Мәліметтер тізімін немесе кестесін Word бағдарламасынан Excel бағдарламасына жылжыту үшін жеке мәліметтер бөліктерін Excel электрондық кестесінің (жұмыс парағының) ұяшықтарына жылжытудың қажеті жоқ. Құжатты Word -та дұрыс пішімдеуге болады, содан кейін құжатты Excel -ге бірнеше рет басу арқылы импорттауға болады.
Қадам
2 -ші әдіс 1: тізімдерді түрлендіру
Қадам 1. Word құжаты қалай түрлендірілетінін түсініңіз
Құжатты Excel -ге импорттау үшін Excel жұмыс парағындағы ұяшықтарға қандай мәліметтер кіретінін анықтау үшін белгілі таңбалар қолданылады. Импорттаудан бұрын бірнеше пішімдеу қадамдарын орындау арқылы сіз жұмыс парағының сыртқы түрін басқара аласыз және қолмен пішімдеуді азайта аласыз. Бұл әсіресе Word құжатынан Excel -ге ұзақ тізім импорттаған кезде пайдалы.
Бұл әдіс тізімде әрқайсысы ұқсас форматтағы (мекенжайлар тізімі, телефон нөмірлері, электрондық пошта мекенжайлары және т.б.) бірнеше жазбалар болған кезде жақсы жұмыс істейді
Қадам 2. Құжатта пішімдеу қателері жоқ екеніне көз жеткізіңіз
Түрлендіру процесін бастамас бұрын, әр жазба бірдей пішімделгеніне көз жеткізіңіз. Кез келген пунктуациялық қателерді түзету немесе сәйкес келмейтін жазбаларды қайта реттеу қажет. Бұл деректерді беру процесінің біркелкі жүруін қамтамасыз ету үшін қажет.
Қадам 3. Word құжатында пішімдеу таңбаларын көрсету
Әдетте жасырын форматтағы таңбаларды көрсету арқылы сіз әр жазбаны бөлудің ең жақсы әдісін анықтай аласыз. Басты қойындысындағы Параграф белгілерін көрсету/жасыру батырмасын басу немесе Ctrl+⇧ Shift+*пернелерін басу арқылы пішімдеу таңбаларын көрсетуге болады.
Көптеген тізімдерде әр жолдың соңында немесе жолдың соңында немесе жазбалар арасындағы бос жолда бір абзац белгісі болады. Сіз бұл белгіні Excel бағдарламасындағы ұяшықтардың айырмашылығын енгізу үшін қолданасыз
4 -қадам. Қосымша бос орындарды жою үшін жазбалар арасындағы абзац белгілерін ауыстырыңыз
Excel жолдарды анықтау үшін жазбалар арасындағы бос орындарды пайдаланады, бірақ пішімдеу процесіне көмектесу үшін оларды осы сәтте алып тастау керек. Уайымдамаңыз, сіз оны жақында қосасыз. Егер жазбаның соңында бір абзац белгісі болса және жазбалар арасындағы бос орынға бір белгі болса (бұл қатарынан екі бос орын) бұл қадам жақсы жұмыс істейді.
- Табу және ауыстыру терезесін ашу үшін Ctrl+H пернелер тіркесімін басыңыз.
- Табу өрісіне ^p ^p теріңіз. Бұл қатарынан екі абзац белгісі үшін код. Егер әрбір жазба бір жол болса және олардың арасында бос жолдар болмаса, тек бір ^p пайдаланыңыз.
- Ауыстыру өрісіне бөлгіш таңбаны енгізіңіз. Бұл таңбаның құжаттағы таңба емес екеніне көз жеткізіңіз, мысалы ~.
- Барлығын ауыстыру түймешігін басыңыз. Сіз бұл жазбалар бір -бірімен біріктірілгенін байқайсыз, бірақ бөлгіш таңба дұрыс орында болғанша оны қалдырыңыз (әр жазбаның арасында)
Қадам 5. Әр жазбаны бөлек бағандарға бөліңіз
Енді жазбалар бөлек жолдарда пайда болады. Сіз әр бағанда пайда болатын деректерді көрсетуіңіз керек. Мысалы, егер бірінші жолдағы әрбір жазба атау болса, екінші жолда көше мекенжайы, үшінші жолда ел мен пошта индексі болса, келесі әрекеттерді орындаңыз:
- Табу және ауыстыру терезесін ашу үшін Ctrl+H пернелер тіркесімін басыңыз.
- Табу өрісіндегі ^p белгілерінің бірін алып тастаңыз.
- Ауыстыру өрісіндегі таңбаны үтірмен ауыстырыңыз,.
- Барлығын ауыстыру түймешігін басыңыз. Бұл қалған абзац белгілерін үтір бөлгішпен алмастырады, ол әр жолды бағанға бөледі.
Қадам 6. Пішімдеу процесін аяқтау үшін бөлгіш таңбаны өзгертіңіз
Жоғарыдағы «Табу және ауыстыру» екі қадамын аяқтағаннан кейін, тізім енді тізімге ұқсамайды. Олардың барлығы бір сызықта болады және әрбір деректердің арасында үтір болады. Табу және ауыстыру қадамы деректерді тізім формасына қайтарады, бірақ бағандарды анықтайтын үтірлер болады.
- Табу және ауыстыру терезесін ашу үшін Ctrl+H пернелер тіркесімін басыңыз.
- Табу өрісіне ~ (немесе таңдалған таңбаны) енгізіңіз.
- Replace өрісіне ^p енгізіңіз.
- Барлығын ауыстыру түймешігін басыңыз. Бұл барлық жазбаларды үтірмен бөлінген жеке топтарға қайтарады.
Қадам 7. Файлды қарапайым мәтіндік файл ретінде сақтаңыз
Енгізу форматы аяқталды және сіз бұл құжатты мәтіндік файл ретінде сақтай аласыз. Бұл Excel сіздің деректеріңізді дұрыс бағандарда пайда болатындай етіп оқып, талдай алатындай етіп жасалған.
- Файл қойындысын нұқыңыз және Басқаша сақтау таңдаңыз.
- Түр ретінде сақтау түріндегі ашылмалы мәзірді нұқыңыз және Қарапайым мәтінді таңдаңыз.
- Файлға ат қойып, Сақтау түймесін басыңыз.
- Файлды түрлендіру терезесі пайда болса, & nbsp OK түймесін басыңыз;.
Қадам 8. Файлды Excel бағдарламасында ашыңыз
Файл қарапайым мәтінмен сақталғандықтан, оны Excel бағдарламасында ашуға болады.
- Файл қойындысын нұқыңыз және Ашуды таңдаңыз.
- Excel барлық файлдары ашылмалы мәзірін нұқыңыз және мәтіндік файлдарды таңдаңыз.
- Мәтінді импорттау шебері терезесінде Келесі> түймесін басыңыз.
- Бөлгіш тізімінен Үтірді таңдаңыз. Төменгі жағындағы алдын ала қарауда жазбалардың қалай бөлінетінін көруге болады. Келесі> түймесін басыңыз.
- Әр баған үшін деректер пішімін таңдап, Дайын түймешігін басыңыз.
2 -ші әдіс 2: Кестелерді түрлендіру
Қадам 1. Word бағдарламасында кесте құрып, оған деректерді енгізіңіз
Word бағдарламасындағы мәліметтер тізімі үшін оны кесте форматына түрлендіріп, кестені Excel -ге көшіруге болады. Егер сіздің деректер кесте форматында болса, келесі қадамға өтіңіз.
- Кестеге түрлендірілетін барлық мәтінді таңдаңыз.
- Кірістіру қойындысын нұқыңыз, содан кейін Кесте түймесін басыңыз.
- Мәтінді кестеге түрлендіру таңдаңыз.
- Деректер жолындағы жолдар санын баған саны бағанына енгізіңіз. Деректердің әр жолы арасында бос жолдар болса, бағанның жиынтығына біреуін қосыңыз.
- & Nbsp OK түймесін басыңыз;.
Қадам 2. Кесте пішімін тексеріңіз
Word сіздің параметрлеріңізге сәйкес кесте жасайды. Кестенің дұрыстығына көз жеткізіңіз.
Қадам 3. Кестенің сол жақ жоғарғы бұрышында пайда болатын кішкентай + түймесін басыңыз
Бұл батырманы тышқанды үстелдің үстіне апарғанда пайда болады. Бұл батырманы басу арқылы кестедегі барлық мәліметтер таңдалады.
Қадам 4. түймесін басыңыз
Ctrl+C деректерді көшіру үшін. Сондай -ақ, Басты қойындысындағы Көшіру түймесін басуға болады.
5 -қадам. Excel бағдарламасын ашыңыз
Деректер көшірілгеннен кейін Excel бағдарламасын ашуға болады. Егер сіз деректерді бар жұмыс парағына орналастырғыңыз келсе, жұмыс парағын ашыңыз. Курсорды кестенің жоғарғы сол жақ ұяшығын жасағыңыз келетін ұяшыққа қойыңыз.
Қадам 6. түймесін басыңыз
Ctrl+V деректерді қою үшін.
Word кестесіндегі ұяшықтардың әрқайсысы Excel жұмыс парағының жеке ұяшығына орналастырылады.
Қадам 7. Қалған бағандарды бөліңіз
Импортталатын деректердің түріне байланысты сізге қосымша пішімдеу қажет болуы мүмкін. Мысалы, егер сіз бір ұяшықта орналасқан қала мекенжайларын, ел кодтарын және пошталық индекстерді импорттасаңыз, оларды Excel бағдарламасында автоматты түрде бөлуге болады.
- Бөлу қажет баған тақырыптарын басыңыз. Бұл қадам бүкіл бағанды таңдайды.
- «Мәліметтер» қойындысын таңдап, «Бағандарға мәтін» түймесін басыңыз.
- Келесі> нұқыңыз, содан кейін бөлгіштер бағанында үтірді таңдаңыз. Егер сіз жоғарыдағы мысалды қолдансаңыз, бұл қадам қаланы ел коды мен пошталық индексінен ажыратады.
- Өзгертулерді сақтау үшін Аяқтау түймешігін басыңыз.
- Бөлу қажет бағандарды таңдаңыз, содан кейін бұл процедураны қайталаңыз. Бөлгіш ретінде үтірді емес, бос орынды таңдаңыз. Бұл қадам ел кодын пошта индексінен ажыратады.
