Көптеген компаниялар Microsoft Excel бағдарламасын ведомстволық немесе бүкіл компания шығындарын бақылау үшін қолданады. Қазіргі уақытта Excel Windows операциялық жүйелері бар компьютерлерде әдепкі бағдарлама болды. Сондықтан сіз бұл бағдарламаны шоттарыңызды бақылау үшін пайдалана аласыз. Майкрософт және басқа сайттардың шығындарын бақылау үшін қолдануға болатын көптеген шаблондар (басып шығару) бар. Excel бағдарламасының соңғы нұсқаларында да бұл үлгілер бағдарламада бұрыннан бар. Excel -де шот -фактураларды бақылау үшін өзіңіздің жеке жұмыс парақтарыңызды құруға болады. Бұл мақалада екі жол да талқыланады.
Қадам
2 -ші әдіс: Excel үлгісін пайдалану
Қадам 1. Excel әдепкі үлгісін таңдаңыз
Excel -дің соңғы нұсқасында жеке шығындарды бақылауға арналған үлгілер мен жалпы шаруашылық операцияларға арналған шаблондар бар. Сіз Excel үлгісіндегі шығындарды бақылау үшін осы үлгіні пайдалана аласыз және пайдалана аласыз.
- Excel 2003 бағдарламасында «Файл» мәзірінен «Жаңа» таңдаңыз. «Үлгілер» диалогтық терезесін ашу үшін «Жаңа жұмыс кітабы» тапсырмалар тақтасынан «Менің компьютерімде» таңдаңыз.
- Excel 2007 бағдарламасында «Жаңа жұмыс кітабы» тілқатысу терезесін ашу үшін «Файл» мәзірінен «Жаңа» таңдаңыз. Сол жақ тақтадағы «Үлгілер» мәзірінен «Орнатылған үлгілер» опциясын таңдаңыз. Ортаңғы тақтадағы «Орнатылған үлгілерден» «Жеке айлық бюджетті» таңдаңыз және «Жасау» түймесін басыңыз.
- Excel 2010 бағдарламасында «Файл» белгісін шертіңіз, содан кейін «Файл» мәзірінен «Жаңа» таңдаңыз. «Қол жетімді үлгілер» тақтасының жоғарғы жағынан «Үлгілер үлгісін» таңдаңыз, содан кейін үлгі үлгілерінің көрінісінен «Жеке айлық бюджет» тармағын таңдап, «Жасау» түймесін басыңыз.
Қадам 2. Интернеттегі үлгіні таңдаңыз
Егер Microsoft Excel кіріктірілген жеке бюджет үлгісі сіздің шығындарыңызды бақылай алмаса, интернетте қол жетімді шаблондарды қолданып көріңіз. Сіз шаблондарды үшінші тарап сайттарынан жүктей аласыз немесе Microsoft Office Online бағдарламасына қосылу үшін Excel бағдарламасын пайдалана аласыз.
- Excel 2003 бағдарламасында https://office.microsoft.com/en-us/templates/ мекенжайындағы Microsoft Office Online кітапханасынан сәйкес үлгіні таңдауға болады. (Мұнда сіз Excel бағдарламасының бұрынғы нұсқаларына арналған үлгілерді таба аласыз.)
- Excel 2007 бағдарламасында «Жаңа жұмыс кітабы» тілқатысу терезесінің Microsoft Office Online бөлімінен «Бюджеттер» таңдаңыз. Желідегі Office шаблондар кітапханасына қосылу үшін интернет байланысы болуы керек.
- Excel 2010 бағдарламасында Қол жетімді үлгілер тақтасының Office.com бөлімінен «Бюджеттер» таңдаңыз. Желідегі Office шаблондар кітапханасына қосылу үшін интернет байланысы болуы керек.
Қадам 3. Ақпаратты сәйкес ұяшықтарға енгізіңіз
Енгізілген ақпарат жұмыс парағының үлгісіне байланысты.
Қадам 4. Жұмыс парағын сақтаңыз
Үлгі ұсынған жұмыс парағының атауын қолдануға немесе қалауыңызша атау енгізуге болады. Немесе жұмыс қағазының атауы мен шығарылған жылын жазуға болады.
2 -ші әдіс 2: Шығындарды бақылау үшін өзіңіздің жеке жұмыс парағыңызды жасаңыз
Қадам 1. Excel бағдарламасын ашыңыз
Қадам 2. A1 ұяшығына жұмыс парағының атауын енгізіңіз
«Жеке бюджет», «Жеке шығындардың мониторингі» немесе ұқсас нәрсе сияқты нақты атауды қолданыңыз. (Есімдерді жазу кезінде тырнақша қолданбаңыз. Бұл жерде мысалдарды көрсету үшін тырнақша қолданылады).
Қадам 3. 2 -жол бағанының тақырыптарын енгізіңіз
Мұнда қолдануға болатын кейбір атаулар мен тізбектер бар: «Күні», «Төленуі», «Ескертпе», «Шығын», «Табыс» (немесе «Табыс» немесе «Депозит») және «Баланс». Бұл тақырыптарды A2 - G2 ұяшықтарына енгізіңіз және баған енін барлық мәтін көрінетін етіп реттеңіз.
Баған тақырыптары мен тақырыптарын орнатқаннан кейін, бетті төмен қарай жылжытқанда баған тақырыптары жоғарғы жағында болатындай етіп «Аймақтарды қатыру» мүмкіндігін пайдаланыңыз. Аймақтарды қатыру опциясы Excel 2003 және одан кейінгі нұсқаларына арналған «Қарау» мәзірінде, ал «Терезе» тобында Excel 2007 және 2010 арналған «Көру» мәзірінің таспасында
Қадам 4. 3 -ші ұяшық жолына бірінші шығынды енгізіңіз
Қадам 5. G3 ұяшығына баланс формуласын енгізіңіз
Баланс кіріс пен шығыстың айырмашылығымен анықталатын болады, себебі бұл баланстың бірінші жазбасы. Орнату тәсілі бюджетті шығыс жағынан немесе сіздің қолыңыздағы ақшаны көруге деген ниетіңізге байланысты.
- Егер сіз арнайы жұмыс парағының шығындарды көрсетуін қаласаңыз, онда сіздің баланстың формуласы = E3-F3, мұнда E3-шығын балансын қамтитын ұяшық, ал F3-табыс балансының ұяшығы. Осылайша, егер сіздің шығындарыңыз кірістен көп болса, онда сіздің жалпы шығындарыңыз оң санға ие болады, бұл сізге түсінуді жеңілдетеді.
- Егер сізде жұмыс ақшасы бар ақшаны көрсетуді қаласаңыз, баланс формуласы = F3-E3. Осылайша, жұмыс құжаты қолма -қол ақшаның шығыннан көп болған жағдайда оң ақша ағымын көрсетеді, ал шығындар кірістен көп болса теріс болады.
Қадам 6. 4 -ші ұяшыққа шығынның екінші жазбасын енгізіңіз
Қадам 7. G4 ұяшығына баланс формуласын енгізіңіз
Екінші және кейінгі жазбалардың қалдығы ағымдағы қалдықты тіркейтіндіктен, шығыс пен кірістің нәтижесінде пайда болған айырмашылықты алдыңғы жазбадағы қалдыққа қосу қажет.
- Егер сіз жұмыс парағының шығындарды нақты көрсететінін қаласаңыз, онда баланстың формуласы = G3+(E4-F4), яғни G3-алдыңғы балансты қамтитын ұяшық, E4-шығыстары бар ұяшық, ал F4-кірісі бар ұяшық.
- Егер сіз жұмыс парағындағы қолма-қол ақшаның мөлшерін көрсеткіңіз келсе, онда баланстың формуласы = G3+(F4-E4).
- Шығындар мен кірістер арасындағы айырмашылықты көрсететін формуладағы жақшалар іс жүзінде қажет емес. Біз оны формула ұғымы түсінікті болу үшін жаздық.
- Егер сіз барлық жазбалар аяқталғанша баланстық мән ұяшығын бос қалдыра алсаңыз, формулаға IF сөзін қолданыңыз, сонда сіз күнді енгізген кезде баланс ұяшығының мәні көрсетілмейді. Екінші әдіс үшін бұл әдіс формуласы = IF (A4 = «», «», G3+(E4-F4)), егер сіз жұмыс парағының жүктемені бақылауын қаласаңыз және = IF (A4 = «», «», G3+(F4-E4)) егер қолма-қол ақшаның қозғалысын бақылау үшін жұмыс қағазын алғыңыз келсе. (Шығындар мен кірістерге қатысты жақшалар қалдырылуы мүмкін, бірақ сыртқы жақшалар алынып тасталмауы мүмкін.)
Қадам 8. Баланс формуласын G бағанындағы (Баланс бағаны) басқа ұяшыққа көшіріңіз
G3 ұяшығын тінтуірдің оң жақ түймесімен нұқыңыз және қалқымалы мәзірден «Көшіруді» таңдаңыз. Осыдан кейін оның астындағы ұяшыққа төмен қарай жылжытыңыз. Таңдалған ұяшықты тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және формуланы таңдалған ұяшыққа қою үшін қалқымалы мәзірден «Қою» пәрменін таңдаңыз.. (Excel 2010 бағдарламасында қалқымалы мәзірде «Қою» немесе «Формулаларды қою» опциясын таңдаңыз.) Формула ағымдағы жолдың құнын, кірісін және күн сілтемелерін (егер қолданылса) көрсету үшін ұяшық сілтемелерін автоматты түрде жаңартады. ағымдағы жолдың үстіндегі жолдың сілтеме балансы.
Қадам 9. Жұмыс парағын сақтаңыз
Жұмыс парағыңызға нақты атау беріңіз, мысалы, «Cost Monitoring.xls» немесе «Personal Budget.xls». Сіз жұмыс парағын жасау әдісімен файлдың атын және жылын енгізе аласыз. (Тағы да, біз файл атауларының мысалын түсіндіру үшін тырнақшаларды қолданудың қажеті жоқ. Файл кеңейтімінің түрін терудің қажеті жоқ, себебі Excel оны автоматты түрде жазады.)
Excel 2003 және одан бұрынғы нұсқалары жұмыс парақтарын «.xls» форматында сақтайды, ал Excel 2007 және 2010 жұмыс парақтарын XML негізіндегі соңғы «.xlsx” форматында сақтайды. Алайда, соңғы Excel -де файлдарды «.xls» форматында сақтау мүмкіндігі бар. Егер сізде бірнеше компьютер болса және олардың барлығын осы жұмыс парағын сақтауды жоспарласаңыз, компьютерде Excel 2003 немесе одан бұрынғы нұсқасы болса, ескі пішімді қолданыңыз. Егер барлық компьютерлерде кемінде Excel 2007 болса, соңғы пішімді қолданыңыз
Кеңестер
- Енгізілген емле дұрыс болуы үшін шығыстар мен кірістер санаттарында «Автотолтыруды» пайдаланыңыз.
- Төленбеген, ақылы және болашақ шығындарды ажырату үшін қалың, мәтін түсін немесе ұяшық көлеңкесін қолдануға болады.
- Формулалардың немесе баған тақырыптарының кездейсоқ өзгеруіне жол бермеу үшін ұяшықтарды өзгертуден қорғау жақсы. Ауыстырғыңыз келетін ұяшықтарды таңдаңыз (күні, алушылардың санаты, шығыстар, кірістер және жазбалар) және сол ұяшықтардың құлпын ашыңыз, содан кейін бүкіл жұмыс парағына қорғаныс қолданыңыз.
