Компанияның немесе ұйымның үздіксіз жұмысын қолдау үшін тиімді жиналысты ұйымдастыру қажет. Кездесулер - бұл жұмысты үйлестіру, ақпарат алмасу, топтық жұмысты жақсарту және мақсатқа тиімді жету мүмкіндігі. Тиімді кездесулер жақсы дайындықты, көшбасшылықты және тапсырмаларды беруді талап етеді. Кездесу кезінде қатысушылардың мотивациясын жоғарылатуға және барлық команданы тартуға тырысыңыз.
Қадам
3 бөлімнің 1 бөлігі: кездесулер өткізу
Қадам 1. Кездесуге мүмкіндігінше дайындалыңыз
Ең алдымен, талқыланатын кесте мен тақырыптарды қамтитын жиналыстың күн тәртібін құрыңыз және жиналыс аяқталғанға дейін расталуы қажет маңызды нәрселерді анықтаңыз.
- Кездесу залына уақытында келіңіз, себебі сіз қайда жұмыс жасайтыныңыз басқалардың сізді қалай қабылдауына әсер етеді. Жиналыс залында 15 минут бұрын күту басқа адамдарды сізді өнімділігі төмен деп ойлайды немесе кездесуге бару сылтауымен басқа жұмыстан кеткіңіз келеді.
- Күн тәртібінің көшірмесін дайындаңыз. Сіз цифрлық күн тәртібін жасай алатын болсаңыз да, оны қолдануды жеңілдету үшін күн тәртібінің көшірмесін дайындаңыз.
Қадам 2. Жиналысты басқарыңыз
Кездесуді басқарған кезде, күн тәртібіндегі барлық тақырыптарды қамтып, барлық қатысушылардың айтқандарын келесі түрде тыңдағаныңызға көз жеткізіңіз:
- Қатысушылар тізімін таратыңыз. Кездесу - бұл топ ішінде ақпаратты тарату құралы және талқылауға айналады, осылайша әркім өз міндеттерін біледі, осылайша олар күтілетін жұмыс өнімділігін қамтамасыз ете алады. Қатысу тізімін айналдыру арқылы сіз кім келмегенін білесіз, сондықтан олармен байланысуға және кездесуге қосылуға болады. Бұл сондай -ақ кездесуде бөлісетін ақпараттың маңызды екенін көрсетеді.
- Кездесудің әрбір қатысушысының назарын аударуды және не істеу керектігін білуді жеңілдету үшін күн тәртібін нұсқаулық ретінде пайдаланыңыз. Жиналысқа қатысушылар кезекпен келуі мүмкін. Сонымен, жиналыстың алдында күн тәртібін дайындау жиналысты басқаруға назар аударады.
3 -қадам. Жұмыс жоспарын жасаңыз
Жұмыс жоспары - бұл жиналыстан кейін жасалатын жұмысты растайтын соңғы қорытынды және жиналысқа қатысушылардың барлығына әсер ететін ағымдағы жоспар. Келесі нұсқауларға сәйкес жұмыс жоспарын жасаңыз:
- Біреуді белгілі бір мақсатқа жауапты адам етіп тағайындаңыз. Тағайындалған адамға мақсатқа жетудің қажеті жоқ, себебі ол қатысушы топ мүшелерін қосуға және қажетті ресурстарды дайындауға жауап беретін жоба менеджері болады.
- Белгіленген қызметкерлер белгілі бір уақыт ішінде қол жеткізілген жұмыс туралы есеп беру үшін формальды және бейресми түрде прогресс туралы есептерді сұраңыз.
Қадам 4. Жиналыстың күн тәртібіне сәйкес тақырыпқа назар аударыңыз
Күн тәртібіндегі бір тақырыпты талқылап, қажетті талқылауларды жүргізгеннен кейін, талқылау нәтижелерінің қысқаша мазмұнын ұсыныңыз, сұрақтар қоюға мүмкіндік беріңіз, содан кейін келесі тақырыпты талқылау арқылы кездесуді жалғастырыңыз.
5 -қадам. Алдағы кездесудің кестесін анықтаңыз
Келесі кездесудің кестесін жоспарлауды жеңілдету үшін барлығы жиналған кезде жариялаңыз. Осылайша, сіз кестелердің соқтығысуын болдырмау үшін кездесу кестесін алдын ала хабарладыңыз.
Топ мүшелерінен күн тәртібінде қандай тақырыптар болуы керектігін электрондық пошта арқылы ұсынуды сұраңыз. Кездесу аяқталғаннан кейін, сіз келесі кездесуде сол күн тәртібін қолданатындығыңызды біліңіз және жиналысқа қатысушылардан компанияның/ұйымның мақсаттарына қол жеткізуге көмектесетін тақырыптық ұсыныстар беруін сұраңыз
3 бөліктің 2 бөлігі: Жиналысқа дайындық
Қадам 1. Жиналысты кім басқаратынын шешіңіз
Әдетте бұл рөл менеджерге жүктеледі, бірақ сіз топ мүшелеріне кездесулерді жоғары деңгейде басқара алатындай етіп ведомстволық кездесулерді басқаруға мүмкіндік бере аласыз.
Қадам 2. Динамиктерді шақырыңыз
Баяндамашы - бұл белгілі бір себеппен кездесуге шақырылатын адам, себебі ол адами ресурстар мен басқа ресурстарды басқаруда тәжірибесі бар, сондықтан команда мүшелері жұмыс процестері мен нәтижелерін тиімді түсіндіруді қоса алғанда, ең жақсы көрсеткіштерге қол жеткізе алады. Сонымен қатар, ол күтпеген жағдайларды болжауға және қажет болған жағдайда ресурстарды ұлғайтуға кеңес бере алады.
Қадам 3. Кездесудің дұрыс кестесін анықтаңыз
Кестені құрған кезде қатысушылардың шектеулері мен уақыттың болуын ескеріңіз. Мысалы: барлық қатысушылар жұма күні түстен кейінгі кездесуге қатыса алады, бірақ үлкен мәселелерді талқылайтын уақыт емес.
- Барлық топ мүшелері алдағы кездесуге қатыса алатындай етіп, алдымен кестеден жауапты жобалардан сұраңыз, содан кейін барлық қатысушылардан жоспарға сәйкес өздерінің кестелерін құруды сұраңыз.
- Хаттаманы кім алатынын анықтаңыз және жиналыс нәтижелері туралы ақпарат қатыспаған қатысушыларға жіберілуін қамтамасыз етіңіз.
Қадам 4. Жиналыстың күн тәртібін дайындаңыз
Кездесудің күн тәртібінде кем дегенде талқыланатын тақырыптар тізімі, презентация тапсырмалары мен әр тақырыпты талқылауға уақыт бөлінуі болуы керек. Сіз келесі ұсыныстарға сәйкес отырыстың күн тәртібін ұйымдастыра аласыз:
- Кездесуге кемінде 2 күн қалғанда электронды пошта арқылы барлық жиналыс қатысушыларынан ақпарат іздеңіз. Электрондық пошта - бұл үшін ең жақсы құрал, себебі сіз сұраныстарды жазбаша түрде аласыз.
- Талқыланатын барлық тақырыптарды, баяндамашыларды және уақытты бөлуді тіркеу үшін үстел отырысының күн тәртібін жасаңыз. Егер жалпы тақырыптан ауытқып кеткен тақырыпқа сұраныс болса, мүдделі адаммен байланысып, келесі кездесуде талқыланатын нақты сұраныс беруін сұраңыз.
- Нақты кесте жасаңыз. 30 минутқа созылатын түсіндірулер мен талқылауларды 15 минутта аяқтауға мәжбүрлеуге болмайды. Қажет болған жағдайда кесте құрыңыз және барлық тақырыптар талқыланған кезде кездесуді ертерек аяқтаңыз.
5 -қадам. Жиналыс ережелерін ұсыныңыз
Сізге формальды ережелер жасаудың немесе санкция салудың қажеті жоқ, бірақ ережелерді қолдану жиналысты жақсы өткізеді және әркім өз пікірін жақсы жеткізе алады.
Жиналыс ашылған кезде ережелерді айтыңыз: «Уақытты үнемдеу үшін қатысушылар сұрақтар қойып, баяндамашы баяндаманы аяқтағаннан кейін жауап бере алады. Егер талқылау уақыты аяқталғаннан кейін сізде әлі де кері байланыс болса, маған электронды поштаны жіберіңіз, біз оны әрі қарай талқылай аламыз »
Қадам 6. Уақыттың бөлінуін анықтаңыз
Әр спикерге қанша уақыт қажет болатынын анықтау және әр тақырыпты талқылау арқылы кездесудің күн тәртібін белгілеңіз.
- Кездесу басталмас бұрын уақыттың бөлінуін хабарлаңыз, осылайша барлық қатысушылар кездейсоқ немесе бұрмаланған талқылауларға өз үлестерін қосуға болатынын біледі.
- Нұсқаулық ретінде белгілі бір тақырыптар талқыланғаннан кейін кем дегенде 10 минут талқылауға мүмкіндік беріңіз.
Қадам 7. Жиналыстың күн тәртібін енгізіңіз
Кездесуден бір күн бұрын барлық қатысушыларға кестенің көшірмесі бар және кездесудің мақсатын білуі үшін жиналыстың күн тәртібін барлық қатысушыларға жіберіңіз. Сонымен қатар, олар күн тәртібінде қате ақпарат бар -жоғын біле алады.
Қадам 8. Еске салғышты жіберіңіз
Бірінші немесе әдеттегі емес кездесуді бастамас бұрын, барлық қатысушылардың уақытында келуі үшін бір сағат бұрын еске салғышты жіберіңіз.
3 -тен 3 -ші бөлім: Кездесудің тиімді көшбасшысы болу
Қадам 1. Кездесудің жақсы көшбасшысы болыңыз
Кездесудің мақсатына жету үшін барлық қатысушылармен сөйлесуге тырысыңыз. Нақты тақырыптарды талқылау үшін шақырылған спикерлерге кездесулерге төрағалық ету жауапкершілігін беру. Сіз талқылауға белсенді түрде қатысуыңыз керек.
Қадам 2. Жетілген және қол жеткізілмеген жұмыс мақсаттарын хабарлаңыз
Егер кездесудің мақсаты бірнеше мақсаттарды талқылау болса, қол жеткізілген прогресс туралы хабарлаңыз және оған кім жауапты.
- Егер соңғы кездесуден бері жетілмеген жұмыс жоспары болса, себебін сұраңыз.
- Егер бұл уақыттың немесе басқа ресурстардың жетіспеушілігінен болса, шешімге жобаны басқаруға тағайындалған адаммен талқылаңыз немесе мәселені жиналыстан тыс уақытта егжей -тегжейлі талқылаңыз.
3 -қадам. Егер талқылау тақырыптан ауытқып кетсе, қайта назар аударыңыз
Кейде пікірталас қатысушылардың ынтасы мен көңілсіздігіне байланысты өз жолын жоғалтады. Келесі әдістерді қолдана отырып, назар аударыңыз және адасқан талқылауларды қайта бағыттаңыз:
- Кездесуді фактілерді жинау миссиясы ретінде қарастырыңыз. Әр қатысушыға сөйлеуге мүмкіндік беріңіз, сонда сіз мүмкіндігінше көп ақпарат жинай аласыз. Бұл әдіс сонымен қатар жиналысқа қатысушыларды кезекпен сөйлеуге мәжбүрлейді, соның ішінде жиналыста басымдықты ұнататындар.
- Топтарда ой бөлісу үшін электронды байланыс бағдарламасы Cyberstorming пайдаланыңыз және оны бейресми кездесулер үшін пайдалануға болады. Бұл әдіс тыңдағысы келетін топ мүшелері арасындағы бәсекелестікті болдырмайды, себебі топтың барлық мүшелері басқа мүшелердің жазбаларын көре алады.
- Егер кездесуде біреу күн тәртібінен тыс тақырыпты талқыласа, бейтарап болыңыз, мысалы: «Қызықты идея, Боб! Бұл туралы кейін сөйлесе аламыз ». Көптеген адамдар кездесудің күн тәртібінен ауытқып жатқан мәселелерді талқылап жатқанын түсінбейді, бірақ егер мәселе шынымен маңызды болса, олар сізге талқылауға келеді.
- Талқылаудың бағытын бақылау. Ұзақ сөйлесетін қатысушылардан басқа, кездесуде проблемалар туындауы мүмкін, себебі біреу күн тәртібінен тыс тақырыптарды талқылауды жалғастырады. Мұны жеңу үшін алдымен оның айтқандарын тыңдаңыз, содан кейін бұл мәселені келесі кездесуде талқылауды ұсыныңыз. Кездесу күн тәртібінде көрсетілген тақырыптарды талқылауды жалғастыратынына назар аударыңыз.
- Кездесуді басқаратын адаммен жеке сөйлесіп, себебін сұраңыз. Ашуланудың орнына алаңдаушылық танытыңыз. Кездесу кезінде байқаған нәрсеге назар аударыңыз және оған мінез -құлқын түсіндіруге мүмкіндік беріңіз. Оған кездесуді басқаруды тоқтатуға көмектесуді ұсын.
Қадам 4. Кесте бойынша келесі тақырыпқа өтіңіз
Уақытты басқаруда сенімді болыңыз, өрескел болмаңыз. Уақытты дұрыс қою әрбір қатысушыға кездесудің әлі де жалғасатынын білуге мүмкіндік береді және кездесуге қатысы жоқ пікірталастарды кездесу аяқталғаннан кейін жалғастыруға болады.
Асықпаңыз. Жағдайды бақылауға алу қажет болса да, егер талқылау қысқарса, кездесудің пайдасы аз болады. Кездесу басталмас бұрын қатысушыларға сұрақтар қоюға немесе өз пікірін айтуға мүмкіндік беріңіз. Команданың барлық мүшелері қараусыз қалудан гөрі өздерін қосқандай сезінетініне көз жеткізіңіз
5 -қадам. Маңызды тақырыпты бөлектеңіз
Жетуге болатын негізгі мақсаттарға және олардың негізгі мақсаттарға жетуді қолдайтын басқа мақсаттармен байланысына назар аударыңыз.
Кездесуге қатысушыларға олар жұмыс істеп жатқан жобаның ауқымын және олардың рөлдерін бірліктің маңызды бөлігі ретінде түсінуі үшін түсіндіріңіз
Қадам 6. Қажет болса, жазбаларды жазуға көмектесіңіз
Жиналыс басталмай тұрып, хаттаманы кім алатынын шешіңіз. Егер ол есінен танып қалса, көмек қолын созыңыз немесе өзіңіз жазып алыңыз.
Қадам 7. Түсінбеушілік болған жағдайда түсіндіріңіз
Барлық тақырыптар талқыланғаннан кейін, жиналыс жетекшісі қатысушылардың кездесу нәтижелерін білуі үшін және әлі де түсініксіз нәрселер бар ма екені туралы сұрақтар қою үшін қорытынды жасайды.
Кездесудің жетекшісі ретінде барлық қатысушылар кездесудің нәтижелерін түсінуі үшін толық түсініктеме беріңіз
Қадам 8. Жиналысты жаппас бұрын, толық мазмұндама беріңіз
Шешім қабылдауда табандылық танытатын көшбасшылар тоқырау мен шешілмеуді болдырмайды, қызметкерлерді ынталы және ынталы жұмыс жасауға, өзгерістер мен жаңа ақпараттарға жауап беруге мәжбүр етеді. Мұны келесі сипаттамалардан көруге болады:
- Шешімдердің компания/ұйымдық мақсаттар мен этикаға сәйкес келуін қамтамасыз ету үшін нақты мақсаттар қойыңыз.
- Тиімді және тиімді шешім қабылдаудың негізі ретінде өмірлік өмірде үлгілі болып, еңбек этикасын сақтау арқылы күтім жасау.
- Ашықтықты көрсетіңіз, яғни компания үшін пайдалы шешімдер әркімге өзін -өзі дамытуға мүмкіндік беретінін дәлелдеу арқылы риясыздық.
- Сәтсіздікті жақсы шешім қабылдай алатын баспалдақ болатын оқу мүмкіндігі ретінде қарау. Бірдеңе дұрыс болмай қалса, шешуші басшы жағдайды түсіне алады.
- Бағыныстылармен немесе бастықтармен қарым -қатынас кезінде келіспеушіліктер мен қайшылықтардың алдын алу үшін корпоративтік/ұйымдық мәдениетке сәйкес ашық және тиімді қарым -қатынас.
