Белгілі бір мақсатсыз кездесуге шақырылса, әріптестер келмейді. Егер сіз жиналыстың күн тәртібін құруға жауапты болсаңыз, бұл кездесулерде талқыланатын тақырыптарды және әр тақырыпты қамтуға қанша уақыт кететінін көрсетіп, бұған жол бермеңіз. Мүмкіндігінше оны жоспарлау және орындау арқылы сіз жақсы нәтижеге қол жеткізе аласыз, ал жиналысқа қатысушылар уақыт жоғалтудан қорықпайды.
Қадам
3 бөлімнің 1 бөлігі: Дайындық
Қадам 1. Әріптестерден ақпарат сұраңыз
Жиналысқа қатысушылар егер олар жиналыстың күн тәртібін құруға қатысса, өздерін әлдеқайда белсенді сезінеді. Олардан талқылағысы келетін тақырыпты ұсынуды сұраңыз, содан кейін оны күн тәртібіне енгізіңіз.
- Электрондық пошта жіберіңіз немесе кездесуден бірнеше күн бұрын шақырылатын әріптесіңізбен кездесіңіз.
- Бұл қадамды кем дегенде 6-7 күн бұрын жасаңыз, осылайша олар әлі де үлес қосуға уақыт алады. Жиналыстың күн тәртібі жиналысқа 3-4 күн қалғанда аяқталғанына көз жеткізіңіз.
Қадам 2. Негізгі мақсатты немесе қол жеткізілетін бірнеше мақсаттарды анықтаңыз
Кездесудің белгілі бір мақсатпен өткізілгеніне көз жеткізіңіз, мысалы, шешім қабылдау, ақпаратпен бөлісу, жұмыс жоспарын жасау немесе тапсырмалардың орындалу барысы туралы есеп беру. Егер сізде мақсат болмаса, кездесу өткізудің қажеті жоқ.
Кездесулер бірнеше мақсатта өткізілуі мүмкін, мысалы ұзақ мерзімді шешімдер қабылдау үшін жұмыс барысы туралы есеп беру
3 -қадам. Көптеген адамдарға әсер ететін тақырыптарға назар аударыңыз
2 адам қатысатын жеткілікті талқылау бар тақырыптар күн тәртібіне енгізілмеуі керек. Көптеген адамдардың қатысуын қажет ететін шешімдерді табуға уақыт бөліңіз.
- Мысалы, егер сіз және әріптесіңіз жаңа тапсырманы талқылағыңыз келсе, бөлек кездесу өткізіңіз (жиналыстан тыс).
- Егер сіз бірнеше адам шеше алатын мәселені талқылау үшін жиналыс өткізсеңіз, тақырыпты талқылауға қатыспайтын жиналыс қатысушылары жұмысын жалғастыруы керек. Бұл олардың көңілін қалдырады, себебі олардың жұмыс уақыты босқа кетеді. Сондықтан бұл мүмкіндікті мүмкіндігінше пайдаланыңыз, себебі көптеген адамдар қатысатын кездесу өткізу оңай емес.
Қадам 4. Талқылағыңыз келетін тақырыптарды таңдап анықтау арқылы жиналыстың күн тәртібін ұйымдастырыңыз
Кездесуде талқылануы қажет маңызды тақырыптарға басымдық беріңіз, себебі сіз барлық тақырыптарды күн тәртібіне қоя алмайсыз.
- Мысалы, сіз «жобаның соңғы келіссөздері», «орындалу барысы туралы баяндамалар», «жаңа жоба жоспарлары» және «ұсыныстар» тізімін енгізгіңіз келуі мүмкін. Уақыт шектеулі болғандықтан, сіз ми шабуылының сеансын жиналыстың күн тәртібіне қоспадыңыз.
- Жалпы отырысқа дайындық кезінде негізгі күн тәртібін талқылау үшін бірнеше адаммен кездесу өткізу қажет пе екенін қарастырыңыз.
5 -қадам. Ең алдымен маңызды тақырыптарды тізіп шығыңыз
Кездесуді жоспарлағанда, ең маңызды тақырыптарды кездесудің басына қою жақсы саясат. Осылайша, барлық қатысушылар маңызды тақырыптарды талқылай алады, ал кезде жиналыс басталған кезде олардың ақыл -ойы таза және физикалық сау болады.
- Мысалы, «шешім қабылдауды», содан кейін «прогресс туралы есеп беруді» жоспарлаңыз (егер шешім қабылдау үшін орындалу барысы туралы есеп қажет болмаса).
- Сонымен қатар, жиналыс ертерек аяқталуы қажет болған жағдайда немесе кейбір қатысушылар жиналыс аяқталғанға дейін отырыстан кетуге мәжбүр болған жағдайда ең маңызды тақырыптар талқыланды.
Қадам 6. Әр тақырыпты өтуге қанша уақыт кететінін есептеңіз
Әр тақырыпты қамтуға қанша уақыт кететініне сенімді бола алмасаңыз да, бағасын жасаңыз. Кездесу қанша уақытқа созылатынын және қанша тақырып қамтылатынын қарастырыңыз. Ең маңызды тақырыптарға көбірек уақыт бөліңіз.
- Мысалы, прогресс туралы есеп беруге 30 минут, талқылауға 10 минут және жаңа мерзімдерді белгілеуге 10 минут бөліңіз.
- Көбінесе жиналыс күн тәртібін аяқтауға болмайды, себебі әр тақырыпқа уақыт бөлінбейді. Күн тәртібіндегі барлық тақырыптардың соңына дейін талқыланатынына көз жеткізу үшін жиналыс болмай тұрып, уақытты бөліңіз.
- Қосымша уақытты есептегенде кездесуге шақырылған қатысушылардың санын ескеріңіз. Егер кездесуге 15 адам қатысатын болса және сіз әр тақырыпқа 15 минут бөлсеңіз, бұл әр адамға тақырып бойынша сөйлеуге шамамен 1 минут уақыт береді деген сөз. Барлығы сөйлемесе де, берілген уақыт тым қысқа болды.
3 бөлімнің 2 бөлігі: Жиналыстың күн тәртібін дайындау
Қадам 1. Жиналыстың күн тәртібінің тақырыбын жазыңыз
Оқырман талқыланатын тақырыпты қамтитын күн тәртібін оқып жатқанын білу үшін жиналыстың күн тәртібінің атауын пайдаланыңыз. Тақырыпты анықтағаннан кейін оны бос құжаттың жоғарғы жағына қойыңыз. Қарапайым және қарапайым тақырыпты таңдаңыз.
- Жиналыстың күн тәртібіндегі тақырыптардың мысалдары: «Шілде күн тәртібі: жаңа жоба идеяларын талқылау» немесе «2018 жылдың тамыз айының күн тәртібі: жобаның мерзімін ұзарту».
- Times New Roman немесе Calibri сияқты іскери шрифт арқылы жиналыстың күн тәртібін теріңіз.
Қадам 2. Қатысушыларды кездесуге қатысқаны үшін құттықтауға және алғыс айтуға уақыт бөліңіз
Осы мүмкіндікті пайдаланып, қатысушыларға сәлем беріңіз. Осы уақытта сіз немесе басқа жиналыс төрағасы жиналысты ашып, талқыланатын негізгі тақырыптарды түсіндіре алады.
- Егер кездесуге қатысушылардың көпшілігі бір -бірін білмесе, көңіл -күйді жеңілдетуге уақыт бөліңіз.
- Егер сіз конференция сияқты маңызды кездесудің күн тәртібін ұйымдастырғыңыз келсе, кездесуді ашуға қажет уақыт әдетте ұзағырақ болады. Кезекті офистік кездесулер үшін ашылу сессиясы әдетте бірнеше минутты алады.
- Жиналыс басталған кезде күн тәртібіне өзгерістерді күтуге уақыт беріңіз.
Қадам 3. Қатысушылардың қызығушылығын ояту үшін сұрақтар түрінде жиналыстың күн тәртібін қосыңыз
Олар сіз бірнеше сөзбен кездесудің күн тәртібін құрастырасыз ба деп ойлайды. Сұрақтар талқыланатын контексті ашуға мүмкіндік береді, осылайша жиналысқа қатысушылар бұл туралы кездесудің алдында ойлануға мүмкіндік алады.
- Мысалы, «Жобаның орындалу мерзімін талқылау» деп жазудың орнына, «Сұраныс өскен сайын жобаның мерзімін ұзарту қажет пе?»
- Қажет болса, сұрақтың астына қысқаша түсініктеме беріңіз.
4 -қадам. Әр тақырыптың қасында болжанған уақытты жазыңыз
Уақытты есептеу күн тәртібінде болмаса да, бұл ақпарат әріптестерге қажет болған жағдайда қосымша уақыт дайындауға немесе сұрауға көмектеседі.
Оларға есепті берілген уақытқа сәйкес қысқартуға әлі уақыттары болды
Қадам 5. Күн тәртібіндегі әрбір тақырып бойынша пікірталас ағымын дайындаңыз
Талқылау ағыны - бұл әр тақырыпты талқылау әдісі. Мысалы, жобаның орындалу мерзімін ұзарту мәселесі талқыланғанда, барлығы алдын ала белгіленген ағым бойынша талқылайды. Осылайша, барлық қатысушылардың көзқарасы бірдей болады.
Мысалы, кездесуде өсіп келе жатқан сұранысты қанағаттандыру үшін жобаның мерзімін ұзарту талқыланады. Ол үшін «бүгінгі күнге дейінгі жұмыс барысын талқылау үшін 10 минут; өнімділікті қалай жоғарылату керектігін шешу үшін 15 минут; оң және теріс аспектілерді қарастыру үшін 10 минут; мерзімнің ұзартылғанын немесе ұзартылмайтынын шешуге 5 минут» тұратын пікірталас ағынын дайындаңыз
6 -қадам. Әр тақырыпты талқылауға кім жетекшілік ететінін шешіңіз
Тақырыптың жанына оның атын қойыңыз, сонда ол өзін дайындай алады. Бұл тапсырманы кездесуге бірнеше күн қалғанда сұралатын адаммен растаңыз және оны күн тәртібіне қойыңыз.
Егер сіз жиналысты басынан аяғына дейін басқаратын болсаңыз, оны жиналыстың күн тәртібінің тақырыбына жазыңыз
Қадам 7. Кездесуде қонақ спикерлер болса, уақытты бөліңіз
Егер кездесуде маңызды тақырыпты талқылайтын бірнеше қонақ спикерлер болса, сіз оларға кездесудің біраз уақытын бөлуіңіз керек. Күн тәртібіне кесте қойыңыз, сонда әр қонақ бірнеше тақырыпты талқылағысы келсе де сөйлеуге мүмкіндік алады. Осылайша олар жеткізілетін материалды мүмкіндігінше жақсы дайындай алады.
Кездесуге бірнеше күн қалғанда, баяндамашыға қоңырау шалып, тақырыпты талқылауға қанша уақыт қажет екенін сұраңыз. Бұл сіздің кестеңізді ұйымдастыруға көмектеседі, сондықтан олар бір -бірімен қақтығыспайды
Қадам 8. Басқа мәселелерді талқылауға уақыт бөліңіз
Кездесу соңында осы сессияны жоспарлаңыз. Осы сеансты пайдаланып, барлық қатысушылардан кездесу аяқталғанға дейін тағы бір нәрсе талқылағысы келетінін сұраңыз. Сонымен қатар, олар әлі де жіберілмеген немесе талқыланбаған нәрселерді жеткізе алады.
- Бұл сессияны күн тәртібіне қосу арқылы шақырылушы, егер ол жеткізгісі келетін нәрсе жиналыстың күн тәртібіне енгізілмесе де, үлес қоса алатынын біледі.
- Бұл сессияда сұрақтар мен жауаптарға уақыт беріңіз.
3 -тің 3 -бөлігі: Жиналыстың күн тәртібін аяқтау
Қадам 1. Жиналысты өткізуге қатысты мәліметтерді тізімдеңіз
Кездесуді өткізуге болатын қатысушылардың аты -жөнімен бірге күн тәртібіне кездесудің уақыты, күні мен орнын жазыңыз. Осылайша олар шақыруды алған кезде кездесуде кіммен кездесетінін біледі.
- Әдетте кездесуге қатысатын, бірақ бұл жолы қатыса алмайтын қатысушылардың атын енгізу жақсы. Аты жиналысқа қатыса алмайтынын анық хабарлаңыз.
- Кездесудің қай жерде өтетінін білмейтін адамдарға орналасу картасын тіркеңіз.
Қадам 2. Жиналыс алдында дайындалу керек нәрселерді айтыңыз
Есептерді оқу, шешімдерді анықтау үшін ақпарат жинау немесе проблемаларды анықтау сияқты алдын ала дайындалу қажет нәрселер болса, шақырылған әріптестеріне хабарлаңыз.
Бұл ақпаратты жиналыс күн тәртібінің төменгі жағына қою немесе түрлі -түсті әріптерді қолдана отырып, жиналысқа қатысушылардың барлығына түсінікті және түсінікті етіп енгізіңіз
Қадам 3. Қателер болмауы үшін жиналыстың күн тәртібін таратпас бұрын мұқият тексеріңіз
Кездесудің күн тәртібі шақырылған адамдар үшін маңызды. Таратпас бұрын, ақпараттың толық және дұрыс жазылғанына және қате жоқ екеніне көз жеткізу үшін жиналыстың күн тәртібін тексеріңіз. Жоғары жұмыс этикасын көрсетуден басқа, бұл сіздің бөлшектерге назар аударатындығыңызды және оларды бағалайтындығыңызды көрсетеді.
Қадам 4. Жиналыстан 3-4 күн бұрын күн тәртібін таратыңыз
Шақыруды алған әріптестер, егер олар бірнеше күн бұрын кездесудің күн тәртібін оқыған болса, дайындалып үлгереді, бірақ оны ертерек жібермеңіз, себебі оны елемеуге болады.
Егер сіз конференция кезінде маңызды кездесу өткізгіңіз келсе, күн тәртібін бірнеше ай бұрын дайындаңыз
Кеңестер
- Word бағдарламасында бар жиналыстың күн тәртібін қолданыңыз. Құжаттарды құруға арналған көптеген бағдарламалар, мысалы, Microsoft Office, Mac үшін беттер және т.б. ол жеке және кәсіби құжаттардың форматтарын ұсынады, мысалы, кездесу күн тәртібін тез және оңай ұйымдастыру.
- Егер сіздің компанияңызда күн тәртібінің стандартты форматы болса, оны қолданыңыз.
- Кездесудің алдын ала белгіленген кестеге сәйкес өтетініне көз жеткізіңіз, бірақ икемді болыңыз. Сағатты жиі тексеріп отыруды қадағалап отыру қажет. Егер бірінші күн тәртібін талқылау аяқталған болса, қатысушыларды келесі күн тәртібін талқылау арқылы отырысты жалғастыруға жіберіңіз. Сіз сыпайы түрде: «Кездесу кестеде аяқталуы үшін келесі тақырыпты қозғаймыз», - деп айтуға болады.
