Барлық кәсіпорындар, үлкен немесе кіші, олардың барлық операцияларын бақылауы керек. Қаржылық бағдарламалық қамтамасыз етудің көптеген қарапайым жүйелері сатылады, бірақ сіз әлі де бухгалтерлік есеп операцияларының қалай жұмыс істейтінін нақты түсінуіңіз керек. Сіз бухгалтерлік есеп журналына кіріс алу немесе есепшот төлеу сияқты барлық шаруашылық операцияларды енгізесіз. Мұнда сіз шоттар деп аталатын әр түрлі категорияларды жинауыңыз керек және дебетке немесе кредитке жазасыз (өсу немесе кему бойынша). Мысалдар кейінірек беріледі. Бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз етуді жасаушылар да өз бағдарламаларын құруда осы формуланы ұстанады, бірақ бұл процесс қарапайым пайдаланушылар үшін жеңілдетілді.
Қадам
3 -тің 1 -бөлігі: Мәмілелерді енгізу
Қадам 1. Іскерлік операцияларға қатысты барлық құжаттарды жинаңыз
Бұл құжаттарға әдетте жеткізушілердің түбіртектері, коммуналдық төлемдер (мысалы, су мен электр энергиясы), клиенттерге берілген несиелік жазбалар, салық есептілігі, чектер және жалақы туралы ақпарат кіреді. Бухгалтерлік журналды жазбас бұрын алынған әрбір шот -фактура мен төлемнің дұрыстығын тексеріңіз. Жүйеге транзакция жасамас бұрын супервайзер немесе кәсіп иесі бәрін растағанына көз жеткізіңіз.
Қадам 2. Әр транзакция түрі үшін әр түрлі шоттар немесе санаттар орнатыңыз
Ақша қаражаттары, тауарлы -материалдық қорлар, шығыстар және т. Бұл шоттарды блокноттағы жеке беттер немесе жеке бюджетте көрсетілген элементтер тізімі ретінде қарастырыңыз. Келесі шот түрлерін орнатыңыз:
- Сату немесе кіріс шоты клиенттерге барлық сатуларды жазады.
- Шығындар шоты кәсіпорында жұмсалатын барлық ақшаны есепке алады, мысалы кәсіпорынды пайдалануға, өнім жасауға және өнімді сатуға.
- Сонымен қатар, кәсіпорындар ақшалай қаражаттар, дебиторлық берешек (төленбеген сату) сияқты активтерін және ғимараттар мен жабдықтар сияқты негізгі құралдарды есепке алуға міндетті.
- Міндеттеме шоты банктік несиелер, сауда кредиторлық берешегі (мысалы, жеткізушілерге) және төленуге тиіс жалақы (жұмысшыларға тиесілі, бірақ төленбеген жалақы) сияқты бизнестің сыртқы тараптардан алатын барлық ақшасын есепке алады.
- Бұл үлкен санаттар әдетте кішігірім, арнайы шоттарға бөлінеді.
Қадам 3. Шоттың дебеті немесе кредиті бойынша екенін анықтаңыз
Есіңізде болсын, әрбір транзакция дебеттік және несиелік шоттардан тұрады және дебеттер мен кредиттердің жалпы саны бірдей болуы керек. Мысалы, сіз клиенттен төлем алған кезде, сіз ақша қаражатын дебет ретінде және дебиторлық берешекті несие ретінде жазасыз. Сіз жарнамаға ақы төлегенде, сіз дебет бойынша жарнама шығынын және несие бойынша ақшалай қаражатты жазасыз.
- Шығындардың, активтердің (мысалы, ақша қаражаттары мен құрал -жабдықтар) және дивидендтер шоттарының өсуін дебет ретінде жазыңыз, ал кредит ретінде рекордтық азайтыңыз. Басқа шоттарда, мысалы, міндеттемелер мен кірістерде, өсім кредит ретінде, ал төмендеу дебет ретінде жазылады. Бұл есепке алу жүйесінің өзіндік логикасы бар және шоттардағы «өсу» мен «кему» себептерін анықтау үшін сіздің логикаңызды қолдану кезінде есте сақтай бастайды.
- Есіңізде болсын, дебет пен кредит бойынша есепке алынатын сандар бірдей болмауы мүмкін, бірақ жиынтықтар бірдей болуы керек. Мысалы, егер тұтынушы тауар үшін ішінара ақшамен және ішінара несие арқылы төлесе, дебет бойынша екі шот жазылады, яғни қолма -қол ақша мен дебиторлық берешек. Несие бойынша есепке алынатын шот тек бір ғана, атап айтқанда сату.
- Компьютерлік бағдарламалық қамтамасыз етудің барлық жүйелері бухгалтерлік журналдарды жазуды жеңілдетеді, олар барлық шоттарды журналға дұрыс орындарына енгізеді.
- Егер сізде акцияларды сату немесе жерді сатып алу сияқты транзакция болса, сізге журналда жаңа шот атауын жасау қажет болуы мүмкін.
Қадам 4. Журналға енгізілген барлық бухгалтерлік операцияларды кемінде екі рет тексеріңіз
Әрбір транзакция өз санатында пайда болады: мысалы, журналдың бір жағында дебет, ал сома журналдың несиелік жағында көрсетілген сомаға тең болуы керек.
Мысалы, кредит бойынша 500 000 рупийдің дебеті бойынша кредиторлық берешекті және 500 000 руп. Ақшалай қаражатты енгізу арқылы электр энергиясын төлеу бойынша операцияны жазасыз. жазбалар бөліміне кіріс нөмірі мен қысқаша сипаттаманы енгізуді ұмытпаңыз
5 -қадам. Журналдағы шоттарды мерзімді түрде бас кітапқа жылжытыңыз
Бас кітап - бұл сіздің барлық шоттарыңыздың жиынтығы. Мысалы, сіздің бас бухгалтерлік кітапта ақшаның, дебиторлық, кредиторлық, шығыстардың және тағы басқалардың әр санаты бойынша беттер бар. Содан кейін сіз белгілі бір уақыт ішінде әр шот бойынша жалпы соманы көре аласыз.
- Бас кітап мәмілелерді тіркейтін журналдан айырмашылығы, ақпаратты шот бойынша жазады. Басқаша айтқанда, бас кітапқа көшірілетін бір операция бухгалтерлік есепте кемінде екі жерде (шоттарда) болады.
- Мысалы, клиенттерден сатудан түскен ақшалай түсімдер журналға бір операция ретінде жазылады және дебет бойынша ақшалай қаражат пен несие бойынша кіріс танылады. бас кітапқа берілген кезде бұл жазбалар бөлек орындарда жазылады: ақша қаражаттары мен кіріс шоттары. Осылайша, әрбір жеке шотқа транзакциялардың қалай әсер ететінін көруге болады.
- Бас кітаптағы жазбалар мәміленің қайнар көзі анықталатындай етіп жазылуы тиіс. Кейбір бухгалтерлер, сонымен қатар, операциялық журналға оңай бақылауға болатындай, мысалы, сериялық нөмір түрінде анықтама нөмірін қосады.
3 бөліктің 2 бөлігі: Бухгалтерлік операцияларды теңгеру
1 -қадам. Бухгалтерлік операцияны жасаған сайын, бас кітапты теңестіріңіз
Әр операция бойынша жазылған сандар мен шоттардың дұрыстығына көз жеткізу үшін сынақ қалдықтары мен басқа есептерді дайындаңыз. Қанша транзакция жазылса да, жалпы дебеттер кредиттердің жалпы сомасына тең болуы керек.
Егер сіз қолмен немесе компьютерлік бағдарламамен жазбалар жасасаңыз, санатқа қарамастан дебет пен кредиттегі барлық сандар қосылады. Дебет пен несиенің жалпы сомасы бірдей болуы керек
Қадам 2. Сынақ балансының қателерін тексеріңіз
Егер дебет кредитке тең болмаса, журнал жазбаларыңыздан қателерді табуыңыз қажет болады. Шындығында, дебет пен несие сомасы бірдей болса да, мысалы, екі рет жазуға немесе қате шотқа енгізілген операцияларға байланысты қателер әлі де пайда болуы мүмкін.
- Мысалы, сіз клиенттен төлем алған кезде, сіз ақшалай қаражатты тіркеген шығарсыз, бірақ дебиторлық берешекті жазуды ұмытып кеткен боларсыз, сондықтан журнал дебиторлық қарыз әлі төленбеген сияқты. Осылайша, дебет бойынша сома несиеден өзгеше болады.
- Кейбір жағдайларда қателерді табу үшін журналдағы бастапқы жазбаның жазбаларын қадағалау қажет болуы мүмкін. Сондықтан бақылау оңай болуы үшін транзакция күнін және/немесе сілтеме нөмірін журналға жазу қажет.
3 -қадам. Табыс туралы есепке, бухгалтерлік балансқа және капиталдың өзгеруіне есеп беру үшін есептерді шығарыңыз
Бұл қаржылық есептерді қолмен немесе бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз ету жүйесімен жасауға болады. Дәл осы есептерден сіз өз бизнесіңіздің толық бейнесін аласыз.
- Мысалы, кірістер мен шығыстар туралы есеп белгілі бір уақыт кезеңінде жұмсалған шығындардан алынған кірісті шегереді, және сіз осы есептен сіз компанияның пайда немесе залал жасағанын білесіз.
- Бухгалтерлік баланс кәсіпорынның барлық активтері мен міндеттемелерін көрсетеді. Компания активтеріне ақша, құрал -жабдықтар, жер және дебиторлық берешек кіреді. Міндеттемелерге кредиторлық және кредиторлық қарыздар кіреді.
- Егер сіз алдыңғы кезеңдерде акционерлерге дивидендтер (сыйақылар) төлеген болсаңыз, меншікті капиталдағы өзгерістер туралы есеп қажет болады. Бұл есепте дивидендтерді алып тастағандағы пайда мөлшері (таза табыс емес) көрсетіледі. Бөлінбеген пайда компанияға қайта салынған кірісті білдіреді.
3 бөлімнің 3 бөлігі: Бухгалтерлік операциялардың егжей -тегжейлі есебін жүргізу
Қадам 1. Журналға енгізілген әрбір транзакцияның қысқаша сипаттамасын қосыңыз
Мысалы, «ақшалай теледидар жарнамалық төлемдері, ақпан, 2016 ж.». Осылайша, әрбір транзакцияның көлемі, себебі мен жазылу процесі түсінікті болады.
Қадам 2. Транзакциялар журналының сақтық көшірмесін сақтаңыз
Қателер немесе болашақ сұрақтар туындаған жағдайда резервтік көшірмелерді жасау қажет. Барлық жазбалардың құжаттары бір пакетке бірнеше жазбалар мен журналдың күнін енгізу арқылы берілуі мүмкін. Барлығы бас кітаптан журнал жазбаларын іздей алады, содан кейін резервтік құжаттамаға оңай қол жеткізе алады
Қадам 3. Барлық құжаттардың қағаз көшірмелерін кемінде бір жыл сақтаңыз
Бұған барлық шот -фактуралар мен басқа да операциялық құжаттармен бірге журнал жазбалары мен кітаптар кіреді. Бұл құжаттардың барлығы аудиторлық және салықтық себептер бойынша қажет.
Қадам 4. Құжаттарды электронды түрде кемінде жеті жыл сақтаңыз
Қағаз құжаттарыңызды алға -артқа сканерлеңіз және оларды екі электронды қаптамада сақтаңыз: бірі кеңседе сақтауға, екіншісі төтенше жағдайда пайдалану үшін. Соңғы бірнеше жыл ішінде корпоративті салықтар тексерілуі мүмкін, сондықтан бұл құжаттарды сақтау қажет.
Кеңестер
- Күнделігіңізді күн сайын теңестіріңіз. Барлық қателерді бақылаңыз және оларды дереу түзетіңіз. Бұл соншалықты маңызды, бұл бухгалтерлік есеп студенттері үшін алғашқы сабақтардың бірі болады.
- Бухгалтерлік есеп жүйесі мен операцияларды қалай енгізу керектігін бірнеше қызметкер білуі үшін қызметкерлерді кросс-тренингпен қамтамасыз етіңіз.
