Жазбаша саясат пен процедуралар ұйымның нұсқаулықтарын, ережелерін, фокусы мен принциптерін көрсетеді. Әдетте саясат пен процедуралар қызметкерлерге арналған нұсқаулықтарға енгізілген. Кәсіпкерлік саясат пен процедураларды қалай жазу компанияның мақсаттарына байланысты.
Қадам
5 бөлімнің 1 бөлігі: Іскерлік мақсаттарды белгілеу
Қадам 1. Мақсаттар тізімін жасаңыз
Менеджер немесе кәсіп иесі ретінде сіз компанияның мақсаттарын білесіз. Сату мақсаттары, қызметкерлер мен менеджменттің мақсаттары, алдағы бірнеше жылдағы іскерлік позиция сияқты мәселелерді қарастырыңыз.
- Нақты ғана емес, қол жеткізуге болатын және ұмтылуға тұрарлық мақсаттар қоюға тырысыңыз. Мысалы, қол жеткізуге болатын қаржылық мақсаттар қойыңыз және сіз қоятын саясат пен процедураларды орындау арқылы қол жеткізуге болатын қызметкерлердің жұмысының мақсаттарын қойыңыз.
- Сіз өз мақсаттарыңызды қойғаннан кейін, кәсіп иесі немесе менеджер болуға дайын екеніңізге көз жеткізіңіз. Мақсат қою - саясат пен процедураны әзірлеудегі маңызды алғашқы қадам. Содан кейін, оны орындау маңызды.
Қадам 2. Жұмыстар мен процедуралар тізімін жазыңыз
Сіздің ісіңіздегі күнделікті оқиғалар мен тапсырмалар туралы ойланыңыз. Күнделікті аяқталуы керек барлық жұмысты жазып алыңыз, сонда бизнес біркелкі жүреді.
Келесі әрекеттерді қарастырыңыз: қандай тапсырмалар ресми сипаттауды немесе басшылықты қажет етеді? Қандай процедуралар дәл осылай дәйекті түрде жүргізілуі керек? Үлкен нұсқауларды қажет етпейтін қолмен жұмыс жасаудың орнына үлкен тапсырмаларға назар аударыңыз
3 -қадам. Мүмкін болатын мәселелер мен шешімдерді тізімдеңіз
Саясат бәрі реттеліп, қызметкерлер мен менеджерлердің жұмыс стандарттарына ие болуын қамтамасыз етеді. Саясат болмаған жағдайда туындауы мүмкін мәселелер туралы ойланыңыз. Осылайша, сізге қажет саясат туралы ойлана аласыз.
Мүмкін болатын мәселе туралы ойланған кезде, мәселені қалай шешуге немесе түзетуге болатынына шолу жасаңыз. Қаржылық, қызметкерлер мен тұтынушылар арасындағы қарым-қатынас, қызметкерлердің мінез-құлқы мен қарым-қатынасы сияқты күнделікті іскерлік әрекеттерге қатысты мәселелер туралы ойланыңыз
5 бөлімнің 2 бөлігі: Іскерлік саясатты жазу
Қадам 1. Саясат санаттарын тізімдеңіз
Саясатпен шешілуі қажет әр түрлі мәселелерді қарастырғаннан кейін, олардың әрқайсысының санаттары туралы ойланыңыз. Мысалы, қауіпсіздік, кесте, мінез -құлық, төлем, жәрдемақы, демалыс немесе демалыс, кемсітушілік сияқты категорияларды қолданыңыз.
Кейінірек нұсқаулықты құрастыру кезінде санаттарға бөлінген саясат нұсқаулық пен оның бөлімдерін ұйымдастыруға көмектеседі. Сондай -ақ, санаттар не маңызды екенін шешуге көмектеседі және оларды толығырақ бөлуге болады
Қадам 2. Әр санаттағы әр түрлі саясатты бөлу үшін контур пішімін пайдаланыңыз
Үлгі сізге әр саясаттың немесе санаттың аспектілерін тереңірек зерттеуге, әрі қарай шарттар мен ерекшеліктерді қосуға мүмкіндік береді. Әр бөлімді немесе санатты сұрыптау үшін сандарды қолданыңыз.
Қысқа схемадан бастаңыз. Содан кейін, барлық бастапқы идеяларды жазып алғаннан кейін, контурға оралып, өзгерген кезде оны қосуға немесе кеңейтуге болады
3 -қадам. Саясатты бұзудың тиісті салдары туралы ойланыңыз
Саясат бизнеске дұрыс жұмыс істеуге мүмкіндік береді, сонымен қатар қызметкерлер мен басшылық ұстануға тиіс стандарттар болып табылады. Саясат сонымен қатар саясат мәселелерін немесе бұзушылықтарды шешу жолдарын көрсететін жазбаша құжаттар ретінде қызмет етеді. Бұл мәселені шешу үшін қашан және қажет болған жағдайда өте маңызды.
Ресми құжаттарда жазылған кезде саясат қызметкерлер мен компанияның заңды құқықтары мен міндеттерін қамтуы мүмкін. Саясатқа мүгедектердің жұмысқа орналасу құқығы, салықтар, жұмыс орнындағы кемсітушілік пен қысымшылыққа тыйым салу туралы ақпарат кіреді. Ақпаратты қолданыстағы заңнамаға сәйкес енгізгеніңізге көз жеткізіңіз
Қадам 4. Жұмыстан босату туралы нақты саясат орнатыңыз
Егер сіз қызметкерді саясатты бұзғаны үшін жұмыстан шығаруға мәжбүр болсаңыз, дәл осы жазбаша саясат, егер қызметкер оны әділетсіз жұмыстан шығарылды деп есептесе, дәлел болады. Жұмыстан босату ережелерін талқылау үшін бөлімді арнағаныңызға көз жеткізіңіз.
Сіз сондай -ақ жалдау саясатын жасауыңыз керек. Мысалы, үміткер жұмысқа қабылданар алдында немесе қызметкер жұмысқа қабылданғаннан кейін және ол тұрақты жұмысшы болғанға дейін сынақ мерзімі. Таза терминдерді құрғаныңызға және сызғаныңызға көз жеткізіңіз
5 -қадам. Белсенді тілді қолданыңыз
Барлық саясатты қате түсіндірмейтіндей немесе түсінбейтін етіп жазыңыз. Егер басқа түсінік болса, оны басқа тілде қайта жазуды қарастырыңыз.
Мысалы, «ауруға байланысты қосымша демалыс белгілі бір жағдайларда берілуі мүмкін» деп жазбаңыз. Оның орнына «Қосымша ауру демалысы кезекші менеджердің рұқсатымен ғана бекітіледі» деп жазыңыз
5 бөлімінің 3 -бөлігі: Жазу процедуралары
Қадам 1. Қандай жұмыстар егжей -тегжейлі процедураларды қажет ететінін анықтаңыз
Барлық жұмыс немесе оқиғалар егжей -тегжейлі нұсқауларды қажет етпейді. Жалақы төлеу немесе жоспарлау сияқты дәйекті түрде орындалуы қажет тапсырмалар мен процедураларға басымдық беріңіз.
Қандай процедуралар егжей -тегжейлі қажет ететінін шешкенде, келесі сұрақтарды қарастырыңыз: Процедура ұзақ немесе күрделі болды ма? Егер іске асыруда қате болса, оның салдары қандай? Жақында маңызды өзгерістер енгізілді ме? Бұл процедура маңызды немесе көлемді құжаттарды қажет етеді ме? Қызметкерлер процедурадан жиі шатастырады ма?
Қадам 2. Әр процедураға қажетті ақпаратты жинаңыз
Процедураны түсіндірмес бұрын, сіз барлық қадамдарды және олардың аспектілерін білуіңіз керек. Қызметкерлердің туындаған сұрақтарын және сіз тап болған мәселелерді қарастырыңыз.
Егер сізде барлық ақпарат болса да, сіз процедураның негізін ұстануыңыз керек. Оқырмандарға немесе қызметкерлерге процедураны түсіну және орындау үшін не қажет екенін ойлаңыз
Қадам 3. Нақты процедураны жазу үшін барлық ақпаратты пайдаланыңыз
Белсенді тілді қолданыңыз. Ұзақ және артық сөздерден аулақ болуға тырысыңыз. Түсіну қиын тілді, соның ішінде қызметкерлер білмейтін жаргонды пайдаланбайтындығыңызға көз жеткізіңіз.
Мысалы, «Қызметкерлердің жалақы бойынша еңбекақы бойынша түбіртектері қаржылық файлда сақталуы тиіс» деп жазудың орнына, «Қаржылық файлда жыртылған жалақы түбіртектерін сақтау» тілін қолданыңыз
5 бөлімнің 4 бөлігі: Заңдылықты түсіну
Қадам 1. Кемсітуге қарсы саясат туралы тарауды енгізіңіз
Барлық кәсіп иелері үкімет белгілеген кемсітушілікке қарсы саясатты сақтауы керек. Саясат туралы ақпаратты және барлық қызметкерлер оны сақтайды деген күтуді қосқаныңызға көз жеткізіңіз.
Саясатқа, сондай -ақ мүгедектерге еңбек ету құқығы туралы заңға және қудалау саясатына тең жұмыс мүмкіндіктері туралы ақпарат енгізілуі тиіс
Қадам 2. Сіздің саясатыңыз заңды екеніне көз жеткізіңіз
Сіз жасалған барлық саясаттың әділ және заңға сәйкес болуын қамтамасыз етуіңіз керек. Сіздің саясатыңыз қолданыстағы заңнамаға сәйкес келетінін білу үшін көптеген ресурстар бар.
Сіз сондай -ақ заң консультантынан қызметкерлерге қолданар алдында сіз жасаған саясатты зерделеуді сұрай аласыз. Кәсіпкер ретінде заң кеңесшісінің болуы, сіз үнемі кеңес ала аласыз, бұл өте тиімді
Қадам 3. Қызметкерлерден саясат пен процедуралардың жобаларына қол қоюын сұраңыз
Жаңадан келген қызметкерлерден саясат пен процедуралық құжаттарға келісуді және оларға қол қоюды сұрау керек және анықтама үшін олардың көшірмесі ұсынылады. Сонымен қатар, кез келген өзгерістерге барлық қызметкерлер қайта қол қоюы керек. Бұл болашақта екі жақтан да қандай да бір заңды шаралар қабылданатын болса, олардың саясатпен байланысты екендігіне кепілдік.
Кәмелетке толмағандар заңды түрде келісімшарт жасай алмайды. Егер сіз 18 жасқа толмаған қызметкерлерді жалдайтын болсаңыз, олардың келісімшарт жасасуға қорғаншының жазбаша рұқсаты бар екеніне көз жеткізіңіз, себебі ата -ана немесе қамқоршы келісімшартты заңды түрде бұза алады
5/5 бөлігі: Нұсқаулықты құрастыру
Қадам 1. Ақпаратты логикалық ретпен орналастырыңыз
Үлкен нүктелерден бастаңыз, содан кейін кіші нүктелермен жүріңіз. Мысалы, өтемақы санатынан бастаудың орнына, нұсқаулықты жалдау процесі немесе жарамдылық санатынан бастаңыз.
- Бұрын айтқандай, компанияның мақсаттары сипатталған нұсқаулықты ашуды қарастырыңыз. Нұсқаулықты, қызметкерлердің компаниядан не күтуге болатынын және компания қызметкерлерден не күтетінін анықтайтын анық, біртұтас параграф жазыңыз.
- Нұсқаулықта ішкі санаттар жасау үшін контурды қолданыңыз. Аяқтағаннан кейін мазмұнның кестесін жасаңыз, сонда әр ақпарат оңай табылады.
Қадам 2. Суретті, диаграмманы немесе диаграмманы қолданыңыз
Көрнекі адамдар бар, сондықтан нұсқаулықтағы диаграммалар, диаграммалар немесе суреттер әр түрлі қызметкерлерге түсініктерді түсінуге көмектеседі. Суреттер процедуралар мен саясатты жеңілдете алады.
Мысалы, әр түрлі тақырыптар мен олардың міндеттері жазылған кесте немесе кесте құруға болады. Сондай -ақ, қажет болған жағдайда қызметкерлер анықтама ретінде пайдалана алатын сұрақтар мен жауаптар кестесін қолдануға болады
Қадам 3. Барлық қызметкерлерге оңай қол жеткізуге арналған нұсқаулықтар беріңіз
Ең дұрысы, жаңа қызметкерлер жұмысқа қабылданған кезде нұсқаулықтың көшірмесін алады, ал ескі қызметкерлер жаңа нұсқаны қайта қарау кезінде алады. Нұсқаулықта көрсетілген барлық тармақтарды түсінетіні туралы келісімге барлық қызметкерлерге қол қоюды қарастырыңыз.
