Өзгерістерді басқару жоспарларының екі түрі бар. Жоспардың бірінші түрі ауысудың ұйымға әсерін қарастырады, бұл ауысуды жеңілдетеді. Жоспардың екінші түрі нақты жобалық өзгерістерді бақылайды, нәтижесінде жоба ауқымындағы өзгерістердің нақты жазбасы пайда болады. Екі жоспар да не істеу керектігін анық және дәл жеткізуге бағытталған.
Қадам
2 әдісі 1: Ұйымдық өзгерістерді басқару жоспарын жазу
Қадам 1. Өзгерістің себебін көрсетіңіз
Нашар өнімділік, жаңа технология немесе ұйым миссиясының өзгеруі сияқты өзгеруге шешім қабылдаған факторларды тізімдеңіз.
Қолдануға болатын тәсілдердің бірі - ұйым құрғысы келетін ағымдағы жағдай мен болашақ жағдайды сипаттау
Қадам 2. Өзгерістің түрі мен ауқымын анықтаңыз
Өзгерістер жобасының сипатын қысқаша сипаттаңыз. Бұл өзгерістің лауазым атағына, бизнес -процестерге, саясаттағы өзгерістерге және/немесе ұйымдық құрылымға әсер ететінін анықтаңыз. Бөлімдерді, жұмыс топтарын, жүйелерді немесе өзгерістерге ұшырайтын басқа компоненттерді тізімдеңіз.
Қадам 3. Мүдделі тараптардың қолдауын сипаттаңыз
Ұсынылған өзгерістер әсер ететін барлық тараптардың тізімін жасаңыз, мысалы, жоғары басшылық, жоба менеджерлері, жобаның демеушілері, соңғы пайдаланушылар және/немесе қызметкерлер. Әр тарап үшін бұл өзгерісті қолдайтынын жазыңыз.
- Мұны нақты және нақты жеткізу үшін диаграмма құруды қарастырыңыз. Бір мысал - Жоғары/Орташа/Төмен шкала бойынша бағаланған әр тараптың хабардарлығын, қолдау деңгейін және ықпалын тізімдеу.
- Мүмкін болса, қолдауды өлшеу үшін жеке сұхбат жүргізіңіз.
Қадам 4. Өзгерістерді басқару тобын жасаңыз
Бұл команда барлық тараптарға ақпарат беруге, мәселелерді тыңдауға және өзгерістер процесінің мүмкіндігінше тегіс болуына жауап береді. Ұйым ішінде сенімділікке ие және жақсы қарым -қатынас дағдыларына ие адамдарды таңдаңыз.
Бұл командада жоғары деңгейдегі мүшелер болуы керек. Олар мақұлдауды ғана емес, өзгерістерді насихаттауға жауапты екенін атап өтіңіз
Қадам 5. Басқару тәсілін жасаңыз
Өзгерістің сәтті болуы үшін ұйымдағы маңызды адамдардың толық қолдауы өте маңызды. Жоғарғы қызметкерлерге өзгерістерді көрсетуге және жүргізуге белсенді рөл жасау үшін кері байланыс ұсынуға және олармен жұмыс жасауға мүмкіндік беріңіз.
Қадам 6. Әр мүдделі тарап үшін жоспар құрыңыз
Барлық тараптардың, соның ішінде өзгерістерді қолдайтындардың тәуекелдері мен алаңдаушылықтарын бағалаңыз. Басқару тобына мәселелерді шешуді тапсырыңыз.
Қадам 7. Қарым -қатынас жоспарын құрыңыз
Байланыс - өзгерістерді басқарудағы ең маңызды компонент. Өзгерістерден зардап шеккен адамдармен үнемі хабарласыңыз. Өзгерістің себептері мен өзгерістен алынатын пайданы атап көрсетіңіз.
- Мүдделі тараптар екіжақты жеке хабарламаларды қабылдауы керек. Бетпе-бет немесе бетпе-бет кездесулер өте маңызды.
- Байланыс жоғары деңгейдегі өзгерістер демеушісінен, сіздің тікелей жетекшіңізден және мүдделі тараптар сенген басқа адамдардан келуі керек. Барлық байланыстар тұрақты хабарды беруі керек.
Қадам 8. Матчты бақылаңыз
Өзгерістерге қарсы тұратындар әрқашан болады. Бұл матч жеке деңгейде өтеді. Сонымен, адаммен сөйлесіп, олардың пікірін түсіну керек. Шағымдарды бақылаңыз, сондықтан өзгерістерді басқару тобы оларды шеше алады. Қарсылықтың жалпы себептеріне мыналар жатады:
- Өзгеруге мотивация жоқ, асығыс сезім жоқ
- Жалпы жағдай туралы не өзгеріс қажет екенін түсінбеңіз
- Процесске енгізудің болмауы
- Жұмыс қауіпсіздігі, болашақ рөлдер немесе болашақ жұмыстарды орындау үшін қажетті талаптар мен дағдылар туралы белгісіздік.
- Басшылықтың өзгерістерді енгізуге немесе хабарлауға қатысты күтулерді орындамауы
Қадам 9. Кедергілерді жеңу
Көптеген шағымдар белгілі бір мәселелерді шешу үшін байланысты жақсарту немесе коммуникация стратегиясын өзгерту арқылы шешілуі тиіс. Кейбір шағымдар сізге жоспардың бір бөлігі ретінде енгізуге болатын қосымша әдісті қажет етеді немесе сіз қажет нәрсені істей алатындай басқару тобына тапсыра аласыз. Сіздің ұйымыңызда қандай қадамдар қолайлы екенін қарастырыңыз:
- Рөлдерді немесе жұмыс процестерін өзгерту үшін қызметкерлерді оқытуға басымдық беріңіз.
- Егер сіз моральдық ахуал төмен немесе стресстік өтпелі кезеңді болжасаңыз, компаниядағы оқиғалармен немесе қызметкерлердің сыйақыларымен айналысыңыз.
- Егер мүдделі тараптардың өзгеруге ынтасы болмаса, ынталандырыңыз.
- Егер мүдделі тараптар өзгерістерге қатыспайтынын сезсе, кері байланыс жинау үшін жиналысты шақырыңыз және жоспарларды өзгертуді қарастырыңыз.
2 -ші әдіс 2: Жобаның өзгеруін бақылау
Қадам 1. Өзгерістерді басқару рөлін анықтаңыз
Осы жобаға тағайындалатын лауазымдардың тізімін жасаңыз. Әр лауазымға қажетті жауапкершілік пен дағдыларды сипаттаңыз. Кем дегенде, күнделікті өзгерістерді енгізу үшін жоба менеджерін және жалпы прогресті бақылауға және маңызды өзгерістер туралы шешімдер қабылдауға жоба демеушісін қосыңыз.
Үлкен ұйымдағы кең жоба үшін жобаны басқару рөлін арнайы білімі бар бірнеше адамға бөліңіз
Қадам 2. Өзгерістерді басқару тақтасын құруды қарастырыңыз
Бағдарламалық қамтамасыз етуді әзірлеу жобаларында әдетте әр мүдделі топтың өкілдерінен тұратын өзгерістерді бақылау кеңесі бар. Дәл осы кеңес жоба менеджерін емес, өзгерістер туралы өтініштерді мақұлдайды және шешімдерді мүдделі тұлғаларға жеткізеді. Бұл әдіс бірнеше топтар мен жобалар үшін жақсы жұмыс істейді, олардың минималды көлемі мен мақсаттары жиі қайта бағалауды қажет етеді.
3 -қадам. Өзгерістер туралы сұраныстарды орындау процесін жасаңыз
Өзгерту тобындағы біреу келесі қадамды анықтағаннан кейін, идеяны қалай шындыққа айналдыруға болады? Бұл процесті команданың келісімімен сипаттаңыз. Мысал:
- Команда мүшелері Өзгерту туралы өтініш формасын толтырады және оны жоба менеджеріне жібереді.
- Жоба менеджері пішінді өзгерту туралы сұрау жазбасына енгізеді және өзгерістер енгізілгенде немесе қабылданбаған кезде осы жазбаны реттейді.
- Менеджер команда мүшелерінен нақты жоспар жазуды және қанша күш қажет болатынын бағалауды сұрайды.
- Жоба менеджері жоспарды мақұлдау немесе қабылдамау үшін жоба демеушісіне жібереді.
- Өзгерістерді енгізу. Мүдделі тараптар оқиғалар туралы үнемі хабардар болып отырады.
Қадам 4. Өзгерту туралы сұрау формасын жасаңыз
Төмендегі деректер өзгеріс туралы сұраныс енгізілген сайын және өзгерістер журналына енгізілген сайын енгізілуі керек:
- Өтініш күнін өзгерту
- Жоба менеджері тағайындаған сұрау нөмірін өзгерту
- Тақырып және түсініктеме
- Өтініш берушінің аты -жөні, электрондық пошта мекенжайы және телефон нөмірі
- Басымдық (жоғары, орташа немесе төмен). Төтенше өзгерістерді басқару жоспарлары нақты мерзімдерді қажет етуі мүмкін.
- Өнім мен нұсқа нөмірі (бағдарламалық қамтамасыз ету жобалары үшін)
Қадам 5. Өзгерістер туралы жазбаларға қосымша ақпаратты енгізіңіз
Өзгерістер жазбалары шешімдер мен орындалуды жазуы керек. Өзгерту туралы сұрау формасынан көшірілген ақпараттан басқа, келесілерді жазу үшін орын дайындау қажет:
- Бекіту немесе бас тарту белгісі
- Сұранысты мақұлдаған немесе қабылдамаған адамның қолы
- Іске асыру мерзімін өзгерту
- Аяқталу күнін өзгерту
Қадам 6. Маңызды шешімдерді бақылау
Күнделікті жазбалардан басқа, маңызды шешімдерді қадағалау жоба үшін пайдалы болады. Бұл жазбалар басшылық ауысатын ұзақ мерзімді жобаларды немесе жобаларды бақылауды жеңілдетеді. Бұл жазбалар клиенттермен немесе жоғары басшылықпен қарым -қатынасты реттей алады. Мерзімдерге, жобаның көлеміне немесе талаптарына, басымдық деңгейіне немесе стратегияға кез келген өзгерістер үшін келесі ақпаратты енгізіңіз:
- Шешім қабылдайтын адамдар
- Шешім қабылданған күн
- Шешімнің себептері мен шешім қабылдаудың қысқаша мазмұны. Бұл процеске қатысты құжаттарды қосыңыз.
