Сіз бұрын ресми өтініш хатын жаздыңыз ба? Ресми өтініш хаттары әдетте қарызды өндіру, көмек сұрау немесе басқа біреуден белгілі бір нәрсе жасауды сұрау сияқты әр түрлі себептерге байланысты жасалады. Ең дұрысы, өтініш хаты бір беттен аспауы керек. Басқаша айтқанда, сіздің сұранысыңыз дұрыс сөйлеммен аяқталатын, түсінікті, сенімді және қарапайым түрде жеткізілуі керек. Сонымен, өтініш хатты жабу үшін қандай сөйлем дұрыс? Жалпы алғанда, хаттың соңғы сөйлемі хаттың мақсатына және хат алушының жеке басына байланысты. Мысалы, егер хат сіз білетін адамға жазылса, оны кездейсоқ үнмен аяқтауға болады. Сонымен қатар, егер хат іскерлік мақсатта жазылған болса, оны формальды үнмен аяқтағаныңызға көз жеткізіңіз.
Қадам
2 -ші әдіс 1: Жеке өтінімді аяқтау
Қадам 1. Сыпайы тіл стилін қолданыңыз
Жеке өтініш хатында, әдетте, хат жазушы алдымен олардың қолданылу себептерін көрсетуі керек, содан кейін өтінішті қарапайым, түсінікті және нақты түрде жеткізуі керек. Хатты алушы сіздің сұранысыңыздан асып кетпеуі үшін сыпайы және талап етілмейтін қала таңдауын қолдануды ұмытпаңыз, мысалы, «қалайсыз ба» немесе «қалайсыз ба».
Мысалы, сіз «әпкемді жалғыз жүрмеу үшін қайырымдылық акциясына ертіп баруға қарсы болмайсыз ба?»
Қадам 2. Келесі сұрауды жаңа абзацта көрсетіңіз
Егер сізге белгілі бір уақытта жауап алу қажет болса немесе алушы сұрауға қатысты басқа бірдеңе жасауы қажет болса, оны бөлек абзацқа енгізіңіз. Осылайша, хатты алушы кейінгі қосымшаның қосалқы екенін біледі, бірақ бәрібір негізгі қосымшамен байланысты.
Дәл сол мысалда сіз келесі сұранысты қоса аласыз: «Егер сіз оны қайырымдылық іс-шарасына бару үшін үйден алып кетіп, кейінірек тастап кетсеңіз, біз өте ризамыз»
Қадам 3. Сұранысты қарағаны үшін алушыға рахмет
Сіздің сұраныс жіберілгеннен кейін хатты алушыға алғыс білдіретін қысқаша мәлімдеме қосыңыз. Қаласаңыз, олардың көмегі сіз үшін қаншалықты маңызды және мағыналы екенін жеткізіңіз.
Мысалы, сіз мынаны қоса аласыз: «Бізге көмектесуге дайын болғаныңыз үшін көп рахмет. Сіздің көмегіңіз қайырымдылық акциясына қатысуға ынталы әпкем үшін өте пайдалы болады »
Қадам 4. Алушы білуі мүмкін кез келген қосымша ақпаратты қосыңыз
Егер сіздің сұранысыңызды белгілі бір жолмен немесе белгілі бір күні мен уақытында жасау қажет болса, сізге алғыс білдіргеннен кейін оны қосыңыз. Сонымен қатар, егер сіз хат алушы алдымен сізбен хабарласқысы келсе, байланыс ақпаратын қоса аласыз.
Мысалы, сіз жаза аласыз: «Сіздің ақпаратыңыз үшін, әпкем шара басталмай тұрып ұйымдастырушылармен кездесуі керек. Сондықтан ол оқиға орнына кем дегенде бір сағат бұрын келуі керек »
Кеңес:
Қосымша ақпаратты енгізгеннен кейін, тағы да алғыс айтуды ұмытпаңыз. Осылайша, хат алушы сұраныстың ауыртпалығын сезінбейді, тіпті оның мейірімділігін сіз пайдаланғаныңызды сезбейді.
Қадам 5. Хаттың соңына өз атыңызды жазбас бұрын, сәлемдесуді қосыңыз
«Салам» сияқты қарапайым сәлемдесу жеке өтініш хатының соңына қосылуы керек. Егер сіз және хат алушы жақын немесе жақын болсаңыз, сәлемдесудің жылы үнін қолданыңыз, мысалы, «Сәлемдесу» немесе «Әрқашан махаббат».
Сәлемдесу аяқталғаннан кейін үтір қосыңыз, содан кейін қолтаңбаңыз үшін екі бос жол қалдырыңыз. Осы екі бос жолдан кейін толық атыңызды енгізіңіз
2 әдісі 2: Іскерлік қосымшаларды аяқтау
Қадам 1. Өтінішті хаттың негізгі бөлігінде көрсетіңіз
Іскерлік, кәсіптік және академиялық мақсаттарға арналған ресми өтініш жазғанда, хаттың мақсатын басынан бастап қосуды ұмытпаңыз. Мүмкін болса, сұранысты хаттың соңында емес, бірінші сөйлемде жазыңыз.
Сіздің өтінішіңіз хаттың басында түсіндірілгендіктен, оны хаттың соңында қайталаудың қажеті жоқ
Қадам 2. Алушыға уақыт пен көңіл бөлгені үшін рахмет
Жаңа параграфта қысқа сөйлем жазыңыз, алушыға сіздің сұранысты оқуға және қарастыруға уақыт бөлгені үшін алғыс айтамыз. Ол сіздің дайын екеніңізді бағалайтыныңызды білетініне көз жеткізіңіз.
Мысалы, сіз мынаны қоса аласыз: «Уақыт бөліп, өтінішімді қарағаныңыз үшін рахмет. Мен оны шынымен бағалаймын »
Кеңес:
Алушыға уақыт пен көңіл бөлгені үшін алғыс білдіргеннен кейін, қажет болған жағдайда, «Келтірілген қолайсыздық үшін кешірім сұраймыз» сияқты кешірім сұрауды қоса аласыз.
Қадам 3. Алушы білуі керек соңғы уақытты көрсетіңіз
Егер сізге хатқа белгілі бір уақыт ішінде жауап алу қажет болса, алушыға күн мен уақытты беруді ұмытпаңыз. Кейбір жағдайларда, мерзімді белгілеудің маңыздылығы туралы қысқаша негіздеме беру қажет болуы мүмкін.
Мысалы, сіз мынаны қоса аласыз: «Кенеттен кешірім сұраймын, бірақ сіздің жауабыңыз дүйсенбіге дейін, 22 сәуірге дейін қажет, себебі мен сол күні ұшақ билетін брондап қойғанмын және 2 апта ішінде (сіздің қаланың атауына) қайтамын. … содан кейін »
Қадам 4. Байланыс ақпаратын беріңіз, алушылар сұрақтар туындаса, сізбен хабарласа алады
Хатты алушыға сізге тез және оңай хабарласуға көмектесіңіз, әсіресе егер сізге жақын арада жауап қажет болса. Бұл трюкке жұмыс уақытында оңай хабарласа алатын байланыс ақпараты кіреді.
Мысалы, сіз жаза аласыз: «Егер сізде сұрақтар туындаса, маған 222-123-4567 кеңсе нөміріне хабарласыңыз»
Қадам 5. Хатты ресми және сыпайы жабылу сәлемімен аяқтаңыз
Ресми іскерлік хатқа қосуға болатын сәлемдесудің кейбір мысалдары - «Ізгі ниетпен» немесе «Сәлемдесу». Сәлемдесу аяқталған соң, үтір қосуды ұмытпаңыз, содан кейін қолтаңбаңыз үшін екі бос жол қалдырыңыз. Осы екі бос жолдан кейін толық атыңызды енгізіңіз.
Егер сізге қосымша ақпарат қажет болса, мысалы, нақты лауазым атауы немесе сәйкестендіру нөмірі, оны толық атыңыздың астына енгізіңіз
Кеңестер
- Басып шығарудан және қол қоюдан бұрын хатты өңдеуді ұмытпаңыз. Есіңізде болсын, кішкене қателік сіздің сенімділігіңізге нұқсан келтіруі мүмкін және сіздің хатыңызды алушы орындамауы мүмкін.
- Хаттың көшірмесін жеке файлда сақтаңыз, кем дегенде сіздің өтінішіңіз орындалғанша.
- Егер сіз пошталық қызметтің орнына интернет арқылы хат жіберуді жоспарласаңыз, онда қолданылатын формат іс жүзінде бірдей. Хаттың соңында, егер сіз қоя алатын ЭЦҚ болмаса, қолтаңба кейінірек босатылса да, бос орын қалдырыңыз.
