшін алғыңыз келетінін, оны берудің себептерін, сондай -ақ оған қарсы дәлелдерді айтыңыз. Қолыңыздағы барлық идеяларды атап өту сізге хат жазуға және тақырып бойынша өз ұстанымыңызды толық түсінуге көмектеседі.
- Одан бастаңыз: мен «менің оқырмандарымды» менің «мақсатым» деп сендіргім келеді. «Менің оқырмандарымды» сендіргіңіз келетін нәрсеге, ал «сендіргіңіз келетін нәрсеге» менің мақсатымды «ауыстырыңыз.
- Жоғарыда айтылғандар түсінікті және түсінікті болған соң, өзіңізден сұраңыз: Неліктен? Оқырмандар сіз қалаған нәрсені жасағысы келетінін көрсетіңіз.
- Себептерді анықтағаннан кейін оларды қай деңгей маңызды екенін сұрыптаңыз. Барлық маңызды мәліметтерді бір бағанға қойыңыз, содан кейін маңыздылығы басқасына қойыңыз. Бұл сіздің ойыңызды ең маңызды және маңызды нүктелерге дейін қысқартуға көмектеседі.
2 -қадам. Мақсаттарыңызды біліңіз
Сізге не қажет немесе қажет екенін нақты білетіндігіңізге көз жеткізіңіз. Сіз не нәрсеге қол жеткізгіңіз келеді? Бұл кеңсе қалай әрекет етуі керек?
Мақсатты анықтаған кезде сіз ұсынатын барлық мүмкін шешімдер туралы ойланыңыз
3 -қадам. Оқырмандарыңызбен танысыңыз
Оқырмандарыңызды талдау және түсіну сізге хатты қалай қою керектігін шешуге көмектеседі. Мүмкін болса, оқырман сізбен келісетінін, келіспейтінін немесе бейтарап болуын шешіңіз. Бұл сіздің дәлеліңіздің әр жағына қанша салмақ беру керектігін шешуге көмектеседі.
- Хатта хабарласа алатын адамды табуға тырысыңыз. Олар кім, олардың саған көмектесетін қандай күші бар? Олар сіздің шағымыңызды елемей ме? Олармен қалай амандасу керек? Олар жоғары немесе функционалды қызметтерде ме? Позициясына қарай сөйлеңіз.
- Оқырмандардың сіздің тақырыпқа деген сенімі мен көзқарасын ашуға тырысыңыз. Сіздің оқырмандарыңызбен қандай даулар туындауы мүмкін? Қарсы дәлелді құрметпен қалай ұсынасыз?
- Оқырмандар сіздің тақырыпқа не қатысты екенін біліңіз. Олардың шектеулі қаражаты бар ма? Оларға сіздің тақырыбыңыз тікелей әсер ете ме? Олар сіздің құжатты қарауға қанша уақыт алады?
- Оларды сендіру үшін оқырмандарға дәлел қажет болатыны туралы ойланыңыз.
4 -қадам. Тақырыпты зерттеу
Тиімді сендіру хатында ұстанымды растайтын дәлелдер мен нақты ақпарат бар. Бірнеше көзқарасты ескеруді ұмытпаңыз. Өз көзқарасыңызды зерттеп қана қоймаңыз; Сондай -ақ қарама -қайшы пікірлер мен оларға қатысты фактілерді атаңыз.
- Талаптарыңызды растау үшін фактілерді, логиканы, статистиканы және анекдотикалық дәлелдерді қолданыңыз.
- Оппозиция дұрыс емес деп бірден айтпаңыз. Оның орнына, сіздің ұстанымыңыз не себепті мықты және назар аударуға тұрарлық екенін түсіндіргенде сыйластық танытыңыз.
4 -тің 2 -бөлігі: Хаттарды пішімдеу
Қадам 1. Блок пішімін қолданыңыз
Іскерлік хаттардың арнайы форматы бар. Егер формат ұқыпты және дұрыс болса, ол оқырмандардың пікірін еш өзгерте алмайды. Алайда, егер формат дұрыс емес болса, олар сізге жағымсыз әсер қалдырады және оны тастауға болады.
- Екі интервалды, блокты абзацтарды қолданудан бастаңыз.
- Әр абзацты солға туралаңыз; басқаша айтқанда, проза немесе эсседегідей абзацтарды шегінбеңіз.
- Әр абзацтан кейін бір жол бос орын қалдырыңыз.
- Әдетте Times New Roman немесе Arial 12 өлшемді стандартты қаріпті қолданыңыз.
2 -қадам. Бланкті дұрыс жазыңыз
Жоғарғы сол жақ бұрышқа мекен -жайыңызды енгізуден бастаңыз. Атыңызды қоймаңыз - тек көше атауын, қаланы, аудан мен пошталық индексті жазыңыз. Сіз телефон нөмірі мен электрондық поштаны қоса аласыз, олардың әрқайсысы бөлек жолда. Егер сіз Ұлыбританияда тұрсаңыз, мекен -жай оң жақта жазылуы керек. Бір жолды толтырыңыз.
- Күнді теріңіз. Толық күнді, айдың атын және жылын жазыңыз. Бір жолды толтырыңыз.
- «2013 жылдың 4 маусымы»
- Алушының аты мен мекенжайын жазыңыз. Хатты жіберетін белгілі бір тарапты табуға тырысыңыз. Бір жолды толтырыңыз.
Қадам 3. Хатты сәлемдеуден немесе сәлемдеуден бастаңыз
Әдетте «Қымбатты» сөзі түрінде, одан кейін қаралатын адамның аты -жөні. Теру кезінде атауды дұрыс жазғаныңызға көз жеткізіңіз. Мұндағы атау мекен -жай бланкісінде жазылған атымен бірдей болуы керек.
- Біреумен амандасқанда, дұрыс атауды немесе дәрежені (Пак/Ханым/Доктор/т.б.), содан кейін фамилиясын қолданыңыз. Егер сіз әйелді кім деп атайтынын білмесеңіз, «Мисс» деп жазыңыз.
- Осыдан кейін әрқашан қос нүктемен жүріңіз.
- Сәлемдесу мен бірінші абзац арасындағы сызықты толтырыңыз.
- «Құрметті доктор. Қоңыр: «
Қадам 4. Хатты қорытынды сөзбен жабыңыз
Қорытынды сөзді таңдағанда эссеңіздің реңін ойлаңыз және ескеріңіз. «Рахмет» сияқты сөздер өте стандартты, ал «сәлемдесу» сияқты басқа формалар жақынырақ. Сіздің мұқабаңыздың ресми немесе жақын болуын қалайтыныңызды шешіңіз. Сіз қайсысын таңдасаңыз да, бірінші сөз бас әріппен жазылуы керек, ал келесі сөз қарапайым. Жабуды үтірмен орындаңыз.
- Егер сіз оның ресми болуын қаласаңыз, «Құрметпен» сөзін таңдаңыз. «Сәлемдесу», «Сәлемдесу», «Рақмет» немесе «Ізгі ниетпен»-іскерлік электрондық поштаның стандартты қорытынды сөздері. «Сәлемдесу», «Сәлемдесу» немесе «Көріскенше» деген сөздер әлдеқайда жеңіл әрі жақынырақ болып көрінеді.
- Атыңызды жазбас бұрын қолтаңбаңызға орын қалдыру үшін келесі 4 жолды өткізіп жіберіңіз.
- «Рақмет сізге, »
4 -тің 3 -бөлігі: Хат жазу
Қадам 1. Қысқаша және қысқаша
Сендіретін хат немесе сендіру қысқа және сыпайы болуы керек. Бос емес адамдар бетінен асатын хаттарды сирек оқиды немесе үн қатал. Өте гүлді сөздер болмаңыз. Таза және таза сөйлемдерді қолдануға тырысыңыз. Бұрмаланған және қажет емес ақпаратты, оның ішінде анекдоттарды ұсынбаңыз.
- Ұзын сөйлемдерден аулақ болыңыз. Мықты декларативті сөйлемдерді қолданғаныңызға көз жеткізіңіз. Сіздің жазбаңыз қысқа, қысқа, нақты және оқуға ыңғайлы болуы керек.
- Абзацтарды тым ұзақ сүйреп апармаңыз. Оқырман қызығушылығын жоғалтып, негізгі ойдан алшақтап кететін немесе сіздің ойыңызды түсінуді қиындататындай көп ақпаратты жинамаңыз. Тиісті ақпаратты ұстаныңыз және жаңа идеяны немесе ойды айтқыңыз келген кезде абзацтарды өзгертіңіз.
Қадам 2. Алғашқы сөйлемдерде негізгі ойды айтыңыз
Достық сөйлемнен бастаңыз, содан кейін нүктеге жетіңіз. Алғашқы екі сөйлемде өз қажеттілігіңізді (хатты жазудың негізгі мақсаты) айтыңыз.
Бұл тармақ тек 2-4 сөйлемнен тұруы мүмкін
Қадам 3. Екінші абзацта сіздің сұрауыңыздың маңыздылығын көрсетіңіз
Бұл параграфта сіздің алаңдаушылығыңызды, өтінішіңізді немесе шағымыңызды қорытындылаңыз. Бұл кезеңде сіз ешқандай нақты себептерді, қолдауды немесе негізгі ойларды бермедіңіз; бұл кезеңде сіз өз позицияңызды, алаңдаушылықтың немесе сұраныстың параметрлерін және әрекет етудің маңыздылығының себептерін толық түсіндіресіз.
Әріптің логикалық, сыпайы және нақты болуын ұмытпаңыз. Шамадан тыс эмоционалды тілден аулақ болыңыз, хат талап етілетін адамға немесе компанияға немесе қарсылыққа қарсы әрекет талап етпеңіз немесе қатал сөйлемеңіз
Қадам 4. Келесі абзацта өтініміңізді қолданыңыз
Келесі бірнеше абзацтар сіздің позицияңызды егжей -тегжейлі ақпарат беру арқылы дәлелдей алуы керек. Бұл ақпараттың логикалық, нақты, дәлелді, практикалық және заңды екеніне көз жеткізіңіз. Өтінішіңізді тек жеке эмоцияларға, нанымдарға немесе тілектерге негіздемеңіз. Оқырманды ұзақ әңгімелермен жалықтырмаңыз; нүктеге тез және дәл жетіңіз. Бұл мақсатқа жету үшін сіз бірнеше түрлі стратегияларды қолдана аласыз:
- Оқырмандардың жанашырлығы мен логикасын тарту үшін статистика мен фактілердің үзінділерін беріңіз. Статистика мен фактілер сенімді және беделді дереккөздерден алынғанына көз жеткізіңіз, сонымен қатар сіз оларды контекстен шығармай, шын ниетпен қолданасыз.
- Сіздің ұстанымыңызды қолдайтын немесе қарсылықты жоққа шығаратын сарапшылардың баға ұсыныстарын ұсыныңыз. Бұл сарапшылар өз салаларында құрметті қайраткерлер болуы керек және талқыланатын мәселе бойынша пікір алу үшін тиісті біліктілікке ие болуы керек.
- Сіздің сұранысыңыздың орындалу себептерін көрсетіңіз. Адамдарды өзіңіз қалаған нәрсені жасауға мәжбүрлеу - бұл сендірудің тиімді әдісі емес, бірақ егер сіз неге бірдеңе істеу керек деп ойлайтыныңызды түсіндірсеңіз, бұл олардың ойын өзгертуге көмектеседі. Қазіргі жағдайды түсіндіріңіз және ол неге өзгеруі керек.
- Сіздің позицияңыз бен өтініміңіздің мәліметтерін, сипаттамаларын және шектеулерін көрсетіңіз. Өтінішке қатысты бұрын жасалған күш -жігерді талқылаңыз, тіпті егер бұл туралы әрекет болмаса немесе болмаса.
- Сіздің позицияңызға қатысты айғақтарға мысалдар келтіріңіз. Сіздің ұстанымыңыз неге маңызды екенін көрсетуге болатын басқа дәлелдер туралы ойланыңыз.
- Абзацқа қосуға болатын және шектелетін нәрсені шектеуді ұмытпаңыз. Өз ойыңыз бен жағдайыңызды түсіндіріңіз. Тым егжей -тегжейлі айтпаңыз, бірақ барлық маңызды сәттерді қосыңыз. Ең сәйкес статистиканы, сарапшылар мен айғақтарды таңдаңыз.
5 -қадам. Оппозицияны шақырыңыз
Сендірудің немесе сендірудің тиімді әдістерінің бірі - оппозицияға жүгіну. Сіз оқырмандардың кез келген қарсылықтарын, қарсылықтарын немесе сұрақтарына жауап бере алу үшін оларды болжай білуіңіз керек. Оппозициямен ортақ тіл табыңыз немесе өз ұстанымыңызға берік қолдау көрсетіңіз.
- Сіздің позиция мен оппозиция арасындағы айырмашылықты көпшілік алдында мойындағаныңызға көз жеткізіңіз. Оны жасырмаңыз, себебі бұл сіздің даулығыңызды әлсіретеді. Оппозициямен ортақ құндылықтарыңызды, тәжірибелеріңізді және проблемаларыңызды атап көрсетіңіз.
- Айыптау мәлімдемелерінен аулақ болыңыз. Бұл хатты шамадан тыс эмоционалды етеді және логикалық тартымдылығыңызды әлсіретеді. Тым теріс және айыптаушы көзқарас оппозицияны сіздің пікіріңізге келісуге кедергі жасайды.
Қадам 6. Өтінішті растау арқылы хатты жабыңыз
Хаттың соңында өтінішіңізді немесе пікіріңізді қайталаңыз. Бұл сіз шешім ұсынатын немесе әрекет етуді сұрайтын параграф. Оқырманға бұл хат алмасуды телефонмен, электрондық поштамен немесе жеке түрде қадағалайтыныңызды айтыңыз.
- Хатты оқырманды сіздің жағыңызда болуға көндіруге көмектесетін күшті сөйлеммен аяқтаңыз, немесе, кем дегенде, сіздің көзқарасыңыз бойынша айқынырақ көріңіз.
- Өз шешімдеріңізді немесе көмекіңізді ұсыныңыз. Ымыраға келуге келісіңіз немесе ортасында кездесіңіз. Жағдайды жасағаныңызды немесе шешуге дайын екеніңізді көрсетіңіз.
4 -ші бөлімнің 4 -ші бөлімі: Соңғы әсерлерді қою
Қадам 1. Кез келген қатені тексеріңіз
Грамматикалық қателер, сөздердің айтылуы мен емлесі жағымсыз әсер береді. Сіз оқырманның қатеге емес, сіздің ойыңыз бен сұранысына назар аударғанын қалайсыз. Хатты жібермес бұрын оны бірнеше рет қайталап оқыңыз. Қалай естілетінін есту үшін оны дауыстап оқыңыз.
Қажет болса, біреудің емленің қателігін тексеруін сұраңыз (немесе бағдарламалық жасақтаманың емлені тексеру мүмкіндігін қолданыңыз)
Қадам 2. Өз қолтаңбаңызды қойыңыз
Егер сіз пошталық поштаны электронды поштаға жіберуді қаласаңыз, сізге қол қою қажет болады. Ол сіздің хатыңызды растайды және жекелендіреді.
Қадам 3. Қажет болса, басқа негізгі тараптарға ресми хаттың көшірмелерін беріңіз
Егер сіздің мақсатты компанияда немесе ұйымда басқа біреу сіздің хатты оқуы керек болса, оларға көшірмесін беріңіз. Бұл түпнұсқалық қолтаңбалары бар бірнеше хатты басып шығару және жіберуді білдіреді.
Қадам 4. Өзіңіз үшін көшірмені сақтаңыз
Әрқашан хаттарыңыздың көшірмесін сақтаңыз және хаттың қашан және кімге жіберілгені туралы жазбалармен толтырыңыз. Мәселе шешілмейінше жасаған әрекеттеріңізді жазып алыңыз.
Кеңестер
- Тақырып бойынша қалу. Сіз талқылап отырған мәселеге қатысы жоқ кездейсоқ ақпаратты қосудан сақ болыңыз. Тиісті фактілерді ұстаныңыз және қарапайым болыңыз. Бұл фактілерді сипаттау үшін қолданыңыз.
- Параграфтың ортасындағы таңбалауыштарды қадамдар, әрекеттер немесе ұсыныстар туралы толық сенімді болсаңыз ғана қолданыңыз.
- Таңбалауыштарды компания немесе мақсатты ұйым түріне сәйкестендіріңіз. Коммерциялық емес мекемелердің ірі компаниялардан өзгеше ойлауы бар.
- Стандартты жазбаша индонезиялық түрде жазыңыз. Бұл мәтіндік хабарлама немесе әлеуметтік желі емес; бірақ ресми хат. Стенографияны, жаргонды және смайликтерді қолдану сізді елемеуге әкелуі мүмкін.
- Оқырмандарға олар сізге қарызы бар деп қарамаңыз, сонда сіз сотқа жүгінуге құқығыңыз бар. Хаттың үнін мейірімді және кәсіби сақтай отырып, оларды сендіріңіз.
