Конференциялар - бір мүддесі бар адамдар үшін бір -бірімен кездесуге және өз салаларындағы соңғы идеялармен алмасуға қолайлы орын. Конференцияларды әдетте оқу орындары, компаниялар, сатылы маркетингтік топтар, діни бірлестіктер және басқалар үнемі өткізеді. Егер сіз конференцияны өткізгіңіз келсе, мұқият жұмыс жоспарын дайындаудан бастаңыз, мысалы, конференцияны өткізу орнын анықтау, қатысушылардың тізімін жасау, материалдарды жинақтау, презентацияға жабдықтарды дайындау. мүмкіндігінше ойластырылып, жоспарлануы тиіс тамақтануды және басқа да қажеттіліктерді қамтамасыз ету. Егер сіз өз жоспарларыңызды іске асыру кезінде қиындыққа тап болсаңыз, сабыр сақтаңыз және конференцияны өткізуге болатынына сенімді болыңыз. Конференцияны өткізудің сәтті болуын анықтайтын маңызды аспект - бұл орындалған және әлі де орындалуы қажет тапсырмалар тізімін жасау кезінде іс -шараларды біртіндеп жүзеге асыру.
Қадам
4 бөлімнің 1 бөлігі: Конференцияны жоспарлау: ерте кезең
Қадам 1. Дайындықты алдын ала жасаңыз
Конференцияны жоспарлау кемінде сегіз ай бұрын басталуы керек, тіпті егер конференция үлкен немесе үлкен болса.
- Есіңізде болсын, көптеген конференц -залдар мен қоғамдық тамақтану орындарына бірнеше ай бұрын тапсырыс беру керек. Сонымен қатар, қала сыртында тұратын қатысушылар конференцияға қатыса алатындай сапар кестесін ұйымдастыруы қажет.
- Сонымен қатар, демеушілер мен ірі корпорациялар жылдық бюджетін бірнеше ай бұрын жоспарлауы мүмкін. Сонымен, сіздің іс-шараңызға олардан қаржылық және қаржылық емес қолдау алдын ала келісілуі керек.
2 -қадам. Комитетті құру
Конференцияға дайындалу кезінде көптеген маңызды мәселелерді шешу қажет. Комитетті құру арқылы сіз шешім қабылдағанға дейін бірнеше адамның пікірін аласыз. Олар сізге егжей -тегжейлі ойлауға көмектеседі.
- Үйлестірушілерді, яғни маңызды шешімдер қабылдайтын және үйлестіруге көп уақыт бөлетін негізгі қызметкерлерді жалдаңыз. Егер сізде жеткілікті қаражат болса, үйлестірушіні жалдаңыз, ол сізге тапсырмаларды жоспарлауға және бөлісуге көмектеседі.
- Бір тақырыпта конференциялар болғанын біліңіз. Олай болса, конференция өткізген үйлестірушіні комитетке қосылуға шақырыңыз. Егер ол қатыса алмаса, конференцияға дайындықты жеңілдету үшін бұрыннан қарастырылған материалды сұрай аласыз ба деп сұраңыз.
Қадам 3. Мақсат қойыңыз және жұмыс күн тәртібін құрыңыз
Конференцияны не өткізіп жатқаныңызды жазыңыз, бұл әр шешімге негіз болады. Конференцияға дайындық алдында не бергіңіз келетінін және кімге бергіңіз келетінін білу сіздің жоспарларыңызды іске асыруды жеңілдетеді.
Егер сіз ешқашан конференция өткізбеген болсаңыз, шағын конференцияны жоспарлаудан бастаңыз. 250-300 қатысушыға арналған 1-2 күндік конференция өткізуді қарастырыңыз
Қадам 4. Конференцияның өтетін орны мен күнін анықтаңыз
Жаңа күндер мен орындарды егжей -тегжейлі жоспар жасағаннан кейін анықтауға болатынына қарамастан, сіз дайындыққа қанша уақыт кететінін бағалауыңыз қажет.
- Күнді белгілемес бұрын, конференцияны әдетте қай айда және қай күні өткізуге кедергі болмас үшін алдын ала ақпарат іздеңіз. Мысалы, Еуропада конференциялар әдетте наурыз-маусым немесе қыркүйек пен қараша аралығында дүйсенбі-сейсенбі немесе бейсенбі-жұма күндері өткізіледі, себебі қатысушылардың басқа уақытта конференцияға қатысуға қызығушылығы төмен. Конференция күнін шешпес бұрын, сіздің орналасқан жеріңіздегі нақты кестені біліңіз.
- Конференцияның ұзақтығы қатысушылардың болжамды санына және конференция барысында қамтамасыз етілуі тиіс барлық қажеттіліктерге байланысты. 250-300 адамға 2 толық күнге созылатын конференцияны жоспарлаңыз.
- Қала ішінде конференция өткізу мүмкіндігін қарастырыңыз, бірақ жақын маңдағы әуежайға, тұруға және қолайлы жағдайға қол жеткізіңіз. Біз конференцияға қатысқысы келетіндерді көбірек тарту үшін үлкен қалада немесе туристік орталықта конференция өткізуді ұсынамыз.
5 -қадам. Конференция тақырыбын анықтаңыз
Тақырыпты анықтағаннан кейін сіз жариялай аласыз және жоспар құра аласыз, себебі әлеуметтік медиа арқылы ақпарат таратудың негізі ретінде материалға сенімділік бар.
Конференцияға қатысушылардың мақсатын және/немесе астарын білдіретін тақырыпты таңдаңыз. Өткізілген конференциялардың тақырыптарын пайдаланып шабыт іздеңіз, бірақ өзіңіз шешетіндігіңізге көз жеткізіңіз
4 -тің 2 -бөлігі: Конференцияға дайындық
Қадам 1. Қаржылық бюджет жасаңыз
Толық жұмсалуы тиіс қаражаттың көлемін есептемейінше, мысалы, ғимаратты жалға алу, материалдарды дайындау және спикерлерге ақы төлеу үшін ешқандай қызмет жүргізілмейді. Барлық шығындар қаржылық бюджетке жатқызылуы керек. Егер сіз міндеттерді жүктесеңіз, сіздің көмекшіңіз сіз қойған бюджет шегіне сәйкес келетініне көз жеткізіңіз.
Бюджеттің көлеміне демеушілердің болуы немесе болмауы әсер етеді. Сіз демеушіден конференцияны қаржыландыруды сұрай аласыз. Дегенмен, демеуші конференцияда кейбір нәрселерді анықтауға құқылы. Мысалы: презентацияны кім жеткізетінін анықтау немесе қатысушылардың бірі ретінде баяндамашыны ұсыну, мысалы: демеуші компаниядағы табысты кәсіпкер және барлық конференция материалдарына логотипті орналастыру арқылы брендті енгізу. Артықшылығы, демеуші қаражатты алдын ала береді, осылайша сіз оны жоспарды іске асыру үшін бірден пайдалана аласыз
Қадам 2. Билеттердің бағасы мен сату әдісін анықтаңыз
Кейбір конференциялар ақысыз, кейбіреулері өте қымбат. Билеттердің бағасын және оларды қалай сату керектігін анықтамас бұрын келесі аспектілерді қарастырыңыз:
- Конференцияға дайындалу үшін қандай шығындар қажет? Егер сіз көп қаржыны қажет етпейтін шағын конференцияны өткізгіңіз келсе, қатысушылардан ақы алмауды ұсынамыз. Немесе қатысушылар конференцияға дайындық шығындарын жабу үшін билеттерді төлеуі керек.
- Егер сіз бірнеше күн конференция өткізгіңіз келсе немесе тамақтанғыңыз келсе, тіркеу ақысын анықтаңыз. Индонезияның ірі қалаларында конференцияны тіркеу ақысы бірнеше жүз мыңнан миллион рупияға дейін.
- Көптеген конференциялар қатысушының позициясына немесе мәртебесіне сәйкес деңгейлі ақы алады. Мысалы: академиялық конференциялар әдетте студенттерден мұғалімдерге қарағанда аз ақы алады. Сондай -ақ демеушілердің қызметкерлерінен тұрақты қатысушыларға қарағанда аз ақы алынады.
Қадам 3. Конференция өтетін орын туралы шешім қабылдаңыз
Орналасқан жерді таңдағанда, қатысушылардың санын, орынға жетудің қарапайымдылығын, автотұрақтың болуын, қоғамдық көлікке, әуежайлар мен қонақүйлерге дейінгі қашықтықты ескеріңіз. Конференцияға қолайлы орын табудан басқа, барлық қатысушылардың оған оңай жететініне көз жеткізіңіз.
Қала ішінде конференц -залдарды ұсынатын ғимараттар немесе қонақүйлер туралы ақпарат іздеңіз. Шағын конференциялар үшін шіркеуден немесе басқа жиналыс үйінен бөлме жалдаңыз
4 -қадам. Жиналыс үйінің менеджері ретінде жұмыс істейтін қызметкерлердің көмегін пайдаланыңыз
Егер сіз конференция үшін таңдаған ғимаратта ресурстар болса, оларды барынша пайдаланыңыз. Қызметкерлер өздерінің күнделікті міндеттерімен таныс және қажет болған жағдайда сұрақтарға жауап беруге, мәселелерді шешуге немесе кеңес беруге дайын.
Сіз мәжіліс залында іс -шараларды басқаруға жауапты қызметкерлердің қызметтерін пайдалана аласыз, мысалы, конференцияны егжей -тегжейлі ұйымдастыру үшін. Ақылы болса да, бұл әрекеттерді өзіңіз жасаудың қажеті жоқ, себебі бұл бірнеше апта ішінде көп уақытты алады
Қадам 5. Тұтыну мәзірін анықтаңыз
Есіңізде болсын, қатысушылар конференция кезінде тамақ табуы керек және көптеген қатысушылар конференция өтетін жерде қандай тағамдар бар екенін білмеуі мүмкін. Таңғы ас, түскі ас және жеңіл тағамдар беру үшін қоғамдық тамақтандыру қызметін пайдалану қажет пе, жоқ па, әлде конференц -зал менеджері барлық қатысушыларға тамақ дайындай алатынын біліңіз.
Мәзірді таңдағанда, көптеген адамдар аллергияға немесе қалауына байланысты кейбір тағамдарды жеуге болмайтынын есте сақтаңыз. Тәжірибелі қоғамдық тамақтандыру қызметі кәсіпкерлері бірнеше нұсқаларды ұсына алады, мысалы: вегетариандық мәзір, жаңғақтарсыз, глютенсіз, халал тағамдар немесе мәзірдің басқа нұсқалары
Қадам 6. Сайтты тексеруге уақыт бөліңіз
Дайындалуы қажет барлық нәрселер туралы қамқорлық жасағаннан кейін, бір күн бұрын конференция өтетін жерге баруға уақыт бөліңіз. Сіздің жаңа D-күніңіз конференцияға қатысатын қатысушылармен бірге келгенше күтпеңіз.
Бір күн бұрын конференц -залға келіңіз және барлық қызметкерлермен кездесу өткізіңіз, сонда бәрі ұсақ -түйекке дейін жақсы дайындалған
4 -тің 3 -бөлігі: Конференция кестесін құру
Қадам 1. Конференцияның кестесін жасаңыз
Талқыланатын тақырыптардың үлкен суретін алғаннан кейін және конференция тақырыбын анықтағаннан кейін, конференцияның ашылуынан бастап жабылуына дейін кесте дайындаңыз. Конференциялар талқыланатын бизнес саласына сәйкес әр түрлі түрде өткізілуі мүмкін. Жоспарлауды жеңілдету үшін конференциялар әдетте келесі ретпен өтеді:
- Конференцияны кіріспе немесе кіріспе сөзінен бастаңыз, оны әдетте белгілі бір кәсіп саласындағы белгілі адам айтады және әйгілі спикер болды. Сіз шараны кешке өткізе аласыз, содан кейін кешкі асты немесе конференцияны бастау үшін таңертеңгі бірінші сессияны аяқтай аласыз.
- Қалған кестені қысқа сессияларға бөліңіз. Егер конференция қатысушылардың өтініші бойынша олардың ұсыныстарына сәйкес өткізілсе, материалды қатысушылардың қажеттіліктеріне қарай реттеңіз. Сонымен қатар, сіз семинар кестесін, фильмнің үзінділерін немесе конференция кестесіне басқа материалдарды қоса аласыз. Қатысушылардың санына байланысты әр сессияға барлық қатысушылар қатыса алатынын анықтаңыз («пленум» деп аталады) немесе қатысушыларды бірнеше топқа бөлу қажет, және әр топ өз таңдауына сәйкес әр түрлі сессияларға қатысады («топтар» деп аталады) »).
- Конференцияны жабыңыз, қатысушыларды ынталандыратын немесе шақыратын материалды ұсынуға спикерлерді шақыру.
Қадам 2. Сеансты қалай өткізу керектігін шешіңіз
Сіз сеансты компанияның қажеттіліктеріне сәйкес қалай өткізуге болатынын таңдай аласыз, мысалы, сабақ беру, істерді талқылау, семинарлар өткізу, саясаттың немесе зерттеулердің соңғы нәтижелерін ұсыну, сұрақтар қою немесе слайдтарды қолдану арқылы.
- Материалды жеткізу әдісін таңдау жариялау стратегиясына әсер етеді. Сонымен, қатысушылар үшін өте пайдалы материалды мүмкіндігінше ертерек дайындаңыз.
- Әр сессияның ұзақтығы презентациялар мен мазмұнға байланысты 45 минуттан 3 сағатқа дейін басталуы мүмкін.
Қадам 3. Басқа әрекеттерді қосқыңыз келетінін қарастырыңыз
Күнтізбеге енгізілуі мүмкін пайдалы іс -шаралар туралы ойлаңыз және конференцияның табыстылығын қолдау үшін маңызды рөл атқарады, мысалы:
- Іскерлік кездесу немесе марапаттауды ұсыну сияқты конференцияға қатысушы ұйымның пайдасына арналған іс -шараларды жоспарлаңыз.
- Қатысушыларға тіркеу жарнасы алынса, тамақ беріңіз. Егер ақы алынбаса, қатысушылардан түскі ас әкелуін сұраңыз (соңғы нұсқа ретінде). Қатысушылар әдетте кем дегенде бір рет тамақтануды күтеді. Егер конференция қалада болса, қатысушылар жақын маңдағы мейрамханада түскі ас ішуі үшін үзіліс беріңіз.
- Қатысушылардың ойын -сауық іс -шарасын ұйымдастырғысы келетінін сұраңыз, мысалы: қалаға экскурсияға барыңыз, түнде комедиялық шоу көріңіз, фильм көріңіз немесе театрда шоу көріңіз. Іс -шара үлкен қалада немесе компанияда өткізілетін конференцияға сәйкес болуы мүмкін, бірақ әрқашан емес.
4/4 бөлімі: Баспа
Қадам 1. Қатысатын қатысушыларды анықтаңыз
Конференциялар өте алуан түрлі, мысалы, әр түрлі қатысушылары бар академиялық, діни және іскерлік конференциялар. Жоспарлаудан бұрын конференцияға қатысушылардың жеткілікті екеніне көз жеткізіңіз.
Егер сіз компания қызметкерлері немесе шіркеу қауымдастықтары сияқты шағын топтарға конференциялар өткізгіңіз келсе, көп жарнама жасаудың қажеті жоқ. Сіз электрондық пошта жіберу, компанияның ақпараттық бюллетенінде хабарлау және/немесе әкімшілік жиналыста хабарлау арқылы конференция жоспарлары туралы хабардар ете аласыз
Қадам 2. Компания басшыларынан қатысуын сұраңыз
Сіздің компанияңыздағы адамдарды сендіру үшін сізге қызықты тақырып ұсыну немесе керемет спикер шақыру керек.
Белгілі спикерлерден растау алғаннан кейін ақпаратты конференция материалдарына енгізіңіз және әлеуетті қатысушыларға хабарлаңыз
Қадам 3. Веб -сайт жасаңыз
Бүгінде цифрлық медиа конференцияны табысқа жеткізудің өте маңызды құралы болып табылады. Конференция тақырыбының кілт сөзін немесе конференцияға қатысты басқа сөздерді іздесеңіз, оңай табылатын сілтемелері бар веб -сайт атауын жасаңыз. Конференция туралы толық ақпаратты веб -сайтқа жазыңыз және конференцияға қатысты барлық баспа және жарнамалық материалдарға сілтеме қосыңыз.
- Конференция өтетін жерді, күнді, уақытты және мекенжайды веб -сайтқа, оның ішінде әйгілі спикерлердің есімдерін қосыңыз. Сондай -ақ, егер бар болса, көлік, тұру, қызықты орындар мен конференциялар кестесі туралы хабарлаңыз.
- Егер қатысушылар тіркеле алатын болса, веб -сайт сілтемесін қосыңыз.
4 -қадам. Жарнама орналастырыңыз
Баяндамашылар конференцияда ұсынылатын материалдарды ұсыныстарын ұсына алатындай жарнаманы ертерек (бір жыл бұрын) бастаңыз. Конференция көлеміне және қатысушылардың фонына сәйкес жариялаудың дұрыс әдісін таңдаңыз. Потенциалды қатысушылар ақпаратты қайдан алатынын қарастырыңыз, мүмкін:
- Әлеуметтік медиа, мысалы, демеуші ұйымның Facebook және Twitter аккаунттарынан
- Listservs және электрондық пошта мекенжайларындағы контактілер тізімі
- Блог, журнал, газет немесе іскери журнал
- Тиісті топтарға, ұйымдарға немесе компанияларға жіберілген плакаттар, парақшалар немесе басқа хабарламалар
Қадам 5. Ұсыныстар сұраңыз
Жарнама жобасын дайындаған кезде, сіз тіркеуге дайын екеніңізді көрсетіңіз немесе қағаз, панельдік ұсыныстар немесе семинар материалдары түрінде жеке немесе топтық ұсыныстарды жіберуді күтіңіз.
Ұсыныстың ұзақтығын қызмет бағыты бойынша анықтауға болады. Білім беру саласында шағын конференциялар үшін әдетте бірнеше жүз сөзден тұратын тезистер қажет, ал ауқымды конференциялар толық қолжазбаларды қажет етеді
Қадам 6. Тіркеуді қабылдауды бастаңыз
Қатысушылар конференцияға дейін бірнеше ай бұрын болса да, тіркеуге болатындай жағдайды дайындаңыз. Осылайша сіз қатысатын қатысушылардың санын есептей аласыз.
- Тіркелу үшін конференция веб -сайтына сілтеме жасайтын веб -сайт жасаңыз. Егер сізде веб -сайт жасаудың техникалық дағдылары болмаса, бар қызметті пайдаланыңыз. Мысалы, RegOnline ақылы қызметтерін пайдаланыңыз, ол әр түрлі оқиғаларға онлайн тіркеуге қамқорлық жасайды, деректерді өңдейді және пайдаланушыларға қол жеткізуді жеңілдету арқылы сізге жібереді.
- Қатысушылар, егер сізде несиелік карта арқылы төлем түбіртектерін өңдеуге мүмкіндік болса, телефон немесе факсимиль арқылы тіркеле алады.
- Егер сіз интернетті немесе телефонды тіркеуді қабылдамасаңыз, PDF өтініш формасын жасаңыз және оны веб -сайтқа жүктеңіз. Қатысушыларға пішінді басып шығара алатынын, оны толтыра алатынын және оны компанияның электрондық пошта мекенжайына чекпен немесе көшірмені растайтын құжатпен жібере алатынын хабарлаңыз.
- Қатысушылардың ертерек тіркелуі үшін кемінде бір ай бұрын төлем жасайтын қатысушыларға жеңілдіктер жасаңыз. Егер қатысушылар конференция өтетін жерде төлесе, билеттер бағасы сәл қымбатырақ болады.
Кеңестер
- Спикерден презентацияға сахна, теледидар, үлкен экран немесе компьютер сияқты қосымша жабдық қажет пе деп сұраңыз.
- Азық -түлік мәзірін таңдағанда, белгілі бір тағамдардың диетасын ұстанатын қатысушылардың бар -жоғын тексеріңіз.
- Жалға алу шығындарын салыстыру кезінде азық -түлік, су, алкогольсіз сусындар және т.б. бағаны сұраңыз. себебі бұл өте қымбат болуы мүмкін.
- Бөлмені таңдағанда, конференцияның мақсатын қарастырыңыз және аудиторияны немесе орындықтар мен үстелдерді жазбалар үшін пайдаланғыңыз келетінін шешіңіз.
