Тексеру тіркелгісінің әрекетін Microsoft Excel -ден жасалған тексеру регистрлерінің көмегімен жазу оңайырақ. Шығындарды жіктеу үшін тексеру реестрлерін орнатуға болады, осылайша сіз барлық ақша қаражаттарының жұмсалуын қадағалай аласыз. Сіз шоттағы ақша қалдығын білу үшін формула жасай аласыз. Пайдалы болудан басқа, Excel -де тексеру регистрін құру арқылы сіз Excel негіздерін біле аласыз.
Қадам
5 бөлімнің 1 бөлігі: Excel бағдарламасында бағандар құру
Қадам 1. Excel бағдарламасымен танысыңыз
Excel - бұл деректерді басқаруға және формулалармен есептеулерді жүргізуге арналған электрондық кесте бағдарламасы. Excel электрондық кестелері бағандар мен жолдар бойынша реттеледі.
- Excel -дің жұмыс үстелі нұсқасын компьютерге немесе Mac -қа орнатуға болады. Сондай -ақ, компьютерге, планшетке немесе телефонға арналған ақысыз онлайн -қосымшалар бар. Әр нұсқаның функционалдығы сәл өзгеше.
- Excel бұрыннан бар және жыл сайын жаңа нұсқасы бар. Әр нұсқаның жұмыс әдісі сәл өзгеше.
- Excel -де жолдар көлденең және сан бойынша сұрыпталады. Бағандар тік және әріп бойынша сұрыпталған. Жолдар мен бағандар кездесетін квадраттарды ұяшықтар деп атайды. Ұяшықтар жолдар мен бағандардың атымен аталады. D бағанының бесінші жолындағы ұяшық D5 деп аталады (D баған, 5 жол).
- Жұмыс парағы мен жұмыс кітабының айырмашылығын білу. Жұмыс парағы - бұл бір немесе бірнеше электрондық кестеден тұратын Excel файлы. Әр электрондық кесте жұмыс кітабының бөлек қойындыларында болады. Жұмыс кітабында әдетте үш қойынды бар, бірақ қажет болған жағдайда оларды қосуға болады.
- Негізгі тексеру регистрін құру үшін бір қойынды қолдануға болады.
- Тексеру регистрінде жүктеу категориясы функциясын жасау үшін екі қойындыны пайдаланасыз.
Қадам 2. Бос электрондық кестені ашыңыз
Электрондық кестені ашу әдісі операциялық жүйеге және қолданылатын компьютер түріне байланысты.
- Windows 7 операциялық жүйесі бар компьютерлер үшін жұмыс үстелінің төменгі сол жақ бұрышындағы Бастау мәзірін нұқыңыз. Пайда болған мәзірден Бағдарламалар түймешігін басыңыз. Келесі пайда болған мәзірден Microsoft Office, содан кейін Microsoft Office Excel түймешігін басыңыз. Осы кезде жұмыс үстелінде бос электрондық кесте пайда болады.
- Windows 7 немесе одан кейінгі компьютерлер үшін экранның төменгі сол жақ бұрышындағы Windows белгішесін басыңыз, содан кейін Excel бағдарламасын ашу үшін Microsoft Excel тақтасын басыңыз. Сол жақта жаңа файлдар мен оң жақта жаңа құжат үлгісі опциялары көрсетілген бет болады. Жаңа электрондық кестені ашу үшін бірінші бос опцияны, бос жұмыс кітабын басыңыз.
- Mac жүйесінде Excel бағдарламасын ашу үшін қондырмадағы Excel түймесін басыңыз. Мәзір жолағында «Файл» түймесін басыңыз. «Ашу» түймесін, содан кейін «Жаңа» түймесін басыңыз. Сізді жаңа бос электрондық кестеге апарады.
Қадам 3. Баған белгілерін жасаңыз
Әдетте тізілімнің тексеру кітабында кездесетін белгіні пайдаланыңыз. Күн үшін бағандар жасаңыз, жоқ. чек, алушы, сипаттамасы немесе жадынама. Содан кейін дебет (мысалы, төлемдер немесе алу), несиелер (яғни депозиттер) және форвардтық қалдықтар үшін бағандар жасаңыз.
- B1 ұяшығына «DATE» енгізіңіз (B бағанасы, 1 -жол). Мұнда мәміле күні енгізіледі.
- Бір ұяшықты оңға жылжытыңыз, C1 ұяшығы (C бағанасы, 1 -жол). «ITEM #» теріңіз. Мұнда чек нөмірі немесе транзакция түрі енгізіледі, мысалы «банкомат» немесе «депозит».
- Бір ұяшықты оңға, D1 ұяшығына жылжытыңыз (D бағанасы, 1 -жол). «PAYEE» деп теріңіз. Бұл чек алушының немесе алушының аты.
- Бір ұяшықты оңға, Е1 ұяшығына жылжытыңыз (Е бағанасы, 1 -жол). «DESCRIPTION» теріңіз. Мұнда мәміле туралы мәліметтер енгізіледі.
- Бір ұяшықты оңға, F1 ұяшығына жылжытыңыз (F бағанасы, 1 -жол). «DEBIT» деп теріңіз. Шоттан шығатын ақша (шығыс) осы жерде жазылады.
- Бір ұяшықты оңға, G1 ұяшығына жылжытыңыз (G бағанасы, 1 -жол). «ШЫҒЫНДАР КАТЕГОРИЯСЫ» теріңіз. Алдымен бос қалдырыңыз. Бұл баған опциялары кейінірек жасалады.
- Бір ұяшықты оңға, H1 ұяшығына жылжытыңыз (H бағанасы, 1 -жол). «CREDIT» теріңіз. Шотқа түсетін ақша (кіріс) осы жерде жазылады.
- Бір ұяшықты оңға, J1 ұяшығына жылжытыңыз (J бағанасы, 1 -жол). «КІРІС КАТЕГОРИЯСЫ» теріңіз. Бұл баған опциялары да кейінгі қадамда жасалады.
- Бір ұяшықты оңға жылжытыңыз, K1 ұяшығы (K бағанасы, 1 -жол). «Баланс» деп теріңіз. Бұл барлық операциялар жазылғаннан кейін шоттағы сома.
Қадам 4. Баған белгілерін пішімдеңіз
Қарапайым шрифтпен жапсырма бағанына пішімдеуді қосыңыз және регистр жапсырмасының жолдарына оқуға ыңғайлы болу үшін басқа өңдік түс беріңіз. Алдымен пішімделетін ұяшықтар ауқымын таңдаңыз, содан кейін пішімдеу опциясын таңдаңыз.
- Құралдар тақтасы таспасының «ҮЙ» қойындысынан формат опцияларын іздеңіз. Бұл «ҮЙ» қойындысы жаңа жұмыс кітабын ашқанда ашық болады.
- B1 ұяшығын таңдаңыз (DATE), содан кейін курсорды барлық белгілерге K1 ұяшығына дейін апарыңыз (БАЛАНС).
- Құралдар тақтасының жоғарғы сол жақ бұрышында қалың форматты таңдау үшін «B» түймесін басыңыз.
- Фон түсін өзгерту үшін өң түстер палитрасын көру үшін бояу шелегі белгішесін басыңыз.
Қадам 5. Бірнеше бағандардың өлшемін өзгерту
Әдетте баған мөлшері енгізілген деректерді сақтау үшін тым кішкентай. Мысалы, «PAYEE» және «DESCRIPTION» бағандарында ұзақ атаулар немесе ұзақ жазбалар болуы мүмкін. А баған тек бөлгіш қызметін атқарады, сондықтан оның көлемі өте тар.
- Бүкіл бағанды таңдау үшін баған тақырыбын А басыңыз. Құралдар тақтасының жоғарғы оң жақ бұрышындағы «ҮЙ» таспасындағы «Пішіндеу» түймесін басыңыз. Ашылмалы мәзірде «Баған ені» түймесін басыңыз, 2 енгізіңіз, содан кейін OK түймесін басыңыз. А баған өте тар болады.
- «PAYEE» D бағанын кеңейтіңіз. Осы бағанды таңдау үшін D бағанындағы тақырып бөлімін нұқыңыз. Алаңды D және E бағандарының шекарасына апарыңыз. Көрсеткі көрсеткі бар қосу белгісі тәрізді пішіммен жүгіргі өлшемін өзгерту курсорына ауысады. Бұл курсор көрінгеннен кейін, бағанды қалағаныңызша кеңейту үшін тінтуірдің сол жақ батырмасын шертіп, оңға қарай сүйреңіз.
- «DESCRIPTION» бағанын кеңейту үшін сол процедураны қайталаңыз.
Қадам 6. Тізілім белгісін ортасына қойыңыз
Бірінші жолды толығымен таңдаңыз. Беттің сол жақ жиегіндегі бірінші нөмірді тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз. Құралдар тақтасының сол жақ жоғарғы жағында «ҮЙ» таспасында ортасына туралау түймешігін басыңыз. Таңдалған ұяшықтардағы барлық деректер орталықтандырылған болады. Әр ұяшықтағы баған белгілері енді орталықтандырылған.
5 бөліктің 2 бөлігі: Ұяшықтарды пішімдеу
Қадам 1. Кейбір деректерді енгізіңіз
Жасалған пішім өзгерістерін көру үшін ұяшықтарға төрт жолды енгізіңіз. Бастапқы баланстан бастаңыз, содан кейін қалған үш операцияны енгізіңіз.
- В2 ұяшығына бастапқы баланстың күнін қосыңыз, мысалы, 27.09.15. D2 ұяшығындағы «PAYEE» бағанына «Бастапқы қалдық» деп теріңіз. К2 ұяшығындағы «БАЛАНС» бағанына В2 ұяшығындағы күнге сәйкес шоттағы ақша сомасын енгізіңіз.
- Тағы үш транзакцияны қосыңыз. Дебеттік операцияларды (чек төлемдері немесе банкоматтан ақша алу сияқты) және несиелік операцияларды (депозиттер сияқты) біріктіріңіз.
- Ұяшықтағы әр санның сәйкес келмейтін пішімделуіне назар аударыңыз. Күн бағанының форматы «2015/09/27» немесе «27-қыркүйек» болып өзгеруі мүмкін. Доллар сомасы бағанында ондық бөлшектердің қате саны көрсетілуі мүмкін. Барлығы таза болатындай етіп пішімдеңіз.
Қадам 2. Күнді пішімдеңіз
Бұл бағанда дәйекті күндер көрсетілгеніне көз жеткізіңіз. Excel -де күндерді форматтаудың көптеген нұсқалары бар. Қалағанын таңдаңыз.
- B бағанындағы тақырыпты басыңыз, ол «DATE». Бүкіл баған таңдалады.
- Бағанды тінтуірдің оң жақ түймесімен басып, Ұяшықтарды пішімдеуді таңдаңыз. Ұяшықтарды пішімдеу терезесі пайда болады.
- «Сандар» қойындысын таңдаңыз. «Категориядан» «Күнді» таңдаңыз. Қажетті күн форматын таңдап, терезенің төменгі оң жақ бұрышындағы ОК түймесін басыңыз.
- Баған әлі таңдалған кезде, «ҮЙ» таспасындағы құралдар тақтасының сол жақ жоғарғы бұрышындағы ортасына туралау белгішесін басу арқылы осы ұяшықтардағы деректерді ортаға салыңыз.
Қадам 3. «ITEM #» бағанын пішімдеу
Бұл бағандағы мәліметтер орталықтандырылған болуы керек. Баған тақырыбын басу арқылы С бағанының барлығын бөлектеңіз. Ортаға туралау белгішесін нұқыңыз. Осы бағанға енгізілген деректерге назар аударыңыз. Жазу ортасында болуы керек.
D және E, «PAYEE» және «DESCRIPTION» бағандарының форматын тексеріңіз. Әдетте Excel ұяшықтарды пішімдейтін етіп қалдырады. Бұл формат осы баған үшін қолайлы болады. Бағанның өлшемін екі рет тексеріңіз. Енді бұл ұяшықтарда кейбір деректер бар, сондықтан бағанның енін реттеңіз, қажет болған жағдайда бағанды кеңірек немесе тар ету үшін
Қадам 4. F, H және K бағандарындағы валютаны пішімдеңіз немесе «ДЕБИТ», «НЕСИЕ» және «БАЛАНС АЛҒА»
Ақша екі таңбалы ондық бөлшектерді қолданады. Доллар белгісін көрсету мүмкіндігі бар. Қаласаңыз, дебеттік нөмірді қызыл етіп қоюға болады.
- F бағанын таңдаңыз. F бағанында тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және Ұяшықтарды пішімдеуді таңдаңыз. Ұяшықтарды пішімдеу терезесі пайда болады. «Сан» қойындысында «Бухгалтерлік есеп» таңдаңыз. «Ондық орындар» опциясынан «2» таңдаңыз. «Таңбада» доллар белгісін таңдаңыз.
- H және K бағандары үшін жоғарыдағы әрекеттерді қайталаңыз.
- Дебеттік нөмірді қызыл етіп көрсету үшін, F бағанындағы тақырыпты басып, бүкіл бағанды таңдаңыз. Бағанды тінтуірдің оң жақ түймесімен басып, Ұяшықтарды пішімдеуді таңдаңыз. Ұяшықтарды пішімдеу терезесі пайда болған кезде Қаріп қойындысын таңдаңыз. Бұл қойындыда Түс опциясының жанындағы ашылмалы мәзірді нұқыңыз. Бояғыштан қызыл түсті басыңыз.
5 -тің 3 -бөлігі: Формулалар құру
Қадам 1. Ағымдағы балансты есептеу формуласын құрыңыз
К бағанына ағымдағы балансты есептеу үшін математикалық операция формуласын енгізіңіз. Сізге K2 ұяшығындағы формула қажет емес. Сіздің бастапқы балансыңыз осында енгізіледі.
- K3 ұяшығын басыңыз. Электрондық кестенің жоғарғы жағындағы формула жолағын шертіңіз. Есептеу үшін формуланы енгізіңіз. Enter = SUM (K2-F3+H3). Бұл формула электрондық кестеге бастапқы балансты (K2 ұяшығы) алуды, егер бар болса, дебеттерді алып тастауды (F3 ұяшығы) және бар болса (H3 ұяшығына) кредиттерді қосу керектігін айтады.
- Егер бастапқы баланс $ 200 болса және сіздің бірінші жазбаңыз $ 35 үшін чек болса, $ 35 F3 ұяшығына дебет ретінде жазыңыз. H3 ұяшығына енгізілген формула бастапқы қалдықты алады және қалдық 165 доллар болатындай дебетті алып тастайды.
2 -қадам. Формуланы көшіру
K3 ұяшығын таңдаңыз. Тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және Көшіруді таңдаңыз. K4 және K5 ұяшықтарын таңдап, тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Қою пәрменін таңдаңыз. Енді формула осы ұяшықтарға көшіріледі. Енді енгізілген барлық деректер жолдары үшін ағымдағы қалдық K бағанында есептелді.
Қадам 3. Ағымдағы баланс бағанын тазарту үшін шартты формуланы жасаңыз
Жоғарыдағы формуланы K6 ұяшығына көшіруге болады. Алайда, сіз ешқандай деректерді енгізбегендіктен, K5 ұяшығындағы ағымдағы қалдық K6 ұяшығында да пайда болады. Мұны жою үшін шартты формуланы жасаңыз, ол ешқандай транзакциялар енгізілмесе ұяшықты босатады, бірақ егер бар болса, онда балансты көрсетеді.
K6 ұяшығына = IF (ISBLANK (B6), «», SUM (K5-F6+H6)) формуласын енгізіңіз. Бұл Excel -ге «DATE» бағанындағы B6 ұяшығы бос болса, H6 ұяшығының бос болуы керектігін, бірақ егер B6 ұяшығының бос емес болса, онда қалдықты есептеу керектігін айтады
Қадам 4. Формуланы Автотолтыру көмегімен кеңейтіңіз
Автотолтыру функциясы іргелес ұяшықтардың формуласын толтырады, сондықтан «БАЛАНС» формуласын қайта енгізудің қажеті жоқ.
- Белсенді ұяшықтан Автотолтыру тұтқасын іздеңіз. Белсенді ұяшықтың төменгі оң жақ бұрышындағы кішкентай қараңғы тіктөртбұрышты қараңыз. Жұқа плюс сияқты көрінетін Автотолтыру курсорына ауысқанша апарыңыз.
- K6 ұяшығын нұқыңыз. Автотолтыру тетігінің үстіне апарыңыз, курсор жіңішке қосу белгісіне ауысады. Автотолтыру тұтқасын тінтуірдің оң жақ түймесімен басып тұрыңыз. Курсорды K100 ұяшығына апарыңыз (K бағанасы, 100 -жол).
- Формула енді K бағанасынан 100 жолға дейінгі барлық ұяшықтарға көшіріледі. Әр ұяшықтағы жолдар мен баған нөмірлері формула дұрыс есептелуі үшін автоматты түрде реттеледі.
5 бөлімнің 4 бөлігі: Санаттар қосу
Қадам 1. Транзакция санатын жасаңыз
Транзакция санаттары ақша қаражаттарының шығуы мен кіріс түрлерін бақылау үшін пайдалы. Санаттар мүлікке салынатын салықтар немесе қайырымдылық садақалар сияқты табыс салығына қатысты болуы мүмкін. Санаттар шоттың қаржылық қызметін оңай бейнелейтін диаграммалар жасау үшін де қолданыла алады.
Қадам 2. «Санаттар» қойындысын жасаңыз
Бұл қойынды кірістер мен шығыстар реестрінің барлық ықтимал санаттарын тексеруге арналған. «Санаттар» жұмыс кітабындағы қойындылардың біреуінің атын өзгертіңіз. Қойындыны атауын бөлектеу үшін оны екі рет нұқыңыз. Атау «Sheet2» немесе «Sheet3» болып өзгереді. Парақ атауы бөлектелгенде, қойындыға «Санаттар» сияқты жаңа атау енгізіңіз.
B4 ұяшығына «Санаттар» деп теріңіз. Ұяшықтарды қалың етіп пішімдеңіз және оларды ортаға қойыңыз
Қадам 3. Табыс санаттарын жасаңыз
B5 ұяшығына «*** кіріс ***» теріңіз. Мұнда сізде болашақта пайда болатын немесе пайда табатын барлық санаттар табылған. В6 ұяшығынан бастап төмен қарай жұмыс жасайтын барлық кірістер санаттарын енгізіңіз.
- Ең көп таралған табыс категориясы - «Жалақы» (жалақы). Егер бірнеше жұмыс болса, жалақының әр түрлі категорияларын бөліңіз.
- Сіздің қаржылық жағдайыңыз табыстың басқа санаттарын анықтайтын фактор болып табылады. Егер сізде акциялар болса, «дивиденд» санатын жасаңыз. Сондай -ақ, егер қажет болса, балаларды қолдау санаттарын жасаңыз. «Пайыздық кіріс», «Сыйлықтар» және «Әр түрлі» сияқты басқа санаттар.
Қадам 4. Жүктеме санаттарын жасаңыз
Соңғы табыс санатындағы ұяшықтарды тазалаңыз. Бір ұяшықты төмен жылжытыңыз, содан кейін «*** Шығындар ***» теріңіз. Барлық жүктеме санаттары осы бөлімде.
Жүктеме санаттарының саны сіздің жағдайыңызға сәйкес келеді, соның ішінде «Ипотека», «Жалға алу», «Сақтандыру», «Автокөлікті төлеу», «Газ», «Электр қуаты», «Телефон» немесе «Ойын -сауық»
Қадам 5. Санаты бар ұяшықтар диапазонына атау беріңіз
В5 ұяшығын таңдаңыз, содан кейін В5 ұяшығынан кірістер мен шығыстардың барлық санаттарын бөлектеңіз. Формулалар жолағының сол жағында орналасқан терезенің сол жақ жоғарғы бұрышындағы ұяшық атауы жолағын іздеңіз. Бөлектелген диапазондағы бірінші ұяшықтың аты «B5» көрсетеді. Ұяшық атауы жолағын нұқыңыз және «Санаттар» деп теріңіз. Бұл тексеру регистрінде қолдануға болатын ұяшықтар диапазонының атауы.
Қадам 6. Тексеру журналында шығыстар мен кірістер санаттарын қолданыңыз
Тексеру тізілімін жасаған қойындыға оралыңыз. Енді ашылатын мәзірге «ШЫҒЫНДАР КАТЕГОРИЯСЫ» және «КІРІС КАТЕГОРИЯСЫ» бағандары қосылады.
- Тіркеу қойындысында G2 ұяшығын таңдаңыз. Бұл «ШЫҒЫНДАР КАТЕГОРИЯСЫ» бағанындағы бірінші ұяшық.
- Құралдар тақтасындағы «ДЕРЕКТЕР» таспасын таңдаңыз. «Деректерді тексеру» түймесін басыңыз. Ашылмалы мәзірден «Деректерді тексеру» таңдаңыз. «Деректерді тексеру» терезесі ашылады.
- «Деректерді тексеру» терезесінің «Параметрлер» қойындысында «Рұқсат ету» ашылмалы жолағын табыңыз. Төменгі көрсеткіні нұқыңыз және «Тізім» таңдаңыз. «Дереккөз» астына «= Категориялар» енгізіңіз. OK түймесін басыңыз.
- G2 ұяшығының жанында кішкентай көрсеткі пайда болады. Санаттар тізімін көрсету үшін осы көрсеткіні басыңыз. Жол транзакциясына сәйкес келетін санатты басыңыз.
- Формуланы G2 ұяшығынан G100 ұяшығына Автотолтыру арқылы көшіріңіз.
- Процесті «КІРІС КАТЕГОРИЯСЫ» бағанында қайталау үшін J2 ұяшығына өтіңіз.
5/5 бөлімі: чек реестрін қорғау
Қадам 1. Формула ұяшықтарын құлыптаңыз және электрондық кестені қорғаңыз
Жұмыс парағын қорғау - бұл құлыпталған ұяшықтардағы деректерді қайта жаза алмайтындығыңызды білдіреді, сондықтан формула қателеріне байланысты болашақ баланстық есептеулер қате болады деп алаңдамайсыз. Сондай -ақ, чек тіркелімін басқа пайдаланушылардан қорғалған ету үшін құпия сөзді қосуға болады. Құпия сөзді есте сақтау оңай екеніне көз жеткізіңіз немесе қауіпсіз жерге жазыңыз. Егер парольді ұмытып қалсаңыз, жұмыс парағына қол жетімді болмайды.
Қадам 2. Ұяшықтың құлпын ашыңыз
Жұмыс парағы қорғалғаннан кейін барлық ұяшықтар құлыпталады. Сондықтан, жұмыс парағы қорғалған болса да, енгізілетін деректер ұяшықтарының құлпын ашу керек.
- B2 - J100 ұяшықтарын таңдаңыз. Бұл «БАЛАНС» бағанасы болып табылатын соңғы K бағанынан басқа барлық тексеру регистрінің бағандарының ұяшықтары. Жұмыс парағы қорғалған болса да, деректерді бұл ұяшықтарға енгізу қажет.
- Таңдалған ұяшықтар диапазонында тінтуірдің оң жақ түймешігімен шертіңіз. Ұяшықтарды пішімдеуді таңдаңыз.
- Ұяшықтарды пішімдеу терезесінде Қорғау қойындысын таңдаңыз. «Құлыпталған» құсбелгісін алып тастаңыз, содан кейін OK түймесін басыңыз.
Қадам 3. Жұмыс парағында қорғауды қосыңыз
Бұл барлық ұяшықтар құлыптаулы күйде қалады дегенді білдіреді, оның ішінде K бағанындағы ұяшықтар («БАЛАНС»), сондықтан оларды қайта жазуға болмайды.
- Құралдар тақтасындағы «ШОЛУ» таспасын ашыңыз. «Парақты қорғау» терезесін ашу үшін «Парақты қорғау» түймесін басыңыз.
- Егер сіз жұмыс парағын қорғағыңыз келсе, мұнда құпия сөзді қосыңыз. Егер жоқ болса, оны бос қалдырыңыз.
- OK түймесін басыңыз. Тексеру регистрлері енді қорғалмаған.
Қадам 4. Құлыпталған ұяшықтарды өзгерту үшін жұмыс парағын қорғаудан шығарыңыз
Формуланы құлыптаулы ұяшықта өзгерткіңіз келсе, бұл процесті кейінірек өзгертуге болады. Құралдар тақтасындағы «ШОЛУ» таспасын ашыңыз. «Қауіпсіз парақ» терезесі пайда болғанша «Парақты қорғау» түймесін басыңыз. OK түймесін басыңыз.
