Меморандум - бұл компания қызметкерлері арасындағы ішкі байланыс үшін қолданылатын құжат түрі. Ескертулер-бұл бизнес әлемінің уақыт бойынша тексерілген аспектісі, ол дұрыс жазылса, заттардың қозғалысын сақтауға көмектеседі.
Қадам
3 бөлімнің 1 бөлігі: Тіл мен форматты таңдау
Қадам 1. Шамадан тыс кездейсоқ тілден аулақ болыңыз
Жалпы алғанда, жазбаның тілі түсінікті және қарапайым, бірақ кәсіби болуы керек. Жазбада кездейсоқ сөйлеу тонынан аулақ болу керек.
- Мысалы, «Бәріне сәлем! Құдайға шүкір, жұма ма? Мен маңызды іс туралы сөйлескім келеді ».
- Оның орнына, «Мен Project Z барысы туралы есеппен бөліскім келеді» деген жерге барыңыз.
Қадам 2. Эмоционалды тілден аулақ болыңыз
Сіз сондай -ақ бейтарап тонды қолдануға және эмоционалды тілден аулақ болуға тырысуыңыз керек. Шағымдарды растау үшін фактілер мен дәлелдерді айтуға тырысыңыз.
- Мысалы, «Егер жұма күні кездейсоқ киінуге рұқсат етілсе, бәріміз бақытты болар едік» деп айтудан аулақ болыңыз.
- Оның орнына, қызметкерлерге киім таңдауға рұқсат етілгенде моральдың жоғарылауы туралы зерттеу ақпаратын іздеңіз және бұл ақпаратты жазбада көрсетіңіз.
Қадам 3. Дабыл сигналдарын қолданыңыз
Егер сіз дәлелдерді немесе дереккөздерді келтіргіңіз келсе, оқырманға не істеп жатқаныңызды білуге мүмкіндік беретін тілді қолданғаныңызға көз жеткізіңіз.
Мысалы, «Біздің нәтижелеріміз бойынша …» немесе «EPA аяқтаған зерттеулер көрсеткендей …» деген сөйлемді қолданып көріңіз
Қадам 4. Сәйкес үлгіні және қаріп өлшемін таңдаңыз
Жазбалар оқуға оңай болуы керек. Сонымен, шағын қаріптерді пайдаланудан аулақ болыңыз, әдепкі өлшемі 11 немесе 12.
Сондай -ақ, Times New Roman сияқты қарапайым қаріпті таңдау керек. Бұл Comic Sans сияқты «күлкілі» қаріптерді қолданып көрудің уақыты емес (бұл қаріпті таңдағаныңыз үшін сізге күлкі келуі мүмкін)
5 -қадам. Стандартты жиектерді қолданыңыз
Іскерлік жазбаның әдеттегі маржасы 1 дюйм немесе 2,54 см құрайды, дегенмен кейбір мәтіндік өңдеу бағдарламалары сәл кеңірек жиектері бар жад үлгілерін дайындады (мысалы, 1,25 дюйм немесе 3,18 см).
Қадам 6. Бір орынды таңдаңыз
Іскерлік жазбалар әдетте екі орынды пайдаланбайды. Жазу кітапшасының бетін кішкентай етіп сақтау үшін бір бос орынды қарастырыңыз, бірақ абзацтар мен бөлімдер арасында бос орын қосыңыз.
Абзац шегіністері әдетте талап етілмейді
3 -тің 2 -бөлігі: Іскерлік жадынама жазуға дайындық
Қадам 1. Жазбаны жіберу керек пе, соны шешіңіз
Егер сіз өзіңіздің командамыздағы бірнеше адамдармен маңызды іскерлік мәселелермен бөлісуге мәжбүр болсаңыз, меморандум жіберген дұрыс. Сондай -ақ, егер сіз тек бір адаммен сөйлессеңіз немесе хат алмасуды жазғыңыз келсе де, жадынамаларды жіберуге болады.
- Алайда, кейбір жағдайларда мүдделі адаммен тікелей сөйлесу тиімдірек болады.
- Бұған қоса, кейбір ақпарат жадынамада жіберуге тым сезімтал болуы мүмкін.
Қадам 2. Ескертпе жазу мақсатын анықтаңыз
Жазбалардың мазмұны мен параметрлері мақсатқа байланысты өзгереді. Жазбалардың көптеген түрлері келесі себептерге байланысты жазылады:
- Идеяны немесе шешімді ұсыну. Мысалы, егер сіз қосымша жұмыс кестесіндегі мәселені қалай шешуге болатынын білсеңіз, идеяны жазбада жазып, бастығыңызға жіберуге болады.
- Бұйрық беру үшін. Мысалы, жазбаларды жіберу сіздің бөліміңіз өткізетін конференцияға жауапкершілікті берудің тиімді әдісі болып табылады.
- Есептер үшін. Сіз сондай -ақ әріптестеріңізге соңғы оқиғалар туралы хабарлау, жоба туралы жаңартулар туралы хабарлау, орындалу барысы туралы есептерді беру немесе тергеу нәтижелерін хабарлау үшін жадынамалар жібере аласыз.
3 -қадам. Тақырыпты қысқарту
Сіз бірнеше жобалармен айналысып жатқан боларсыз және әріптестерге, бастықтарға немесе клиенттерге істердің барысы туралы жазбалар жіберуге азғырыласыз. Есіңізде болсын, іскерлік жазбалар тек бір мәселеге бағытталуы керек.
Жазбалар қысқа, түсінікті және бос емес адамдарға тез оқылатындай болуы керек. Сондықтан маңызды ақпаратты елемеуге жол бермеңіз. Фокусталған жазбалар сіздің хабарламаңыздың қабылдануын және түсінілуін қамтамасыз етеді
Қадам 4. Аудиторияны қарастырыңыз
Іскерлік жадынаманың мазмұны, стилі мен үні аудиториямен анықталады. Сондықтан жазбаны кім алатыны туралы мұқият ойланыңыз.
Мысалы, кеңседе біреуге тосын сый жасауды жоспарлау туралы әріптеске жазба, сіз бірнеше ай бойы жүргізген тергеудің нәтижелері туралы бақылаушыға жазылған жазбадан өзгеше
3 бөлімнің 3 бөлігі: Іскерлік жадынама құрастыру
Қадам 1. Оны белгілеңіз
Іскерлік хат алмасудың көптеген түрлері бар. Жазбалардың стандартты әдісі - бұл құжатты анық белгілеу.
- Мысалы, беттің жоғарғы жағына «Мемо» немесе «Меморандум» жазыңыз.
- Орынды ортаға немесе солға туралауға болады. Шабыт алу үшін алған іскерлік жазбаларды қарап шығыңыз және пішімді көшіріңіз.
2 -қадам Тақырыпты жазыңыз
Жазбаның бірінші бөлімінде маңызды тармақтар болуы керек. Әр компонент туралы толық ақпарат келесі қадамда сипатталады.
- Кімге: жадынаманы алған адамдардың аты -жөнін жазыңыз.
- КІМДЕН: толық аты мен атауын жазыңыз.
- КҮНІ: толық және нақты күнді жазыңыз, жылды ұмытпаңыз.
- ТАҚЫРЫП: жазбаның мазмұнына қысқаша және нақты сипаттама жазу.
- Назар аударыңыз, тақырып әдетте «Re:» немесе «RE:» арқылы көрсетіледі (екеуі де қатысты).
Қадам 3. Алушылардың тізімін мұқият таңдаңыз
Ақпаратқа немесе жаңалықтарға мұқтаждардың барлығын қосқаныңызға көз жеткізіңіз. Білуге мұқтаж адамдарға жазбаларды таратуды шектеңіз.
- Іскерлік тұрғыдан алғанда, кеңседегілердің барлығына жазбалар жіберу ақылға сыймайды.
- Адамдар көптеген естеліктерге толып кетеді, және олар маңызды емес жазбаларды елемейді немесе қарап шығуы мүмкін.
Қадам 4. Алушылар тізіміндегі адамдар үшін дұрыс аттар мен тақырыптар мен тақырыптарды қолданыңыз
Сіз және сіздің бастығыңыз күнделікті таныс болса да, жазбаша хат алмасуды формальды түрде жүргізген дұрыс. Мысалы, сіз кеңсе кіреберісінде кездескенде ғана бастығыңыздың атымен сәлемдесетін шығарсыз, бірақ жадынама үшін оған «Райана ханым» немесе «Доктор Др. Риана ».
Есіңізде болсын, сіз жазатын ақпарат алушылар тізіміндегі барлық адамдарға арналған. Сондықтан толық аты мен атауын жазыңыз
Қадам 5. Сыртқы жазбада сіз хабарласып отырған адамның атауын біліңіз
Егер сіз кеңседен тыс біреуге меморандум жіберсеңіз, дұрыс сәлемдесуді анықтау маңызды. Профильді іздеуге уақыт бөліңіз, жеке ақпарат әдетте олардың компаниясының веб -сайтында сипатталған.
- Мысалы, сіз ғылыми дәреже PhD екеніне күмәнданасыз. Егер иә болса, әдетте дұрыс сәлемдесу - доктор. X
- Оның ұстанымы қандай? Директордың орынбасары ма, әлде декан ба? Егер солай болса, оны жазбада айтқаныңызға көз жеткізіңіз.
Қадам 6. Тақырыпты мұқият жазыңыз
Тақырып қысқа, түсінікті және тым жалпы емес екеніне көз жеткізіңіз.
- Мысалы, «Жаңа бизнес» тақырыбы түсініксіз болып көрінеді, және егер біреу файлды бірнеше апта немесе күн бұрын іздейтін болса, сіздің жазбаңыздың қайсысы екенін анықтау қиынға соғуы мүмкін.
- Жақсы тақырып келесідей болады: «Тұтынушылардың базасын кеңейту бойынша тергеу барысы туралы есеп».
Қадам 7. Сәлемдесуді өткізіп жіберуді қарастырыңыз
Сіз хабарды сәлемдеуден бастағыңыз келетінін таңдай аласыз, мысалы: «Қымбаттым. Вардани ханым »немесе« Құрметті. Әріптестер ». Есіңізде болсын, іскерлік жазбада сәлемдесу күтілмейді.
Жазбалар маңызды ақпаратты жеткізудің жылдам әрі тиімді құралы болып табылады және аудитория жазбаны кім қабылдағанын және жібергенін анық біледі
Қадам 8. Кіріспе құрастырыңыз
Жазбаны жазу мен жіберудегі мақсатыңызды түсіндіріңіз.
Мысалы, «Мен осымен сізге хабарлаймын …». Кіріспеде жазбаның мазмұны туралы қысқаша ақпарат болуы керек
Қадам 9. Кіріспені қысқаша жазыңыз
Бірінші бөлімде барлық мәліметтерді және/немесе дәлелдемелерді ұсынудың қажеті жоқ.
Бірнеше сөйлем немесе қысқа абзац жеткілікті
Қадам 10. Жазбаның негізгі параметрлерін анықтаңыз
Кіріспеден кейін іскерлік жазбада әдетте қорытындыға дейін екі -төрт қосымша абзацтар болады. Мазмұны мен параметрлері тақырыпқа байланысты.
Мысалы, ақпаратты маңыздылығы бойынша реттеуге болады. Немесе, егер сіз процесті сипаттайтын болсаңыз, жазбаның негізгі бөлігін процестің кезеңдеріне сәйкес бөліңіз
Қадам 11. Субтитрлерді қосқыңыз келетінін шешіңіз
Іскерлік жазбалар нақты бөлімдерден тұруы керек. Әдетте іскерлік жазбалар алушы ақпаратты оңай оқуы мен қорытуы үшін нақты бөлінеді. Сіз оларға қосалқы бөлімдерді таңбалау арқылы таңбалау нүктелерін түсінуге көмектесе аласыз.
Қадам 12. Белгілі бір субтитр жазыңыз
Әр бөлімнің фокусы алушыға түсінікті екеніне көз жеткізіңіз.
Мысалы, офистің жоспарланған қозғалысы туралы жадынама жазу кезінде келесі бөлімшелерді енгізіңіз: «Біздің Бас кеңсеміз үшін жаңа орын», «Офистік жабдықтаудың маңызды бағыттары» және «Кеңсені жылжытуды аяқтау кестесі»
Қадам 13. Тақырыптық сөйлемді негізгі абзацқа қосыңыз
Әр бөлімнің немесе абзацтың бірінші сөйлемі бөлімнің негізгі мәнін білдіруі керек.
Жазбаның әр абзацы немесе бөлімі тек бір идеяға бағытталуы керек
Қадам 14. Маркер нүктелерін қолдануды қарастырыңыз
Егер сіз маңызды нүктелерді бөлектегіңіз келсе, таңбалауыштар немесе тізімдер өте пайдалы болуы мүмкін. Бұл формат оқырмандарды маңызды сәттерге назар аударуға шақырады және оларға жазбаларды тез әрі тиімді оқуға көмектеседі.
Қадам 15. Жазбаны қысқа етіп сақтаңыз
Әдетте іскерлік жазбалар бір -екі беттен аспайды.
Бұл стандартты бет шегі, әдетте, бөлімдер арасында қосымша сызықтары жоқ бір интервалды құжаттарға арналған
Қадам 16. Сізге қысқаша параграф қажет пе, соны шешіңіз
Жалпы алғанда, жазбалар қысқаша мазмұнды қажет етпейді, әсіресе олардың көлемі бір беттен аз болса.
Алайда, егер сипатталған ақпарат күрделі болса немесе жады қалыптыдан ұзағырақ болса, онда негізгі ойлардың қысқаша мазмұнын алу пайдалы
Қадам 17. Қорытынды бөлімді немесе абзацты енгізіңіз
Егер сізге қысқаша жазба қажет болмаса да, оны соңғы сөйлеммен аяқтау керек. Мынаны ойлаңыз:
- Жазбаның негізгі хабарламасы қандай? Алушының бірдеңе жасағанын қалайсыз ба? Олар кез келген күннен кешіктірмей жауап беруі керек пе? Егер иә болса, анық айтыңыз.
- Егер ешқандай әрекет қажет болмаса, «Мен әрі қарай талқылауға қуаныштымын» немесе «Кез келген проблемалар немесе сұрақтар бойынша маған хабарласыңыз» сияқты қарапайым сөйлемді енгізіңіз.
Қадам 18. Егер қаласаңыз, қол қойыңыз
Әдетте жазбаның соңына атын немесе қолтаңбасын қосудың қажеті жоқ. Есіңізде болсын, сіздің салаңыздағы жазбалардың басқа мысалдарын ұстану ең қауіпсіз.
- Егер екіншісі формальды түрде аяқталса (мысалы, «Құрметпен, доктор Сари), үлгіге сүйеніңіз.
- Бұл қол қоюды қажет етпесе де, құжаттың соңына инициалдарды енгізу қажет болуы мүмкін.
Қадам 19. Егер тіркемелер бар болса, көрсетіңіз
Егер жадта кестелер, графиктер немесе есептер сияқты тіркемелер болса, жазбаның соңында қосымшалар туралы айтқаныңызға көз жеткізіңіз. Мысалы, «Қосылған: 1 -кесте».
- Сондай -ақ, жазбаның негізгі бөлігіндегі қосымшаға сілтеме жасау керек.
- Мысалы, қызметкерлерді кеңсеге келу туралы хабарлау үшін сіз келесі ақпаратты жаза аласыз: «Біз жылжыту процесін осы тоқсанның соңына дейін аяқтауды жоспарлап отырмыз. Толық кесте үшін берілген 1 кестені қараңыз. »
Қадам 20. Мұқият жазылған жазбаны қайтадан оқыңыз
Жібермес бұрын, қайтадан оқып, түзетіңіз. Сөйлемнің грамматикасының дұрыс екеніне, емле мен тыныс белгілерінің қолданылмауына, мазмұнын түсінуге оңай екеніне көз жеткізіңіз.
- Егер уақыт мәселесі болмаса, бірінші түзетуден кейін жеткізуді кейінге қалдыруды қарастырыңыз. Егер сіз жазбаны бір -екі сағаттан кейін қайта оқитын болсаңыз, бастапқыда ескерілмеген қателерді таба аласыз.
- Егер жадынамада құпия ақпарат болса, компания саясатын тексеріңіз, ол сізге жазбаны кім қарай алады және оның мазмұнын түпкілікті мақұлдауы мүмкін.
