Апталық есептер әдетте көптеген кәсіпорындарда және бөлшек сауда ортасында немесе ғылыми жобалар мен тағылымдамаларда қолданылады. Қысқаша, қысқа есептер жазыңыз, осылайша сіздің бастығыңыз сіздің жетістіктеріңіз туралы нақты суретке ие болады.
Қадам
3 бөлімнің 1 бөлігі: Ақпаратты ұйымдастыру
Қадам 1. Есептің мақсатын анықтаңыз
Сіз тапсырманың бір бөлігі ретінде апта сайын есеп беруіңіз керек болса да, есептің мақсаты - жұмысты сақтау емес. Сіздің бастығыңыздың апталық есеп сұрауының себептерін білу сізге есепте қандай ақпарат болуы керектігін және ең маңыздысын анықтауға көмектеседі.
- Әдетте, есептер менеджерлер сіз жұмыс істеп жатқан жобаның күйі туралы хабардар болу үшін немесе шешім қабылдауға көмектесу үшін жазылады.
- Мысалы, егер сіз бөлшек сауда дүкенінің менеджері болсаңыз, сізден аптаның сатылымының қорытындысы бойынша апта сайынғы есепті ұсыну сұралуы мүмкін. Жұмыс берушілер бұл есептерді дүкеннің жұмысын, баға деңгейін және алынған тапсырыстарды бағалау үшін қолданады.
- Егер сіз практикаға немесе ғылыми жобаға апта сайын есеп берсеңіз, есептің мақсаты - сіздің бастыққа немесе нұсқаушыға қаншалықты ілгерілеп келе жатқаныңызды көрсету және кез келген маңызды жаңалықтар мен жаңалықтармен бөлісу.
Қадам 2. Есепті кім оқитынын шешіңіз
Есепті жоспарлау үшін сіздің аудиторияңыздың кім екенін білу маңызды. Егер сіз есепті кім оқитынын білмесеңіз (және неге), сізде қандай ақпарат маңызды екенін білуге болмайды.
- Аудиторияны анықтау сонымен қатар сіздің есептің құрылымы мен қандай тілді қолдану керектігін түсінуге көмектеседі. Мысалы, егер сіз үлкен корпорацияның басшыларына жазғаныңызға қарағанда, аудитория бес жасар балалар болса, сіз шынайы есеп жаза аласыз.
- Сіз сондай -ақ аудитория бұрыннан білетін нәрсені және егжей -тегжейлі түсіндіруіңіз керек немесе қосымша сілтеме көздерін ұсынуыңыз керек екенін анық көре аласыз. Мысалы, егер сіз құқықтық мәселе бойынша апта сайын есеп жазып отырсаңыз және оны заңгерлер тобы оқитын болса, онда заңның қысқаша мазмұнын ұсынудың қажеті жоқ. Алайда, егер сіз осы мәселе бойынша құқықтық білімі жоқ басшыларға немесе әкімшілерге есеп жазсаңыз, мұндай түйіндеме қажет болуы мүмкін.
- Егер есеп практикаға, ғылыми жобаға немесе басқа академиялық қызметке қажет болса, аудитория сіздің лекторыңыз немесе нұсқаушыңыз емес екенін есте сақтаңыз, дегенмен оларға есеп беріледі. Осы контексте аудитория табу үшін сіздің жобаңыздың сипатына және жалпы тәртіпке назар аударыңыз.
Қадам 3. Есептің негізгі тармақтарына басымдық беріңіз
Сіз өз есебіңізді мүмкіндігінше қысқа етіп сақтауға тырысуыңыз керек, бірақ сіздің аудиторияңыз бәрін оқымауы мүмкін. Бұған жауап беру үшін сіз ең маңызды ақпаратты немесе соңғы нәтижені есептің басында орналастыруыңыз керек.
- Мысалы, егер есепте жабдықтың үш түрлі маркасын салыстыруға және салыстыруға бағытталған болса және сіздің ойыңызша компания қажеттіліктеріне сәйкес келетінін ұсынса, онда қорытынды басында жазылуы керек. Содан кейін сіз оның себебін түсіндіре аласыз.
- Жалпы алғанда, есептің бірінші бетінде нәтижелердің қысқаша мазмұны, ұсыныстар немесе қорытынды болуы керек. Есептің қалған бөлігін тереңірек зерттеу үшін қолданыңыз, ал егер оқырмандар сіздің қажеттіліктеріңізді түсінуді қажет етсе немесе кеңейткісі келсе, ары қарай оқиды.
Қадам 4. Есеп әдетте бастан өтетін «тағдыр» туралы біліңіз
Көп жағдайда деректерді сақтау талаптары үшін апта сайынғы есептер жасалады және олар тиісті мұрағатқа тапсырылады. Апталық есептер көптеген контексттерде сирек оқылады және сіз басқаша күтпеуіңіз керек.
- Дегенмен, бұл фактіні есептерді бұрмалауға немесе олармен жұмыс істеуге ақтау ретінде пайдаланбаңыз, себебі олар сапасы төмен. Есептер өзіңізді және жұмыс этикасын көрсетуі керек. Алаяқтықпен жасалған есеп назарға алынуы мүмкін және «мен сенің оны оқымайтыныңды білдім» деп айту стандартты емес жұмыс өнімін шығаруға ақталмайды.
- Есеп тұтастай алғанда жоғары сапалы және жақсы жазылған болуы керек, бірақ аудитория оқитын бөліктерге назар аударыңыз. Бұл бөлім әдетте атқарушы қорытынды немесе ұсыныс болып табылады. Сіз оны кішкене қателіксіз жазуыңыз керек.
- Есіңізде болсын, басшылар есептің барлық мазмұнын қызығушылық танытпағандықтан немесе маңызды емес болғандықтан оқымайды. Жоғары басшылық немесе басшы лауазымындағы адамдар өте бос емес және олар тиімді шешім қабылдау үшін қажетті ақпаратты жинауға дағдыланған. Егер олар қажет болмаса, олар есепті толық оқымайды, бірақ кейінірек қайта оқығысы келген жағдайда ғана сақтайды.
3 бөліктің 2 бөлігі: Есептерді пішімдеу
Қадам 1. Үлгіні сұраңыз
Көптеген компанияларда апта сайынғы есептердің стандартты форматы бар, менеджерлер немесе басшылар ақпаратты осылайша алуға дағдыланған болуы мүмкін. Түрлі форматтарды қолдану көңілсіздік пен шатасуға әкелуі мүмкін.
- Бұл сату туралы есептерді дайындауда өте маңызды. Менеджерлер есептерді бір қарағанда қарауға және белгілі бір сандарды немесе ақпаратты беттің қай жерінен табуға болатынын білуге дағдыланған. Әр түрлі форматтарды қолдану тиімсіз шараға айналады, себебі олар қажетті ақпаратты табу үшін есепті толық оқуға мәжбүр.
- Есеп жазу үшін қолдануға болатын үлгі бар -жоғын білу үшін әкімші көмекшісінен сұраңыз. Осылайша, сіз мәтінді өңдеуге арналған қосымшаның көмегімен оны нөлден құрудың қажеті жоқ. Көптеген компанияларда шеттер, кестелер, абзац мәнерлері мен қаріптерді қоса, дұрыс параметрлері бар құжат үлгілері бар.
Қадам 2. Жеткізу әдістерін қарастырыңыз
Егер сіз есепті баспа құжаты немесе электрондық пошта қосымшасы ретінде берсеңіз, формат электрондық пошта мәтінінің бөлігі ретінде жазғаннан өзгеше болады.
- Мысалы, егер сіз есепті электрондық пошта тіркемесі ретінде жіберсеңіз, электрондық поштаның мәтініне атқарушы түйіндемені қосуыңыз қажет. Осылайша, сіздің есептің негізгі аспектілерін түсіну үшін оқырмандарға қосымшаны ашудың қажеті жоқ.
- Егер сіз өзіңіздің есебіңізді физикалық құжат ретінде тапсаңыз, онда сізге есепті дұрыс сәйкестендіру және тапсыру үшін мұқаба хатты немесе титулдық бетті қосу қажет болады.
- Есепті қалай тапсырғаныңызға қарамастан, сіздің атыңыздың барлық беттерге енгізілгеніне және барлық беттердің «X X» форматында нөмірленгеніне көз жеткізіңіз (оқыңыз: Y жиынының X беті). Есеп парақтары оңай таралуы мүмкін және тез қарап, есептің толық екенін және оны кім жасағанын анықтауға болады.
- Қажетті ақпаратты әр бетте тақырып (тақырып) ретінде оңай қосуға болады. Мысалы, тақырыпты былай оқуға болады «Сарита Хаким сату туралы есеп, 23 жексенбі, с. 3 -тен 7 «.
3 -қадам. Атқарушы түйіндемені қосыңыз
Атқарушы түйіндеме - бұл есептің әр бөліміне бірнеше сөйлемнен тұратын, әдетте бір немесе екі абзацтың бүкіл қысқаша мазмұны. Жалпы идея - бұл басшы бұл түйіндемені оқи алады және егер ол мәселе бойынша өзінің бастапқы күтулеріне сәйкес келсе, ол әрі қарай оқымай -ақ әрекет жасай алады.
- Басқару қорытындысын жасау кезінде түсінікті болу үшін түсінікті және қысқа тілді қолдану өте маңызды. Жаргоннан немесе түсіндіруді қажет ететін арнайы терминдерден аулақ болыңыз, тіпті егер сіздің аудиторияңыз бұл терминдермен жақсы таныс екенін білсеңіз де.
- Есептің барлық басқа бөлімдерін аяқтағаннан кейін, қорытынды қорытындысын жазыңыз. Өйткені, сіз әлі жазылмаған нәрсені қорыта алмайсыз. Егер сізде есепте не жазуға болатыны туралы егжей -тегжейлі түсінік болса да, жазу процесінде өзгеруі мүмкін.
4 -қадам. Есептің параграфтары мен бөлімдері үшін құрылым құрыңыз
Есепті жазу үшін қолданылатын форматты түсінгеннен кейін, есептің мақсатына сәйкес келетін есеп бөлімдерінің контурын құрыңыз.
- Барлығы бір бөлімнен екіншісіне логикалық түрде өтетініне көз жеткізу үшін контурды тексеріңіз және контурдың есеп үшін анықталған аудиторияға сәйкес келетініне көз жеткізіңіз.
- Жалпы алғанда, есепке қысқаша сипаттама, кіріспе, тұжырымдар мен ұсынымдар, қорытындылар мен талқылау және пайдаланылған әдебиеттер тізімі кіреді. Сіз сәйкес деректерді қамтитын тіркемелерді, сондай -ақ ұзақ есептер үшін мазмұн кестесін қоса аласыз. Алайда, апта сайынғы есептер әдетте ұзақ болмайды.
- Есептің әрбір бөлімі белгілі бір тақырыпты қамтиды. Бұл бөлімде әр абзац бір идеяны қарастырады. Мысалы, егер есептің бір бөлімінде «Балалардың танымал брендтері» деген тақырып болса, сіз әр бренд үшін бөлек параграф жаза аласыз. Егер сіз ұлдар мен қыздардың киімдерін ажырататын болсаңыз, әр бренд үшін кіші бөлім (сәйкес субтитрлері бар) жасаңыз, содан кейін бренд ұсынатын ұлдардың киімі талқыланатын бір параграф, ал қыздарға арналған басқа абзац.
Қадам 5. Қажет болса, титулдық бетті немесе ілеспе хатты жасаңыз
Қысқа есептер бөлек титулдық бетті қажет етпеуі мүмкін, бірақ ұзағырақ есептерде сізді есептің авторы ретінде көрсететін және есептің мақсатын қысқаша түсіндіретін арнайы бет болуы керек.
- Титулдық бет атқарушы қорытындыдан өзгеше және мәні бойынша есепті дұрыс беру үшін әкімшілік мақсаттарды орындау үшін қажетті ақпаратты қамтиды.
- Жұмыс берушілерде апта сайынғы есептер үшін қажет арнайы кіріспе бет болуы мүмкін. Олай болса, дұрыс пішімді қолданғаныңызға көз жеткізіңіз.
- Кем дегенде, титулдық бетте есептің атауы немесе сипаттамасы (мысалы, «Апталық сату туралы есеп»), сіздің атыңыз және басқа үлес қосушылардың аты -жөні, компанияның атауы және есепті толтырған немесе ұсынған күн болуы керек..
3 бөлімнің 3 бөлігі: Күшті тілді қолдану
Қадам 1. Тиімді тақырыптар мен субтитрлер жасаңыз
Тақырыптар мен тақырыпшалар оқырмандарға сіздің қорытындыларыңыз бен ұсыныстарыңыз туралы қосымша ақпарат алу үшін өздерін қызықтыратын немесе оқығысы келетін нақты бөлімдерді тез табуға мүмкіндік береді.
- Тақырып пен субтитр бөлімдегі немесе кіші бөлімдегі мазмұнды тікелей және дәл сипаттайтынына көз жеткізіңіз.
- Мысалы, апталық сату есебін дайындау кезінде сізде «Әйелдер киімінің трендтері», «Ерлер сәнінің трендтері» және «Балалардың танымал брендтері» талқыланатын бөлімдер болуы мүмкін. Бұл бөлімдерде сіз белгілі бір трендтерді немесе танымал брендтерді бөлектеу үшін субтитрлерді орналастыра аласыз.
- Есептер логикалық және дәйекті болуы үшін барлық тақырыптар үшін бірдей грамматикалық құрылымды қолданыңыз. Мысалы, егер бірінші тақырыпта «Ерлер киімдерінің негізін құру» деп жазылса, екінші тақырыпта «Әйелдер киімінің трендін басқару» болуы керек, бұл «Әйелдер киімінің сатылымындағы фигуралар» емес.
Қадам 2. Түсінікті және қарапайым сөйлемдерді пайдаланып есеп жазыңыз
Стандартты «субъект-етістік-объект» ретімен құрылған сөйлемдермен қысқа жазу ойдың айқындылығын қамтамасыз етеді және сіздің ұсыныстарыңыз бен қорытындыларыңызға сенімділік береді.
- Есептің бірінші нұсқасын жазғаннан кейін оны мұқият оқып шығыңыз және қажет емес тілдердің барлығын жойыңыз. Әр сөйлемнің әрекетін және етістіктің жанындағы әрекетті орындаған орынды табыңыз. Әр сөйлемді «кім не істеді» дегендей ойлаңыз.
- Қажет емес сөйлемдерді алып тастаңыз және «бөлек», «мақсатпен» немесе «ретімен» сияқты үзіліс тіркестерін қолданыңыз.
- Сіз бұл жазу стилі скучно деп ойлайсыз, бірақ апта сайынғы есептерді жазудың мақсаты көңіл көтеру емес. Бұл стиль сіздің ойыңызды жеткізуге және оқырманға ақпаратты жеткізуге тиімді.
Қадам 3. Сіздің жазбаңыздың объективті және бейтарап екеніне көз жеткізіңіз
Сіздің ұсыныстарыңыз пікірлер мен сезімдерге емес, нақты дәлелдерге негізделуі керек. Оқырманды сенімді, анық жазылған фактілермен сендіріңіз.
- Қажет емес сын есімдер мен басқа сөздер мен теріс немесе оң мағынаға ие сөз тіркестерінен аулақ болыңыз. Оның орнына, фактілерге негізделген аргументтер жазуға назар аударыңыз.
- Мысалы, сіз апта сайынғы есебіңізде сатушылардың біріне жарнама ұсынасыз делік. Ұсынысты субъективті немесе эмоционалды мәліметтерді жазудан гөрі, қызметкердің лайықты екенін көрсететін фактілермен қолданыңыз. «Сари біздің дүкенде үнемі жоғары сатылымға ие, ол аптасына 15 сағат жұмыс жасаса да» деген сөйлем «Сари менің ең мейірімді қызметкерім және әрқашан оған тырысады, бірақ оған күтім жасау үшін сағатын шектеуге тура келеді. ауру ана »
4 -қадам. Күшті сөздерді қолданыңыз
Белсенді дауыспен жазу кезінде сіз оқырманға сөйлемде қандай әрекет болып жатқанын білдіретін бір ғана сөзді қолданасыз, атап айтқанда етістік. Орындалып жатқан әрекетті нақты сипаттайтын қысқа, күшті етістіктерді қолданыңыз.
- Қарапайым етістіктерді таңдаңыз. Мысалы, «пайдалану» «пайдалану» қарағанда жақсы.
- Ойлану, білу, түсіну және сену сияқты процестерді сипаттайтын етістіктер кейде қажет, бірақ іс -әрекетті сипаттайтын етістіктерден гөрі күші аз. Сізге мәлімдемеге тереңірек үңіліп, оны іс -әрекетке айналдыру қажет болуы мүмкін. Мысалы, сіз «Менің ойымша, біздің сату алдағы бірнеше айда артады» деп жаза аласыз. Өтінішті өзгертіңіз және оған неге сенетініңізді біліңіз. Содан кейін сіз әрекетке әкелетін сөйлем жаза аласыз: «Тарихи тұрғыдан алғанда, мереке кезінде сатылымдар артады. Менің болжауымша, қараша мен желтоқсанда сату көлемі артады ».
- Әрекетке бағытталған жазбаны сақтау үшін есепті тексеріп, предлогтарды алып тастап, оларды күшті етістіктермен алмастырып көріңіз. Мысалы, «жалпы консенсусты» «консенсусқа» жеңілдетуге болады, ал егер біреу «қорғауды» қамтамасыз етсе, ол «қорғайды» деп айту арқылы одан да күшті әсерге ие болады.
Қадам 5. Пассивті дауысты болдырмаңыз
Сіз пассивті дауыспен жазғанда, сіз оны жасайтын адамға аз көңіл бөлесіз және әрекет объектісіне көбірек назар аударасыз. Кейбір жағдайларда бұл саяси немесе дипломатиялық себептермен қажет болса да, пассивті дауысты қолдану көбінесе түсініксіз және түсініксіз жазуға әкеледі.
- Белсенді дауыс әрекет жасаған адамды марапаттайды және оқырманға бұл әрекетке кім жауапты екенін көрсетеді. Мұның неліктен маңызды екенін түсіну үшін сіз өрт туралы мақаланы оқыдыңыз деп елестетіп көріңіз: «Бақытымызға орай, барлық балалар құтқарылды». Балаларды құтқарған адамның (немесе адамдардың) жеке басы маңызды. Егер сөйлемде «Жергілікті діни қызметкер, Йохан әке, балалар үйін қоршап тұрған отпен артқа -артқа өтіп, барлық балаларды құтқарды» деп жазылған болса, енді сіз бұл жағдайда батыр болу үшін кім лайықты екенін білесіз.
- Белсенді сөйлемдер теріс салдары болуы мүмкін әрекеттер үшін жауапкершілікті алу үшін де маңызды. Егер сіз өз есебіңізге «Қателік орын алды» деп жазсаңыз, сіздің бастығыңыз тиісті жазаны қолдану үшін қатені кім жібергенін білгісі келеді. Егер сіз қателік жасасаңыз, әрекетті мойындау және жауапкершілікті алу сізге шынымен көмектеседі.
- Пассивті сөйлемдерді жазбаша түрде табу және жою үшін «ди-» -ден басталатын етістіктерді іздеңіз. Сіз оны тапқан кезде сөйлемдегі әрекетті анықтаңыз, кім жасағанын біліп, сөйлемнің басы мен ортасына жылжытыңыз.
Қадам 6. Ақпаратты визуалды элементтерді қолдану арқылы жеткізу
Кестелер мен графиктер бір ақпаратты беретін параграфтарға қарағанда оқуға және орындауға әлдеқайда оңай, әсіресе егер жеткізілетін ақпарат көптеген сандардан тұрса.
- Ақпаратты оқырмандарға оларға пайдалы және есептің мақсатын көрсететін етіп жеткізу үшін дұрыс визуалды элементтерді таңдаңыз.
- Мысалы, жүн курткалардың сатылымының өсу тенденциясын көрсету үшін сызықтық графикті таңдауға болады. Ақпаратты ұсынудың бұл әдісі ай сайын сатылатын жүннен жасалған курткалар саны бар кестеден гөрі өсімді көрсеткенде тиімдірек болады, себебі кесте оқырманнан барлық сандарды қарауды, оларды салыстыруды және өсім бар екенін мойындауды талап етеді. Мұның бәрін қарапайым сызықтық графикті көрсету арқылы жасауға болады.
- Көз визуалды элементтерге тартылғанын есте сақтаңыз. Бұл элементтер ұқыпты және реттелген болып көрінетініне және беттің жоғарғы жағындағы тиісті орынға қойылғанына көз жеткізіңіз. Сіз өзіңіздің ұсынысыңыз немесе қорытындыңыз үшін маңызды визуалды элементтерді ұсынасыз.
Қадам 7. Жаргонды жою
Кез келген салада немесе академиялық пәнде белгілі кітаптардан немесе мақалалардан танымал болатын сөзсіз терминдер бар. Кейде пайдалы болғанымен, бұл сөздер әдетте құндылықты арттырмайды немесе хабарды тиімді жеткізе алмайды.
- Есептеріңізде оларды асыра пайдаланбау үшін жалпы салалық кілт сөздердің тізімін жазу пайдалы болуы мүмкін. Есеп аяқталғаннан кейін құжаттан осы сөздерді іздеуге және қажет болған жағдайда оларды ауыстыруға болады.
- Есіңізде болсын, оқырмандар үшін сәнді кілт сөздерді шамадан тыс қолдану сіздің бұл салада «жақсы хабардар» екеніңізді білдірмейді, керісінше керісінше әсер қалдырады. Жалпы, менеджерлер мен менеджерлер жасы үлкен және мұндай сөздердің жүздеген келгенін және кеткенін көрген. Егер сіз оны тым көп қолдансаңыз, олар сізді жалқау деп ойлайды, не айтып тұрғаныңызды білмейді, немесе оларды таң қалдыруға тырысады.
- Сіз сондай -ақ тым күрделі терминдерді қолданудан аулақ болуыңыз керек. Мысалы, егер сіз заңды мәселені қорытындылайтын есеп жазып жатсаңыз, бұл сізге көп заңдық жаргонмен араластыру керек дегенді білдірмейді.
Қадам 8. Таңбаларды мұқият тексеруді орындаңыз
Типографиялық және грамматикалық қателерге толы есептер оқырмандар үшін ыңғайсыз болуы мүмкін және сіз туралы теріс имиджді көрсетеді. Есепті мерзімінен бұрын жасаңыз, сонда сіз таңбаны дұрыс тексеруге жеткілікті уақыт аласыз.
- Сіз қолданатын мәтінді өңдеу қосымшасында грамматика мен емлені тексеру бағдарламасын іске қосыңыз. Бұл бағдарлама көптеген қателіктерді, әсіресе гомофониялық қателерге әкелетін қателерді өткізіп жібереді (мысалы, «шартты» жазғыңыз келгенде «жүктелген» деп теріңіз).
- Таңбаны керісінше мұқият тексеру (артқа қарай) қателерді жіберіп алмаудың жақсы әдісі. Сонымен қатар, егер сіз жазғыңыз келетін нәрсені жақсы білсеңіз, сіз жоғалған сөздер сияқты қателерді жібересіз, себебі ми оларды автоматты түрде аяқтайды. Егер сіз оны артқа қарай тексерсеңіз, бұл болмайды.
- Есептерді дауыстап оқу - қателерді анықтаудың және жазу стилін өзгертудің тағы бір тиімді әдісі. Егер сізге белгілі бір сөйлемді немесе абзацты оқу қиын болса, онда бұл бөлікті түсіну қиын, себебі оқырмандарда да осындай қиындық болады. Күрделі бөліктерді түзетіңіз, олар жақсы ағып кетуі мүмкін.
