Сізге жақсы, мінсіз кәсіби хат жазу керек пе? Іскерлік хаттардың көпшілігі мазмұнның кез келген түріне қолдануға болатын бекітілген, үйренуге оңай форматқа сәйкес келеді. Іскерлік хаттарда әрқашан күн, жіберуші мен алушы туралы ақпарат және дененің бірнеше абзацтары болуы керек. Төмендегі қадамдарды орындаңыз және сіздің компанияңыздың стандарттарына сәйкес өзгертулер енгізіңіз.
Қадам
4 -тің 1 -бөлігі: Хатты бастау
Қадам 1. Пішімді біліңіз
Сіздің хатыңыздың мазмұны қандай болса да, іскерлік хаттардың стандартты презентациялары бар. Іскерлік хаттар Arial немесе Times New Roman сияқты жалпы қаріппен теріліп, жазылуы керек. Блок -параграфтарды қолданыңыз. Яғни сіз екі рет Enter пернесін басу арқылы жаңа абзацты бастайсыз. Блок -параграфтарда бірінші жолдың шегінісін жасамаңыз.
- Барлық жағынан 2,54 см шетін пайдаланыңыз.
- Электрондық пошта арқылы жіберілетін іскерлік хаттар да жалпы қаріппен терілуі керек. Іскерлік хаттарда қара -ақтан басқа сценарийлер мен түстерді қолданбаңыз.
Қадам 2. Дұрыс қағаз түрін таңдаңыз
Хаттар 21 х 29,7 см А4 форматында немесе 21,5 х 29,7 см А4 форматындағы қағазға басылуы керек. Бірнеше ұзын әріптерді немесе келісімшарттарды F4 қағазына немесе 21 x 33 см фолиоға басып шығаруға болады.
Егер хат пошта арқылы жіберілетін болса, оны фирмалық бланкке басып шығаруды қарастырыңыз. Бланкті қолдану кәсіби әсерді күшейтеді және компания логотипі мен байланыс ақпаратын береді
Қадам 3. Сіздің компанияңыз туралы ақпаратты қосыңыз
Компанияның атауын және мекен -жайын теріңіз және мекен -жайдың әр бөлігін белгілеу үшін жаңа жолды қолданыңыз. Егер сіз жеке кәсіпкер болсаңыз немесе тәуелсіз мердігер болсаңыз, өз атыңызды компания атауының орнына немесе компания атауының үстіне қойыңыз
- Егер сіздің компанияңызда фирмалық бланк болса, оны фирманың аты мен мекенжайын терудің орнына қолдануға болады.
- Егер мекенжайды теру қажет болса, ол сіздің қалауыңыз бен компанияның қалауына байланысты беттің жоғарғы жағының оң немесе сол жағына туралануы керек.
- Егер хат шетелге жіберілсе, еліңіздің атын бас әріппен жазыңыз.
Қадам 4. Күнді енгізіңіз
Толық күнді жазу - бұл ең кәсіби нұсқа. Мысалы, «2012 жылдың 1 сәуірі» деп жазыңыз. Күнді алушы туралы ақпараттың бірнеше жолынан жоғары қарай туралау керек.
Егер сіз хатты бірнеше күн бойы жазсаңыз, оны аяқтаған күнді қолданыңыз
Қадам 5. Алушы туралы ақпаратты қосыңыз
Алушы туралы ақпаратты келесі ретпен жазыңыз: толық аты -жөні, лауазымы (бар болса), компанияның атауы және мекен -жайы. Әр ақпарат үшін жаңа жолды қолданыңыз. Қажет болса, анықтама нөмірін енгізіңіз. Алушы туралы ақпарат күннің астында бірнеше жолдан төмен орналасуы керек.
Сізге белгілі бір адамға хат жолдауды ұсынамыз. Осылайша, мүдделі адам сіздің хатыңызға жауап бере алады. Егер сіз жүгінетін адамның атын білмесеңіз, кішкене зерттеу жүргізіңіз. Алушының компаниясының телефон нөміріне қоңырау шалыңыз, оның аты мен атауы
Қадам 6. Сәлемдесуді таңдаңыз
Сәлемдесу - құрметтеудің маңызды көрсеткіші, ал сіз қолданатын сәлемдесу оны қабылдаушыға, сіз алушыны жақсы білесіз бе, сондай -ақ олармен қарым -қатынасыңыз қаншалықты ресми екеніне байланысты болады. Келесі опцияларды қарастырыңыз:
- «Кімге қатысты болуы мүмкін» дегенді пайдаланыңыз, егер сіз кімге жүгініп отырғаныңызды нақты білмесеңіз.
- Егер сіз алушыны білмесеңіз, «Құрметті мырза/ханым» - қауіпсіз нұсқа.
- Сіз сондай -ақ алушының толық аты мен атауын пайдалана аласыз, мысалы, «Құрметті доктор Дьюи Сари».
- Егер сіз алушыны жақсы білсеңіз және алушымен бейресми қарым -қатынаста болсаңыз, сіз фамилияны қолдануды қарастыра аласыз, мысалы, «Құрметті Сюзан».
- Егер сіз алушының жынысына сенімді болмасаңыз, толық атын жазыңыз, мысалы, «Құрметті Крис Даманик»
- «Кімге қатысты болуы мүмкін» сөзін қолдансаңыз, сәлемдеуден кейін үтір немесе нүктелі үтір қоюды ұмытпаңыз.
4 -тің 2 -бөлігі: Хаттың негізгі бөлігін құрастыру
Қадам 1. Дұрыс жазу стилін қолданыңыз
Мақалға сәйкес, уақыт - бұл ақша, ал іскер адамдардың көпшілігі уақытты босқа өткізуді ұнатпайды. Сондықтан сіздің хат жазу стиліңіз қысқа және кәсіби болуы керек. Хатты тез, дәл оқылатындай етіп орналастырыңыз және тек бірінші абзацқа қысқаша жеке түсініктемелерді енгізіңіз. Мысалы, сіз «қатысты …» деп бастап, сол жерден жалғастыра аласыз.
- Әдемі ауысулар, қиын сөздер немесе ұзақ, бұрмаланған сөйлемдер туралы көп ойламаңыз. Сіздің хатыңыздың мақсаты - айтылуы керек нәрсені мүмкіндігінше тез және анық жеткізу.
- Сендіретін тонды қолданыңыз. Сірә, сіздің хатыңыздың мақсаты - оқырманды ойды өзгерту, мәселені шешу, ақша жіберу немесе әрекет ету сияқты нәрсеге көндіру. Сонымен, сұраныс пен себептерді дұрыс реңкте жеткізіңіз.
2 -қадам. Жеке есімдіктерді қолданыңыз
Іскерлік әріптерде «мен», «біз» және «сіз» есімдіктерін қолдану өте қолайлы. Өзіңізді «мен», ал оқырманды «сіз» деп көрсетіңіз.
Егер сіз ұйым атынан хат жазсаңыз, абай болыңыз. Егер сіз компанияның пікірін жеткізгіңіз келсе, оқырмандар сіздің мәлімдемеңіздің артында компания тұрғанын білу үшін «біз» дегенді қолдануыңыз керек. Егер сіз жеке пікіріңізді білдірсеңіз, «мен» сөзін қолданыңыз
3 -қадам. Түсінікті және анық жазыңыз
Оқырман сіздің жазғаныңызды шынымен түсінетініне көз жеткізіңіз. Оқырмандар сіздің хатыңыздың мақсаты айқын болған жағдайда ғана тез жауап береді. Атап айтқанда, егер сіз оқырман хатты алғаннан кейін нәтиже немесе әрекет жасағыңыз келсе, оны түсіндіріңіз. Мүмкіндігінше бірнеше сөзбен өз позицияңызды сипаттаңыз.
Қадам 4. Белсенді сөйлемдерді қолданыңыз
Жағдайды сипаттағанда немесе сұрау салғанда, пассивті емес, белсенді дауысты таңдағаныңызға көз жеткізіңіз. Пассивті дауыс сіздің жазбаңызды екіұшты немесе жалпы етеді. Сонымен қатар, белсенді сөйлемдер тиімдірек және мәселенің өзегіне тура келеді. Мысалға:
- Пассивті: күннен қорғайтын көзілдірік төзімділікті ескере отырып жасалмаған немесе өндірілмеген.
- Белсенді: Сіздің компания ұзақ уақытқа қарамастан күннен қорғайтын көзілдірік жасайды және шығарады,
5 -қадам. Егер қажет болса, сөйлесу тілін қолданыңыз
Хаттар адамдар үшін жазылады. Мүмкіндігінше хаттарды көшіруден аулақ болыңыз. Сіз стандартты әріптерді көшіру арқылы қарым -қатынас орната алмайсыз. Дегенмен, «сіз білесіз», «айтқым келеді» немесе «қалаймын» сияқты стандартты емес тілді немесе жаргонды қолданбаңыз. Іскерлік хат жазу стилін қолданыңыз, бірақ мейірімді және сыпайы сөздер жазыңыз.
- Егер сіз алушыны жақсы білсеңіз, бір лайнерлік сәлемдесуді қосуға болады.
- Интуицияны қолданып, хаттың қаншалықты жеке тұлға болатынын бағалаңыз. Кейде кішігірім юмор бизнес деңгейінде көмектесе алады, бірақ оны қолданар алдында мұқият ойланыңыз.
Қадам 6. Әдепті болыңыз
Егер сіз шағым немесе шағым хатын жіберсеңіз де, сіз сыпайы бола аласыз. Алушының жағдайын қарастырыңыз және жағдайға бейімделу үшін мүмкіндігінше көмек көрсетіңіз.
Әдепсіз шағымның мысалы: «Менің ойымша, сенің күннен қорғайтын көзілдірігің сорылып кетті, мен сені ешқашан сатып алмаймын». Сыпайы шағымның мысалы: «Мен сенің күннен қорғайтын көзілдірігіңнен көңілім қалды, болашақта мен басқа көзілдірікті сатып алуды жоспарлап отырмын»
Қадам 7. Қосымша беттер үшін «екінші» бланкісін пайдаланыңыз
Іскерлік хаттардың көпшілігі бір бетке сыйдыруға жеткілікті қысқа. Алайда, егер сізге келісім немесе заңды шешім сияқты ұзақ хат жазу қажет болса, қосымша беттер қажет болуы мүмкін. Әдетте қысқа мекен -жайы бар және негізгі бланкпен бірдей қағаздан жасалған «екінші» бланкісін пайдаланыңыз.
Беттің нөмірін екінші және келесі беттерге, беттің жоғарғы жағына қосыңыз. Сіз сондай -ақ алушының аты мен күнін көрсетуіңіз керек
Қадам 8. Хатыңызды аяқтаңыз
Соңғы абзацта өз ойларыңызды түйіндеп, алушының не істейтінін немесе не күтетінін сызыңыз. Есіңізде болсын, алушы сізбен хатқа қатысты сұрақтармен немесе алаңдаушылықпен хабарласа алады, содан кейін сіз жіберген хатқа назар аударғаны үшін оларға рахмет.
4 -тің 3 -бөлігі: Хатты жабу
Қадам 1. Қорытынды құттықтауды таңдаңыз
Сәлемдесу, ашылу сәлемі сияқты, құрмет пен формальдылықтың көрсеткіші. «Ізгі ниетпен» немесе «Ізгі ниетпен» - ең қауіпсіз сәлемдесу. Сіз «Ізгі ниетпен» немесе «Сәлемдесуді» қарастыра аласыз. Өте ресми емес, бірақ кәсіби реңктері бар сәлемдесу - «Сәттілікпен құттықтау», «Сәлемдесу» және «Рахмет». Сәлемдесу аяқталғаннан кейін үтірді қолданыңыз.
Қадам 2. Қолтаңбаңызды қойыңыз
Қолтаңбаңыз үшін төрт жолды бос қалдырыңыз. Хат басып шығарылғаннан кейін қол қойыңыз немесе егер сіз оны электрондық пошта арқылы жіберген болсаңыз, қолтаңбаңыздың суретін сканерлеп, қолтаңба бөліміне қойыңыз. Қол қоюға арналған сияны таңдау көк немесе қара.
Егер сіз біреудің атынан хатқа қол қойып жатсаңыз, қолтаңбаңыздың алдында «pp:» деп жазыңыз. «pp» - бір өкілдікке арналған, бұл «өкіл» немесе «атынан» дегенді білдіреді
Қадам 3. Теру арқылы аты -жөніңізді және байланыс ақпаратын енгізіңіз
Қолтаңбаңыздың астына аты -жөніңізді, атыңызды, телефон нөміріңізді, электрондық пошта мекенжайын және басқа да тиісті байланыс құралдарын қамтитын ақпаратты енгізіңіз. Ақпараттың әр түрі үшін жаңа жолды қолданыңыз.
4 -қадам. Машинисттің инициалдарын қосыңыз
Егер хат жазатын адам мен авторы басқа адам болса, сіз қолтаңба блогының астына машинисттің инициалдарын қосуыңыз керек. Кейде хат авторының инициалдары да қосылады. Осылайша, хатта кім жұмыс істегені анық болады.
- Егер сіз тек машинисттің инициалдарын қоссаңыз, оларды кіші әріппен жазыңыз, мысалы, mj.
- Егер сіз автордың инициалдарын қоссаңыз, оларды бас әріппен бас әріппен жазыңыз, мысалы, RW: mj. Басқа стильдер инициалдар арасында қиғаш сызық қосады, мысалы, RW/mj.
Қадам 5. Тіркеме туралы ақпаратты қосыңыз
Егер сіз алушыларды қарау үшін қосымша құжаттарды тіркеп отырсаңыз, байланыс ақпараты астына бірнеше жолды жазып, құжаттардың саны мен түрін көрсетіңіз. Мысалы, «Қосымша (2): түйіндеме, брошюра» деп жазыңыз. Немесе дәстүрлі стильде, қосымшаның сипаттамасын хаттың жоғарғы жағына, күннің астына жазыңыз.
Сондай -ақ, «Тіркемені» «Шаммен» қысқартуға болады
Қадам 6. Ақпараттың көшірмесін қосыңыз
Егер сіз хаттың көшірмесін басқа біреуге жіберетін болсаңыз, оны хатқа қосуыңыз керек. Бұл «Қосымша» жолының астына «cc:» немесе «Copy» деп теру арқылы көрсетіледі, көшірмені алушының аты -жөні мен аты -жөнімен бірге («cc» сыпайылық көшірмесін білдіреді, бірақ бұрын бұл көміртегі көшірмесін білдіреді) әріптер әлі де жазу машинкасына теріліп, көміртекті қағазбен көшірілген).
- Мысалы, «cc: Мари Санти, маркетинг жөніндегі директордың орынбасары» деп жазыңыз.
- Егер сіз бірнеше атауды қоссаңыз, екінші атауды бірінші астына туралаңыз, бірақ «cc:» жоқ
4 -ші бөлімнің 4 -ші бөлігі: Хаттарды толтыру
Қадам 1. Өңдеулер жасаңыз
Презентация - бұл кәсіпқойлықтың негізгі элементі. Алушыңыз сіздің хатыңызды өңдеп, қателерді тексере отырып, сізді қабілетті және жауапты адам ретінде оңай көре алатындығына көз жеткізіңіз. Емле тексерушісін мәтіндік процессорда қолданыңыз, бірақ жібермес бұрын оны мұқият оқып шығуды ұмытпаңыз.
- Өзіңізге сұрақ қойыңыз, хат анық және қысқа ма? 3-4 сөйлемнен ұзын абзацтар бар ма? Олай болса, қажет емес мәлімдемелерді жоюға болатынын анықтаңыз.
- Егер хат өте маңызды болса, оны досыңыз немесе әріптесіңіз оқуы қажет болуы мүмкін. Кейде басқа адамдар тіл қателерін немесе сіз білмейтін ыңғайсыздықты анықтауға көмектеседі.
Қадам 2. Беттерді степлермен бірге ұстамаңыз
Егер сіздің хатыңыз бірнеше беттен тұрса, қапсырманы қолдануға болмайды. Егер сіз беттердің реттелгеніне көз жеткізгіңіз келсе, оларды сол жақ жоғарғы бұрыштағы қағаз қыстырғышпен бірге қысыңыз.
Қадам 3. Жіберіңіз
Егер сіз хатты пошта арқылы жіберетін болсаңыз, іскери конверт қолданыңыз. Егер бар болса, сіздің компанияңыздың логотипі бар конвертті қолданыңыз. Қайтару мен алушының мекен -жайын ұқыпты жазыңыз. Алушыны астын ашпас бұрын алдымен жоғарғы жағын ашатын етіп әріпті үштен бір бөлікке бүктеңіз. Маркалардың жеткілікті екеніне көз жеткізіңіз, содан кейін жіберіңіз.
- Егер сіздің қолжазбаңыз керемет емес және кәсіби тұлғаға сәйкес келмейді деп ойласаңыз, мекенжайды мәтіндік процессорға енгізіп, конвертке басып шығарыңыз.
- Егер хат шұғыл және/немесе асығыс болса, оны курьер арқылы жіберуді қарастырыңыз.
- Егер сіз оны электрондық пошта арқылы жібергіңіз келсе, алдымен оны HTML -ге түрлендіріңіз немесе пішімі өзгермеуі үшін PDF түрінде сақтаңыз. Алайда, егер хат физикалық түрде жіберілсе жақсы болар еді.
Кеңестер
- Әріптерге қол қою үшін сапалы қалам қолданыңыз.
- Хаттарға тез жауап беріңіз. Егер сіз бір апта ішінде жауап бере алмасаңыз, оны алушыға беріңіз және ол сіздің жауабыңызды қашан күте алатынын айтыңыз.
- Позитивті жағына баса назар аударыңыз. Қолыңнан келмейтінді емес, не істей алатындығыңды айт. Мысалы, егер тауар қоймада болмаса, тапсырыс берушіге оның тапсырысын орындай алмайтыныңызды айтпаңыз. Оның орнына, өнім өте танымал және сатылып кетті деп айтыңыз. Содан кейін олардың тапсырысын қашан орындауға болатынын айтыңыз.
-
Егер сіз күрделі хат жазсаңыз, алдымен контурды жазыңыз.
- Кез келген тақырыпты жазыңыз, тапсырыс туралы ойланудың қажеті жоқ.
- Әр тақырып үшін кілт сөздер, мысалдар, дәлелдер мен фактілердің тізімін жасаңыз.
- Тізімдегі әрбір тақырыптың хаттың мақсаты мен алушысына қатыстылығына назар аударыңыз.
- Қажет емес бөлшектерді тастаңыз.
- Ақпаратты оқырманға қолайлы ретпен сұрыптаңыз.
Ескерту
- Жағымсыз сөздер айтпаңыз. Шынайы мадақтауға болады, бірақ тым көп мақтау жұмыста құзыреттілікке емес, мақтауға тәуелді екеніңізді білдіреді.
- Дөрекі немесе дөрекі тілді қолданбаңыз. Есіңізде болсын, сіз осы хат арқылы іскерлік қарым -қатынасты жөндеуге немесе бастауға тырысасыз.
