Іскерлік есептер қазіргі іскерлік әлемдегі ең тиімді байланыс құралдарының бірі болып табылады. Іскерлік есептердің пайдасы көп. Компаниялар немесе жеке тұлғалар маңызды шешімдер қабылдау үшін іскерлік есептерді қолдана алады. Егер сіз жақсы бизнес -есеп жазғыңыз келсе, есепті жазудың мақсатын түсініп алыңыз.
Қадам
2 -ден 1 -ші бөлім: Сіз қандай бизнес -есеп жазғыңыз келетінін шешіңіз
Қадам 1. Идеяларды жеткізу үшін іскерлік есептерді пайдаланыңыз
Бұл есеп «негіздеме/ұсыныс есебі» деп аталады. Сіз бұл есепті менеджеріңізбен немесе директорыңызбен ой бөлісу үшін пайдалана аласыз. Әдетте есептің қысқаша мазмұны мен мәтінін дайындау қажет болады. Резюме - бұл ойды жеткізу құралы. Денеде пайдалар, шығындар, тәуекелдер туралы ақпарат және сіздің идеяңызға қатысты басқа ақпарат бар.
Мысалы, сіз бөлімге принтер сатып алғыңыз келеді. Басқарушыға принтердің шынымен қажет екеніне көз жеткізу үшін принтерді сатып алу туралы сұранысты басшылыққа ресми түрде жіберу үшін негіздеме/ұсыныс есебін дайындаңыз
2 -қадам. Кәсіпкерлік мүмкіндікпен бірге жүретін тәуекелдерді көрсетіңіз
«Тергеу есептері» шешім қабылдайтын адамдарға басшылық күтпеген әсерлерді алдын ала білу үшін белгілі бір әрекеттерді жасағысы келетін кездегі тәуекелдерді ескеруге көмектеседі. Бұл есеп кіріспеден, негізгі бөлімнен және қорытындыдан тұрады. Кіріспеде зерттелетін мәселе туралы маңызды ақпарат бар. Орган фактілер мен тергеу нәтижелерінің түсіндірмесін қамтиды. Қорытындыда есептің қысқаша мазмұны бар.
Мысалы, X фармацевтикалық компаниясы проблемаға тап болған Y фармацевтикалық компаниясымен жұмыс жасағысы келеді. X компаниясы қазіргі уақытта қаржылық қиындықтарға тап болған компаниялармен жұмыс жасағысы келмейді. Сондықтан X компаниясы Y компаниясы туралы толық ақпарат іздейді, содан кейін Y компаниясының қаржылық деректерін қаржы директорымен талқылау үшін тергеу есебін дайындайды
3 -қадам. Мемлекеттік органдарға сәйкестік туралы ақпаратты ұсыну
Әдетте «сәйкестік туралы есеп» деп аталатын бұл есеп мемлекеттік органдарға (қалада, провинцияда, орталықта және т.б.) басшылықтың қолданыстағы заңдарға/ережелерге сәйкес жұмыс істейтінін және қаржыны рәсімдерге сәйкес басқаратынын дәлелдеу арқылы корпоративтік есептілікті көрсетуде пайдалы.. Бұл есеп кіріспеден, негізгі бөлімнен және қорытындыдан тұрады. Алғы сөзде есепте қамтылған негізгі тақырыптардың түсіндірмесі бар. Магистральда мемлекеттік органдар білуі қажет деректер, фактілер және басқа ақпарат бар. Қорытындыда есептің қысқаша мазмұны бар.
Мысалы, мемлекеттік сақтандыру компаниясының директорлар кеңесі қаржы министріне компанияны басқару 2019 жылы қолданыстағы заңдар мен ережелерге сәйкес жүзеге асырылатынын ұсынуы керек. Бұл үшін директорлар кеңесі жыл сайын компанияның 2019 жылдағы қызметін таныстыру үшін сәйкестік туралы есеп
Қадам 4. Ұсынылған идеяның немесе жобаның орындылығын көрсетіңіз
Идеяның қабылданғанын немесе қабылданбағанын анықтау үшін түсіндірмесі бар есеп «техникалық -экономикалық есеп» деп аталады. Бұл есеп қысқаша және негізгі бөлімнен тұрады. Түйіндемеде идеялар бар, ал орган ұсынылатын идеяға байланысты пайда, ықтимал проблемалар, шығындар және басқа да мәселелерді көрсетеді. Басшылық төмендегі сұрақтарға жауап беру үшін ТЭН есебін қолдана алады:
- Бұл жоба қаржылық бюджет шеңберінде аяқталуы мүмкін бе?
- Бұл жоба тиімді ме?
- Бұл жоба алдын ала белгіленген кестеге сәйкес аяқталуы мүмкін бе?
Қадам 5. Зерттеу нәтижесінде алынған зерттеу нәтижелерін ұсыну
«Зерттеу есебі» өте нақты мәселені немесе мәселені егжей -тегжейлі зерттеу нәтижелерін ұсынады. Бұл есеп рефераттан (қысқаша), алғы сөзден, қолданылған әдістерден, зерттеу нәтижелерінен, қорытынды мен ұсыныстардан тұрады. Есеп беру кезінде сіз сілтеме ретінде қолданылатын зерттеулердің нәтижелерін хабарлауыңыз керек.
Мысалы, менеджмент қызметкерлерге компания асханасында темекі шегуге тыйым салу керек пе, жоқ па, соны шешуге барлық қызметкерлерді қатыстыра отырып зерттеу жүргізгісі келеді. Зерттеу жүргізетін адам зерттеу нәтижелері туралы есеп жазады
Қадам 6. Компанияға тұрақты бақылау арқылы өз саясатын, өнімдерін немесе процедураларын жақсартуға көмектесіңіз
Содан кейін, белгілі бір уақыт аралығында жазылатын «мерзімді есепті» дайындаңыз, мысалы, апта сайын, ай сайын, тоқсан сайын және т.б. Бұл есепте белгілі бір кезеңдегі компанияның тиімділік деңгейі, пайда/залал және басқа мәліметтер келтірілген.
Мысалы, дәріхана иесі сатушыдан келесі айдың 3 -ші сатылымы туралы ай сайынғы есеп беруді сұрайды
Қадам 7. Белгілі бір жағдайлар туындаған жағдайда есеп беріңіз
Мерзімді есептерден айырмашылығы, «ситуациялық есептер» арнайы қажеттіліктер үшін жазылады, мысалы, кездесулерде ақпарат беру немесе табиғи апаттармен күресу әрекеттері туралы есеп беру. Бұл есеп кіріспеден, негізгі бөлімнен және қорытындыдан тұрады. Кіріспеде хабарланған оқиғалардың түсіндірмесі бар және есептің негізгі бөлігінде талқыланған мәселелерге қысқаша шолу берілген. Қорытындылай келе, орындалған және орындалатын шешімдерді түсіндіріңіз.
Мысалы, губернатор әкімнен жауапты аймақта дауыл болғаннан кейін ситуациялық есеп беруді сұрайды
Қадам 8. Мәселені шешу үшін кейбір шешімдерді ұсыныңыз
«Эталондық есеп» шешім қабылдауда бірнеше шешім нұсқаларын ұсынады. Мақсатына сәйкес автор бірнеше әрекеттерді ұсынады. Бұл есеп кіріспеден, негізгі бөлімнен және қорытындыдан тұрады. Кіріспеде есепті жазудың мақсаты түсіндіріледі. Торс жағдайды немесе мәселені шешудің бірнеше нұсқасымен бірге көрсетеді. Қорытынды ең жақсы шешімді ұсынады.
Мысалы, автокөлік компаниясы Азияда зауыт салғысы келеді. Эталондық есепті жазған кезде, компанияның қажеттіліктеріне сәйкес ең көп дегенде 3 елдің тізімін жасаңыз және қорытындыда ең жақсы орынды ұсыныңыз
2 -ден 2 -ші бөлім: Коммерциялық есеп жазу
Қадам 1. Есепті жазудың мақсатын анықтаңыз және форматтаңыз
Өзіңізден сұраңыз, неге бизнес туралы есеп жазғыңыз келеді? Қол жеткізілетін мақсаттарға сәйкес жоғарыдағы тізімнен есеп түрін таңдаңыз.
- Қандай себеп болмасын, қысқа және түсінікті мақсаттар қойғаныңызға көз жеткізіңіз. Есептің сенімділігіне күмән туғызу үшін мақсаттарды тұжырымдау ұзақ болса, есеп оқырмандары абыржып қалады.
- Мысалы, сіздің бөлімге қосымша жарнамалық қаражат қажет. Есепті жазу кезінде ағымдағы бюджеттің жарнамалық бюджетіне назар аударыңыз және қосымша қаражатты тиімді пайдалану үшін тиімді жұмыс жоспарын ұсыныңыз.
Қадам 2. Есепті оқитын аудиторияны қарастырыңыз
Есеп оқырмандары компаниядан тыс болуы мүмкін (қызметкерлер емес) немесе компания ішінен. Есеп жазу кезінде оқырман талқыланатын мәселе туралы қаншалықты жақсы түсінетінін немесе оған ие екенін ескеріңіз. Сонымен қатар, есепте берілген ақпарат оқырманға қаншалықты пайдалы болатыны туралы ойланыңыз.
- Кім есепті оқиды, қаржылық аспект әрқашан басшылық немесе клиенттер үшін бірінші кезектегі мәселе болып табылады.
- Мысалы, сіз өз бөлімшеңізде жұмыспен қамту бағдарламасын жүзеге асырғыңыз келеді. Мұны істеу үшін сізге қызметкерлер жөніндегі директор, операциялар жөніндегі директор және бас директор оқитын іскерлік есеп жазу қажет болады. Есепте тиісті ақпарат беру үшін олардың бағдарлама туралы білетінін қарастырыңыз. Егер менеджмент ешқашан жұмысты бөлісу бағдарламасын талқыламаған болса, сіздің есебіңіз ақпараттық және пайдалы болады. Егер компания бұл бағдарламаны жоспарлап қойған болса, сіздің есеп тиімсіз болады және сендіргіштігі төмен болады.
Қадам 3. Нені үйрену керектігін анықтаңыз
Іскерлік есепті дайындаудағы ең қиын қадам - жазу емес. Қорытынды жасау және растайтын мәліметтерді жинау - ең қиын. Сізге көптеген дағдылар қажет болады, мысалы, мәліметтерді жинау және нарықты талдау. Сіздің баяндамаңызда қамтылған тақырыптар бойынша негізделген шешімдер қабылдау үшін сіз және басшылық нені білуіңіз керек?
Қадам 4. Есеп жазу үшін сәйкес деректерді жинаңыз
Сіз ұсынатын деректердің зерттеу нәтижесі екеніне көз жеткізіңіз. Әйтпесе, сенімсіздік жоғалуы мүмкін. Деректерді жинау сонымен қатар жазылатын есептің түріне байланысты анықталады. Дәл және есепті жазу мақсатына сәйкес деректерді пайдаланғаныңызға көз жеткізіңіз.
- Ішкі көздерден алынған мәліметтерді жинау әдетте жылдамырақ. Мысалы, өнімді сату туралы ақпаратты сату бөлімінен телефон арқылы сұрауға болады. Осылайша, деректер бірден қабылданады және есепке қосылады.
- Сыртқы ақпаратты компаниядан алуға болады. Егер басқа бөлімдер тұтынушылар туралы деректерді жинап, талдаған болса, сіз өзіңіздің жеке зерттеуіңізді қажет етпеуі үшін оны сұраңыз. Қажетті деректер бизнес саласына бейімделуі керек, бірақ бизнес -есеп берушілер әдетте алдымен зерттеу жүргізудің қажеті жоқ.
- Мысалы, егер сіз негіздеме/ұсыныс есебін жазғыңыз келсе, ұсынылған идеялардың артықшылықтарын білу үшін біраз зерттеулер жүргізіңіз, содан кейін зерттеу нәтижелерін есепке енгізіңіз.
Қадам 5. Есепті жазар алдында оның құрылымын шешіңіз
Бұл шешімге есепті жазу мақсаты әсер етеді. Мысалы, сәйкестік туралы есеп пен техникалық -экономикалық есеп қалай дайындалады, әр түрлі. Есепті қалай құрастыру керектігін білген кезде жаза бастаңыз.
- Қолдау деректерін бірнеше топқа сұрыптаңыз. Іскерлік есептер әдетте көптеген мәліметтер мен ақпараттарды қамтиды. Деректерді топтарға бөлу - жақсы бизнес -есепті сәтті жазудың кілті. Мысалы, сату деректерін тұтынушы деректерінен бөлек көрсетіңіз және әрбір деректердің жиынтығына тақырыпты қосыңыз.
- Оқуды және түсінуді жеңілдету үшін жиынтық деректерді тақырып бойынша сұрыптау арқылы есептерді құрастырыңыз. Осылайша, ұсынылған деректер есепті жазудың негізгі мақсатын қолдай алады.
- Кейде сіз басқа біреудің деректерді талдауын немесе енгізуін күтуіңіз керек. Күту кезінде сіз толық деректер жиынтығын өңдей аласыз.
Қадам 6. Қорытынды жасаңыз және нақты ұсыныстар беріңіз
Есепте қамтылған деректерді пайдаланып логикалық қорытынды жасағаныңызға көз жеткізіңіз. Осы тұжырымдарға сүйене отырып, қандай әрекеттерді жасау керектігін түсіндіріңіз.
Сіз ұсынған әрбір шешім нақты, өлшенетін әрекеттермен жүруі керек. Жұмыс сипаттамасына, кестеге немесе жаңа жұмыс жоспарын жүзеге асыру үшін қажетті қаражаттың бөлінуіне кез келген өзгерістерді сипаттаңыз. Сіздің ұсыныстарыңыз басшылық есепте ұсынылған шешімдерді енгізу арқылы мақсатқа қол жеткізе алатынын дәлелдейтін деректермен расталатынына көз жеткізіңіз
Қадам 7. Атқарушы қорытындысын дайындаңыз
Бұл түйіндеме бизнес -есептің бірінші беті болады, бірақ соңында жазылады. Қысқаша қорытынды - егер біреу оны соңына дейін оқып үлгермесе, есептің мазмұны туралы түсінік беру үшін зерттеу нәтижелері мен қорытындыларды ұсыну құралы. Иллюстрация ретінде атқарушы түйіндеме фильмнің трейлері немесе тезистің тезисіне ұқсайды.
Бұл есеп атқарушы түйіндеме деп аталады, себебі бос емес басшылар бұл түйіндемені ғана оқи алады. Жоғарғы басшыларға маңызды ақпаратты 200-300 сөзбен атқарушы түйіндеме түрінде жеткізіңіз. Егер ол егжей -тегжейлі білгісі келсе, әрі қарай оқи алады
Қадам 8. Нақты деректерді жеткізу үшін инфографиканы қолданыңыз
Кейде диаграммалар немесе диаграммалар көмегімен сандық мәліметтерді беру қажет. Деректерді әр түрлі түстермен ұсыну, оны тартымды әрі түсінікті ету үшін. Деректерді оқуды жеңілдету үшін маркер нүктелерін, реттік нөмірлерді немесе кестелерді пайдаланыңыз. Бұл қадам оның маңыздылығын көрсету үшін деректерді ұсынуды басқаша етеді.
- Әдетте, суреттер іскерлік есептерді тартымды етеді. Есептер тек мәтін мен сандарды қамтитын болса, монотонды болып көрінеді. Тиісті және пайдалы инфографиканы көрсетіңіз, бірақ оны асыра алмаңыз.
- Мәліметтерді тек мәтіннен тұратын, кестелер мен сандар жоқ беттегі ұяшықтарға жазыңыз. Толық мәтінді беттер жалықтырады. Маңызды ақпараттың қысқаша мазмұны қорапта ұсынылуы мүмкін.
9 -қадам. Ақпарат көздерін тізімдеңіз
Сіз жүргізіп жатқан зерттеу түріне байланысты сізге ақпарат жеткізушісін тізімдеу қажет болуы мүмкін. Іскерлік есепте библиография немесе бастапқы бет оқырманға басқа деректерді тексергісі келсе немесе іздесе ақпарат беруге бағытталған.
Есептерге бизнес түрі бойынша дәйексөздерді қосқанда дұрыс пішімді қолданыңыз
Қадам 10. Есепті 2 рет тексеріңіз
Емле немесе грамматикалық қателер туралы хабарлаған кезде сіз маңызды емес сияқтысыз. Бұл қателер сіздің зерттеуіңіздің сенімділігіне күмән келтіреді. Сонымен қатар, түсінікті және анық ақпарат беріңіз.
- Мысалы, түсінуге қиын сөздерді немесе тым ұзақ сөйлемдерді қолданбаңыз.
- Әр түрлі әңгімелерден аулақ болыңыз.
- Егер есепті оқитын адам бір кәсіпте болса, сіз жаргон немесе техникалық терминдерді қолдана аласыз, бірақ оны асыра алмаңыз.
- Әдетте іскерлік есептер пассивті дауыс арқылы жазылады. Бұл есеп пассивті сөйлемдерді қолдану белсенді сөйлемдерге қарағанда жақсы екенін көрсететін бір мысал.
- Есептерді тексеру кезінде қателерді елемеуге болады, себебі сіз өзіңіз тердіңіз. Қолдау көрсететін әріптес сіздің есепті оқып, содан кейін кері байланыс сұраңыз. Басшылардың қателігінен әріптестердің қателіктерін білу әлдеқайда жақсы. Ұсыныстарды ескере отырып, есептерді жақсарту үшін құрдастардың ұсыныстарын пайдаланыңыз.
Қадам 11. Мазмұн кестесін жасаңыз
Белгілі бір бетті іздеу кезінде сілтеме ретінде пайдалы мазмұн кестесін құру арқылы ресми форматқа сәйкес іскерлік есепті жазыңыз. Есептің әр бөлімінің бет нөмірлерін мазмұн кестесіне қосыңыз, әсіресе атқарушы қорытынды мен қорытынды.
Қадам 12. Есепті бекіту уақыты
Пайдалы толық шолуды қамтамасыз ететін есепті жақсартудың ең жақсы әдісі - оны мүмкіндігінше байлау, мысалы спиральды сымды, байланыстырғыштарды немесе картон қаптамаларын пайдалану. Осылайша, есеп ұқыпты және тартымды болып көрінеді, сондықтан басқалар оны соңына дейін оқығысы келеді.
