Төлем шоты немесе көбінесе шот -фактура деп аталатын - бұл сатып алуды жүзеге асырған адамға ұсынылатын қызметтер туралы мәліметтерді, сондай -ақ төлем туралы сұранысты қамтитын құжат. Мысалы, егер сіз бағбан болсаңыз және клиенттің үй бетіне өсімдіктерді қосқан болсаңыз, төлемді алу үшін шотқа өз қызметтеріңіз туралы мәліметтерді енгізіңіз.
Қадам
3 бөлімнің 1 бөлігі: Пішім таңдау
Қадам 1. Кәсіби шот -фактураны жасаңыз
Егер сіз шот -фактураларды жиі жазатын болсаңыз, клиентке жаңа шот -фактураны жіберген сайын өзгертуге болатын шот -фактураның үлгісін жасау жақсы. Бұл шаблон әсіресе мердігерлерге немесе тұрақты түрде қызмет көрсететіндерге пайдалы. Сіз өзіңіздің сүйікті мәтіндік өңдеу бағдарламаңыздың көмегімен шот-фактураның шаблондарын жасай аласыз немесе оларды интернеттен іздей аласыз.
- Шот -фактурада әдетте сіздің атыңыз немесе бизнесіңіздің атауы, мекен -жайы мен телефон нөмірі, сондай -ақ компанияның логотипі, көрсетілген қызметтер туралы мәліметтер, төленетін сома және төлем нұсқаулары болады.
- Шот -фактуралар әдетте электронды түрде жасалады, нөмірленеді және компьютерде сақталады. Осылайша, сізде әрқашан шот -фактураның көшірмесі болады және есеп айырысу қағазын жоғалтып алу туралы алаңдамайсыз. Дегенмен, Google Drive немесе Dropbox сияқты онлайн файлдарды сақтау қызметін пайдаланып, шот -фактураның сақтық көшірмесін үнемі жасайтындығыңызға көз жеткізіңіз. Осылайша, егер сіздің компьютеріңіздің қатты дискісі істен шықса, сізде шот -фактуралардың көшірмесі болады.
- Құжаттарды реттеуге көмектесетін нөмірлеу жүйесін таңдаңыз. Бір нұсқа - құру күнін пайдалану. Сонымен, «FTR311216» - бұл 2016 жылдың 31 желтоқсанында жасалған шот -фактура. Егер сіз бір күнде бірнеше шот -фактура жасасаңыз, сатушының инициалдарын енгізіңіз.
Қадам 2. Шот -фактуралық кітапты таңдаңыз
Шот -фактуралық кітаптарды кітап дүкендерінен немесе тұрақты дүкендерден сатып алуға болады. Бұл кітапта ұсынылатын қызметтер мен төлем туралы әр түрлі ақпаратты тізімдейтін бос орындар бар. Төлем шотын жазған сайын, бос орынды толтыру қажет.
- Шот -фактуралық кітаптар сатылатын тауарларға шот -фактура жазатын адамдар үшін пайдалы. Мысалы, егер сіз үй торттарын сататын болсаңыз, сатылым сайын компьютерде шот -фактураны құрудың орнына төлем шотын жазу оңай болуы мүмкін.
- Сізге және сіздің клиентке әрқайсысы бір данадан алу үшін әрбір бос шот -фактураның артында қағаз қабаты бар шот -фактуралық кітапты таңдаңыз.
- Дегенмен, сізге әлі де қауіпсіз сақтау аймағы қажет. Шот-фактураның көшірмесін өртке қарсы сейфте сақтауды ұмытпаңыз.
Қадам 3. Онлайн төлем жүйесін қолданыңыз
PayPal немесе Square сізге шот -фактураларды жіберуге мүмкіндік береді. Алайда, қызмет ақылы (2017 жылдың қаңтарындағы есеп -шотқа 2,9% + US $ 30 цент), бірақ электронды түрде төлеудің ыңғайлылығы бұл әдісті сенімді етеді.
- PayPal есептік жазбаңыздың жоғарғы жағындағы «Жіберу және сұрау» мәзірін таңдаңыз. Содан кейін «Шот -фактураларды жасау және басқару» таңдаңыз (шот -фактураларды жасау және басқару). Соңында, жаңа шотты жасау үшін «Жасау» түймесін басыңыз.
- Шот -фактураның «Есеп берушіге:» бөлімін толтыру үшін сіз клиенттің электрондық пошта мекенжайын білуіңіз керек. PayPal немесе Square есептік жазбаны сол электрондық пошта мекенжайымен есептейді.
Қадам 4. Реттелетін шот -фактура қосымшасын алыңыз
Invoice2go сияқты шот -фактуралық қосымшалар телефоннан шоттарды жіберуге және қадағалауға және төлем туралы автоматты еске салғыштарды орнатуға мүмкіндік береді. Клиенттер несиелік немесе дебеттік карта арқылы онлайн төлем жасай алады.
Қадам 5. Бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз етудің көмегімен шот -фактураларды жасаңыз
Егер сіз өз бизнесіңізді басқару үшін бухгалтерлік бағдарламалық жасақтаманы қолдансаңыз, шот -фактуралар жүйесі қамтылуы тиіс. Мысалы, QuickBooks құралдар тақтасында процесті жүргізуге көмектесетін ыңғайлы «Шот-фактура» түймесі бар. Сіздің клиенттеріңізде жедел төлем опциялары болмайды, бірақ сіз басқа бизнес жазбаларымен бірге шоттың күйін бақылай аласыз.
3 бөліктің 2 бөлігі: Негізгі ақпаратты қоса
Қадам 1. Компания туралы ақпаратты қосыңыз
Сіз компьютерде есепшотта болсаңыз да, шот -фактуралық кітапты пайдалансаңыз да, компанияның атын жоғарғы жағына жазыңыз. Компания атауының астына келесі ақпаратты енгізіңіз:
- Компанияның толық мекен -жайы
- Компанияның телефон нөмірі
- Электрондық пошта мекенжайы немесе кез келген байланыс ақпараты
2 -қадам. Күнді жазыңыз
Сіз және клиент шот -фактураның күнін білуіңіз керек. Себебі, төлем мерзімі әдетте шот -фактураның жасалған күніне негізделеді.
Қадам 3. Қажет болса, шот -фактураның нөмірі
Сізге клиентпен жасалған транзакциялардың санына сәйкес шот -фактураның нөмірлері қажет. Мысалы, егер сіз бір клиентке 3 түрлі жағдайда торт сатқан болсаңыз, үшінші сатылымның шот -фактурасы №3 болады.
- Егер сіз дүкеннен стационарлық шот-фактураны қолдансаңыз, шот-фактураның нөмірленген болуы қажет.
- Егер сіз бухгалтерлік бағдарламалық жасақтаманы немесе PayPal қолдансаңыз, шот автоматты түрде нөмірленеді.
Қадам 4. Клиент туралы ақпаратты жазыңыз
Клиенттің немесе клиенттің немесе компанияның атын енгізіңіз. Егер сіз клиенттерге мердігерлік қызмет көрсетсеңіз, сіз сонымен қатар компанияның мекенжайы мен телефон нөмірін көрсетуіңіз керек.
3 -тің 3 -бөлімі: Нақты нәрселерді жазу
Қадам 1. Көрсетілетін қызметтерге сипаттама жазыңыз
Клиент ұсынатын кез келген жұмысты, қызметтерді немесе өнімдерді қосыңыз. Егер сіз бірнеше қызмет көрсетсеңіз, олардың әрқайсысын тізімге енгізіңіз. Байланысты тізімге қызмет немесе өнім туралы келесі ақпаратты енгізіңіз:
- Көрсетілетін қызметтер немесе өнімдер. Мысалы, «Томастың әшекейлері бар 1 туған күн торты».
- Қызметті жеткізу күні
- Қызмет ақысы
- Әрбір өнім немесе қызмет тізімге енгізілгеннен кейін, жалпы соманы есептеңіз және есептелген соңғы соманы қосыңыз.
Қадам 2. Нақты төлем шарттарын көрсетіңіз
Егер сіз шоттың белгілі бір күнге дейін төленгенін қаласаңыз, бұл ақпаратты қосыңыз. Қолма -қол ақша, чек немесе несиелік карта болсын, қабылданған төлем түріне қатысты мәліметтерді енгізіңіз.
Сондай -ақ шығынға қосылатын салықты есептеңіз. Есептелген соманы дәл анықтау үшін өз еліңізде қолданылатын салық мөлшерлемелерін іздеңіз
3 -қадам. Қосымша ақпарат беріңіз
Шот -фактураның төменгі жағына қайтару саясатының сипаттамасын жазыңыз. Сондай -ақ, сіз осы мүмкіндікті пайдалана отырып, клиентке алғыс білдіре аласыз және сіз ұсынатын басқа өнімдер мен қызметтерді тізімдей аласыз.
