Оқиға менеджменті - бұл үлкен мереке, мейлі ол жеке кеш болсын, корпоративті шара болсын, отбасы мен достар үшін болсын, үйлену тойы және басқа да ресми шаралар болсын. Бұл жұмысты орындау өте қиын, сонымен қатар өте қанағаттанарлық. Сіз туған адамдарға, мерейтойларды, үйлену тойын немесе кез келген басқа мерекені ұйымдастыруға сіздің қонақжайлығыңыз бен күш -жігеріңізді бағалайтын адамдарға қатыса аласыз. Төмендегі қадамдар сізге жақсы іс -шара менеджері болуға, ақаулықтарды жою бойынша ұсыныстар беруге және мұқият жоспарлау арқылы барлық мәселелерден аулақ болуға үйретеді.
Қадам
5 бөлімнің 1 бөлігі: негіздерді меңгеру
Қадам 1. Жеткіңіз келетін мақсаттар мен міндеттерді анықтаңыз
Мұның бәрі тым қисынды болып көрінеді, бірақ сіз қай жерде жақсы жұмыс істейтінін, бюджеттің дұрыс болуын, іс -шараның мақсатын, қонақтардың санын (немесе түрін) және қандай стратегияларды ұстану керектігін білу үшін оны жазуыңыз керек. сіздің нақты оқиға. Идеалды түпкілікті нәтиже қандай? Сіз не нәрсеге қол жеткізгіңіз келеді?
- Сіз қандай іс -шара өткізетіндігіңізді шешкеннен кейін (мереке, қаражат жинау, білім беру, сату, ұсыныс және т.б.), неге бұлай істеп жатқаныңыз туралы ойланыңыз. Сіздің мотивацияңызды білу сізге шоғырлануға және қуат алуға көмектеседі.
- Кейбір мақсаттар қою дұрыс мақсатқа жетуге көмектеседі. Белгісіз мақсатқа жетуді жалғастыра алмайсыз! Егер сізде тек 40,000,000, 00 IDR болса және 50,000,000, 00 IDR -ге жетуді қаласаңыз, бұл соманы мақсат етіңіз, сонда сізге мәреге жетуге көмектеседі.
Қадам 2. Күн мен уақытты таңдаңыз
Бұл екеуі оқиғаны жоспарлаудағы ең маңызды факторлар. Көптеген адамдар қатыса алмайтын күн мен уақытты таңдамаңыз немесе сіздің іс -шараны жоспарлаудың барлық әрекеті нәтижесіз болады. Сондай -ақ, осы екі элементті қазіргіден тым алыс қоюдан аулақ болыңыз - тіпті тым жақын - немесе сіздің қонақтар сіздің оқиғаны ұмытып, басқа жоспарлар жасайды. Оқиғаларды басқару кезінде Голдилокс синдромына ұшырамаңыз!
Ең дұрысы, қонақтарға екі апта бұрын хабарлаңыз. Осылайша, оларда жоспар құруға уақыт болады және уақыты келгенше оларға тағы бір -екі рет еске салуға болады. Мүмкіндігінше бірнеше апта бұрын іс -шараға шақыруларды жіберіңіз
3 -қадам. Орынды таңдаңыз
Оқиғаның түрі мен уақытын анықтағаннан кейін, орын туралы ойланыңыз. Күндер мен сізге қажет нәрсені дайындау арқылы ықтимал орындарға жақындаңыз. Сіз қандай ғимарат түрін қолданғыңыз келеді және кеңістік қалай орналасады? Қонақтар қатардағы орындықтарда, тұрақты орындықтарда, асхана үстелінде немесе ашық алаңда кілемде отыра ма? Ауа райының әсері бар ма? Би билеуге, спикер подиумына немесе сахнаға орын бола ма? Олай болса, қалаған жеріңіздің жеткілікті үлкен екеніне көз жеткізу үшін жоспар құрыңыз.
- Әрқашан ықтимал орындарға барыңыз және картаны салыңыз. Бұл картаны «соғыс жоспары» ретінде пайдалануға болады және үстелдің кеңістігін, тамақтануға қызмет көрсету маршруттарын, мүгедектерге қол жетімділікті (қажет болған жағдайда) және шығу жолдарын, сондай -ақ әр түрлі жабдықты қалай жүктеу керектігін эскиздеуге және бөлуге мүмкіндік береді. Сондай -ақ, генераторлардың, тоңазытқыштар, мұз машиналары, грильдер немесе пештер сияқты сыртқы жабдықтардың орналасуын белгілеу керек. Сондай -ақ, розеткалар мен кабельдердің орналасуын (оларды кілем астына жабуға болады) және қауіпсіздікке қауіп төндіретін кез келген нәрсені зерттеңіз.
- Сізге заңды түрде жергілікті биліктің рұқсаты қажет пе? Көп жағдайда бұл рұқсат барларды ашу үшін қажет, бірақ кейде шуға, көлікке кіруге және тұраққа, павильондар, адамдар көп жиналуы және басқа мақсаттар сияқты үлкен құрылыстарға.
Қадам 4. Шақырылатын адамдардың санын анықтаңыз
Бюджет пен орынға байланысты қанша адамды шақыруға болады? Кейбір іс -шаралар тек шақырылғандардың қатысуына рұқсат етумен шектеледі, бұл жоспарлауды жеңілдетеді, ал басқалары балалар, жұбайлар немесе достар сияқты қосымша адамдарға рұқсат етуі мүмкін. Сонымен қатар, сізде қонақтар көп болған сайын экипаж мүшелері қажет болатынын біліңіз.
- Материалдық -техникалық проблемаларды болдырмау үшін, шақырылушының айналасында қозғалу үшін әрқашан орын бар екеніне көз жеткізіңіз.
- Ескі мекемелерде олар әдетте қонақтардың санын «пакс» деп атайды, сондықтан егер сіз көп мақсатты ғимаратта «150 адам» деген жазуды көрсеңіз, бұл сыйымдылық 150 адамға арналған.
5 -қадам. Бюджетті анықтаңыз
Ең дұрысы, сізде бұл шараға қанша ақша қажет болатынын есептеуге болатын бірнеше адам бар. Сіз қызметкерлерге төлейсіз бе? Жабдықтар мен кездесулерді жалға алу? Тамақ пен сусын беру? Брошюраларды немесе ашық хаттарды басып шығару керек пе? Ақылға қонымды мөлшерді анықтаңыз және осы сомаға негізделген жоспарды түзетіңіз. Егер қажет болмаса, бюджеттен асып кетуге жол бермеңіз.
Сіз демеуші немесе қайырымдылық алуға болатын жағдайға тап болуыңыз мүмкін, бірақ біздің көпшілігіміз әдетте онша бақытты емеспіз. Егер сіз қосымша ақшаны болжай алмасаңыз, мүмкіндігінше үнемдеңіз. Қоғамдық тамақтандыру қызметін жалдаудың орнына, сәттілік оқиғасын ұйымдастырыңыз (қонақтар өз тағамдарын әкеледі). Сіз әлі де тамақ дайындауға болады, бірақ сізге тек асхана үстелін, ыдыс -аяқ пен тоңазытқышты беру жеткілікті. Фотограф жалдаудың орнына, өз іс -шараңызды түсіріңіз. Қажет кезде шығармашылықпен айналысыңыз
6 -қадам. Команда жинаңыз
Егер сіз іс -шараны кәсіби түрде жүргізбесеңіз де және шағын отбасылық іс -шараларды ұйымдастырсаңыз да, әр түрлі тиісті бөлімдерді басқару үшін қызмет көрсету тобын құрыңыз (тіпті бұл топта достар мен туыстар немесе басқа еріктілер болса да). Іс-шараларды жақсы басқарудың мәні-адамдарды белгілі бір аймақтарға басқаруға шақыру және команданың барлық мүшелерінің үлкен жоспарды білуіне көз жеткізу.
Сіздің экипажыңыз маңызды мәселелер туралы мүмкіндігінше ертерек хабардар болуы керек, сіз төлейтін басқа командалар мен сіз шақырған қонақтар сияқты. Әр экипаж мүшесіне тапсырма туралы мүмкіндігінше тезірек хабарлаңыз және мүмкіндігінше оларға нұсқалар беріңіз. Сондай -ақ, бірнеше адамды күту режиміне қоюға тырысыңыз - өйткені оқиғаның барлық аспектілерінде ұсақ -түйек болады
Қадам 7. Оқиғаның күн тәртібін жасаңыз
Сіздің іс -шараңызда не болатынын шешіңіз. Баяндамашылар қашан сөйлей бастайды? Жоспарлау үшін ойындар, әрекеттер немесе презентациялар болады ма? Қонақтар тамақтануға қанша уақыт кетеді? Күні бойы жүргізілетін іс -шаралардың егжей -тегжейлі кестесін анықтаңыз.
Әрқашан қателікке орын қалдырыңыз; бұл әлемде минутына дейін дәл жоспарланатындай бірде -бір оқиға болмайды. Адамдар кеш келеді, сөйлеу ұзаққа созылады, азық -түлік кезегі біркелкі болмайды немесе миллиондаған басқа мәселелер сіздің алдыңызға түсуі мүмкін. Сондықтан сіз не болып жатқанын білуіңіз керек, бірақ бұл тек ұйымға көмектесу екенін және ештеңе анық емес екенін түсініңіз
5 бөлімнің 2 бөлігі: Іс -шаралар
Қадам 1. Шақыруды жіберіңіз
Олай болмаған жағдайда, сіздің іс -шара өткізетіндігіңізді басқа адамдар қайдан білсін? Шақыру жіберіңіз! Бұны назардан тыс қалдырмаңыз. Шақырулар - сіздің іс -шараның басты беті. Адамдардан не күтуге болатындығы туралы алғашқы әсерлер және оларды келу керек пе деп шешуге мәжбүр етеді. Бұл шақыру жақсы болуы керек.
-
Әдеттегі шақыруларды қарастырыңыз - ашық хаттар, брошюралар және т. Сонымен қатар қағазды пайдаланбауға тырысыңыз: электрондық пошталарды, ақпараттық бюллетеньдерді жіберіңіз немесе шақыруларды, қонақтар мен күнтізбелерді жіберу үшін Facebook, Twitter және Eventbrite сияқты сайттарды қолданыңыз.
Түзету: егер сіз мүмкіндігінше көп адамдарды тартқыңыз келсе, Facebook пен Twitter -ді қолданыңыз. Егер сіз оны тек VIP қонақтармен шектеуге тырыссаңыз, бұл екі қызметтен аулақ болыңыз, әйтпесе қиындыққа тап боласыз
Қадам 2. Өзінің қатысуын растағандарды ескеріңіз
Сізге қанша және не қажет екенін білу үшін алдын -ала санауыңыз керек, сондықтан жазбаларды алыңыз! Бұл сандар болмауы мүмкін, бірақ сіз әлі де шолуды аласыз. Оқиғаларды басқаруға арналған сайттар бұған көмектесе алады - дегенмен сіз Facebook пен Excel жұмыс парақтарын пайдалана аласыз.
Қадам 3. Жалға алу керек нәрсені шешіңіз
Фотографтарға, құрылысшыларға, дизайнерлер мен декораторларға, қонақ спикерлерге, демеушілерге, ойын -сауыққа немесе топтарға, діни лидерлерге немесе шенеуніктерге, бишілерге немесе демонстрациялық іс -шараларды табу, жалдау, тапсырыс беру немесе тапсыру керек пе? Отыратын орындар мен тамақтануда осы аспектілердің барлығын ескеріңіз, қажет болған жағдайда оларға тамақ пен үстел дайындауға болады.
- Сіз тамақ пен сусын дайындайсыз ба? Егер солай болса, тағамның дайындалуын, қызмет көрсетілуін және гигиенасын қай топ мүшелері бақылайды? Қандай тағам беру керек? Қонақтарға аллергия, вегетариандық қажеттіліктер, қант диабеті, халал немесе косер, глютенсіз және т.б. сияқты діни қажеттіліктер болуы мүмкін бе? Қатты тағамды жей алмайтын нәрестелер, жас балалар немесе қарттар/жараланғандар бола ма?
-
Көңіл көтеру мен логистикалық аспектілерге көңіл бөлінді ме? Бұл бөлімде музыкалық қондырғылар, павильондар немесе шатырлар туралы, сондай -ақ сізге микрофондар мен күшейткіштер, жарықтандыру, электр желілері, проекторлар мен слайд көрсетілімдері, түтін машиналары немесе басқа да сиқырлы сахналық эффектілер сияқты сахналық басқарудың декоративті әсерлері туралы айтылуы мүмкін.., мысалы, айналар, фирмалық баннерлер мен белгілер және т.б.
Егер сіз ойын -сауықты өткізу үшін қосалқы мердігер жалдасаңыз, қызмет көрсету орны мен кезеңі мен кестесінен басқа, жабдықты өздері жеткізіп, дайындай алатынына көз жеткізу үшін олармен кеңесіңіз. Осылайша сіз оларға көмектесу үшін не істеу керектігін біле аласыз
- Қоғамдық тамақтандыру қызметтерін жеткізушілерге, гүл өсірушілерге, ойын -сауыққа және басқа да маңызды адамдарға дайындалуға көп уақыт қажет. Әдетте кенеттен сұраныстар қымбатқа түседі. Сонымен қатар, егер олар өз сөзінде тұра алмаса, сізде балама іздеуге уақыт болады.
Қадам 4. Хост (MC) болатын адамды табыңыз
МК барлық іс -шараны ұйымдастырудың қажеті жоқ, бірақ ол оған жетекшілік етеді. MC әдетте партия мүшесі болып табылады, ол сөз сөйлейді, тамақ, би, маңызды қонақтар немесе ойын -сауық сияқты оқиғалар сериясын жариялайды. Бұл адаммен жиі хабарласыңыз және оны жаңартып отырыңыз.
Кейде сізге MC болу керек болуы мүмкін. Олай болса, сіздің тапсырмаңыз әлдеқайда қиын болады, себебі сіз барлық оқиға аяқталғанша жұмыс істеуіңіз керек. Қалыпты тапсырмалардың көпшілігі оларға берілуі үшін қызмет көрсету тобына топ басшыларын орнатыңыз
Қадам 5. Жабдықты жинаңыз
Команданы жалдаған кезде екі рет тексеріп, олармен бірге қажетті заттардың бар екеніне көз жеткізіңіз. Кейбір жағдайларда олар тек өздерін немесе белгілі бір заттарды дайындай алады; Сізге қажет жабдықты бөлек алу қажет болуы мүмкін. Бұл құралдарды әлеуметтік желілерден жалға алуға, сатып алуға немесе тіпті қарызға алуға болады. Майлықтардан бастап динамик жүйесіне және қосылым кабельдеріне дейін қажетті заттардың тізімін тексеріңіз.
Декорация - кез келген оқиғаның маңызды бөлігі. Дастархан, гүлдер, сыйлықтар, шамдар, шарлар, баннерлер немесе фото фондар, қызыл кілемдер және т.б. әрқашан алдын ала жақсы жоспарлануы керек
Қадам 6. Негізгі қажеттіліктерді қанағаттандыру
Көптеген жаңадан бастаушылар ұмытып кететін нәрсе - іс -шара өтетін орынның артықшылығы. Бұл орынға мүмкіндіктер жеткілікті ме? Мысалы, дәретханалар мен душтар, автотұрақтар, мүгедектерге оңай қол жетімділік, киім ауыстыратын бөлмелер, қоймалар мен асханалар, су төгетін қондырғылар, шарап салқындатқыштар, электр қуатын алу және т.б. Осылайша сіз қандай кедергілер болатынын болжай аласыз.
Іс-шарадан тыс ойланыңыз: сізге қала сыртындағы қонақтарға немесе қонақүйлерге көлік пен тұру қажет пе? Оқиғаға баратын және баратын орынға тапсырыс беру керек пе?
Қадам 7. Кіммен кездесетінін біліңіз
Оқиғаның әлеуметтік иерархиясын түсіну - бұл сіздің оқиғаңыз болмаса да - кез келген жағдайды қалай шешуге болатынын білу үшін маңызды. Клиенттер сізге сенуі керек болғандықтан, мыналарды біліңіз:
- Негізгі қонақтар кімдер - бұл мереке болған кезде байқауға болады, мысалы, үйлену тойында қалыңдық пен күйеу. Дегенмен, клиент әрқашан негізгі қонақ бола бермейді, дегенмен ол топтағы тараптардың бірі ретінде жіктелуі мүмкін. Немесе сіздің клиент мүлде қатыспауы мүмкін.
- Қонақтардың қонағы кім? - бұл көбінесе өз үстелінде қожайын ретінде әрекет ететін және басқа қонақтармен қарым -қатынас жасауға ынталандыратын адамдар. Олар жағымды атмосфераны сақтауға және тыныштық болған кезде сөйлесуге, адамдарды би билеуге шақыруға немесе адамдарды жаңа достық үшін басқа қонақтарға таныстыруға пайдалы. Олар сондай -ақ оқиғалар туралы хабардар болу үшін сенімді және пайдалы, өйткені олар төтенше жағдайда қонақ спикері/MC ретінде көмектесе алады немесе қызмет ете алады. Мұндай адамдар іс -шараның үздіксіз жүруін қамтамасыз етеді.
- Бітімгершіліктің қонақтарына кімдер жатады? Сіз бұл адамдарды әрқашан есте ұстауыңыз керек, өйткені олар сіз мәселелер бойынша кеңес сұрайтын болады. Сіз сондай -ақ қажет болған жағдайда оларды өңдеуге және пікірталасқа қатысасыз. Бұл топтың қонақтары әдетте отағасы, қамқоршы немесе күзет басшысы болады.
- Шешім қабылдаушы кім. Көп жағдайда шешім қабылдайтын адам менеджер болып табылады, бірақ сіз қонақтармен негізгі топтың қатысуынсыз кеңесу қажет болғанда (олар әдетте жақсы хост болуға бағытталған), төтенше жағдайда кімді көруге болатынын біліңіз. Қарапайым тілмен айтқанда, бұл адам сіздің қызметіңіздің ақысын төлейді немесе сіз «клиент» деп кім шақырасыз.
5 -тен 3 -ші бөлім: Аяқтау сызығына жақындау
Қадам 1. Өтетін жермен танысыңыз
Іс -шара басталмас бұрын, орынды тексеріп, заттарды қалай біріктіру керектігін шешіңіз. Еден жоспарын орналастыру үшін сізге қосымша шараларды көрсету қажет болуы мүмкін - мысалы, сым, жарықтандыру және т.б. Егер сізге бұл заттарды табу қиын болса, қонақтар да осындай жағдайға тап болуы мүмкін, сондықтан практикалық жағын қарастырыңыз!
Мүмкіндігінше орналастыру жоспары мен уақыттарын сызыңыз. Егер бір нәрсе сәйкес келмесе, одан құтылыңыз. Сайт менеджерімен сөйлесіңіз және ол көмектесу үшін не істей алатынын біліңіз, егер сіз аудандастыру ережелері болса, әсіресе төтенше жағдайда ұстануыңыз керек
2 -қадам. Командаңызға сыйлықтар дайындауды қарастырыңыз
Ондағы экипаж мүшелері аянбай еңбек ететін болады. Ризашылық білдіру және өнімділікті сақтау үшін, іс -шара аяқталған соң берілетін шағын сыйлық дайындаңыз. Бөтелкедегі сусындар, гранола барлары, шоколадтар, басқа ұсақ -түйек заттар сізге ұнайтын болса да, олардың моральды болуына көмектеседі.
Сондай -ақ, оларға брошь немесе кішігірім мерекелік маркер беруді қарастырыңыз, сонда олар оқиғаның бір бөлігі ретінде сезінеді және оны есте сақтайды. Сондай -ақ олардың тамақтануы мен суарылуын қадағалаңыз! Команда - бұл болашақта қолдануға болатын ресурс
3 -қадам. Барлық командалар мен бөтен адамдарды тексеріңіз
Іс -шара басталмас бұрын бәрінің келісетініне көз жеткізіңіз. Экипажға оқиға орнына қалай жетуге болатындығы туралы нақты нұсқаулар беріңіз және олар сіздің телефон нөміріңізді немесе визит карточкаңызды беріңіз, сонда олар бағыт сұрай алады. Барлығында сұрақтар жоқ екеніне көз жеткізіңіз.
Барлығының тапсырманы орындауға ыңғайлы екеніне көз жеткізіңіз. Кейбіреулер мұны айтқысы келмеуі мүмкін, сондықтан оларды оқып көріңіз. Олар сенімді және сенімді болып көрінеді ме? Егер жоқ болса, оларды тыныштандырыңыз, тапсырмаларды қарап шығыңыз және бірнеше негізгі сұрақтар қойыңыз. Күмәндансаңыз, күмәнданушыны қабілетті серіктеспен жұптаңыз
Қадам 4. Егер қажет болса, контактілер тізімін және басқа файлдарды дайындаңыз
Жеке параметрлер іс -шараларды ұйымдастыру сияқты маңызды. Егер сіз үнемі ұқыпты болсаңыз, кейбір нәрселер бұзылып кетсе де, бәрі жақсы болады. Бірақ, әйтпесе, оқиғаның жағдайы толығымен бұзылады. Міне, өзіңізді дайындаудың бірнеше әдістері:
- Телефон нөмірлері мен мекенжайлары бар байланыс парағын жасаңыз. Кондитерлік цех сіз тапсырыс қабылдайтын адам деп ойладыңыз ба? Маңызды емес. Дүкеннің жанында тұратын команда мүшесіне қоңырау шалыңыз және оны оқиға орнына барар жолда алыңыз.
- Бақылау тізімін жасаңыз. Сіз командалық есептерге сүйене отырып, қандай заттар, жабдықтар мен заттар әлі де жетіспейтінін білесіз.
- Төлемді растайтын құжатты дайындаңыз және сәйкесінше есепшот қажет. Сіз неғұрлым мұқият болсаңыз, болашақта проблемалар аз болады.
Қадам 5. Соңғы минуттық өзгерістерден аулақ болыңыз
Үнемі көркемдік өзгерістер бола ма? Үйлену тойлары әдетте осылай болады, клиент дизайнды соңғы минутта өзгерткісі келеді, сондықтан оған өзгерістің соңғы күнін айтыңыз. Әдетте, бұл мерзім клиенттерді бос ұстау үшін оқиғадан 1 апта бұрын, бірақ сонымен қатар сіз күрделі және қымбат болатын соңғы минуттық өзгерістерден қорғаласыз.
Егер өзгертулер қарапайым, шағын немесе қарапайым болса және орнатылған әшекейлерді қолдануы мүмкін болса, клиенттің сұранысын мүмкіндігінше қабылдамауға тырысыңыз. Сіз эмоционалды болуы мүмкін жағдайда клиенттің қажеттіліктерін барынша қанағаттандырғаныңызға көз жеткізіңіз
4 -ші бөлім 5: Нақты оқиғаны өңдеу
Қадам 1. Барлығын дайындаңыз
Дайындықты бақылау үшін бірінші болып сахнаға шығыңыз. Барлығының дұрыс есеп бергеніне көз жеткізіңіз және егер олар болмаса, қоңырау шалыңыз. Көмекке мұқтаж жандарға көмектесіңіз, бағытталғандарды көрсетіңіз және қажет кезде шетке шығыңыз. Оқиға аяқталғанша жарақаттанудан сақтаныңыз.
Егер сізде бақылау парағы болса, сіз өзіңізді сәл тыныштандырасыз. Бұл тізімді экипажға, сыртқы экипажға, декорация мен қондырғы мен жабдыққа дайындаңыз. Барлығы тексерілгеннен кейін сіз жеңіл дем аласыз
2 -қадам. Тапсырмаларды беру
Мұны жасаудан қорықпаңыз. Оқиға кезінде стрессті тудыратын негізгі фактор - уақыт. Ақшаны үнемдеу үшін жұмысты бөлуге дайын болыңыз. Егер біреу оңтайлы жұмыс жасамаса, оған сәйкес келетін басқа тапсырма беріңіз. Сіз бекітуші немесе шекарадан асып кетпейтін боласыз; Сіз тек өзіңізге жүктелген жұмысты жасайсыз.
Тапсырмаларды беру кезінде қатал, бірақ сыпайы болыңыз. Айтыңызшы: «Джон, сен маған тамақтандыруға көмектесу үшін осында қажетсің. Рахмет». Сіздің экипаж оқиғаны басқаруға құмар болуы керек. Көшбасшының қажетті фигурасы болу арқылы бәрі біркелкі жүретініне көз жеткізіңіз
3 -қадам. Икемді болыңыз
Бұл дегеніміз, сіз бәрі жоспарға сәйкес келетініне көз жеткізіп, бірдеңе дұрыс болмай қалған жағдайда резервтік жоспарды іске асыруға көмектесуіңіз керек және оны қабылдай аласыз. Егер сіз күйзеліске түсе бастасаңыз, сіз дұрыс ойлай алмайсыз. Ақыл анық болмаған кезде, сіз ешқашан жақсы нәтижеге қол жеткізе алмайсыз. Егер динамик он минутқа тым көп уақыт кетсе және сіздің сигналдарыңызды елемесе немесе оны алаңдатуға тырысса, демалыңыз. Десерт сеансын реттеңіз, оны ешкім байқамайды. Іс -шара әрі қарай үздіксіз өтеді.
Мәселелер әрқашан болады. Сіз бәрін болжай алмайсыз, және мұны неғұрлым тез қабылдай алсаңыз, соғұрлым жақсы. Сабырлы және тұрақты оқиға менеджері кез келген оқиға үшін өте пайдалы болуы мүмкін; бірақ егер сіз шиеленісіп, тыныш болмасаңыз, оқиғалар нашар болуы мүмкін. Сондықтан демалыңыз және ағынмен жүріңіз - сіздің шоу аяқталуға жақын
4 -қадам. Барлығына соңғы жаңалықтарды айтыңыз
Оқиға күні қонақтардың саны мен қажеттіліктері әлі де дұрыс екеніне көз жеткізіңіз және кез келген өзгерістер туралы қызмет көрсету тобына мүмкіндігінше ертерек хабарлаңыз. Сіз бірдеңе дұрыс емес екенін байқайтын бірінші жұп көз болуыңыз керек.
Клиенттен оның не сезінетінін білу үшін кеңес алыңыз; ол толқуы, жүйкесі, уайымы, шаршауы, шаршауы және проблемалары болуы мүмкін. Сіз оған түсіністікпен, жылы сөздермен және іс жүзінде көмектесу арқылы көмектесе аласыз. Қажет болған кезде қонақтар мен командаға деген ынта -жігерді қалыптастыруға уақыт бөліңіз
Қадам 5. Өз жұмысыңызды жасаңыз
Қызмет көрсету тобына өз ісімен айналысуға сеніңіз және құрметтеңіз - егер сіз оларға жақсы негіз берсеңіз, олар жақсы болады. Қажет болса, көмек көрсетуді ұсыныңыз, бірақ бұл топ мүшесі ешқандай тәжірибеге мұқтаж болмайтындай тәжірибелі болуы керек. Міне, бірнеше нәрсені есте ұстау қажет:
- Алдымен қабылдаушы немесе ресепшн ретінде әрекет етіңіз. Келген кезде әр қонақты қарсы алыңыз және қарсы алыңыз (қажет болса). Оқиға басталғанда рөлдерді MC -ге аударыңыз. Бұл жерде сіздің менеджер рөліңіз проблемаларды шеше отырып және тамақ дайындау мен қызмет көрсету сияқты сахна артындағы жұмыстардың жоспарға сәйкес болуын қамтамасыз ету арқылы белсенді болады.
- Қонақтарға назар аударыңыз және MC -мен байланыста болыңыз. Жоспарды өзгерту қажет болған жағдайда жасырын түрде жасаңыз.
- Негізгі қонақтардан қашықтықты сақтаңыз - бұл шоу олар туралы - бірақ белгілі бір уақытта кіру арқылы қол жетімді жерде болғаныңызға көз жеткізіңіз. Олардан шоуға қалай қарайтынын, сондай -ақ мүмкін болатын мәселелерді, сұрауларды немесе ұсыныстарды сұраңыз.
Қадам 6. Маркетингтік іс -шаралар үшін кәдесыйлар дайындаңыз
Барлық қонақтар өздерінің жақсы күндерін есте сақтағанына көз жеткізіңіз. Сіз тіпті бақытты естеліктерден гөрі қажет болуы мүмкін: мысалы, веб -сайттарға кіру, болашақ қайырымдылық, ауызша сөйлеу аспектілері және т. Іс -шараның белгісі болатынына көз жеткізу үшін кәдесыйлармен бөлісіңіз. Бұл сурет болсын, плакат немесе шарикті қалам болсын, қонақтарға оқиғаны еске түсіру үшін бірдеңе беру - олар сізді есіңізде сақтап қалу үшін тамаша әдіс.
Қадам 7. Оқиға аяқталғаннан кейін өзіңізді құттықтаңыз
Көптеген оқиғалар басталған кезде өздігінен өтеді, бірақ ауыр жұмыс дайындық кезеңінде болады, оны ешкім түсінбейді. Сондықтан өзіңізді құттықтаңыз, себебі сіз бақытты болуға лайықсыз!
Іс -шарадан кейін клиентпен кездесуге және алғыс айтуға уақыт бөліңіз. Сізге олармен өткізген уақытты есте қалдыру үшін лайықты және шынайы сыйлық ұсынған жөн, өйткені бұл тәжірибені байытады және болашақта сіздің қызметтеріңізді ұсынуға мүмкіндік береді. Егер сіз іс-шараға сыйлықтар берсеңіз, мерекеден кейінгі сыйлықтар, мысалы гүлдер, олардың іс-шараларындағы сүйікті сәттердің фотосуреттері (мысалы, лента кесу, шоудың шарықтауы, марапаттау рәсімі, үйлену сүйіспеншілігі, туған күн шамдарын үру және т.б.) немесе басқа сыйлықтар орынды болуы мүмкін
Қадам 8. Орынды тазалап, үйге барыңыз
Аналар айтқандай: «Сіз оған қалай келген болсаңыз, сол күйінде қалдырыңыз». Заттар сіз оларға келгенге дейін болған күйінде қалуы керек - оқиғаларды басқару бизнесі - бұл қателікке көп орын жоқ сезімтал бизнес. Сондықтан сіздің экипаж мүшелеріне сайтты тазалау уақыты келгенін біліп, бәрі реттелгенше үйге жібермеңіз. Сіз де араласуыңыз керек!
Жақсы нәрседен басқа, ол сізге қымбат вексельдердің алынуына жол бермейді. Көптеген жерлерде тазалауға мүмкіндік болса, қосымша ақы төленеді. Сондықтан жасырын төлемдерден аулақ болуға тырысыңыз
Қадам 9. Өзгерту, төлем жасау және барлық қатысушыларға алғыс айтуды аяқтаңыз
Сізге жалға алынған немесе қарызға алынған жабдықты қайтаруды ұйымдастыру және клиентпен оның тәжірибесі туралы кеңесу қажет болуы мүмкін. Егер сіз ақы алмайтын болсаңыз да, оларға рахмет айтуға уақыт бөліңіз және олармен іс -шараны өткізу сізге ұнады деп айтыңыз. Сіз бір -біріңізбен визит карточкаларын алмастыра аласыз ба?
Экипаж мүшелеріне де рахмет! Барлық тараптардың төленгеніне (және төленгеніне) көз жеткізіңіз, шот -фактураларды сақтаңыз және істерді орындаңыз. Сіз алаңнан соңғы адамдардың бірі болуыңыз керек - бәрі тәртіппен екеніне көз жеткізіңіз
5/5 бөлімі: Ақаулықтарды жою
Қадам 1. Кеш келген қонақтармен және басқа проблемалармен қалай күресуге болатынын біліңіз
Бұл жалпы мәселе, сондықтан сіз өзіңізді дайындаған жөн. Кешігіп қалу мүмкін емес (мысалы, жол қозғалысының күтпеген мәселелеріне байланысты) және оны уақытында келген басқа қонақтар көтере алады. Сондықтан оның алдын алу үшін бірнеше әрекеттерді орындауға болады:
- Шақыруда іс -шараның уақыты нақты жазылғанына көз жеткізіңіз. Егер сіз RSVP жүйесін іске қоссаңыз, уақыт расталғанын тексеріңіз. Оңай шешуге болмайтын кедергіге тап болғаннан кейін (байланыс парағыңыз арқылы) МК -мен, тиісті қонақтармен (әдетте жетекші партия мүшесі), ойын -сауықшылармен және ас үй қызметкерлерімен байланысыңыз. Егер кешіктірілген қонақтар іс -шараның назарында болса (мысалы, күйеу мен қалыңдық), әдетте:
- Болжалды келу уақытын тексеру үшін сіз күтуші қонаққа тікелей хабарласуыңыз керек. Пісіру жылдамдығын уақытқа сәйкес реттеу үшін ас үйге соңғы жаңалықтар туралы дереу хабарласыңыз.
- Белгілі бір қонақтарға байланысты іс -шара кейінге шегерілді деп жариялаудан аулақ болыңыз (өйткені партия мұны өз бетінше шешеді), бірақ негізгі қонақтарға сіздің жағдай туралы хабардар екеніңізді білдіріңіз. Оларға не жоспарлап жатқаныңызды айтыңыз, бірақ олар сонымен қатар қонақтарды білетіндіктен ұсыныстар беруге рұқсат етіңіз және бұл контекстте не істеу керектігін біліңіз.
- Сөйлеудің уақытына назар аударыңыз. Егер негізгі қонақтар кешігіп келсе, уақытында келген басқа қонақтардың жалықпауын және бос болмауын қамтамасыз ету үшін қосымша тағамдар мен/немесе ерте сусындар беріңіз.
- Егер қонақтар кешігіп қалатын болса (мысалы, суфле сияқты кешіктірілмейтін тағамдарды беру кезінде), іс -шараны жоспарланғандай бастаңыз. Олар келгенде, келесі бөлікке қызмет етіңіз (бұл бөлік десерт болса да).
- Би, ойындар, комедия немесе басқа ойын -сауық түрлеріне (әсіресе музыкаға) дайындалыңыз және топтық фотосуреттер сияқты қосымша алаңдаушылық бар екеніне көз жеткізіңіз. Бұл резервтік стратегия бір күн бұрын басталуы керек еді.
-
Әдейі кешігіп келген қонақтар үшін менеджер ретінде мұны өзіңіз кінәлі санамаңыз. Сондықтан сіздің міндетіңіз - басқа қонақтарды бірінші болып қатыстыру және олардың қажеттіліктерін қанағаттандыру. Негізінде, ештеңе жоқ сияқты әрекет етіңіз және оқиғаны жалғастырыңыз.
Қадам 2. Азық -түлік проблемаларымен қалай күресуге болатынын біліңіз
Бұл саладағы проблемалар сирек кездеседі, әсіресе егер сіз жоспарларыңызды мұқият жоспарлаған болсаңыз, бірақ кездейсоқ оқиғалар болады (мысалы, қонақ немесе кішкентай бала түскі үстелді бұзады немесе ас үйдегі оқиға). Сіз алдымен қатысатын қонақтардың түрлері туралы білуіңіз керек, сондықтан сіз тағамның қашан және қай жерде көрсетілетінін (мысалы, швед үстелі тағамдары үшін) және қонақтардың отыру орнын қарастыра аласыз.
- Қауіпсіздік мақсатында барлық төгілулерді дереу тазалау керек, тіпті егер сіз бұл үшін қызыл кілемнен немесе сәнді әшекейлер мен жиһаздан арылуыңыз керек болса да. Дақты жасыру заттың сыртқы түріне немесе тұтастығына әсер етпестен (мысалы, антикварлық жиһаз) мүмкін емес, сондықтан алдымен оны алып тастаңыз. Егер сізде сақтық көшірме болса, оны қолданыңыз; Әйтпесе, қонақтар байқамауы үшін затты абайлап жылжытыңыз.
- Тамақтарды жасыру үшін арқандарды, перделерді немесе экрандарды қолдану ұсынылады (мысалы, лас үстел немесе келесі тағамды дайындап жатқанда), себебі кейбір қонақтар көрінетін тағамды кез келген уақытта еркін тұтынуға болатын нәрсе ретінде қабылдай алады. - бұл сіздің ниетіңізге сәйкес бұлай болмауы мүмкін.
- Мәзірлерді араластырыңыз. Егер тағамды беру мүмкін болмаса (мысалы, ол күйіп кеткендіктен), одан құтылыңыз немесе жаңа балама табыңыз. Азық -түлікті үнемдеу үшін бөліктерді азайтыңыз, бірақ теңдестіру үшін басқа тағамдардың бөлігін көбейтіңіз. Қонақтарға қажет болған жағдайда хабарлаңыз.
- Вегетариандықтар, дәмді жейтіндер, аллергиямен ауыратындар немесе арнайы диеталар/діндарлар өздерінің қажеттіліктерін қанағаттандыруы керек - сіз мұны жақсы жоспарлаумен жасай аласыз. Алайда, кейде қонақтар отбасы мүшесін, жұбайын немесе жақын досын сізге айтпай әкеледі, әсіресе шақыру тегін болса. Бұл жағдайда шешім оңай болады. Жақында келген қонақтарды санаңыз және олар есікке келгенде, диеталық қажеттіліктер туралы сұраңыз және қызмет көрсету мен ас үй қызметкерлеріне дереу хабарлаңыз.
- Іс -шараға қараңғы қонақ ретінде қатыспайтын үлкен топтар үшін, топ мүшесін асханаға жіберіп, қорды санап беріңіз. Қажет болса, қосымша азық -түлік сатып алыңыз. Ас үй бөлімі әдетте бөліктерді шамадан тыс көрсетеді, сондықтан бас тарту азық -түлік тапшылығына қарағанда жиі кездеседі. Егер сіз жергілікті супермаркеттен оңай алуға болатын ингредиенттер, мысалы, нан, салаттар немесе көкөніс тағамдары сияқты қосымша толтырулар берсеңіз, шектеулі порцияларды сақтауға болады.
3 -қадам. Кішкентай балалармен қалай әрекет ету керектігін біліңіз
Есіңізде болсын, көптеген менеджерлер іс -шарада балалардың ақыл -ойы мен қажеттіліктері мен қажеттіліктерін ұмытады немесе бағаламайды. Олар ересектер сияқты - көңілді болуды және жалықпауды қалайды. Есіңізде болсын, егер оқиға балалардың қажеттіліктерін қанағаттандырмаса, ата -аналар да ренжіді. Қатысатын кез келген балаларға қатысуды растауды (RSVP) сұраған дұрыс.
- Кішкене балаларға (10 жасқа дейін) тамақ немесе жеңіл тағамдар алдын ала берілуі жақсы, себебі кешкі ас 20: 00 -ге дейін берілмейді. Бұл қызмет уақыты балалардың тамақтану уақытында әдетте кеш болады. Сіздің балаларыңызға беретін тағам да көңілді және сау болуы керек, бірақ олар үшін ерекше әсер - бұл ата -аналарға көмектеседі және іс -шараны қонақ ретінде тамашалауға көмектеседі.
- 10 жастан асқан балаларға әдетте ересектерге арналған тағамдар мен бөліктер берілуі мүмкін, тіпті егер олар аяқталмаса да, оларға ұнамаса, оларға балалар мәзірін ұсынады (әрине ата -анасының рұқсатымен). Әдетте 13-18 жас аралығындағы жасөспірімдер мейрамхананың ресми тағамдарының орнына гамбургер мен фри сияқты жас балалармен бірдей тағамдарды сұрайды. Балаларға арналған тамақ әдетте «Балама мәзір» терминімен жазылады. Қауіпсіз ойнаңыз және негізгі қонақтарыңызбен жас пен кәріге табысты қанағаттандыруды жалғастыру жоспарларыңызды талқылаңыз.
- Кішкентай балалары бар аналарға аумақ бөліңіз. Дәретхана бөлмесіндегі үзілістер, емшек емізу және т.б. сияқты олардың қажеттіліктерін қанағаттандырыңыз және шаршаған жағдайда ұйықтай алатындай өте кішкентай балаларға демалыс орнын дайындаңыз.
4 -қадам. Мас немесе дөрекі қонақтармен, зиянкестермен және т.б
Бұл қонақтар кейде отбасылық және корпоративтік іс -шараларда қиындық туғызады. Олар саясатты да, драманы да алып жүреді, және сіз бөтен адам ретінде оны түсінбеуіңіз мүмкін. Сондықтан, әрқашан сергек болыңыз.
- Іс -шара алдында клиентпен немесе негізгі қонақтармен осындай ықтимал проблемалар туралы біліңіз, немесе егер негізгі қонақтарға кедергі келтірмеу керек болса, олардың кейбіреулерімен танысыңыз. Осылайша, сіз адамдардың дұрыс жерде отырғанына және бұл ешқандай қиындық тудырмайтынына көз жеткізе аласыз. Қызмет көрсету персоналын немесе негізгі қонақтарды бейресми бақылаушы ретінде әрекет етуге, абай болуға және қажет болған кезде көмектесуге дайындаңыз. Сіздің міндетіңіз - бұл іс -шараның жақсы өтуін қамтамасыз ету және қажет болмаса жеке мәселелерден аулақ болу. Сонымен, іс -шарада кімнің «бітімгер» типті қонақ ретінде жіктелетінін біліңіз (іс -шараның қалыпты өтуіне көмектесетіндер).
- Мастық қонақтарға алкоголь беруден бас тарту немесе ашуланған және дөрекі қонақтармен қарым -қатынас жасау қиынға соғатындықтан, бітімгер қонақты тарту жақсы. Заң қызметкерлеріне тек қажет болған кезде және негізгі қонақтармен кеңескеннен кейін хабарласыңыз. Кішкентай оқиғалар немесе артқы аулада да сіз әлі де сергек болуыңыз керек.
- Шақырылмаған қонақтар - қиын іс. Егер олар келіп, шу шығарса, қажет болған жағдайда лақтырып жіберіңіз - бұл адамдардың ізделмегенін тексеру үшін негізгі қонақтармен кеңесіңіз. Егер зорлық -зомбылық жасаушылар көп болса, сіздің міндетіңіз - басқа қонақтарды қорғау және қауіпсіздік немесе полицияға хабарласу, егер бұл тәртіпсіздікшілер сізден менеджер және/немесе негізгі қонақтар ретінде сұрағаннан кейін үйден кетуден бас тартса.
- Әдетте қонақтар визит карточкаларын үстелдің айналасында жылжытуды ұнатады, сондықтан олар қалаған адамның қасына немесе қалаған үстеліне отыра алады. Бұған рұқсат етілгені туралы негізгі қонақтармен кеңесіңіз. Әдетте, сіз үстелдің жоспарын алдын ала дайындап, негізгі қонақтардың келісімін алуыңыз керек. Егер бұл үстелдің орналасуы дұрыс деп есептелсе, уақыт келмей тұрып қонақтарды асханадан аулақ ұстаған дұрыс. Әдетте, қонақтарды орналастыру үшін бар алаңы, вестибюль немесе күту залы пайдаланылуы мүмкін. Егер белгілі бір топтар отбасылық мәселелерге байланысты ерекше маңызды болса, адамдарды бір жерге жинап, оларды әр топқа кестелерді бөлуге және оларды ретімен орналастыруға бағыттаңыз.
5 -қадам. Ауа райының қолайсыздығымен күресуді біліңіз
Бүкіл әлемде кейде жаңбыр немесе қар сияқты күтпеген қолайсыз ауа райы болады. Суық жел немесе ыстық ауа да қиындық тудыруы мүмкін. Іс -шара жабық жерде өткізілгенде ауа райы әдетте көп әсер етпесе де, сіз далада болу қиындықтарына дайын болуыңыз керек. Егер сіз қолайсыз ауа райын болжай алсаңыз, оқиға орнын өзгертуді қарастырыңыз. Егер мүмкін болмаса, шатырды немесе үлкен павильонды жалға алыңыз (бағасы қымбат болуы мүмкін, әсіресе егер ол қалау бойынша жасалса). Ауа райын қадағалау маңызды; егер оқиға бұған байланысты шатастырылған болса, онда оқиғаны түзету мүмкін емес, сондықтан сіз бұрыннан бар және бар нәрсені барынша пайдаланыңыз.
Қазір әлемнің көптеген бөліктерінде ауа райының қолайсыздығынан немесе басқа да проблемалардан сақтандыру полисі бар. Егер сіз ауа райының кенеттен өзгеруімен белгілі аймақта болсаңыз, клиенттер кем дегенде жабдықты, орынды және қызмет көрсету қызметкерлерін жалға алу шығындарын үнемдей алатындай етіп, оқиғаны қайта жоспарлауға болатынын растауды сұраңыз
Кеңестер
- Кішкене кеңістікті дайындаңыз, мысалы, төгілген заттарды сүртуге арналған қосымша майлықтар, өрт сөндіргіштер, алғашқы медициналық көмек жинағы және басқа да кездейсоқ заттар. Егер бәрі ойдағыдай болса, сізге қажет болмайды, бірақ үлкен оқиғаны іздестіру жақсы.
- Қонақтар мен спикерлердің шаршауы немесе реактивті артта қалуы олардың фитнесін қамтамасыз етуі керек. Қажет болса, СПА мен массаж процедураларына немесе денені сергітудің басқа әдістеріне тапсырыс беру үшін олармен немесе олардың көмекшілерімен тікелей кеңесіңіз. Сондай -ақ, егер олар біраз уақыт тамақтанбаса, оларға азық -түлік жібере аласыз, немесе егер олар өздерін сәл нашар сезінсе (мысалы, ұшудан немесе жүйкенің бас ауруы немесе іштің ауыруы). Қажет болса, дәрігерге жүгініңіз. Шаршап келген қонақтар мен баяндамашылар оқиғаны құртып жіберуі мүмкін, бірақ сіз басқа қиындықтарды жеңе аласыз.
- Кез келген адам сахнаны, музыканы немесе сөйлеуді көріп, ести алатынына көз жеткізіңіз.
- Есіңізде болсын, басқа адамдардың іс -шараларымен айналысу - құрмет. Бұл өте стресстік және қиын болып көрінуі мүмкін, бірақ сіздің үлесіңіз көптеген адамдарды бақытты ете алады, сондықтан олар бұл оқиғаны өмір бойы есте сақтайды. Сонымен қатар, сіз күнделікті өмірде қажет қабілеттерге үйренесіз.
- Менеджер ретінде, оқиғаның ойдағыдай өтуі үшін сізге күтпеген хост немесе тіпті би серіктесі ретінде әрекет ету қажет болуы мүмкін. Сөйлеу мен билеу дағдыларын дамытыңыз, бірақ сонымен бірге уақытша сіздің орныңызды алмайтын басқа топ мүшелеріне басқару рөлін беріңіз. Мұндағы мақсат - үстел үстінде ешкім отырмайтындығына көз жеткізу.
