Өмірде уақытты ұзартуды талап ететін көптеген оқиғалар бар. Мүмкін сізге үй тапсырмасын орындау үшін уақыт қажет болуы мүмкін немесе жұмыс жобаларын уақытында аяқтау қиынға соғады. Мұндай кезде сіз уақытты тиімді және тиісті түрде ұзартуды сұрайтын хат жаза білуіңіз керек. Сіздің сұранысыңыз туралы ойланыңыз, мысалы, сізге қанша уақыт қажет және неге? Содан кейін, хатты формальды түрде жазыңыз және тыныштықты сақтау үшін оны трекермен жіберіңіз.
Қадам
3 -ші әдіс 1: Хат мазмұнын құрастыру
Қадам 1. Мүмкіндігінше тезірек жазыңыз
Сізге кеңейтім қажет екенін білсеңіз, дереу хатты дайындаңыз. Сіз алушыға сіздің жағдайыңызды шешуге мүмкіндігінше көп уақыт беруіңіз керек. Сіз сондай -ақ кестені түзетуді сұрағаныңызға қарамастан дайын болуыңыз керек.
Қадам 2. Сізге қанша қосымша уақыт қажет екенін анықтаңыз
Барлық факторларды қарастырыңыз және нақты сұраныс жасаңыз. Егер сұралған уақыт тым қысқа болса, кейінірек ұзартуды сұрауға тура келуі мүмкін. Мүмкіндігінше мерзімдерді жіберіп алмау керек. Сонымен, егер сіздің есептеулеріңіз шамалы болса, жақсы.
- Жағдайға байланысты сіз бұл хатты келіссөздердің бөлігі ретінде қарастырғыңыз келуі мүмкін. Бұл жағдайда әлі де ымыраға келу үшін орын табу үшін көбірек уақыт сұраған дұрыс.
- Сіздің жылдамдығыңызды ағымдағы прогресске және әлі аяқталмаған бөлігіне қарай өлшеңіз. Мысалы, егер сіз үш ай бойы консалтингтік жобамен жұмыс жасасаңыз, қанша жұмыс әлі аяқталмағанын бағалауыңыз керек.
- Есіңізде болсын, хатты алушының да уақыт шектеуі болуы мүмкін. Мүмкін оларда да уақыт артта қалуы керек шығар. Мысалы, оқытушылар әдетте факультетке семестрдің ортасында баға қоюы керек және студенттік тапсырмаларды тапсыру мерзіміне сәйкес жоспарлауы керек.
3 -қадам. Ережелерді білу
Түзетуді сұрамас бұрын нақты мерзімін біліңіз. Ағымдағы жағдайды білместен ұзартуды сұрап, уақытты басқара алмаймын деген әсер қалдырмаңыз. Мысалы, кейбір мемлекеттік органдар сізден алғашқы байланысқа шыққаннан кейін 24 сағат ішінде сұрау салуды талап етеді. Егер сіз оны орындай алмасаңыз, кесте тым тығыз деп айтуға болады.
Қадам 4. Нақты түсініктеме беріңіз
Сіз хатты дайындауға уақыт бөлесіз, алушы оны оқуға да уақыт бөледі. Сонымен, бұл хатты мағыналы етіңіз. Сіздің нақты себебіңіз туралы ойланыңыз және оны алушыға шынайы түрде жеткізіңіз. Өтірік айтпаңыз және себептерді асырмаңыз, себебі сіз өзіңізді жоғалтып аласыз.
- Мұқият және мұқият жұмыс істеуге деген ұмтылыс жақсы себеп болуы мүмкін. Мысалы, егер сіз көптеген адамдардың қауіпсіздігіне әсер ететін жобаны аяқтасаңыз, бұл фактіні түсініктемеде көрсету сізге пайда әкеледі.
- Егер бірнеше себептер болса, ең жақсысын таңдаңыз. Мысалы, егер сіз жұмыс ұсынысын кейінге қалдырсаңыз, жылжымалы шығындар бойынша қосымша зерттеулер жүргізгіңіз келетінін айтыңыз (егер бұл рас болса), сіз басқа ұсынысты күтіп отырсыз деп айтпаңыз.
Қадам 5. Кейбір таңдалған мәліметтерді беріңіз
Мәліметтер шынайылық пен жазбаша шеберлікті береді. Егер сіз үкіметке немесе жеке кездеспеген адамдар тобына жазсаңыз, бұл өте маңызды.
- Мысалы, егер сіздің атаңыз колледжде эссе жазуға екі күн қалғанда қайтыс болса, сіз бұл оқиғаны «төтенше жағдай» емес, «отбасылық төтенше жағдай» деп сипаттағыңыз келуі мүмкін. Сіз сондай -ақ атаңыздың кетуін және үйге қайтқаныңыз туралы кейбір ақпаратты айтуыңыз керек.
- Өтініш жібермес бұрын құжаттарды дайындаңыз. Сізге бұрынғы өтінішіңізді немесе жұмысыңызды сипаттау қажет болуы мүмкін, әсіресе егер сіз үкіметпен немесе басқа ресми органдармен жұмыс жасасаңыз. Осы уақытқа дейін процестің барлық қадамдарын орындағаныңызды көрсету сіздің ісіңізге пайдалы болады.
Қадам 6. Позитивті стиль мен мазмұнды таңдаңыз
Шағым жазылған хатты ешкім оқығысы келмейді. Оның орнына, жағымсыз оқиғаны тез және деңгейлі сипаттаңыз, содан кейін сіз сұраған оң шешімге көшіңіз. Мысалы, егер сіз бастапқы жалақы бойынша ұсынысыңыз тым төмен деп ойласаңыз, «Сізге ұсынысты қарастыру үшін біраз уақыт қажет. Алайда, жоғары жалақы маған тиімдірек жұмыс істеуге мүмкіндік береді деп ойлаймын» деп жаза аласыз.
Қадам 7. Хатты жібермес бұрын оны зерттеңіз
Хатты жібермес бұрын оны қайта оқу үшін бірнеше минут бөліңіз. Редакторлық және теру қателерін іздеңіз. Компьютерде грамматика мен емлені тексеру бағдарламасын іске қосыңыз. Сенімді досыңыздан оқуын сұраңыз. Бұл қадамды асықпаңыз немесе өткізіп алмаңыз, себебі егер сіз қателік жасасаңыз, абайсыздыққа тап боласыз және бұл соңғы нәтижеге әсер етуі мүмкін.
3 -ші әдіс 2: Хат жазудың ресми ережелерін сақтау
Қадам 1. Тақырып бөлімін дайындаңыз
Күн беттің жоғарғы оң жақ бұрышында болуы керек. Оның астына бір жолды өткізіп жіберіңіз, содан кейін мекенжайды жазыңыз, сонымен қатар оңға реттелген. Содан кейін, басқа жолды өткізіп жіберіп, сол жақта орналасқан алушының толық мекен-жайын жазыңыз.
Егер сұрау электронды пошта арқылы жіберілсе, сіз күн мен мекен -жай бөлігін алып тастай аласыз және сәлемдесуге тікелей барасыз. Дегенмен, тиімді және түсінікті тақырыпты қолданғаныңызға көз жеткізіңіз. Мысалы, егер сіз лекторға хат жіберсеңіз, «Анди Видодоның Ява тарихын растайтын құжатының мерзімін ұзарту туралы өтініш» тақырыбын жазыңыз
Қадам 2. Ресми және толық сәлемдесуді қолданыңыз
«Қымбаттым» деп бастаңыз. Содан кейін атау мен атауды орындаңыз. Мысалы, «Құрметті. Баскоро мырза »немесе« Құрметті. Дармавати ханым ». Кейде сізге күрделі атауды қолдануға тура келеді, мысалы: «Қымбаттым. Профессор Абдуррахман »немесе« Құрметті. Раден Виранинграт ».
- Егер сіз алушыны бейресми түрде білсеңіз де, бұл хат әлі де ресми сұраныс болып табылады, сондықтан стиль мен мазмұн ресми болуы керек. Мысалы, «Сәлем, Дон» деп жазбаңыз.
- Сіздің хатыңызды алатын нақты адамды табуға тырысыңыз. Әйтпесе, сіздің хатыңыз форматты хатқа ұқсайды. Мысалы, «Құрметті. Раден Виранинграт »« Қызығушылардан »жақсы.
Қадам 3. Қысқа абзацты пішімдеуді қолданыңыз
Хаттың негізгі бөлігі тек 1-3 абзацтан тұруы керек. Көп жағдайда 1-2 жолмен ашып, сұранысты 2-4 жолмен түсіндіріп, 1-2 жолмен аяқтауға болады. Егер сіз үш толық абзацты әзірлеуіңіз керек болса, кіріспені, негізгі бөлім мен қорытындыны бөліңіз.
Хатты ашу үшін сіз: «Мен Анди Видодо, сіздің джава тарихы сабағына әр дүйсенбі күні таңертең III-С бөлмесінде баратын студентпін»,-деп айтуға болады. Бұл лектордың жадын оятады және ол сіздің кім екеніңізді іздеуге мәжбүр болмайды
Қадам 4. Қорытынды сөздерге назар аударыңыз
Нақты тұжырымдардың маңыздылығын елемеңіз. Осы соңғы сөйлемді өз ісіңізді қайталау үшін қолданыңыз (бір жолда) және алушыға уақыт үшін рахмет. Сіз жаза аласыз: «Уақыт бөліп, көңіл бөлгеніңізге рахмет».
- Сіздің атыңыздың алдында хатты ресми құттықтаумен жабыңыз. Олардың кейбіреулері - «Құрметпен», «Құрметпен» немесе «Барлық құрметпен».
- Егер сізге белгілі бір уақыт ішінде жауап қажет болса, бұл ақпаратты соңына қосыңыз. Сіз оны ризашылық жолына қоюға болады. Мысалы, «Қарағаныңызға рахмет, мен келесі аптада сізден жауап күтемін». Бұл бөлімді жазу кезінде алушыға қысым жасамау немесе оны қуып жету әсерін бермеуге тырысыңыз.
Қадам 5. Толық атыңыз бен қолтаңбаңызды енгізіңіз
«Құрметпен» сәлемдесуінің астында 3-4 жолды бос қалдырыңыз. Содан кейін, толық аты-жөнін солға реттеп жазыңыз. Түпнұсқа қолтаңбаны қосу үшін бос жолды пайдаланыңыз. Егер бұл хат электрондық пошта арқылы жіберілсе, бос жолды өшіріп, атауды енгізуге болады.
3 -ші әдіс 3: Алушыларға хаттар жіберу
Қадам 1. Хаттың көшірмесін жасаңыз немесе сақтаңыз
Жобаны тексергеннен кейін және оны жібермес бұрын хатты фотосуретке түсіріңіз (PDF форматына көшірілген), жобаны желіде сақтаңыз немесе көшірмесін жасаңыз. Егер сіз хаттың күнімен сәйкес келмесе, сізге жеткізу күнін белгілеу қажет болуы мүмкін. Бұл көшірмені жеке файлдар үшін қауіпсіз жерде сақтаңыз.
Қадам 2. Стандартты жеткізіліммен жеткізіңіз
Хатты поштаға апарыңыз, оны қызметкерге беріңіз немесе пошта жәшігіне салыңыз. Егер сіз поштаның алынғанына сенімді болғыңыз келсе, қадағалау қызметін сұраңыз.
Егер хат пошта арқылы жіберілсе, оның жақсы сиямен жоғары сапалы принтерде басылғанына көз жеткізіңіз. Қолмен жазылған өтініш хаттары әдетте қабылданбайды
Қадам 3. Электрондық пошта арқылы жіберіңіз
Бұл сұрауды жіберудің ең жақсы әдісі, себебі бұл көп уақытты қажет етпейді және өте сенімді. Алушының электрондық пошта мекенжайы дұрыс екеніне көз жеткізіңіз және тақырыпқа сәйкестендіру нөміріңізді енгізіңіз.
- Алушы сіз электрондық поштаны жіберген күн мен уақытты көре алады. Егер сіз түнде жиі электрондық пошта арқылы хабарласатын болсаңыз, бұл туралы біліңіз.
- Электрондық поштаның сіз қолданатын мекен -жаймен ресми екеніне көз жеткізіңіз. Кәсіби есептік жазбадан жіберіңіз. Жұмыс үшін сәйкес электрондық пошта тіркелгісінің мысалы - «[email protected]».
- Егер сіз факс арқылы хат жіберетін болсаңыз, сіздің хатыңыз сәтті жіберілгенін және қабылданғанын растайтын растау бетін күтіңіз.
Қадам 4. Хаттың орнына телефон арқылы сұраныс жасаңыз
Егер сіздің сұранысыңыз шұғыл немесе соңғы минутқа жақындаса, телефон арқылы жеке сұраған дұрыс болар. Егер бұлай болса, ресми көзқарасты ұстаныңыз және өз ісіңізді дәйекті түрде айтыңыз.
Кеңестер
- Бір беттен немесе одан аз әріп жазуға тырысыңыз. Мұндай хат толық көрінеді, бірақ оқуға оңай.
- Алушының растау хаты сияқты жауап жіберетінін біліңіз.
Ескерту
- Нақты нәрсеге уәде беріңіз. Қосымша уақытыңызды қосымша тапсырмаларға жұмсамаңыз.
- Бұл кеңейтімді барынша пайдаланыңыз. Қайта ұзартуды сұрауға рұқсат бермеңіз.
- Барлық қажетті форматтарды қосқаныңызға көз жеткізіңіз. Кейбір ұйымдар олар анықтаған әріп пішімін қолдануды талап етеді.
