Біз бәріміз жұмыста ұйымшыл болу маңызды екенін білеміз, бірақ адамдардың көпшілігінде бұл қиын. Сенесіз бе, сенбейсіз бе, ұйымдасып кету қиын емес сияқты. Бірнеше түзетулер мен шешімдер сізге ұйымдасқан адам болуды сіз ойлағаннан да жеңілдетеді.
Қадам
1 -ші әдіс 4: Орын мен уақытты орнату
Қадам 1. Сіздің әрекеттеріңізді бақылаңыз
Бірнеше күнді журналға немесе күнделікті әрекеттеріңізді қадағалаңыз. Журнал жүргізу арқылы сіз бұрын не істемегеніңізді көре аласыз. Сонымен қатар, журнал жүргізу сізге заттарды ұйымдастырудағы және өнімділіктегі кемшіліктеріңіз туралы аз ғана түсінік бере алады. Бұл жаттығуды үлкен мақсатпен жасау керек. Әрекеттер журналы арқылы сіз қандай әрекеттер уақытты босқа өткізетінін және сіздің мақсатыңызға жетуге қандай әрекеттер көмектесе алатынын көре аласыз.
Қадам 2. Өнімді болу уақытын анықтаңыз
Біздің кейбіреулеріміз ерте тұрамыз, ал кейбіреулеріміз жоқ. Сіз өзіңіздің тиімді уақытыңызды білетін шығарсыз. Сіз кештерді, таңертең, түскі асты ұнатасыз ба, тіпті жұмыс күнінің қызу уақытына дейін немесе одан кейін, өнімділікті арттыру үшін осы уақыттарды пайдаланыңыз.
Қадам 3. Жұмысыңызға басымдық беріңіз
Біз бәріміз білеміз, кейбір тапсырмалар басқаларға қарағанда маңызды, бірақ біз әрқашан оларға дұрыс басымдық бермейміз. Сондықтан тапсырмаларды маңызды деп белгілеу арқылы рейтингтік жүйені жасаңыз және адал және икемді болыңыз. Еске салғыштарды сандық күнтізбені немесе компьютерде немесе жұмыс үстелінде жабысқақ жазбаларды қолданып қолданыңыз. Сіздің тізіміңізде бірінші кезекте тұрған нәрселерге көбірек уақыт пен энергия бөліңіз. Мысалы, бүгін немесе ертең орындалуы тиіс тапсырмалар сияқты уақытқа сезімтал тапсырмалар. Сіз сондай -ақ клиенттерге, бастықтарға немесе сіздің жалақыңызды төлейтін кез келген адамға жауап беруді бірінші орынға қоюыңыз керек. Егер сіз тапсырманың сезімталдығы мен маңыздылығына сенімді болмасаңыз, біреуден сұраған дұрыс.
4 -қадам. Шағын тапсырмаларды дереу орындаңыз
Белгілі бір уақыт ішінде барлық тапсырмаларды бірінші кезекке қою және жоспарлау қажет емес. Кейбір тапсырмалар жоспарлауды немесе жоспарлауды қажет етпейді, себебі оларды бірден орындауға болады. Егер бұлай болса, тапсырманы тез арада орындауға болады. Сонымен, қазір жасаңыз! Жеңіл тапсырмаларды дереу орындау арқылы сіз уақытты созбайсыз.
Қадам 5. Құралдар мен жұмыс құралдарын ұйымдастырыңыз
Біздің жұмыс үстеліміз бұзылған қайықтарға оңай ауыса алады, бұл сізді ұйымшыл адам болудан сақтайды. Кейбір адамдарда «таза үстел» саясаты бар. Тіпті қажет болмаса да, жұмыс аймағын тазартқан дұрыс.
- Үстелді жинаңыз. Барлық қоқысты шығарып, қажет заттарды жүйелі түрде ұйымдастырыңыз. Мүмкіндігінше үстелді тазалаңыз: кеңседе, үзіліс кезінде немесе тапсырмалар арасында жұмыс болмаған кезде.
- Қоқысты бірден тазалаңыз. Осылайша сіз әрқашан үстелді тазалауды ұмытпаңыз. Сонымен қатар, сіз жиналған қоқысқа ашуланудан аулақ бола аласыз.
- Қажетті заттарды қол жетімді жерде сақтаңыз. Әрине, айналаңыздағылардың бәрі қоқыс емес. Қажетті құралдарды жақын жерде ұстау сізге уақыт пен жұмыс кеңістігін үнемдеуге мүмкіндік береді.
Қадам 6. Әрекеттер мен кездесулерді жоспарлаңыз
Кейбір адамдар кездесулерді тек жоспарлайды, бірақ олардың тізіміндегі әрекеттермен емес. Маңызды тапсырмалар мен кездесулерді жоспарлау өте пайдалы болуы мүмкін. Мысалы, сіз тек сейсенбі мен бейсенбіде кездесулер өткізу арқылы күндеріңізді топтастыра аласыз. «Шығармашылық уақытқа» немесе болжауға болмайтын уақытқа кесте құрыңыз.
- Кесте мен күнтізбе менеджерін қолданыңыз. Сіз қағаз мен қаламның көмегімен жеке кесте менеджерін жасай аласыз немесе ол iCalendar немесе Google Now сияқты бағдарламалық жасақтама мен қосымшалар болуы мүмкін.
- Өз әрекеттеріңізді жіктеңіз. Әрекеттеріңізді жіктеу немесе түстермен кодтау маңызды нәрсені визуалды түрде еске салуы мүмкін. Мысалы, сіз жасайтын санаттар болуы мүмкін: хат алмасу, жобалар, оқиғалар, кездесулер, миға шабуыл, үзілістер және жаттығу уақыты.
- Кестеңізді басқару үшін технологияны қолданыңыз. Outlook сияқты онлайн кесте менеджерлері мен электрондық пошта платформалары істер тізімін, күнтізбелерді және мекенжай тізімдерін біріктіре алады. Бұл кесте менеджері сіздің тиімділігіңізді жақсартып қана қоймайды, сонымен қатар ойлауды жеңілдетеді.
- Мүмкіндігінше жұмысқа ауысыңыз. Жұмыс күні сіз бәрін жалғыз орындаудың қажеті жоқ екенін ұмытып кетесіз. Жұмысыңызды көмекшіге қалдырыңыз, немесе егер сіз шынымен жұмыспен айналысып жүрсеңіз, әріптестеріңізден сізге белгілі бір тапсырмада көмектесуін сұраңыз. Сіз жұмыс тоқтаған кезде әріптесіңіздің көмегін қайтара аласыз.
2 -ші әдіс 4: Электрондық поштаны жүйелі түрде ұйымдастыру
Қадам 1. Электрондық поштаны белгіленген уақытта тексеріңіз
Кіріс жәшігін үнемі тексерудің қажеті жоқ, өйткені көптеген хабарламалар сіз ойлағандай маңызды емес. Егер сіз жылдам қадағалауды қажет етпейтін жұмыста жұмыс жасасаңыз, электронды поштаны тұрақты түрде күніне 3-4 рет тексеріңіз.
Қадам 2. Электрондық поштаны ұйымдастырыңыз
Хабарламалар кіріс жәшігінде жиналмай, қалталар мен жалаушалар мүмкіндігін пайдаланыңыз. Мысалы, Outlook бағдарламасындағы қалталар мен ішкі қалталар мүмкіндігі немесе Gmail -дегі көптеген белгілер мен кіріс жәшіктері пайдалы болуы мүмкін. Егер сіз журналист болсаңыз, сіздің файлдарыңыз «Соңғы жаңалықтар», «Болашақ жаңалықтар», «Ескі жаңалықтар», «Сұхбаттар мен ресурстар» және «Идеялар» деп аталуы мүмкін.
Электрондық хаттарды жою және мұрағаттау. Маңызды және ескі әріптерді мұрағаттаңыз, содан кейін қалғандарын жойыңыз. Жоғарыдағы мысал сияқты, «Ескі жаңалықтар» - журналистің мұрағаты. Ескі электрондық поштаны жоюды бастаған кезде, сіз қанша электрондық поштаны беруден гөрі тастауға тұрарлық екенін көресіз. Кейбір адамдар тіпті «нөлдік кіріс жәшігі» болуды шешеді, яғни оқылмаған электрондық пошта немесе кіріс жәшігінде электрондық пошта жоқ. Файлдар мен жапсырмаларды пайдаланудан басқа, мұрағаттау құралы, ескі электрондық поштаны жою және электрондық поштаны тазарту бағдарламасын қолдану арқылы кіріс жәшігін босатуға болады
Қадам 3. Қарым -қатынастың басқа тиімді әдістерін қолданыңыз
Кейде жылдам телефон соғу 10 электрондық поштаны жіберуге және алуға тең. Олай болса, қоңырау шалыңыз! Егер сіз электрондық поштаның алмасуы талқылауға кедергі келтіретінін білсеңіз және оны ары-бері жүргізу қажет болса, телефонмен сөйлескен дұрыс. Электрондық поштаның ұзақ, нақты, уақытты қажет етпейтін талқылауларының орнына қоңырау шалу арқылы сіз толығырақ ақпарат аласыз. Сіз әріптестеріңізге электронды пошта арқылы: «Бұл туралы менің сұрақтарым көп. Мүмкін телефонмен сөйлесу оңай болар ма еді? Сізге 5 -те хабарласа аламын ба? »
Қадам 4. Үзілістерді шектеңіз
Стратегиялық үзілістер шынымен көмектесе алады, бірақ жұмыс уақытындағы үзілістер керісінше. Үзіліс сіздің жұмысыңызды баяулатуы, ырғағыңызды бұзуы және назарыңызды жоғалтуы мүмкін. Сонымен, бос емес кезде дауыстық поштаны қолдануға тырысыңыз. Бұл құралдар кеңседе болмаған кезде ғана емес; бұл құралдарды сіз бос емес кезде де қолдануға болады. Көптеген адамдарда «ашық есік» саясаты бар, бірақ сіз әрқашан есікті ашық ұстаудың қажеті жоқ. Есікке «Қоңырауда» немесе «Бөлме пайдаланылуда» деген хабарлама қалдыра аласыз. Қайта оралыңыз немесе электрондық пошта жіберіңіз. »
5 -қадам. Бұлтты пайдаланыңыз
Бұлтты есептеуді қарастырған жөн, себебі ол арзан, ауқымды, тиімдірек және жаңартуға оңай. Бұлттағы мазмұн өте пайдалы, себебі оған әр түрлі құрылғыларда: компьютерлерде, планшеттерде, смартфондарда және т.б. Бұлтты сақтау сонымен қатар цифрлық резервтік көшірмелердің негізгі және қосымша формасы ретінде әрекет етеді. Ақпараттық -коммуникациялық технологиялар менеджерімен немесе бағдарламалық қамтамасыз ету провайдерімен талқылаңыз, себебі сізде бұлтта бос орын болуы мүмкін немесе ол жылдық ақыға қол жетімді.
Қадам 6. Онлайн бетбелгілерді пайдаланыңыз
Браузерлердің көпшілігінде сіздің сүйікті веб -мекенжайларыңызды немесе оларға жиі кіруге болатын мекенжайларды сақтауға және реттеуге арналған бетбелгі мүмкіндігі бар. Соңғы мүмкіндіктерді тексеріп отыру үшін маңызды сайттарды ұмытпау үшін осы мүмкіндікті пайдаланыңыз.
3 -ші әдіс 4: Уақытты тиімді пайдалану
Қадам 1. Бір уақытта бірнеше әрекеттерді орындаудан аулақ болыңыз (көп тапсырма)
Барлық сарапшылар бұған сенеді. Бұл теледидарда жылдам әрі салқын болып көрінуі мүмкін, бірақ көп нәрсені бір уақытта орындау тиімсіз және сіздің ұйымдастыруға күш салуыңыздың тиімділігіне кедергі келтіруі мүмкін. Оның орнына, сіз алдымен бір тапсырмаға толық көңіл бөліп, оны шешіп, тізімдегі басқа нәрселерге көшкеніңіз жөн.
Қадам 2. Өзіңізге кесте жасаңыз
Бақытымызға орай, көптеген жұмыс орындары минуттарға негізделген күнделікті кестені құруды талап етпейді. Дегенмен, сіздің күнделікті кестеңізді және күннің маңызды тапсырмаларын немесе оқиғаларын белгілеу сіздің міндеттеріңізге назар аударуға мүмкіндік береді.
- Белгілі бір әрекеттерге уақыт шектеулерін белгілеңіз. Кейбір тапсырмалар уақытты шектеуді қажет етпейді, бірақ басқалары өнімділікті жоғарылату үшін параметрленген болуы керек. Қажет уақыттан көп уақыт алатын кейбір тапсырмалар туралы ойланыңыз және кейінірек оларға уақыт шектеуін қойыңыз.
- Басқа әрекеттерге қосымша уақыт бөліңіз. Кейбір тапсырмалар, сіз тәжірибеден үйренетін болсаңыз, әдетте қажет болғаннан ұзақ уақыт алады, бірақ бұл жаман емес. Бұл қызмет түріне, әсіресе маңызды оқиғалар мен кездесулерге дейін және кейін қосымша уақыт бөліңіз.
Қадам 3. Таймерді, секундомерді немесе оятар қолданбасын пайдаланыңыз
Бұл нысандар дұрыс қолданылған кезде тиімді болуы мүмкін. Кейбір адамдар дабылды әрекетті бастамас бұрын жеткілікті түрде ескерту үшін қажетті уақыттан 10, 15 немесе 30 минут бұрын орнатуды таңдайды. Еске алу құралын (еске салғыш) орнатуға болады.
Қадам 4. Кешіктірмеңіз
Өзіңізге сұрақ қойыңыз, егер сіз іс -әрекетті кейінге қалдыру керек пе, әлде жалқау болғыңыз келсе. Егер сіз босаңсып қалғыңыз келсе, кешіктірмеңіз - жасаңыз! Алайда, егер әрекетті кейінге қалдыру мүмкін болмаса, жазбаларды жазып, нақты жоспармен әрекетті қайта жоспарлауды ұмытпаңыз. Немесе сіз дайын емес жоспар туралы ойлана аласыз. Мысалы, егер сіз жеке кездесуден бас тартуға мәжбүр болсаңыз, оның орнына конференц-қоңырау немесе веб-конференция жасағыңыз келуі мүмкін.
4 -ші әдіс 4: Физикалық және психикалық денсаулықты сақтау
Қадам 1. Үзіліс жасаңыз
Сіздің өнімділігіңізді және психикалық денсаулықты сақтау үшін ақыл -ойды тыныштандыру маңызды. Біз әдетте тым боспыз, демалуға уақыт жоқ. Үзіліс бізге өнімділікті арттыру үшін қажет үзіліс береді. Сонымен қатар, үзілістер тоқтап, уақытты тиімді пайдаланып жатырмыз ба деген сұрақ қоюға мүмкіндік береді.
Қадам 2. Жақсы ұйықтаңыз
Ұйқысыз ұйықтамасаңыз, келесі күні сіз бас айналуды, шаршауды немесе летаргияны сезінесіз. Бұл сіздің жұмыс кестеңізге және жұмысыңыздың тиімділігіне кедергі келтіруі мүмкін. Әр түнде 7-8 сағат үзіліссіз ұйықтауды мақсат етіп қойыңыз.
3 -қадам. Өзіңізді әріптестеріңізбен салыстырмаңыз
Сіздің әріптестеріңіздің жұмысының көпшілігі сіз жасайтын жұмыстан өзгеше және әркімнің өз жұмысын ұйымдастырудың өзіндік әдісі бар. Сіздің әріптестеріңіз үшін мағынасы бар және тиімді әдіс сіз үшін жұмыс істемеуі мүмкін және керісінше.
4 -қадам. Ұйымдастыру - бұл тұрақты процесс
Мінсіз болады деп күтпеңіз. Тапсырыс - үнемі назар аударуды қажет ететін ұзақ процесс. Сіз күн сайын оңтайлы ұйымдастырыла алмайсыз, бірақ тұрақты адам болуға тырысу сіздің тиімділігіңізді арттырады.
